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電子檔案管理制度范本
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動中，具有長期保存價(jià)值的電子文件的收集、積累、歸檔及電子檔案管理的一般方法。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位等辦公自動化過程中產(chǎn)生的電子文件及電子檔案的管理。其他種類的電子文件的管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。
2 引用標(biāo)準(zhǔn)(略)
3 定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。
3.1 電子文件 Electronic Records
能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)上傳送的數(shù)字代碼序列。
3.2 電子檔案 Electronic Archives
具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)
3.3 邏輯歸檔 Logical Filing
指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。
3.4 物理歸檔 Physical Filing
指把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)中的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。?
4 總則
4.1 電子文件形成單位指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理,保證管理工作的連續(xù)性。
4.2 電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的收集、積累、保管和整理工作, 檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。
4.3 電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé),電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。
4.4 檔案部門應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等歸檔要求,以保證電子檔案的質(zhì)量。
4.5 為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成時(shí)就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。
4.6 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。
4.7 具有長期或永久保存價(jià)值的文本或圖形電子文件,如沒有紙質(zhì)等拷貝件的必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。進(jìn)行歸檔時(shí),必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微品一并歸檔。?
5 電子文件的收集與積累
5.1 收集范圍
電子文件的收集范圍為有可能作為檔案保存的文件，除按國家關(guān)于文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行外，還應(yīng)包括相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)等。
5.2 收集積累要求
5.2.1 記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)的,如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。
5.2.2 保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，應(yīng)在彼此間建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。
5.2.3 在“無紙化”辦公或事務(wù)處理系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上,并對有長期或永久保存價(jià)值的電子文件制成紙質(zhì)文件或縮微品保留。
5.2.4 用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲格式、屬性和文字處理平臺。
5.2.5 用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法,收集時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
5.2.6 用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。
5.2.7 用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖像文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。
5.2.8 用音頻設(shè)備獲得的文件,應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。
5.2.9 由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)應(yīng)保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。
5.2.10 通用軟件產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件;如不能轉(zhuǎn)換，則收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。
5.2.11 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。?
5.3 收集、積累方法
5.3.1 及時(shí)接照要求制作電子文件備份。
5.3.2 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。見附錄A?
5.3.3 電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。
5.3.4 電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與電子文件一同保存,并附有紙張打印件。
5.3.5 電子文件性質(zhì)代碼:R—草稿性電子文件;U—非正式電子文件;O—正式電子文件。
5.3.6 電子文件類別代碼：T—文本文件;I—圖像文件:G一圖形文件;V一影像文件;A一聲音文件;M一多媒體文件;P—計(jì)算機(jī)程序;D—數(shù)據(jù)文件。?
6 電子文件的整理
6.1 電子文件的整理,應(yīng)按年度、機(jī)構(gòu)、問題、保管期限、密級等因素相對集中。
6.2 電子文件應(yīng)填寫電子文件登記表，參照《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機(jī)讀目錄。
6.3 歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫登記表首頁，以份為單位填寫續(xù)頁，見附錄B。?
7 電子文件的歸檔
應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件信息向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機(jī)載體上。
7.1 歸檔范圍
電子文件的歸檔范圍,參照國家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的支持軟件和相關(guān)數(shù)據(jù)。
7.2 歸檔時(shí)間
邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。
7.3 檢測
在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí),應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測。其內(nèi)容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。
7.4 歸檔前的鑒定
電子文件的歸檔鑒定工作,參照國家關(guān)于文件鑒定的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,鑒定結(jié)果,在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)識。
7.4.1 有效性和完整性鑒定
歸檔前應(yīng)由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核,并由負(fù)責(zé)人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。
7.4.2 保管期限的劃分
電子文件保管期限的劃分,參照國家關(guān)于文件保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
7.5 歸檔要求
7.5.1 電子文件的邏輯歸檔，按照歸檔鑒定標(biāo)識進(jìn)行，將管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上移交檔案部門。其歸檔工作，除存儲格式和位置不變外，其它均應(yīng)參照國家文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
7.5.2 把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中,拷貝至耐久性的載體上,一式三套，一套封存保存,一套供查閱使用。第三套異地保存。對于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。
7.5.3 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體,按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤、可擦寫光盤等。禁用軟磁盤作歸檔電子文件長期保存的載體。
7.5.4 存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫檔號、題名、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁寫操作的狀態(tài)。
7.5.5 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔,并附歸檔電子文件登記表。
7.5.6 需要長期保存的電子文件;應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一類型載體上,如果采用專用軟件,應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
7.5.7 原電子文件載體在完成電子文件歸檔后,在其形成部門保留時(shí)間至少1年。
7.5.8 在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件，應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。?
8 電子檔案的移交與保管
電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案館等檔案保管部門，作為電子檔案進(jìn)行集中保管。
8.1 檢驗(yàn)
8.1.1 檔案保管部門應(yīng)配備滿足對電子文件進(jìn)行讀取處理的設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。
8.1.2 檢驗(yàn)項(xiàng)目
8.1.2.1 載體有無劃痕，是否清潔。
8.1.2.2 有無病毒。
8.1.2.3 核實(shí)電子檔案的完整性、有效性和審核手續(xù)。
8.1.2.4 核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。
8.1.3 將檢驗(yàn)結(jié)果填入電子檔案接收檢驗(yàn)登記表，見附錄C。檢驗(yàn)不合格的，應(yīng)退回形成單位，重新制作。
8.2 移交手續(xù)
驗(yàn)收合格后，檔案保管部門應(yīng)填寫電子檔案接收檢驗(yàn)登記表，見附錄C，并簽字蓋章。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份自存。
8.3 保管要求
電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。
8.3.1 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。
8.3.2 環(huán)境溫度選定范圍：17℃-20℃;相對濕度選定范圍：35℃-45℃。
8.3.3 存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，并與有害氣體隔離。
8.4 有效性保證
8.4.1 每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門與電子文件讀取處理有關(guān)的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。
8.4.2 對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。
8.4.3 磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。
8.4.4 定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填入 電子檔案管理登記表，見附錄D。
8.5 利用
8.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不得擅自復(fù)制電子文件。
8.5.2 利用時(shí)使用拷貝件。
8.5.3 利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的電子檔案，采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，必須符合國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。
8.5.4 利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。
8.6 電子檔案的鑒定銷毀
8.6.1 電子檔案的銷毀鑒定，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
8.6.2 電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。
8.6.3 非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時(shí)，如存儲在不可擦除的載體上，須連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。
8.7 統(tǒng)計(jì)
檔案保管部門應(yīng)及時(shí)按年度對電子檔案的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
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