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知識經(jīng)濟(jì)時代檔案管理研究
伴隨著知識經(jīng)濟(jì)時代到來的還有電子信息的普及。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時代的到來意味著檔案館藏資料也應(yīng)該盡快朝著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)化。
【摘要】
隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，知識的力量正在逐漸改變傳統(tǒng)檔案管理的工作模式。信息技術(shù)的使用，能夠大幅度提高檔案管理的效率及準(zhǔn)確性，改變傳統(tǒng)檔案管理中存在的弊病。面臨著知識經(jīng)濟(jì)時代的新形勢，檔案管理工作必須成為專業(yè)化的知識，形成完善的管理系統(tǒng)，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的長足發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】
知識經(jīng)濟(jì);新形勢;檔案管理
當(dāng)前，知識經(jīng)濟(jì)已經(jīng)極大的改變了人們的思維方式，也對檔案管理的水平提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理存在著很多不足，已經(jīng)不能滿足知識經(jīng)濟(jì)時代里管理檔案的需求。因此，檔案管理工作必須順應(yīng)時代的發(fā)展，在管理方法、管理水平上進(jìn)行突破，才能取得有效的管理成果。本文簡單分析了知識經(jīng)濟(jì)時代下，檔案管理應(yīng)該如何提高工作效率。
一、知識經(jīng)濟(jì)時代下的檔案管理
知識經(jīng)濟(jì)是一種全新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，它主要是通過智力資源、科技資源來影響日常的生活與生產(chǎn)。知識經(jīng)濟(jì)時代的到來改變了經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主流模式，也給傳統(tǒng)的檔案管理帶來了大量的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。而檔案事業(yè)本身就是知識事業(yè)中的一部分，受到知識經(jīng)濟(jì)形態(tài)的影響更為明顯。檔案作為知識信息的作用得到了更多的重視。檔案是一種有效的信息資源，它把人類活動中的實踐以信息的方式保存下來，并且能夠以知識的形式傳播、用于生產(chǎn)。檔案管理是整合信息資源的有效手段。在知識經(jīng)濟(jì)時代里，檔案管理的方式發(fā)生了根本性的變化，但其社會功能并沒有下降，反而有所上升。
檔案管理以系統(tǒng)的方式滲透在各級單位與機(jī)構(gòu)中，形成了對整個社會變遷的一個整體反映。不管是商貿(mào)合同，還是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，都需要使用檔案信息。面對新的時代，傳統(tǒng)檔案管理的弊端開始不斷顯現(xiàn)，不僅影響了檔案管理的效率，也阻礙了檔案社會功能的全面發(fā)揮。一方面，以前的檔案管理大多是以人工方式進(jìn)行的，容易出錯且管理效率十分低下。管理人員往往需要花費很大的精力來進(jìn)行檔案的歸類、整理、存檔等工作，會造成大量人力資源的浪費。這與知識經(jīng)濟(jì)時代的電子信息技術(shù)是格格不入的。
另一方面，傳統(tǒng)的檔案管理大多以紙質(zhì)檔案為主，而紙質(zhì)資料經(jīng)過多次使用和時間的變遷之后，很容易發(fā)生損壞。而且紙質(zhì)檔案需要耗費大量的紙張，占用大量的空間，不符合現(xiàn)代社會節(jié)能減排的生產(chǎn)理念。實體管理的方式多強(qiáng)調(diào)對檔案信息的分類和存放，而缺乏對檔案信息的整合利用。這樣一來檔案就只是作為一種歷史記載，難以為實踐提供可靠的參考。
二、檔案管理如何適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代
檔案管理作為一種知識資源，應(yīng)當(dāng)在社會生產(chǎn)中發(fā)揮積極的創(chuàng)造性作用。但是當(dāng)前的檔案管理工作還存在著問題。因此，檔案管理工作必須立足自身，不斷優(yōu)化升級，才能適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)的新形勢。具體來說，知識經(jīng)濟(jì)時代的檔案管理工作應(yīng)該做出以下努力:
(一)重視人才培養(yǎng)
檔案管理必須面對全新的管理形勢，其中既包括管理技術(shù)的變化，同時也包括了社會對檔案管理要求的變化等因素。但是不管情況如何變化，對專業(yè)人才的要求始終是完善檔案管理中不可或缺的一部分。以往的檔案管理工作都將重心放在資料實體上，而忽視了對人才潛能的激發(fā)。人力資源也是檔案管理中重要的推動力，培養(yǎng)一批具有專業(yè)檔案管理知識、且思想素質(zhì)好、專業(yè)實踐能力強(qiáng)的人才，能夠極大的促進(jìn)管理工作效率的提升。
