商務(wù)英文信函寫作常被忽略的細(xì)節(jié)
寫一手嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、得體 簡潔、語言地道的商務(wù)信函是重要的職業(yè)素養(yǎng)和技能。但是，我們經(jīng)常還是會忽略一些細(xì)節(jié)。下面是小編搜集整理的商務(wù)英文信函寫作常被忽略的細(xì)節(jié)，歡迎閱讀。
有位資深商貿(mào)人士這樣說：“一切貿(mào)易往來，從信函開始，到信函結(jié)束。”意思 是，商務(wù)信函貫穿溝通始終。商務(wù)信函包括:詢盤信、報(bào)盤信、邀請函、開發(fā)信、 求職信、訂貨信、投訴信、道歉信等，還包括以上信函的確認(rèn)信函和回復(fù)信函等 諸多信息溝通載體。 “口才決定錄用，文筆決定提升。”對于職場人士來說，寫一手嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、得體 簡潔、語言地道的商務(wù)信函是重要的職業(yè)素養(yǎng)和技能。下面筆者將根據(jù)商務(wù)英文 信函寫作中常被忽略的細(xì)節(jié)，從“格式”、“時(shí)態(tài)”“開頭結(jié)尾”三個(gè)角度幫助 讀者查漏補(bǔ)缺。
格式
“沒有規(guī)矩，難成方圓”。商務(wù)信函寫作的從格式開始。一封信函給讀信人留下第一印象不 是信函的內(nèi)容，很多時(shí)候形式比內(nèi)容更重要，甚至包括信函的段落對齊、行間距和字體等細(xì) 節(jié)。 一封格式規(guī)范、 書寫嚴(yán)謹(jǐn)?shù)纳虅?wù)信函會讓帶給寄信人日常信函所不能傳達(dá)的重要感和尊 重感，同時(shí)也是對收信人的尊重。
信頭(Letter Head) 無論傳遞的方式是郵寄、傳真還是電子郵件，正式的商務(wù)信函都是要有信頭的。 信頭不一定在信紙的上部，可能位于側(cè)面或底部，主要作用是：一方面表明寄信 人的機(jī)構(gòu)名稱、地址及電話和傳真號碼等聯(lián)系方式(Contact Details)，另一方 面由于信頭往往會設(shè)計(jì)公司標(biāo)識(Logo)，從而展示企業(yè)或機(jī)構(gòu)形象。沒有信 頭的商務(wù)信函，就像沒有來得及穿著正裝參加正式會談一樣。 日期欄 (Date Line) 傳真和電子郵件信函都有固定的日期格式，表明信函發(fā)出的日期，便于收信人將 信函整理和回信。在郵寄的商務(wù)信函中，寄信人往往會忽略這一細(xì)節(jié)。日期欄應(yīng) 該在信函正文的上邊，信頭下邊，可以左對齊，也可以右對齊。常見的日期欄格 式有一下兩種：
1. 16 January 2009
2. January 16, 2009
注意：
1.“日期”后面往往不出現(xiàn)序數(shù)詞的角標(biāo)，如：16th ，不正確。
2.“月份”的拼寫往往不省略，如 Jan，不正確。 稱呼語 (Salutation) 稱呼語并非是客套的隨意稱呼，要根據(jù)收信人和寄信人的關(guān)系，以及收信人的性 別、年齡、婚姻狀況、職位等，進(jìn)行有針對性的變化。 注意：
1. 若初次書信往來，或正式信函，務(wù)必稱呼收信人全名(Full Name)，并同時(shí) 使用 Mr./Ms./Dr./Professor 等稱謂。以下表達(dá)正式程度依次降低： Dear Mr. Will Smith, →Mr Smith,→Hello Will,→Hi Will,→Will, →Hi,
2. 稱呼語后可用冒號，或用逗號。
3. 若不明確收信人姓名，可用“無人稱稱呼語”或稱呼“職位”。 To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Sales Manger:
4. 若收信人為重要尊貴人士，如政府官員，還會有特定的稱呼。 To: H.E. Mr. Hailekiros Gessesse, Ambassador Extraordinary and Plenipotentiary, Embassy of the Federal Democratic Republic of Ethiopia H.E (至埃塞俄比亞聯(lián)邦民主共和國特命全權(quán)大使 Hailekiros Gessesse 閣下， 是 His Excellency，指“尊敬的閣下”。) )
5. 不可用公司的名字做稱呼語：如 Dear New Oriental，不正確。
6. 可用標(biāo)題代替稱呼語，如：SUBJUCT: Request for Information。 段落對齊、行間距、字體
傳統(tǒng)的英文信函在每段首往往采用“平頭式”，即：正文的'各段首行都要縮進(jìn) 6 個(gè)字母的 距離。
現(xiàn)今商務(wù)信函寫作比較流行的對齊格式為“左齊頭式”，即：正文和稱呼之間空 一至二行。每段的第一句句子不需要空格，左對齊，但段與段之間需要空一至二 行。有些商貿(mào)人士曾告訴筆者，后者格式便于文字編輯和復(fù)制粘貼。 另外，根據(jù)筆者經(jīng)驗(yàn)，信函的字體大小，可采用“小四”或“五號”字體為佳; 行間距控制在“18 磅”左右，Word 軟件中的默認(rèn)的行間距較大，會使信函感覺 松散。段落對齊、行間距、字體等和很多企業(yè)或機(jī)構(gòu)的習(xí)慣性格式也有關(guān)，也和 個(gè)人喜好有關(guān)�？傊�，是一個(gè)不可忽略的細(xì)節(jié)。
開頭結(jié)尾
開頭(Opening)
一本暢銷的商務(wù)寫作書中提到，商務(wù)信函的段落結(jié)構(gòu)應(yīng)該是“倒金字塔” (Reverse Pyramid)，第一段承載最重要的信息，第二段其次，第三段再次。 商務(wù)信函的開頭在語言方面需要精心設(shè)計(jì)，需要開門見山、開篇明意。它的重要 性就像書的第一章節(jié)，電影的第一幕，歌曲的第一段旋律一樣。筆者認(rèn)為信函開 頭部分以下兩點(diǎn)需要注意：
1. 開頭部分要傳達(dá)每封商務(wù)信函的特定目的(Purposeful Communication)，讓收信人了解信函的主旨。 I am writing on behalf of our sales department to inform you that your consultancy can arrange training sessions in giving presentation. We are pleased to invite you to the Annual Conference, which will take place in London 4 - 7 August.
