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電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別
電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別到底是什么呢?下面yjbys小編就帶大家了解一下!
根據(jù)“中國(guó)人民檔案法”的解釋?zhuān)瑱n案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人直接參與社會(huì)實(shí)踐，已經(jīng)保持了各種形式的活動(dòng)，形成的歷史價(jià)值記錄。它是人們社會(huì)實(shí)踐的文件，而且是有意識(shí)保存的。該文件所用的文件只需要直接形成的文件，其目的是滿(mǎn)足信息資源的使用，為社會(huì)有需要的人士創(chuàng)建更多的物質(zhì)和精神文化財(cái)富。因此說(shuō)：檔案是人類(lèi)記憶的基礎(chǔ)，是連接人類(lèi)生活的發(fā)展。隨著電子檔案的興起，傳統(tǒng)的檔案管理受到?jīng)_擊和質(zhì)疑。有人甚至認(rèn)為，在電子檔案興起的今天。我們完全沒(méi)有必要再去研究紙質(zhì)檔案，因?yàn)槲磥?lái)的檔案世界，將會(huì)是電子檔案的天下。的確，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，文件信息的使用，無(wú)論其內(nèi)容和方式方法都發(fā)生了巨大的變化。那么，這是否意味著對(duì)紙質(zhì)檔案的研究就已完全失去意義了呢?對(duì)此，本人談一點(diǎn)自己的看法：
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理上的區(qū)別
所謂紙質(zhì)檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案。所謂電子檔案就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)(如磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán))上的檔案。作為高技術(shù)產(chǎn)物的電子檔案，在今天越來(lái)越引起人們的關(guān)注和重視，但對(duì)有著悠久歷史傳統(tǒng)，且至今仍廣泛流傳著紙質(zhì)檔案也始終是人們關(guān)注的一個(gè)焦點(diǎn)。具體而言如下：
1、在檔案收集歸檔上的區(qū)別
紙質(zhì)檔案的收集是文書(shū)處理部門(mén)清理已處理完畢的文件材料，將其中具有查考利用價(jià)值的文件收集齊全按照文件之間在來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系進(jìn)行分類(lèi)、組卷后移交檔案部門(mén)。電子檔案的接收工作比紙質(zhì)檔案較為復(fù)雜，接收方式上可采用向檔案部門(mén)移交軟盤(pán)、磁帶或光盤(pán)，或進(jìn)入檔案部門(mén)網(wǎng)絡(luò)規(guī)定的地址，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)歸檔、移交。
電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同，紙質(zhì)的歸檔時(shí)間一般分為兩類(lèi);一是文件形式后第二年上半年歸檔，主要運(yùn)用于行政文件;二是項(xiàng)目結(jié)束后歸檔，主要用于科技文件。電子文件則必須在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門(mén)，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記。紙質(zhì)文件的歸檔是非常直觀(guān)的，易于辨認(rèn)的。
2、在檔案鑒定工作上的區(qū)別
紙質(zhì)檔案的價(jià)值鑒定，往往要進(jìn)行多次，即分為資格審查、確定生存期和價(jià)值復(fù)審三個(gè)階段。文件在歸檔前的價(jià)值鑒定即資格審查、是逐份逐頁(yè)地審查文件以判明其保管價(jià)值和保管期限，歸檔后檔案的價(jià)值鑒定即價(jià)值復(fù)審。論文大全。電子文件的鑒定必須在文件形成之初就開(kāi)始進(jìn)行，電子檔案的鑒定和紙質(zhì)檔案的鑒定都是對(duì)其保存價(jià)值的判斷和預(yù)測(cè)，所不同的是電子檔案的判斷過(guò)程要對(duì)文件的內(nèi)容及某些形式特征進(jìn)行充分的分析，因?yàn)閷?duì)于電子文件來(lái)說(shuō)，技術(shù)狀況與文件的真實(shí)性、可讀性、應(yīng)用性范圍密切相關(guān)，可對(duì)其保存價(jià)值發(fā)生直接的影響，所以，電子檔案的鑒定分為內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定兩個(gè)方面，電子檔案內(nèi)容鑒定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、方法與紙質(zhì)檔案大體相同，只是保管期限不完全適用于電子檔案，技術(shù)鑒定包括可讀性鑒定、無(wú)病毒鑒定和介質(zhì)鑒定等。
3、在檔案分類(lèi)、整理過(guò)程上的區(qū)別
由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類(lèi)也可能將被概念分類(lèi)整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類(lèi)的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線(xiàn)排列的方式是手工操作管理檔案的需要，實(shí)體整理是對(duì)文件實(shí)體分門(mén)別類(lèi)，實(shí)現(xiàn)館(室)藏排列的有序化。紙質(zhì)文件管理中，實(shí)體整理的結(jié)果與調(diào)閱查詢(xún)直接相關(guān)。電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類(lèi)整理;電子文件的實(shí)體整理也僅指對(duì)脫機(jī)保存的磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)的簡(jiǎn)單歸類(lèi)，整理的結(jié)果與聯(lián)機(jī)檢索中的信息查詢(xún)無(wú)直接關(guān)系。不同的用戶(hù)可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)。
4、在檔案保管上的區(qū)別
紙質(zhì)檔案的保護(hù)性管理是指檔案的庫(kù)房管理，它是檔案整個(gè)管理工作的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)對(duì)象是紙張、磁帶、膠卷等物理載體，這些載體存儲(chǔ)信息量少，占用空間大，其庫(kù)房管理要求有適宜的庫(kù)房溫濕度：溫度14度至20度;相對(duì)濕度應(yīng)在百分之五十至百分之六十之間和有效的防護(hù)措施如防火、防水、防潮、防霉等"八防"。論文大全。電子檔案多為磁性材料，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備與紙質(zhì)檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲(chǔ)載體信息容量大，檔案的軟盤(pán)、磁帶、光盤(pán)的排架長(zhǎng)度與占用空間都很小，便于檔案庫(kù)房的管理，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行嚴(yán)格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線(xiàn)、防高度磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設(shè)施，電子檔案還要嚴(yán)格防范計(jì)算機(jī)病毒，因而保管條件更復(fù)雜，保管難度更大。