因此，知識經(jīng)濟(jì)時代里，檔案管理工作必須重視對人才的培養(yǎng)。具體來說，檔案管理首先要求管理人員必須擁有良好的思想道德品質(zhì)，能夠本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，懷揣著對工作的熱情來仔細(xì)呵護(hù)檔案資料。這就要求管理人員在思想上認(rèn)識到檔案管理的重要性，樹立服務(wù)型的管理理念。同時，檔案管理要求工作人員具備專業(yè)的管理知識，并且能夠?qū)⒗碚撝R與實踐操作相結(jié)合，不斷積累檔案管理的經(jīng)驗，不斷學(xué)習(xí)。為此，檔案管理部門需要在人力開發(fā)中注重吸收引進(jìn)優(yōu)秀的人才，給予優(yōu)秀人才學(xué)習(xí)的機(jī)會和上升的平臺，在實踐中尊重人才、激發(fā)人才的創(chuàng)造性和潛能。也需要建設(shè)相應(yīng)的人才管理制度來吸引外來人才、提升內(nèi)部人才，以制度來激發(fā)管理人員的工作積極性。
(二)創(chuàng)新管理模式
知識經(jīng)濟(jì)時代下，檔案管理的模式必須進(jìn)行改變和創(chuàng)新，才能提高管理的效率，滿足現(xiàn)代檔案管理工作的需要。以前的檔案管理十分重視檔案資料的數(shù)量，常常以硬件設(shè)備和資料的多少來評價檔案管理的水平。但是在知識經(jīng)濟(jì)時代里，如果只擁有大量的檔案資料和檢索設(shè)備還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，必須在保證檔案信息數(shù)量與質(zhì)量的前提下，優(yōu)化檔案管理的技術(shù)和方法，使檔案信息能夠轉(zhuǎn)化為有價值的、動態(tài)的信息資源，為社會生產(chǎn)提供服務(wù)。
檔案管理模式的創(chuàng)新是針對以前老舊的管理模式而言的。在知識經(jīng)濟(jì)時代里，封閉的管理模式只會阻礙檔案事業(yè)的發(fā)展，只有面向市場、面向服務(wù)才能真正實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化升級。這就要求檔案管理必須能夠有效整合資源，深度開發(fā)信息資源的價值。各管理部門之間應(yīng)該加強(qiáng)溝通與聯(lián)系，主動與外界進(jìn)行聯(lián)系，積極向有需要的人群推薦信息、提供服務(wù)，從而共同形成檔案管理的規(guī)模效應(yīng)。當(dāng)然，擴(kuò)充檔案資源也是十分重要的工作。現(xiàn)代社會對于資源信息量的需求與日俱增，如果不能及時補(bǔ)充完善檔案資源的儲量，就不能很好的適應(yīng)市場的需求。因此，大量原始檔案信息資料的積累對于檔案管理工作來說也是不容忽視的。
(三)轉(zhuǎn)變發(fā)展理念
知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，也意味著傳統(tǒng)檔案事業(yè)的發(fā)展模式成為了落后的理念。想要在激烈的市場競爭中不斷勝出，則檔案管理也必須更新理念，轉(zhuǎn)變模式。一方面，檔案管理工作應(yīng)該以知識經(jīng)濟(jì)時代的市場變化為基礎(chǔ)，對自身的發(fā)展理念進(jìn)行反思。不能始終保持僵化固執(zhí)的發(fā)展思路，將檔案管理僅僅視為一種信息載體。而應(yīng)該學(xué)習(xí)開放包容的發(fā)展理念，將檔案管理與社會生產(chǎn)結(jié)合起來，加強(qiáng)檔案管理的實用性既能充分發(fā)揮檔案信息的價值，也能以實踐為基礎(chǔ)積累更多的檔案信息，從而完善檔案管理體系。另一方面，檔案管理的發(fā)展模式也是改革創(chuàng)新的重點。依靠人才驅(qū)動和科技驅(qū)動的檔案管理，應(yīng)該成為改革的前進(jìn)方向。在研究和運(yùn)用中，應(yīng)該發(fā)揮主觀能動性，使發(fā)展模式符合知識經(jīng)濟(jì)的時代特征。只有在實踐中不斷調(diào)整自身的發(fā)展模式，才能實現(xiàn)檔案管理事業(yè)的根本轉(zhuǎn)變，由受制于時代因素的境況變?yōu)樯朴诶脮r代的機(jī)遇。
(四)實現(xiàn)信息化管理
伴隨著知識經(jīng)濟(jì)時代到來的還有電子信息的普及。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時代的到來意味著檔案館藏資料也應(yīng)該盡快朝著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)化。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料局限性過大，容易阻礙信息的流通和使用。將傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案資料盡可能轉(zhuǎn)化為電子文件和數(shù)字信息，能夠吸引更多人群的目光，從而激發(fā)更大的市場。這就要求檔案管理必須盡快實現(xiàn)信息化管理，建立龐大的檔案數(shù)據(jù)庫，以供人們使用。信息化的檔案管理方式不僅節(jié)約了大量的紙質(zhì)資源，減少了對生態(tài)環(huán)境的破壞，也有利于改善檔案管理工作中人員繁雜但效率低下的問題。
利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)還可以建立起區(qū)域性的大規(guī)模檔案共享平臺，使各檔案部門存放的信息能夠作為一種生產(chǎn)動力、決策參照運(yùn)用到實踐中去，從而產(chǎn)生更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。共享型的區(qū)域管理網(wǎng)絡(luò)提高了檔案資源的利用效率，人們可以按照需要快速便捷地調(diào)取所需的檔案信息。同時電子網(wǎng)絡(luò)還能夠通過與圖書館、公眾查詢平臺等信息平臺的連接，使檔案信息與其他信息融合成為新的信息系統(tǒng)。這既符合知識經(jīng)濟(jì)時代對資源共享的要求，也是實現(xiàn)檔案信息全方位利用的有效手段。
【參考文獻(xiàn)】
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