辦理出國留學(xué)利用學(xué)籍檔案
留學(xué)，舊稱留洋，一般是指一個人去母國以外的國家接受各類教育，時間可以為短期或長期（從幾個星期到幾年）。這些學(xué)生被稱為留學(xué)生。下面是小編整理的辦理出國留學(xué)利用學(xué)籍檔案，歡迎大家分享。
一、學(xué)籍檔案利用現(xiàn)狀
高校學(xué)籍檔案是高校檔案館的重要檔案之一，它的利用價值大，利用率高。隨著學(xué)籍檔案利用需求的不斷增長，高校學(xué)籍檔案利用量逐年增加并呈現(xiàn)出新的特點：
1、學(xué)籍檔案利用量顯著增加。據(jù)統(tǒng)計，2009年至2013年我國出國留學(xué)人數(shù)由22.93萬人增加至41.39萬人，人數(shù)增加了近一倍，并呈連年遞增趨勢(見表1)。這一變化直接導(dǎo)致中國高校檔案館學(xué)籍檔案的利用量顯著增加(見表2)，其中為出國留學(xué)而辦理中英文成績證明的在學(xué)籍檔案利用中占了80%,20%為單位和個人認證學(xué)歷及辦理中文成績證明。
2、辦理學(xué)籍證明的用戶類型日益多樣化。中國出國留學(xué)學(xué)生的層次以本科生為主，研究生為輔。雖然國外不同高校對申請出國留學(xué)的學(xué)生所提交的證明材料要求有所不同，但是在國內(nèi)高校的學(xué)習(xí)成績證明是不可缺少的主項材料。原來到高校檔案館辦理出國成績證明的學(xué)生多是畢業(yè)的大學(xué)生，而現(xiàn)在大三、大二的學(xué)生逐漸增多，甚至有大一的學(xué)生前來檔案館咨詢相關(guān)事宜，用戶類型日益多樣化。
3、辦理學(xué)籍證明的時間跨度日益延長。以往每年的9—12月為申請出國的學(xué)生向國外高校遞交申請材料的高峰期，畢業(yè)生申請者到高校檔案館集中辦理中英文成績證明及學(xué)歷學(xué)位證書證明�，F(xiàn)在隨著留學(xué)人數(shù)中在校生的增加，申請秋季入學(xué)的人數(shù)仍占首位，申請春季入學(xué)的人數(shù)也逐漸增加，而且穿插著高�！�2+2”和“3+1”的合作辦學(xué)項目，所以，高校檔案館辦理中英文學(xué)籍證明不像以往只集中在“高峰期”時間段，除了“高峰期”時間段外，檔案館平時也接待不少辦理出國留學(xué)成績證明的學(xué)生。
4、辦理出國學(xué)籍證明中存在的問題越來越多樣化
(1)用戶不清楚學(xué)籍證明辦理要求，辦理程序較為復(fù)雜。大多數(shù)準備出國留學(xué)的學(xué)生，剛剛著手辦理學(xué)籍證明時一片茫然，摸不清門道，不知到哪兒去辦，如何辦理，往往需要幾經(jīng)周折才能找到檔案館。在校生辦理學(xué)籍證明通常涉及教務(wù)部門、所在院系及檔案館3個部門，程序更為復(fù)雜，用戶經(jīng)常需要在幾個部門之間輾轉(zhuǎn)多次。
(2)國外高校對于申請者的要求各有側(cè)重，申請者辦理學(xué)籍證明時提出的要求也不盡相同。學(xué)生成績名列前茅的希望把專業(yè)排名反映出來，績點高的希望換算成GPA，成績差點的希望將公選課或分數(shù)低的課程剔除在外，有補考記錄的同學(xué)想按補考分數(shù)翻譯，有的學(xué)生想把獎狀、證書及獎學(xué)金證書翻譯成英文等等。
(3)學(xué)籍檔案歸檔信息不全，影響學(xué)籍證明辦理。如，早年手工填寫的學(xué)生歸檔成績中有的課程沒有學(xué)時學(xué)分，有的沒有畢業(yè)論文成績;有的是歸檔信息不準確，比如早些年的'成績單中，沒有分出優(yōu)良中差，一門課程所有人學(xué)生成績均為合格或不合格。
二、全方位、多角度創(chuàng)新實踐，優(yōu)質(zhì)高效地辦理出國學(xué)生檔案證明
2008年實施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定：“高校檔案機構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機構(gòu);加蓋高校檔案機構(gòu)公章的檔案復(fù)印件，與原件具有同等效力”。辦法明確了檔案歸口管理及檔案館的職責(zé)，因此高校檔案部門應(yīng)該積極探索，創(chuàng)新實踐，為出國學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。
