藥品實(shí)庫(kù)存管理模式的設(shè)計(jì)與應(yīng)用
【摘要】本文介紹基于HIS系統(tǒng)的藥品實(shí)庫(kù)存管理模式，引進(jìn)條形碼技術(shù)，實(shí)現(xiàn)藥品實(shí)物流與信息電子流的一直，從而達(dá)到藥品實(shí)庫(kù)存管理的目的。
【關(guān)鍵詞】 HIS系統(tǒng) 藥品實(shí)庫(kù)存模式 條形碼 實(shí)物流 電子流
1 前言
藥品作為一種特殊的商品，越來越成為今天各級(jí)醫(yī)院管理者倍加關(guān)注的焦點(diǎn)。從藥庫(kù)入庫(kù)開始，到藥品分發(fā)到病人手中，藥物流貫穿醫(yī)院錢、物以及醫(yī)療質(zhì)量，也就是涉及財(cái)務(wù)、物管、醫(yī)生、患者等環(huán)節(jié)。如何能將藥品的管理既做到能嚴(yán)格按照國(guó)家的藥品銷售管理執(zhí)行還能減少與病人的矛盾糾紛，達(dá)到質(zhì)量追溯的目的是筆者多年一直想解決的大難題。
2 現(xiàn)狀分析
醫(yī)院信息系統(tǒng)（His）作為最早走入醫(yī)院的信息技術(shù)管理手段，幾經(jīng)升級(jí)換代，在建設(shè)數(shù)字化醫(yī)院的今天，His作為低層基本支撐系統(tǒng)，成為數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)成功的關(guān)鍵。 而His中的藥品管理子系統(tǒng)又是His系統(tǒng)建設(shè)的重中之重。近十年來，各級(jí)醫(yī)院的His系統(tǒng)紛紛建成，其優(yōu)勢(shì)是藥品的信息管理手段、藥品管理流程出具模型，但經(jīng)過筆者多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和調(diào)研分析，藥品的管理在信息流和實(shí)物藥品流之間存在很多難以逾越的問題，分析如下圖1：
圖1 藥庫(kù)藥品流
2.1 藥物基本流程
在藥庫(kù)藥品流中藥庫(kù)保管員根據(jù)His系統(tǒng)提示的藥庫(kù)的庫(kù)存數(shù)量及藥房每月的請(qǐng)領(lǐng)數(shù)量，做出合理的采購(gòu)計(jì)劃。經(jīng)藥劑科主任核準(zhǔn)和分管院長(zhǎng)審批后由采購(gòu)員采購(gòu)。購(gòu)入的藥品由倉(cāng)庫(kù)保管員驗(yàn)收入庫(kù)，輸入電腦填制藥品商、生產(chǎn)批號(hào)等信息與電腦上藥品入庫(kù)單核對(duì)，核對(duì)無誤后進(jìn)行財(cái)務(wù)驗(yàn)收并打印入庫(kù)單，入庫(kù)單由采購(gòu)員和庫(kù)房保管員共同簽字后連同發(fā)票正本交于藥劑科主任核準(zhǔn)后，由藥品會(huì)計(jì)將核對(duì)無誤、手續(xù)齊備的發(fā)票、入庫(kù)單交財(cái)務(wù)科。財(cái)務(wù)科核對(duì)采購(gòu)合同、發(fā)票、人庫(kù)單，等信息對(duì)符合付款條件的辦理付款手續(xù)。
藥房領(lǐng)用的藥品由各藥房負(fù)責(zé)人填制藥品請(qǐng)領(lǐng)單提交給藥庫(kù)，藥庫(kù)保管員根據(jù)藥庫(kù)存量對(duì)各藥房清領(lǐng)的藥品數(shù)量進(jìn)行調(diào)整后打印出庫(kù)單。
門診藥房根據(jù)門診劃價(jià)收費(fèi)系統(tǒng)錄入的病人處方，按處方內(nèi)容發(fā)藥并據(jù)以登記藥房藥品出庫(kù)數(shù)量金額明細(xì)賬。住院藥房根據(jù)各病區(qū)及手術(shù)室提交的醫(yī)囑匯總表擺藥并據(jù)以登記藥房藥品出庫(kù)數(shù)量金額明細(xì)賬及住院病人藥品費(fèi)用。
