檔案管理人員應提高自身的素質

檔案管理人員應提高自身的素質

　　[摘要]文章闡述檔案人員的素質是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養等的總和，包括管理能力及分析處理問題的基本能力等。

　　檔案人員的素質是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養等的總和。概括地說就是從事檔案工作必須具備的基礎知識、基本技能、政治素養、道德素養、管理能力及分析處理問題的基本能力等。檔案人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量，因而對檔案工作整體效能的發揮有著無可替代的作用。

　　一、檔案工作者應具備的素質

　　(一)檔案專業工作人員的政治素質檔案專業工作人員必須具備社會上各類專業工作人員所應共同具備的基本政治素質，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案專業工作人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。同時，檔案工作的服務性特點還特別要求檔案專業工作人員應具有良好的為人民服務的精神。

　　(二)檔案專業工作人員的專業素質檔案專業工作人員應該安心本職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務工作;能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。

　　(三)檔案專業工作人員的知識素質檔案工作人員必須具有中等以上文化水平，除了掌握檔案學基本知識以外，還要掌握與自己所從事的專業工作相近的其他專業知識，例如，檔案管理人員應該掌握一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案內容有關的其他專業知識或與業務工作有關的科學技術知識;檔案行政管理人員應該掌握一定的領導學、管理學、圖書館學、情報學等知識。只有掌握具備了相關的專業知識，才能更好地從事檔案工作。

　　對檔案專業人員的素質要求是由檔案工作的性質、任務、目的和內容所決定的。目前，我國有著龐大的檔案工作人員隊伍，其中不少人還停留在傳統的專業知識和觀念上，不能運用現代高新技術工具，缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識，這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展。因此，如何提高檔案工作者的綜合素質已成為我們要解決的重要課題。

　　當前，我們有些檔案工作者事業心不強，職業情感淡薄，奉獻意識與敬業精神欠缺，不注重職業道德修養，業務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性。一個合格的檔案管理人員應具備一定的理論水平和政治素養，要懂得黨和國家關于檔案整理工作方面的政策，懂得檔案工作的基本理論原則和方法，同時也要具備一定的工作能力和文字表達能力。檔案人員要根據相關學科知識提高自己業務處理綜合能力，專(兼)職檔案工作者除了掌握歸檔的基本知識外，還要了解一些文秘學、情報學、計算機等相關學科知識，以保證檔案管理水平的提高。在檔案管理工作中應具備以下幾方面的能力：

　　1.協調能力。在實際工作中檔案人員的協調能力的發揮常常與檔案的齊全完整聯系在一起。為了做好檔案工作，檔案管理人員要和有關部門、有關人員打交道。如何才能得到各方面的支持，除了靠有關的規章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身協調能力的發揮，通過工作達到各部門檔案管理協調統一。

　　2.寫作能力。檔案人員有一部分工作直接與文字打交道，要有較高文字書寫能力和較強的文字系統概括能力。有了一定文字水平，才能勝任檔案工作，才能將各種材料寫得更好，才能更好地為單位各項工作服務。

　　3.管理能力。近年來，隨著現代信息技術在檔案工作中的廣泛應用，計算機替代了傳統的手工操作成為檔案管理自動化工作非常重要的工具。因此，未來檔案部門提供給利用者的不再只是紙質檔案，而是大量的電子文件。檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進庫取卷等煩瑣低效的工作，而是負責將豐富的檔案信息數字化，通過專用網絡向社會傳播，使檔案成為重要的信息資源。掌握計算機相關知識，能促進檔案人員對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理。能迅速有效地收集信息，完整安全地保護信息、及時準確地提供信息、最大限度地運用信息，使利用者在短時間內尋找到所需信息。

　　此外，檔案工作者要建立終身學習制度。檔案工作者只有經常參加系統的知識更新學習與繼續教育培訓，不斷擴展自己的知識，提高學歷層次，才能適應社會發展的客觀需要。因此，要參加系統的培訓、講座或以自學為主要形式的素質教育，有計劃地進行繼續教育與終身教育。

　　除此之外，檔案人員要具備一種勇于犧牲自我、默默奉獻的精神，要有耐得住寂寞、不為名利、甘當無名英雄的境界。在日常工作中，檔案人員要做到服務態度熱情誠懇，講文明，講禮貌，有主動服務精神，想方設法為利用者提供便利。

　　隨著檔案事業規模的日益擴大，檔案數量日益增多，檔案內容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進，檔案資料的歸集、管理和利用之間的矛盾日益突出，同時，也對檔案管理人員的素質提出了新的更高的要求。要推動檔案事業可持續發展，加強檔案人才培養，提高檔案人員素質，盡快建設一支高素質和具有創新精神的檔案人才隊伍至關重要。

　　二、影響檔案工作者綜合素質提高的幾種因素

　　目前，我國檔案專業人員隊伍在文化程度、專業素質、理論水平、思想觀念等方面參差不齊。部分人員文化程度較低，專業知識老化，知識面較窄，計算機及外語水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展。這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展。究其根源，首先，有的單位領導檔案意識比較薄弱，對檔案工作還沒有給予足夠的重視，從而也未能認識到提高檔案人員素質的重要性。有的單位領導只注重專業技術人員的繼續教育培訓而忽視了檔案人員的學習與培訓，對檔案人員的培訓教育沒能納入計劃、沒能給予足夠的支持，檔案資金的投入也不足，檔案管理設備和技術落后。其次，部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰認識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應用于實際工作中，或者缺乏應用的動力，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能。