1、做好學(xué)籍檔案的歸檔工作，為辦理出國成績證明提供基礎(chǔ) 學(xué)籍檔案形成周期長，學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)需要幾年的時間，而且學(xué)籍信息也處于不斷變化之中，比如按專業(yè)大類入學(xué)后在選專業(yè)、轉(zhuǎn)專業(yè)、交換生、與國外高校合作辦學(xué)等過程中，不同學(xué)生形成的材料比較分散。高校檔案館應(yīng)根據(jù)學(xué)籍檔案形成的規(guī)律和特點，從材料形成的源頭抓起，將學(xué)籍檔案的各類信息逐項檢查、收集齊全，及時整理、歸檔入庫，使收集到的學(xué)籍檔案材料具有原始性、關(guān)聯(lián)性、系統(tǒng)性，以確保學(xué)生成績真實、可靠、完整，成為學(xué)生辦理出國成績等學(xué)籍證明的基礎(chǔ)依據(jù)。
2、多部門密切配合，共同做好出國學(xué)生檔案證明服務(wù)工作 出具一份完整規(guī)范的出國學(xué)生檔案證明，涉及學(xué)校多個職能部門，比如由檔案館翻譯完畢的學(xué)歷學(xué)位證書，必須加蓋學(xué)校公章;在校生的成績尚未歸檔，檔案館翻譯審核打印成績之后，要用檔案袋密封，并開出介紹信，學(xué)生去教務(wù)部蓋章方能有效。因此出具完整規(guī)范的出國學(xué)生檔案證明，不是高校檔案部門能夠獨立完成的，必須要求檔案館與學(xué)校教務(wù)部、研究生院、各學(xué)院等相關(guān)職能部門相互配合，密切合作，共同完成。
3、建立成績翻譯系統(tǒng)，提高學(xué)籍證明辦理效率
目前，對于出國留學(xué)成績翻譯模式，高校各有各的章法，尚未統(tǒng)一標準。為保證檔案館出國檔案證明的統(tǒng)一性、規(guī)范性，高校檔案館應(yīng)結(jié)合自身情況建立成績翻譯系統(tǒng)，最大限度地提高工作效率。總體來看，成績翻譯系統(tǒng)主要有三種模式：
(1)由檔案館直接翻譯制作。學(xué)生遵照學(xué)校有關(guān)規(guī)定調(diào)取到成績單以后，交給檔案館，由檔案館負責(zé)翻譯制作審核。檔案館進行基本信息和專業(yè)課程的翻譯、添加、修改、審核，統(tǒng)一制作和審核中英文成績和學(xué)歷學(xué)位證書證明。
(2)由學(xué)生在線翻譯，檔案館負責(zé)審核。學(xué)生在線進入檔案館成績翻譯系統(tǒng)，自己錄入姓名、學(xué)號、學(xué)院、專業(yè)等基本信息，再按照學(xué)期逐條錄入課程的學(xué)時、學(xué)分及成績信息。學(xué)生在線錄入信息后，提交檔案館審核，通過后出具證明。
(3)檔案館成績翻譯系統(tǒng)與教務(wù)系統(tǒng)接口自動翻譯，檔案館審核。有條件的高�？山⒔y(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)操作利用平臺，在教務(wù)部和研究生院的教務(wù)管理系統(tǒng)中為檔案館開設(shè)用戶端，檔案館可以直接登錄他們的系統(tǒng)，共享學(xué)生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)信息。只要錄入學(xué)生的學(xué)號，就能直接導(dǎo)入系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，完整準確地呈現(xiàn)出該生的中英文對照格式的姓名、專業(yè)、學(xué)時、學(xué)分、成績、GPA、專業(yè)排名等，實現(xiàn)在線自動翻譯。
4、加大檔案宣傳力度，規(guī)范學(xué)籍證明工作流程
針對大多數(shù)學(xué)生檔案意識薄弱，對檔案利用知之甚少的現(xiàn)狀，檔案部門要多角度、多渠道進行宣傳�？衫脵n案館主頁、宣傳欄、學(xué)習(xí)園地、檔案展覽等形式，介紹如何翻譯成績、如何開具檔案證明、畢業(yè)生與在校生辦理證明程序的異同點等;還可利用新生入學(xué)教育的時機，先入為主，使新生了解檔案作用及利用價值，激發(fā)他們利用檔案的興趣，使學(xué)生利用檔案有的放矢。