5、電子檔案與紙質(zhì)檔案在利用方法上的區(qū)別
(1)、檔案利用需求方式的差異
紙質(zhì)檔案利用方式的需求，檔案利用者必須親自到檔案室檢索，需要通過(guò)人力去翻閱、查找，檔案檢索顯較煩瑣，工作量較大。論文大全。紙質(zhì)檔案制作檢索工具的利用界面突出單一性，檔案利用檢索需要翻閱頁(yè)面量較大。電子檔案利用需求的檢索，是以計(jì)算機(jī)讀取為介質(zhì)的利用需求方式，在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸實(shí)現(xiàn)快捷查找與檢索所需要利用的檔案。
(2)、檔案利用需求載體的差異
從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用有明顯的差異。無(wú)論用什么樣的技術(shù)和方法，當(dāng)把具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的信息刻錄與載體后，形成檔案就可以脫離其技術(shù)和方法而獨(dú)立存在。人們不依靠任何技術(shù)而能識(shí)別檔案的內(nèi)容、載體、結(jié)構(gòu)形式，而檔案的內(nèi)容一旦形成相互關(guān)系后就永遠(yuǎn)無(wú)法分離。
電子檔案利用的需求途徑，借助了中間媒介物——電子計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)，檔案利用信息傳播的途徑顯多元化。紙質(zhì)檔案的文字有個(gè)人字跡特征，有書(shū)寫(xiě)墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，利用途徑通過(guò)提供檔案原件，提供檔案副本或復(fù)制品，提供檔案信息加工品滿(mǎn)足有關(guān)檔案用戶(hù)的利用需要，使檔案信息的利用上不受時(shí)間和空間的限制，可以利用進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放檔案，電子檔案的全文數(shù)字化使得利用計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據(jù)利用者的需要對(duì)其中信息進(jìn)行分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制等。
二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)
電子文件不再是直觀(guān)的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用;它可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速的處理和傳遞;電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響;而且保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)是：信息與載體的依附性、檔案信息的原始憑證性、信息存儲(chǔ)介質(zhì)的耐久性。所以，作為兩種介質(zhì)的檔案，紙質(zhì)檔案與電子有著諸多的不同，比如：紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定、不積極、靜態(tài)、永久、固定的特點(diǎn);而電子檔案則是不穩(wěn)定、非永久性、動(dòng)態(tài)、積極、流動(dòng)的特點(diǎn)。
三、正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系
目前，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面已經(jīng)形成，對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行共同管理，對(duì)檔案界來(lái)說(shuō)是一個(gè)新的課題。
兩種不同載體的檔案有著各自的特點(diǎn)。既有相對(duì)性和獨(dú)立性，又有統(tǒng)一性，我們的具體的實(shí)際工作卡。既要堅(jiān)持檔案管理的基本原則，又不至于將紙質(zhì)檔案的理論、方法生硬的套搬于電子檔案�；谶@樣的出發(fā)點(diǎn)，我們隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，創(chuàng)建電子的檔案管理理論、方法和技術(shù)，不盲目地僅僅是將紙質(zhì)檔案制成電子副本，造成不必要的財(cái)力、物力的浪費(fèi)，這樣才有可能在電子檔案大量涌現(xiàn)時(shí)，真正做到既重視電子檔案，搞好電子檔案的管理，又能正確地對(duì)待紙質(zhì)檔案，使其繼續(xù)發(fā)揮應(yīng)有的作用。只有使二者有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，充分發(fā)揮各類(lèi)檔案信息資源，才能更好地為社會(huì)服務(wù)。
目前，我國(guó)計(jì)算機(jī)的普及利用呈上升趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)處理漢字之取代傳統(tǒng)打字方法，利用電子文件產(chǎn)生紙質(zhì)文件相當(dāng)普及。辦公自動(dòng)化、自信自動(dòng)化正在迅速發(fā)展，所以，電子文件取代紙質(zhì)文件已是大勢(shì)所趨，但是根據(jù)目前電子檔案管理的技術(shù)和實(shí)際發(fā)展來(lái)看，在一定時(shí)期內(nèi)，電子檔案和紙質(zhì)檔案還繼續(xù)并存。
所謂電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。就是指在同一個(gè)檔案館(室)內(nèi)，歸檔的同一種檔案信息內(nèi)容，在較長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)。既要保存電子檔案，又要保存紙質(zhì)檔案，就是在電子環(huán)境下將一些需要永久、長(zhǎng)期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存。繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來(lái)保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性，或是把一些利用頻繁需要傳輸聯(lián)網(wǎng)的已開(kāi)放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿(mǎn)足檔案信息資源共享的需要。
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