2. 回復(fù)信函可以“感謝方式”開頭，但務(wù)必提及之前溝通的信息，讓收信人了 解自己信函 的傳達(dá)情況。 Thank you for your order of 24 Semtepber. We are pleased to confirm your order of 30 units of model 202 by L/C. Thank you for your letter of May 21, enquiring about our products. 結(jié)尾(Closing) 傳統(tǒng)觀點(diǎn)認(rèn)為商務(wù)信函的結(jié)尾多為客套，是不傳達(dá)重要信息的，如“Looking forward to hearing form you”。筆者根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)并非如此。很多商 務(wù)信函都要在結(jié)尾部分同樣傳達(dá)重要的信息，有以下兩個(gè)方面：
1. 將之前的信息通過重復(fù)的方式強(qiáng)調(diào)。 I would be grateful if you could make it and I look forword to seeing you in London in August.
2. 提示希望收信人回復(fù)的相關(guān)細(xì)節(jié)，有時(shí)甚至可用問句。 Please let us know the dates and times of your arrival and departure. May I remind you that let us discuss our itinerary by the end of this week?
時(shí)態(tài)
在商務(wù)英文信函寫作中通過時(shí)態(tài)的變化，可以使語言表達(dá)更得體，信息傳達(dá)更精 確。很多學(xué)員對“英文時(shí)態(tài)”的理解還停留在教條階段，當(dāng)然也更提不上如果去 使用了。英文的時(shí)態(tài)變化，只有跟實(shí)際語境相結(jié)合才具有“生命力”。下面筆者 結(jié)合實(shí)際語境，講解信函中時(shí)態(tài)使用方面常忽略的細(xì)節(jié)。 Will 的用法 在商務(wù)信函寫作中，“Will”除了表達(dá)“將來時(shí)”，還常用于下面兩種情況：
1. 突然決策(Sudden Decisions)
I will send you the draft report as an attachment on the Monday next week.
2. 承諾、報(bào)盤、或威脅(Promises, Offers, Threats) I will email you the catalogue and the lastest pricelist asap. You will enjoy a 1\% discount if you place a large order. The contract won’t be signed by the end of April. 現(xiàn)在進(jìn)行時(shí)(Present Progressive)表“將來” 當(dāng)寄信人為收信人提供行程、款待或未來安排時(shí)，往往使用現(xiàn)在進(jìn)行時(shí)，這樣可 以使語言的“現(xiàn)場感”更強(qiáng)，讓收信人感覺相應(yīng)安排發(fā)生的即時(shí)性。 We are planning to show you the plant, take you to lunch and return you to the hotel at 5pm. We are making some necessary arrangements for the dispatch of order by air freight to San Francisco. 虛擬語氣 would 用法 Would 可能是商務(wù)信函寫作中，用法最微妙的一個(gè)小詞了，常表達(dá)寄信人對未 來發(fā)生的強(qiáng)烈的“愿望或要求”，語氣往往較強(qiáng)。Would 還經(jīng)常于 If 引導(dǎo)的條 件狀語從句連用。 As you would be our guest, we would of course meet all your expenses. We would like to invite you to spend two or three days in the UK to visit our factory. If my application is of interest to you, I would welcome the opportunity to speak with you. 被動語態(tài)(Passives) 被動語態(tài)在忽略“主語”的同時(shí)，在商務(wù)信函中的作用在于以下兩方面：
1. 忽略施動者，強(qiáng)調(diào)動作發(fā)生的過程 A meeting has been scheduled for 3 October 2009 at 11am to discuss your request for a further bank loan. You would be asked to analyze the situation and demonstate your ability to work in a team.
2. 避免主觀色彩，體現(xiàn)客觀必要性 Any form of your ID has to be shown before opening a bank account. A control system was set up to double check that orders were received in the warehouse on time and were proceed correctly.
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