三種商務書信格式

三種商務書信格式

　　三種商務書信格式

　　1.什么是商務書信?

　　商務書信就是公司寫給其他公司、客戶、顧客或合作伙伴的信件，其使用的語言比一般朋友之間的書信語言要正式，并以商業流程或商業交易等為主要內容。

　　2.什么時候需要寫商務書信?

　　你會用商務書信與顧客、客戶、商業伙伴和其他公司進行溝通。有些商務書信是“公司寫給公司”，有些則是不同公司個人之間的書信往來。商務書信的格式，與學術寫作或創意寫作不同。通常一家公司會就所有的內部文件和通信，采用一種固定的格式。如果你的公司已經有固定的格式，那就按照公司的格式。

　　3.信的長度超過一頁時，如何安排格式?

　　如果信的內容比較長，會超過一頁，那就換一張紙繼續打下去，但是不要加入信頭，而是用空白、紙質好的白紙。至于第二頁的格式要怎么安排，有幾種不同的做法，但是你至少都要在頁面頂端寫上收件人的姓名、頁數和日期，有些人還會加上參考文號或主旨。你可以把所有這些信息都靠左對齊，或是把姓名靠左對齊，頁數打在中央，日期則靠右，然后空三行，繼續信的內容。

　　4. 商務書信的格式(1) ：齊頭式

　　齊頭式(block style)是一種簡便的商務書信格式，在齊頭式中，文件或信中的每個部分都從左邊界起頭。不同的部分——比如說不同的段落或地址——則以空行的方式隔開。齊頭式很簡單，因此非常受歡迎。其主要格式如下：

　　□ 段落齊頭：在齊頭式中，文件或信中的每個部分都從左邊界起頭。

　　□ 不同的段落之間要空行：不同的部分(比如說不同的段落，或商務書信中的地址)，則以空行的方式隔開——

　　(1) 寄信人地址和收件人的地址之間：空三行

　　(2) 稱呼與信件正文的第一段之間：空一行

　　(3) 信件正文的段落之間：空一行

　　(4) 大小標題與隨后的段落之間：不空行

　　5. 商務書信的格式(2)：改良齊頭式

　　改良齊頭式(modified block style)結合了縮排式與齊頭式的特點，它看起來跟縮排式很像，而最大的不同，就是在改良齊頭式中：①段落首行齊頭，新段落與左邊界齊頭(flush left)。②寄件人地址、日期、結尾敬辭和簽名都縮排，如同縮排式。改良齊頭式就跟齊頭式一樣，版面看起來清晰整齊，它是商務書信經常使用的格式。

　　6.商務書信的格式(3)：縮排式

　　縮排式(indented style)比其他通用的商務書信格式稍微復雜一些�？s排式是比較老式的商務書信格式，所以很多人都熟悉這種格式。在縮排式里，每個段落的首行要縮排，信件中某些其他部分也要縮排。有些人覺得縮排式是商務書信最傳統的格式，但是也有些人覺得這種格式過時了。有些人覺得縮排式在頁面上看起來不是那么清晰，有時候要把縮排的地方上下對齊也不是那么容易，而其他的格式應用起來通常比較簡單�，F在大家更喜歡采用其他新的格式，但是很多商務人士還是習慣使用縮排式。在商務書信中，縮排式的意思就是要縮排，要縮排的部分包括：

　　1) 段落的`第一行

　　2) 寄件人地址(return address)

　　3) 寄件日期(date)

　　4) 結尾敬辭(complimentary close)

　　5) 簽名(signature)

　　采用縮排式時，最重要的就是要前后一致，縮排最少要六格，要縮更多格也可以——只要每個段落縮排的距離都一樣。對于商務書信中的其他要素也一樣，重要的原則是縮排的距離一樣，彼此上下對齊。

　�、� 段落的第一行要縮排

　　每個段落的首行都縮排，與正文的左邊界距離 1.5 厘米左右;這是最常見的縮排距離，但是大于 3.5 厘米的縮排也有人用。不同的公司對于怎么縮排、縮排多少可能有不同的習慣。關鍵就是要前后一致，也就是每段縮排的距離都一樣。要把段落縮排有幾種可行的做法：

　　□可以按幾次空格鍵

　　□可以按一次tab 鍵

　　□也可以利用段落格式設定的功能

　　通常你會用 enter 鍵在段落之間多空一行，但是采用縮排式的商務書信，也可能在段落之間不空行。不過最重要的原則仍然是要前后一致。

　�、� 商務書信中的其他部分縮排

　　商務書信采用縮排式時，還有其他的部分也要縮排：寄件人地址、日期、結尾敬辭、簽名。這些部分的縮排方式，應該從頁面的右半邊起頭，統一從頁面中線稍微往右的地方起頭。

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