　　三、改變現狀，提高檔案工作者素質

　　1.加深對提高政治素質的認識。良好的政治素質是檔案人員的內在要求。檔案工作者必須學習黨的路線、方針、政策和科學理論，使業務工作始終保持正確的政治方向。同時，要有高度的組織性、紀律性，遵守規章制度，堅決杜絕失密、泄密現象的發生。

　　2.領導高度重視，加大支持力度。隨著市場經濟不斷完善，各項社會事業快速發展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大。這就要求分管領導進一步加強對檔案工作的重視程度，自覺更新檔案意識，對新形勢下高素質復合型檔案人才的迫切需求有一個清醒、深刻的認識，給檔案工作以人員、資金以及政策上的大力支持。在人員方面，一是通過專業培訓、繼續教育等方式提高檔案人員的素質;二是通過學生分配、社會招聘等多種渠道積極吸引高層次檔案專業人才到檔案部門工作，為檔案工作補充高素質人才。在政策方面，把檔案工作納入本單位的工作規劃，不斷建立和完善檔案工作的各項規章制度，關心愛護檔案人員，切實解決他們的實際困難，改善他們的工作環境和提高其工資待遇。在資金方面，加大投入力度，不斷補充完善各項硬件設施。

　　3.加強業務培訓，提高素質和水平。培訓內容要因需設計，將培訓內容與實際工作相結合。在安排上，除加強專業理論知識學習外，應加大計算機知識的學習，重視網絡知識教育，以適應新時期檔案工作的需要。檔案人員的繼續教育水平在很大程度上決定檔案工作者的素質，檔案工作者的素質又在很大程度上決定著檔案事業的總體水平。要樹立檔案教育是終生教育的觀念，廣泛開展多種形式的教育培訓，如檔案基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、相關專業知識培訓等。通過教育培訓，完善檔案管理人員的知識結構、培養敏銳的檔案意識以及較強的檔案技術能力。同時，注重加強檔案工作者之間、相關專業工作者之間及檔案管理單位之間的業務交流。通過交流，使他們盡快了解別人的先進經驗，及時查找自己的不足，吸收好的經驗應用于自己的實際工作中。

　　4.個人自身的努力。檔案工作者本身要不斷努力，注意自身修養;要認清形勢，端正思想，不斷學習，注重積累。要把自學作為提高自身素質的一個重要途徑。通過自我學習，與他人交流，擴大知識面，并注重學習過程中的積累與探索，把理論與實際工作有機結合起來。

　　5.強化服務意識。提高工作效率。檔案工作者要注意了解并關注黨和國家的工作大局，善于從政治上認識判斷形勢，善于根據黨委、政府的中心工作需要積極主動地開展檔案工作。要不斷增強服務意識，有高度責任心，變被動等材料為主動收集材料;變給多少收多少為該收多少就收多少;變給什么就收什么為缺少什么就收什么。在工作中牢固樹立主動服務意識和默默奉獻精神，既要堅持原則，照章辦事，又要有改革創新的精神。這樣才能在服務中提高工作效率，在服務中樹立良好形象。

　　四、高素質復合型檔案人才是時代的呼喚

　　當今世界信息爆炸式增長，檔案管理也由過去的勞動密集型工作轉為現在的以現代化的辦公設備為依托的知識密集型工作。這一方面要求管理者具有很強的分析能力，對一些專業性強的檔案要做到精確把握;另一方面要根據利用者的要求提供大量的數據檔案信息。這些都要求具有高素質、高技能的現代化信息管理人員才能勝任。

　　高素質復合型檔案人才，是指忠于黨的檔案事業，熟悉國內外檔案法規，掌握現代檔案管理技能，在檔案法制建設、信息資源開發利用和服務上做出開拓性工作，為檔案事業的發展作出顯著成績的人。至少應具備以下特征：一是政治敏銳性。具有較高的政治覺悟和理論素養，堅持四項基本原則，在思想上和行動上與黨中央保持高度一致，能以辯證唯物主義的立場、觀點和方法來觀察、分析問題，對政治上的不同傾向和觀點有敏銳的觀察和識別能力。二是意志堅定性。要有對黨的事業的堅定信念和理想，嚴守黨和國家機密，具有愛崗敬業、無私奉獻、埋頭苦干、存真求實、默默無聞的奉獻精神和高尚情操。作為檔案管理人員應當從一開始就有意識地培養和磨練自己的心理素質和意志力，這樣才能在平凡崗位的工作中創造出有價值的工作業績來。要做到想利用者之所想，急利用者之所急，要有“為人找檔”與“為檔找人”的服務精神，滿腔熱情地為利用者和社會服務。三是開拓創新性。具有超前的創新意識和思維，緊隨檔案載體、管理體制等的發展變化及時調整工作思路和服務手段，以此來實現檔案工作為領導決策、為改革開放和現代化建設提供全面、主動、及時、有效服務的目的。四是專業知識和專業技能的綜合性。不僅應具備扎實的相關的專業知識，還應具備熟練使用現代化辦公設備和熟悉掌握信息網絡技術的技能，如具有較高的文字表達能力、較強的現代化信息工具運用能力等。

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