商務英文信函寫作常被忽略的細節
寫一手嚴謹規范、得體 簡潔、語言地道的商務信函是重要的職業素養和技能。但是，我們經常還是會忽略一些細節。下面是小編搜集整理的商務英文信函寫作常被忽略的細節，歡迎閱讀。
有位資深商貿人士這樣說：“一切貿易往來，從信函開始，到信函結束。”意思 是，商務信函貫穿溝通始終。商務信函包括:詢盤信、報盤信、邀請函、開發信、 求職信、訂貨信、投訴信、道歉信等，還包括以上信函的確認信函和回復信函等 諸多信息溝通載體。 “口才決定錄用，文筆決定提升。”對于職場人士來說，寫一手嚴謹規范、得體 簡潔、語言地道的商務信函是重要的職業素養和技能。下面筆者將根據商務英文 信函寫作中常被忽略的細節，從“格式”、“時態”“開頭結尾”三個角度幫助 讀者查漏補缺。
格式
“沒有規矩，難成方圓”。商務信函寫作的從格式開始。一封信函給讀信人留下第一印象不 是信函的內容，很多時候形式比內容更重要，甚至包括信函的段落對齊、行間距和字體等細 節。 一封格式規范、 書寫嚴謹的商務信函會讓帶給寄信人日常信函所不能傳達的重要感和尊 重感，同時也是對收信人的尊重。
信頭(Letter Head) 無論傳遞的方式是郵寄、傳真還是電子郵件，正式的商務信函都是要有信頭的。 信頭不一定在信紙的上部，可能位于側面或底部，主要作用是：一方面表明寄信 人的機構名稱、地址及電話和傳真號碼等聯系方式(Contact Details)，另一方 面由于信頭往往會設計公司標識(Logo)，從而展示企業或機構形象。沒有信 頭的商務信函，就像沒有來得及穿著正裝參加正式會談一樣。 日期欄 (Date Line) 傳真和電子郵件信函都有固定的日期格式，表明信函發出的日期，便于收信人將 信函整理和回信。在郵寄的商務信函中，寄信人往往會忽略這一細節。日期欄應 該在信函正文的上邊，信頭下邊，可以左對齊，也可以右對齊。常見的日期欄格 式有一下兩種：
1. 16 January 2009
2. January 16, 2009
注意：
1.“日期”后面往往不出現序數詞的角標，如：16th ，不正確。
2.“月份”的拼寫往往不省略，如 Jan，不正確。 稱呼語 (Salutation) 稱呼語并非是客套的隨意稱呼，要根據收信人和寄信人的關系，以及收信人的性 別、年齡、婚姻狀況、職位等，進行有針對性的變化。 注意：
1. 若初次書信往來，或正式信函，務必稱呼收信人全名(Full Name)，并同時 使用 Mr./Ms./Dr./Professor 等稱謂。以下表達正式程度依次降低： Dear Mr. Will Smith, →Mr Smith,→Hello Will,→Hi Will,→Will, →Hi,
2. 稱呼語后可用冒號，或用逗號。
3. 若不明確收信人姓名，可用“無人稱稱呼語”或稱呼“職位”。 To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Sales Manger:
4. 若收信人為重要尊貴人士，如政府官員，還會有特定的稱呼。 To: H.E. Mr. Hailekiros Gessesse, Ambassador Extraordinary and Plenipotentiary, Embassy of the Federal Democratic Republic of Ethiopia H.E (至埃塞俄比亞聯邦民主共和國特命全權大使 Hailekiros Gessesse 閣下， 是 His Excellency，指“尊敬的閣下”。) )
5. 不可用公司的名字做稱呼語：如 Dear New Oriental，不正確。
6. 可用標題代替稱呼語，如：SUBJUCT: Request for Information。 段落對齊、行間距、字體
傳統的英文信函在每段首往往采用“平頭式”，即：正文的'各段首行都要縮進 6 個字母的 距離。
現今商務信函寫作比較流行的對齊格式為“左齊頭式”，即：正文和稱呼之間空 一至二行。每段的第一句句子不需要空格，左對齊，但段與段之間需要空一至二 行。有些商貿人士曾告訴筆者，后者格式便于文字編輯和復制粘貼。 另外，根據筆者經驗，信函的字體大小，可采用“小四”或“五號”字體為佳; 行間距控制在“18 磅”左右，Word 軟件中的默認的行間距較大，會使信函感覺 松散。段落對齊、行間距、字體等和很多企業或機構的習慣性格式也有關，也和 個人喜好有關。總之，是一個不可忽略的細節。
開頭結尾
開頭(Opening)
一本暢銷的商務寫作書中提到，商務信函的段落結構應該是“倒金字塔” (Reverse Pyramid)，第一段承載最重要的信息，第二段其次，第三段再次。 商務信函的開頭在語言方面需要精心設計，需要開門見山、開篇明意。它的重要 性就像書的第一章節，電影的第一幕，歌曲的第一段旋律一樣。筆者認為信函開 頭部分以下兩點需要注意：
1. 開頭部分要傳達每封商務信函的特定目的(Purposeful Communication)，讓收信人了解信函的主旨。 I am writing on behalf of our sales department to inform you that your consultancy can arrange training sessions in giving presentation. We are pleased to invite you to the Annual Conference, which will take place in London 4 - 7 August.