從上述藥品管理流程看，His系統(tǒng)設(shè)置了較合理的藥品內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度，它抓住了藥品的驗(yàn)收入庫(kù)、領(lǐng)用、發(fā)出等關(guān)鍵內(nèi)部控制點(diǎn)，確保入庫(kù)單為依據(jù)且由保管員、財(cái)會(huì)人員共同完成，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)控中每筆會(huì)計(jì)記錄都有據(jù)可依及管物、管賬等相分離原則；辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)需由財(cái)務(wù)科、院領(lǐng)導(dǎo)審批后才能辦理付款手續(xù)，形成了領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)雙向監(jiān)督、聯(lián)合把關(guān)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度。這是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)His管理的優(yōu)勢(shì)。
2.2 藥品流中存在的問題
剖析我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院實(shí)行的藥品信息化管理，究其根本藥品的實(shí)物還停留在人工管理的基礎(chǔ)上，例如藥品入、出庫(kù)、藥房發(fā)藥給患者靠人工核對(duì)，運(yùn)營(yíng)的信息系統(tǒng)僅作為輔助人工處理帳物的工具存在，尚未達(dá)到從經(jīng)營(yíng)決策角度對(duì)在院流通藥品管理進(jìn)行挖掘的層次。這就造成人工發(fā)藥物流、電子流之間不協(xié)同，導(dǎo)致藥品信息化實(shí)施的難度，也是醫(yī)院進(jìn)行HIS建設(shè)的大難點(diǎn)。那么，到底難在何處呢？
（1）藥品規(guī)范不統(tǒng)一
眾所周知，我國(guó)制藥企業(yè)之間產(chǎn)品同質(zhì)化現(xiàn)象非常嚴(yán)重，往往是一個(gè)品種同時(shí)有多家制藥企業(yè)生產(chǎn)；而作為醫(yī)院的供應(yīng)商也不在少數(shù)，許多相同藥品有可能來自不同的供應(yīng)商，產(chǎn)地、規(guī)格、批號(hào)、效期、進(jìn)貨價(jià)等信息的混亂，帶來的直接問題是數(shù)據(jù)庫(kù)軟件實(shí)施缺乏標(biāo)準(zhǔn)，不能支持對(duì)大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘。例如同一規(guī)格的藥品，批號(hào)、產(chǎn)地、效期、進(jìn)價(jià)不一樣比較多見,既要保證財(cái)務(wù)賬冊(cè)收支平衡，還要有藥品質(zhì)量追溯，處理起來非常棘手。批次、產(chǎn)地、價(jià)格不同，藥品調(diào)價(jià)時(shí)，要考慮多戶頭（多條記錄）藥品價(jià)格處理的問題，還有由于同類藥品多條記錄帶來的信息傳遞給各臨床醫(yī)生、收款等帶來獲取信息的煩惱，比如說藥房中有一個(gè)批號(hào)的藥品只剩下1支，而臨床醫(yī)生一次要開6支，是開1支前一批號(hào)＋5支后一批號(hào)，還是全部6支后一批號(hào)呢？如果兩個(gè)醫(yī)生同時(shí)開前一個(gè)批號(hào)的一支，最后一個(gè)藥房要發(fā)的藥品就會(huì)出現(xiàn)庫(kù)存不足無法發(fā)藥或者負(fù)庫(kù)存。
（2）藥品實(shí)物流與信息處理電子流脫節(jié)
醫(yī)院藥品管理財(cái)務(wù)關(guān)注焦點(diǎn)與藥品流質(zhì)量控制脫節(jié)。目前大多數(shù)醫(yī)院在財(cái)務(wù)管理上采用的是成本核算法，即核算存貨發(fā)出成本和結(jié)存成本的方法。與之相適應(yīng)的是財(cái)務(wù)、保管人員往往只關(guān)心三種狀態(tài)：購(gòu)進(jìn)、出庫(kù)、在庫(kù)的價(jià)格，雖然有數(shù)量的管理，信息系統(tǒng)也只是參考對(duì)賬的依據(jù)。發(fā)藥崗位人員僅關(guān)注所發(fā)藥藥品的金額否與出庫(kù)、收款一直，那么醫(yī)療質(zhì)量所關(guān)注的批次、批號(hào)、效期、生產(chǎn)廠家等屬性往往就被忽略了。粗放的進(jìn)銷存管理造成電子流復(fù)雜多樣的信息處理與實(shí)際藥品流轉(zhuǎn)之間的脫節(jié)，導(dǎo)致信息庫(kù)存窗口記錄雜亂無章，與庫(kù)存記錄相關(guān)的出庫(kù)操作效率就會(huì)降低 ，盤點(diǎn)、計(jì)劃采購(gòu)、計(jì)劃申領(lǐng)等都帶來一系列的問題
