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試論電子商務(wù)理念在數(shù)字檔案館服務(wù)中的理論與實踐
摘要:本文對電子商務(wù)理念在數(shù)字檔案館服務(wù)中的理論與實際應(yīng)用做了簡要探討。
關(guān)鍵詞:電子商務(wù) 數(shù)字檔案館服務(wù)
1、電子商務(wù)理念與數(shù)字檔案館服務(wù)
1.1 電子商務(wù)
1.1.1 電子商務(wù)的概念與模式 在英文中主要有兩個詞與電子商務(wù)相對應(yīng):EB(electronicbusiness)、EC(electronic commerce)。EB稱廣義的電子商務(wù)(亦稱電子業(yè)務(wù)或電子商業(yè)),由IBM公司于1997 年第一次正式使用,是許多IT企業(yè)和學者支持的觀點。EC稱狹義的電子商務(wù)(亦稱電子交易),在世界貿(mào)易組織(WTO)及其成員國討論電子商務(wù)的政策性文件中就使用EC。
1.1.2 與傳統(tǒng)商務(wù)相比,電子商務(wù)的優(yōu)勢 第一,交易虛擬化通過Internet為代表的計算機,整個交易全部都是虛擬化設(shè)置。利用互聯(lián)網(wǎng)進行貿(mào)易往來,雙方負責人自貿(mào)易談判、簽約再到確定交易等一系列程序,不再需要當面進行,均可利用計算機互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)。第二,降低了交易的成本。我們用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息傳遞所產(chǎn)生的費用比電話、信件、傳真所支出要低的多。而且電子商務(wù)還可以減少一些之前傳統(tǒng)商務(wù)所必要的開支,如:中介費、信息成本、文件處理費、廣告服務(wù)費、印刷費、傳播費、還有店面的租金費等。第三,減少中間不必要因素。傳統(tǒng)貿(mào)易方式的費用過高、安排速度慢、容易出現(xiàn)誤差等缺陷已經(jīng)不存在。同時,電子商務(wù)很大程度上縮短了交易的時間,使交易雙方可以直接進行貿(mào)易往來,所以,在某種概念上改變了社會經(jīng)濟整體運行的方式。使整個交易過程更加方便快捷有效。第四,交易的透明化。在整體交易過程中,交易雙方從洽談、簽約到貨款的支持、交貨通知等都在電子屏幕上有所顯示,雙方可清晰看到,所以顯得比較透明化。
1.1.3 數(shù)字檔案館服務(wù)概述 何為數(shù)字檔案館信息服務(wù)呢,是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,數(shù)字檔案館利用計算機、通訊以及網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)來完成檔案信息采集、處理、存儲、傳遞以及提供利用等活動,從而達到“為檔案信息用戶提供所需數(shù)字檔案信息產(chǎn)品和服務(wù)、滿足檔案信息用戶解決現(xiàn)實問題的檔案信息需求”這一目的的過程。
1.1.4 電子商務(wù)理念對數(shù)字檔案館服務(wù)的影響 電子商務(wù)是從傳統(tǒng)模式向網(wǎng)絡(luò)模式轉(zhuǎn)化的最終產(chǎn)物,帶來了現(xiàn)代辦公模式的變化,也是人類進行社會實踐活動的補充力量所在。這種信息化和電子化趨勢在檔案管理工作中產(chǎn)生了很有價值的影響意義,同時也給人類帶來了方便。數(shù)字檔案館中的電子商務(wù)有一明顯的行業(yè)特性,它依靠網(wǎng)絡(luò)來進行數(shù)字化信息的搜索、保存以及傳遞,提供信息、收付資金、以及傳遞商品在這一過程中不可避免地存在著。
1.2 數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)活動的開展與實施
利用電子商務(wù)的支持,數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)活動方能得以順利開展與實施。數(shù)字檔案館提供了一項自動化程度很高的網(wǎng)絡(luò)作業(yè)環(huán)境,這就必然要充分利用網(wǎng)絡(luò)的高效率來提供相應(yīng)的服務(wù)。在電子商務(wù)解決方案的支持下,利用電子商務(wù)交易系統(tǒng)來開拓業(yè)務(wù)工作的范疇、優(yōu)化數(shù)字檔案館的業(yè)務(wù)流程,從而提高了服務(wù)質(zhì)量以及工作業(yè)務(wù)的水平。
1.3 數(shù)字檔案館中電子商務(wù)服務(wù)的意義
電子商務(wù)所特有的開放性、高效性、以及互動性改變了檔案信息的相對封閉狀態(tài)。數(shù)字檔案館利用電子商務(wù)來實現(xiàn)檔案信息服務(wù)的商品化、市場化。電子商務(wù)提高檔案信息化發(fā)展的速度,更直接更方便的使檔案利用者與檔案管理工作者交流,其收益還可以彌補檔案館以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金欠缺,讓二者能充分利用現(xiàn)有條件來實現(xiàn)技術(shù)和設(shè)備的提高,以提供優(yōu)質(zhì)的社會服務(wù)。