高校檔案部門應(yīng)規(guī)范學(xué)籍證明工作，盡力為學(xué)生用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，包括統(tǒng)一學(xué)籍證明格式，采用專用紙張和專用信封，專用紙張最好具有防偽水印，最后在信封口上加蓋密封章等，以體現(xiàn)出檔案證明的可靠性和嚴肅性。
檔案利用工作是檔案工作的主題，學(xué)生學(xué)籍檔案開發(fā)利用的好壞，直接關(guān)系到學(xué)校的形象及檔案管理水平的高低。為了促進和規(guī)范高校出國學(xué)生檔案證明工作開展，更好更快更加高質(zhì)量的提供翻譯服務(wù)，還需我們高校檔案部門深入研究，創(chuàng)新實踐。
出國留學(xué)護照辦理指南
1.將錄取通知書(最短一份，只要有我校正式錄取你字樣即可，有無錢數(shù)均可)和I—20(第一頁)復(fù)印到B5紙上，交到外語系翻譯。翻譯的價錢：通知書人民幣30元—120元不等，I—20人民幣40元。兩者翻譯件和原件(即交上的復(fù)印原件，以下均稱為原件)均要蓋章，并各復(fù)印至少3份。該處只有周一至周四上午辦公，一個工作日交件，下一個工作日取件。
2.前往校人事處交清華大學(xué)畢業(yè)班學(xué)生出國留學(xué)不參加就業(yè)申請表復(fù)印件、償還培養(yǎng)費證明復(fù)印件、清華大學(xué)學(xué)生自費留學(xué)償還培養(yǎng)費登記表、自費出國留學(xué)/因私出境申請表、中國人民出入境申請審批表1式2份、具有大學(xué)�？坪痛髮W(xué)專科以上學(xué)歷人員出國自費留學(xué)申請表、具有大學(xué)�？坪痛髮W(xué)�？埔陨蠈W(xué)歷人員出國自費留學(xué)審核表、I—20錄取通知書的蓋章原件和蓋章翻譯件、在校生自費出國留學(xué)學(xué)歷證明。
3.第二天取，交人民幣40元，得到：中國人民出入境申請審批表1式2份、具有大學(xué)專科和大學(xué)�？埔陨蠈W(xué)歷人員出國自費留學(xué)申請表、具有大學(xué)�？坪痛髮W(xué)�？埔陨蠈W(xué)歷人員出國自費留學(xué)審核表、在校生自費出國留學(xué)學(xué)歷證明、辦戶口卡的介紹信。
4.去校保衛(wèi)處交辦戶口卡的介紹信，查身份證，交人民幣500元押金，領(lǐng)戶口卡片，并得到辦護照的介紹信。
5.去高教局交在校生自費出國留學(xué)學(xué)歷證明原件、具有大學(xué)�？坪痛髮W(xué)�？埔陨蠈W(xué)歷人員出國自費留學(xué)申請表、具有大學(xué)�？坪痛髮W(xué)專科以上學(xué)歷人員出國自費留學(xué)審核表(簽名，寫日期)、I—20和錄取通知書的蓋章原件和蓋章翻譯件的復(fù)印件、償還培養(yǎng)費證明原件、培養(yǎng)費收據(jù)的復(fù)印件、清華大學(xué)畢業(yè)班學(xué)生出國留學(xué)不參加就業(yè)申請表復(fù)印件、2寸照片兩張。同時，查驗身份證和戶口卡。3天后取交人民幣40元，10天后取交人民幣10元，得到：具有大學(xué)�？坪痛髮W(xué)�？埔陨蠈W(xué)歷人員出國自費留學(xué)申請表、具有大學(xué)�？坪痛髮W(xué)�？埔陨蠈W(xué)歷人員出國自費留學(xué)審核表(二者均為黃、白二頁)、具有大學(xué)和大學(xué)以上學(xué)歷人員自費出國留學(xué)資格審核證明信。
6.去市公安局：具有大學(xué)和大學(xué)以上學(xué)歷人員自費出國留學(xué)資格審核證明信、校保衛(wèi)開出的辦護照的介紹信、身份證和戶口卡的復(fù)印件、I—20和錄取通知書的蓋章原件和蓋章翻譯件(有紅章的)、并查I—20原件、2寸護照照片兩張(背面寫上名字)。21天后取護照，交人民幣100元。
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