3 設(shè)計(jì)思路
筆者多年的調(diào)查實(shí)踐，在與藥劑庫(kù)管、會(huì)計(jì)多年的交流中，深刻體會(huì)到崗位不同，關(guān)注的焦點(diǎn)很大的差異，造成His系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)與應(yīng)用之間的矛盾。如何能將藥品物的管理從粗放型中解放出來，做到信息電子流與實(shí)物流一直，最大限度地處理藥品庫(kù)存窗口，既能實(shí)現(xiàn)真正意義上的賬、實(shí)相符，達(dá)到實(shí)庫(kù)存管理模式目的，同時(shí)又兼顧醫(yī)療質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)患者用藥可追溯的信息化管理。
為此，引入藥品條形碼技術(shù)，在入、出庫(kù)，藥房發(fā)藥窗口等藥品實(shí)物流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)，通過條形碼掃描技術(shù)驗(yàn)證發(fā)藥藥品信息。
4 設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
4.1 規(guī)范藥品信息維護(hù) 藥品字典（YK_YPZD）藥品基本信息維護(hù)除了包括名稱、規(guī)格、單位、藥庫(kù)、藥房包裝等基本信息外，我們?cè)谳斎氪a（拼音碼、簡(jiǎn)碼）的基礎(chǔ)上增加了條形碼的字段。根據(jù)我國(guó)現(xiàn)有的藥品包裝條形碼，批號(hào)不同的生產(chǎn)廠家相同的同一藥品，其條形碼是一樣的。因此藥品條形碼維護(hù)時(shí)，生產(chǎn)廠家不同的藥品維護(hù)兩個(gè)記錄，就計(jì)算機(jī)而言，生產(chǎn)廠家不同的藥品ID是不同的。見表1
表1 同種產(chǎn)地不同藥品維護(hù)記錄
4.2 條形碼的設(shè)計(jì)規(guī)則
本系統(tǒng)考慮成本、醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)用的實(shí)際以及兼容現(xiàn)有藥品包裝條碼技術(shù)，我們采用一維條形碼技術(shù)。
藥品條形碼的設(shè)計(jì)原則，YK_YPZD.藥品ID+其他，形成一維條形碼。西、成藥條形碼形成考慮未來與外部環(huán)境的接軌，全部采用現(xiàn)有包裝的條形碼，維護(hù)藥品基本屬性時(shí)，在藥品字典（YK_YPZD）掃描維護(hù)條形碼屬性。見表2：
表2 藥品條形碼示例
4.3 藥庫(kù)藥品實(shí)庫(kù)存模式設(shè)計(jì)
總體思路
庫(kù)藥品實(shí)庫(kù)存模式的總體設(shè)想是實(shí)現(xiàn)藥品的批次管理，這里實(shí)現(xiàn)藥品批次管理的核心思路是將對(duì)藥品的管理細(xì)化到每一個(gè)批次而非僅僅是批號(hào)，對(duì)不同批次藥品采取單獨(dú)計(jì)價(jià)和核算成本，打破傳統(tǒng)的成本核算法籠統(tǒng)計(jì)算利潤(rùn)的模式，真實(shí)提取不同批次藥品的利潤(rùn)率，計(jì)算出藥品購(gòu)銷的真實(shí)利潤(rùn)水平。圖2 批次條碼生成流程
設(shè)計(jì)方法
在藥庫(kù)藥品入庫(kù)數(shù)據(jù)表，增加入庫(kù)批次字段，系統(tǒng)對(duì)每次進(jìn)貨都以單獨(dú)的記錄保存藥品基本信息、進(jìn)貨批次信息 。在打印入庫(kù)單時(shí)，同時(shí)打印藥品條形碼（信息字典條形碼字段+本次入庫(kù)批次）作為本批次藥品條形碼，由庫(kù)管人員進(jìn)行粘貼。見流程(圖2)。
圖3 出庫(kù)流程
4.4 藥房藥品實(shí)庫(kù)存模式設(shè)計(jì)
總體思路
