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幾點做好文書檔案管理工作的建議
當前文書管理工作存在的問題
一、文書檔案管理人員專業素質不高。目前，相關單位雖然有了穩定的檔案人員，但文書檔案管理隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀以來，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。
二、文書檔案管理不夠規范。在一些大的企事業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理不規范的問題，主要表現在檔號不規范、案卷標題不規范等現象，部分案卷缺少卷內目錄，組卷混亂現象比較嚴重。
三、文書檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。目前傳統的手工檢索仍占有很大比重。一些部門的文書檔案管理人員在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。
文書檔案工作的重要性
文書檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。一方面，文書檔案具有憑證作用。文書檔案是歷史的真憑實據，具有一定的法律效用，是令人信服的歷史證據。另一方面，文書檔案具有參考作用。這是因為文書檔案真實地記錄和反映了人類社會實踐活動，為人們認識自然、改造自然提供了正反兩方面的經驗。
做好文書檔案工作的幾點建議
一、要進一步加強文書檔案管理工作的信息化水平。掌握現代化管理技能，是新時期做好文書檔案管理工作的基礎和保障。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。
二、要進一步提高文書檔案管理人員的責任意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。
三、要進一步提升文書檔案管理人員的綜合素質。提高文書檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養，關心他們的工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。檔案人員應努力提高自身素質，實現單一型向多樣復合型轉變，不斷推進文書檔案的規范化、現代化、網絡化管理進程。
四、要進一步規范文書檔案管理工作的程序和方法。首先，要全面普查案卷。要剔除一些無用的文件，這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步。其次，重新組合案卷，實現案卷規范化。將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。第三，規范題名，提高檢索查準率。題名準確才能保證檢索的查準率。但僅有查全率是不行的，還須同時保證查準，因此，在著錄時要統一規范題名，掌握其原則與要點，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。
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