人事檔案管理制度(一)
第一條 人事檔案是員工的過(guò)去背景和現(xiàn)在情況的記錄資料，所有員工均應(yīng)建立人事檔案。人事檔案歸口行政人資部專門管理。
第二條 一般員工不得借閱他人的人事檔案。部門經(jīng)理或上級(jí)主管可以借閱本部門員工的檔案，借閱其它平級(jí)部門檔案需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
第三條 人事檔案借閱時(shí)均需辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。借閱時(shí)間為一天。
第四條 人事檔案管理人員應(yīng)對(duì)員工檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，作好檔案資料的收集、歸檔工作，為員工個(gè)人資料保密。
第五條 員工人事檔案中有下列事項(xiàng)變更，當(dāng)事人須七天通知行政人資部：
1)地址和電話;
2)婚姻狀況;
3)誕生子女;
4)出現(xiàn)事故或緊急情況時(shí)的.聯(lián)系人;
5)培訓(xùn)結(jié)業(yè)或進(jìn)修畢業(yè)。
第六條 員工人事檔案應(yīng)有內(nèi)容：
一、招聘資料
1.求職登記表
2.面試評(píng)定表
3.試用通知書
(復(fù)印件)
4.身份證(復(fù)印件)
5.勞動(dòng)合同
6.學(xué)歷、學(xué)位證(復(fù)印件)
7.婚姻狀況或計(jì)劃生育證明
8、職稱證、崗位資格證、特殊工種操作證
9、半年內(nèi)有效的體檢表
10、原單位離職證明
二、錄用資料
1.試用期考核登記表
2.員工工資調(diào)整一覽表
3.考核記錄表
4.獎(jiǎng)勵(lì)記錄表
5.違規(guī)記錄表
6.內(nèi)部異動(dòng)記錄
三、離職資料
1.辭職申請(qǐng)或解除勞動(dòng)合同通知
2.員工業(yè)務(wù)交接清單
3.員工行政交接清單
4.工資結(jié)算單
第七條 調(diào)動(dòng)戶口員工及畢業(yè)生人事檔案管理：
一、檔案異動(dòng)
1.本人書面申請(qǐng)，說(shuō)明本人具體情況;
2.申請(qǐng)人所在部門經(jīng)理簽署意見(jiàn)，人資部核實(shí)申請(qǐng)人情況，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn);
3.人資部辦理相關(guān)的異動(dòng)手續(xù)。
二、檔案保管
1.存放檔案材料的地方要能保持清潔、牢固的使用空間;
2.有防火、防盜、防潮、防蟲的工具和措施;
3.定期檢查檔案的擺放位置及安全措施，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。
三、查閱人事檔案
1.除有下列情形可以查閱人事檔案外，一般不得查閱檔案：調(diào)整工資、職稱考核、調(diào)動(dòng)工作、任免事項(xiàng)、政審、組織處理、晉升職稱、入黨、出國(guó);
2.查閱人事檔案的人員，對(duì)檔案內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)加保密;
3.不準(zhǔn)在材料上圈劃、涂改、銷毀、撤消、拍照、復(fù)印等。
4.人事檔案一般不外借，如確因特殊情況須外借時(shí)，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
四、人事檔案的轉(zhuǎn)遞
1.市外人事檔案，以特快專遞或掛號(hào)郵寄，原則上禁止本人攜帶或平信郵寄;
2.市內(nèi)人事檔案，由對(duì)方單位委派專人持介紹信提取。
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