藥房藥品實(shí)庫(kù)存設(shè)計(jì)思想是藥房發(fā)藥流對(duì)應(yīng)批次明細(xì)表，明細(xì)表分別根據(jù)藥品的不同產(chǎn)地 、不同批次保存藥品的不同進(jìn)貨價(jià)格 、零售價(jià)格 、藥品的批號(hào) 、效期等。而對(duì)于醫(yī)院臨床醫(yī)生、護(hù)士站或者收款等提供批次鎖定功能，從而保證批次的唯一性。這就是藥品實(shí)庫(kù)存管理模式的一大創(chuàng)新，從而解決了藥品實(shí)現(xiàn)批次管理，對(duì)于同一藥品多條記錄造成藥品處方、醫(yī)囑造成的由于選擇該條記錄缺藥導(dǎo)致臨床信息處理的煩惱，大大解決了醫(yī)院當(dāng)前藥品信息管理帶來的煩惱。
設(shè)計(jì)方法：
藥品在藥房的庫(kù)存設(shè)計(jì)兩個(gè)表，其中藥房藥品庫(kù)存明細(xì)表（YF_YPKCMX）字段：藥品ID、名稱、規(guī)格、單位、產(chǎn)地、批號(hào)、進(jìn)
貨價(jià)、零售價(jià)、效期、條形碼
藥房庫(kù)存表（YF_YPKC）：藥品ID、名稱、規(guī)格、單位、零售價(jià)。 各工作站發(fā)出的領(lǐng)藥申請(qǐng)取自YF_YPKC表，寫入患者用藥信息明細(xì)表，藥房發(fā)藥時(shí)根據(jù)傳遞來的藥品ID關(guān)鍵字，掃描條碼讀出YF_YPKCMX內(nèi)的藥品ID，兩關(guān)鍵字段藥品ID只要相等，分別減兩庫(kù)存，同時(shí)將該條碼對(duì)應(yīng)的批次條形識(shí)別碼字段寫入患者用藥明細(xì)。
圖4 藥房藥品流程
5 總結(jié)
5.1 本文創(chuàng)新點(diǎn)
本文在技術(shù)實(shí)現(xiàn)上兩個(gè)創(chuàng)新點(diǎn)：
一個(gè)是引入批次識(shí)別條形碼技術(shù)。藥品實(shí)庫(kù)存管理是一個(gè)新鮮的概念，沒有成形的道路可供參考。根據(jù)筆者多年的經(jīng)驗(yàn)和查閱大量的藥品管理的文章以及與同行的交流中，藥品要實(shí)現(xiàn)批次管理，僅靠信息系統(tǒng)軟件模型是不可能實(shí)現(xiàn)的，必須做到藥品物的流轉(zhuǎn)的電子化，識(shí)別物的流轉(zhuǎn)靠的就是條碼識(shí)別手段，架起物流、電子流之間的橋梁，達(dá)到實(shí)庫(kù)存管理模式的目的。本課題就是在藥品驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)，根據(jù)事先設(shè)定的藥品條碼屬性生成新的藥品批次識(shí)別條形碼，引入該批次識(shí)別條形碼字段，藥品在全院的流轉(zhuǎn)既能賬實(shí)相符、又能達(dá)到質(zhì)量可追溯。
另一個(gè)創(chuàng)新點(diǎn)就是藥房庫(kù)存設(shè)立兩個(gè)表，一個(gè)批次明細(xì)表，另一個(gè)是鎖定批次表。鎖定批次表面向各工作站（處方、醫(yī)囑），根據(jù)藥品ID關(guān)鍵字，將批次識(shí)別條形碼寫入患者對(duì)應(yīng)的明細(xì)表。
管理模式創(chuàng)新：打破傳統(tǒng)的成本核算的籠統(tǒng)算法，創(chuàng)新實(shí)庫(kù)存管理模式
5.2 應(yīng)用效果分析
通過實(shí)庫(kù)存管理，可以增強(qiáng)藥房的自我監(jiān)督功能。（1）采用實(shí)庫(kù)存管理后，醫(yī)院再也不用三月一次盤點(diǎn)，盤點(diǎn)每天都可以進(jìn)行，可以很方便地查詢每一個(gè)藥的理論庫(kù)存是多少，少一粒、多一�；蝈e(cuò)發(fā)一粒藥馬上在日?qǐng)?bào)表中體現(xiàn)，而且能定位到是在哪一貨柜哪一種藥在哪些環(huán)節(jié)上出了問題。（2）實(shí)現(xiàn)藥品實(shí)庫(kù)存管理后，為藥劑科與財(cái)務(wù)科的藥品收支數(shù)據(jù)核對(duì)提供了方便，數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確明細(xì)。（3 ）實(shí)庫(kù)存管理的實(shí)施，使工作流程更加簡(jiǎn)捷，有利于各部門日常工作的順利開展和管理，藥房的發(fā)藥差錯(cuò)率也會(huì)大幅度的降低，更重要的是大家增強(qiáng)了工作責(zé)任心。
參考文獻(xiàn)
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