2. 回復信函可以“感謝方式”開頭，但務必提及之前溝通的信息，讓收信人了 解自己信函 的傳達情況。 Thank you for your order of 24 Semtepber. We are pleased to confirm your order of 30 units of model 202 by L/C. Thank you for your letter of May 21, enquiring about our products. 結尾(Closing) 傳統觀點認為商務信函的結尾多為客套，是不傳達重要信息的，如“Looking forward to hearing form you”。筆者根據自己的經驗發現并非如此。很多商 務信函都要在結尾部分同樣傳達重要的信息，有以下兩個方面：
1. 將之前的信息通過重復的方式強調。 I would be grateful if you could make it and I look forword to seeing you in London in August.
2. 提示希望收信人回復的相關細節，有時甚至可用問句。 Please let us know the dates and times of your arrival and departure. May I remind you that let us discuss our itinerary by the end of this week?
時態
在商務英文信函寫作中通過時態的變化，可以使語言表達更得體，信息傳達更精 確。很多學員對“英文時態”的理解還停留在教條階段，當然也更提不上如果去 使用了。英文的時態變化，只有跟實際語境相結合才具有“生命力”。下面筆者 結合實際語境，講解信函中時態使用方面常忽略的細節。 Will 的用法 在商務信函寫作中，“Will”除了表達“將來時”，還常用于下面兩種情況：
1. 突然決策(Sudden Decisions)
I will send you the draft report as an attachment on the Monday next week.
2. 承諾、報盤、或威脅(Promises, Offers, Threats) I will email you the catalogue and the lastest pricelist asap. You will enjoy a 1\% discount if you place a large order. The contract won’t be signed by the end of April. 現在進行時(Present Progressive)表“將來” 當寄信人為收信人提供行程、款待或未來安排時，往往使用現在進行時，這樣可 以使語言的“現場感”更強，讓收信人感覺相應安排發生的即時性。 We are planning to show you the plant, take you to lunch and return you to the hotel at 5pm. We are making some necessary arrangements for the dispatch of order by air freight to San Francisco. 虛擬語氣 would 用法 Would 可能是商務信函寫作中，用法最微妙的一個小詞了，常表達寄信人對未 來發生的強烈的“愿望或要求”，語氣往往較強。Would 還經常于 If 引導的條 件狀語從句連用。 As you would be our guest, we would of course meet all your expenses. We would like to invite you to spend two or three days in the UK to visit our factory. If my application is of interest to you, I would welcome the opportunity to speak with you. 被動語態(Passives) 被動語態在忽略“主語”的同時，在商務信函中的作用在于以下兩方面：
1. 忽略施動者，強調動作發生的過程 A meeting has been scheduled for 3 October 2009 at 11am to discuss your request for a further bank loan. You would be asked to analyze the situation and demonstate your ability to work in a team.
2. 避免主觀色彩，體現客觀必要性 Any form of your ID has to be shown before opening a bank account. A control system was set up to double check that orders were received in the warehouse on time and were proceed correctly.
【商務英文信函寫作常被忽略的細節】相關文章：
英文商務信函寫作技巧11-11
容易忽略的商務接待細節11-11
商務信函寫作特點10-10
征戰職場常被人忽略的九個小細節職場勵志08-19
商務信函寫作技巧12-10
商務英語信函寫作范文10-18
商務英語信函英文范文10-18
商務日語實用商務信函寫作慣用句08-25
「商務日語」實用商務信函寫作慣用句08-25
商務英語信函的寫作技巧09-19