2、數(shù)字檔案館中的電子商務(wù)
2.1 數(shù)字檔案館通過電子商務(wù)增加了商機和活力。數(shù)字檔案館通過電子商務(wù),擁有了“事業(yè)性”、“公益性”、“福利性”等特點,強調(diào)具有社會效益的比較傳統(tǒng)性的檔案館所特有的信息服務(wù)形式,已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展。突破了老形式化體制,從而提高服務(wù)效率,進化操作流程,這些因素是檔案館生存與發(fā)展的必要保證,也是宗旨所在。我們都知道,商務(wù)聯(lián)機數(shù)據(jù)庫擁有著互聯(lián)網(wǎng)上最有價值的信息資源,用戶只需要具備一定的經(jīng)濟支付能力,之后系統(tǒng)所帶來的簡便、快捷、高效等特性是過去傳統(tǒng)意義上的檔案館無法比擬的。
2.2 數(shù)字檔案館中的電子商務(wù)服務(wù)方式
2.2.1 繳費查檔:這是目前數(shù)字檔案館所提供的一項比較頻繁的電子商務(wù),它需要客戶繳納一定的費用,方能獲得查閱使用數(shù)字檔案館內(nèi)部的一些數(shù)據(jù)的資格與權(quán)利,從而滿足客戶查閱需求。
2.2.2 在線交易:所謂數(shù)字檔案館的在線交易,是指數(shù)字檔案館利用網(wǎng)絡(luò)所進行的時時交易等銷售行為。比如,可以利用網(wǎng)絡(luò)向用戶出售電子檔案信息、音像制品、檔案編研成果、編輯成冊的相關(guān)資料、個性化產(chǎn)品等在線服務(wù)。
2.2.3 聯(lián)合編目:指的是各大中小型檔案館聯(lián)合編制的程序,里面有各檔案館自己擁有的資源,然后上傳保存到中心數(shù)據(jù)庫,或者從中心數(shù)據(jù)庫下載所需要的檔案資源,從而記錄收納到本地的數(shù)據(jù)庫,來組織編制各種類別、載體的聯(lián)合目錄,從中所產(chǎn)生的費用都是通過網(wǎng)絡(luò)來進行交易的。聯(lián)合編目使檔案資源的共享更加有效得實現(xiàn)。
2.2.4 增值服務(wù):檔案館的查詢、編研等工作需要非常專業(yè)技術(shù),把館藏資源文化利用網(wǎng)絡(luò)進行編織整合,使各類用戶的特定需求更加有效地得到滿足,而且能運用本身的網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢、檢索技術(shù)、跨行業(yè),跨專業(yè)地進行查檔,該項成果凝聚了全體檔案工作人員的勞動與智慧,也就是所謂的增值信息。如果運用電子商務(wù)服務(wù),
這種增值服務(wù)還會擁有更加廣闊的空間可以進行開拓發(fā)展,有著很大的潛力市場可開拓。
3、電子商務(wù)理念在數(shù)字檔案館服務(wù)中的應(yīng)用
如今,在市場經(jīng)濟不斷發(fā)展的社會里,電子信息是一項非常重要的商品。信息服務(wù)必須向著商業(yè)化的方向大力發(fā)展。在如此廣泛的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件下,信息服務(wù)所特有的“廣泛性”、“充分性”、“實時性”、“精確性”,比以往的傳統(tǒng)模式更具特色。其一,它能打破信息的壁壘,進一步朝著理想市場環(huán)境方向發(fā)展,建設(shè)以用戶為中心的個性化服務(wù);其二,它更加有助于商務(wù)流程透明化的形成。數(shù)字檔案館信息服務(wù)要想實現(xiàn)電子商務(wù)化,就必須要把3方面與檔案業(yè)務(wù)過程相關(guān)的系統(tǒng)緊密集成,而且要把它們?nèi)窟\用于互聯(lián)網(wǎng),這3各方面就是“用戶關(guān)系管理系統(tǒng)”、“信息管理系統(tǒng)”和“資源規(guī)劃管理系統(tǒng)”等。使用戶通過互聯(lián)網(wǎng),與檔案館的工作人員,內(nèi)外互動,做到實時信息交流以及知識間的共享。通過檔案館信息鏈的整體結(jié)合,使得用戶與檔案人員從單的渠道就可以訪問到所需要的信息,然后再利用這些信息做出合理的業(yè)務(wù)決策,達到最后執(zhí)行決策,這樣一來就給用戶提供了一項定向的、全方位的服務(wù),同時,使檔案館內(nèi)部員工知識得到創(chuàng)新,共享得到充分實現(xiàn),從而達到贏得商務(wù)機會并創(chuàng)造經(jīng)濟效益的目的?傊瑑H管我國數(shù)字檔案館在建設(shè)完善過程中不斷地引進電子商務(wù)的一些服務(wù),可是和國外的數(shù)字檔案館建設(shè)仍然存在較大的距離。所以,我們需要把我國的數(shù)字檔案館建設(shè)在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上不斷去完善,借鑒國外數(shù)字檔案館建設(shè)專業(yè)經(jīng)驗,提高我國檔案人員的專業(yè)技術(shù)水平,以及檔案館的管理水平,進一步完善管理制度,在檔案館部門自身努力地基礎(chǔ)上,加上全社會的共同努力,讓我國數(shù)字檔案館的用戶充分享受更加完善、方便快捷的電子商務(wù)服務(wù)。
參考文獻:
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