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計算機技術在辦公自動化中的應用分析論文
摘要：隨著信息技術的不斷發展，計算機技術的應用也越來越廣泛，給人們日常工作和學習帶來了極大的便利。計算機技術和網絡技術應用到現代企業中，實現了辦公自動化發展，優化了企業辦公管理組織結構，提高了信息的存儲、處理以及分析的工作效率，為辦公室人員的日常工作提供了便利。文章研究了辦公自動化中計算機技術的應用，為提高辦公效率和管理水平提供了可靠的技術支持和依據，具有十分重要的現實意義。
關鍵詞：計算機技術；辦公自動化；技術應用；數據分析
1 概述
辦公自動化通俗來講，是通過計算機技術，構建一個科學合理的、具備辦公自動化屬性功能的信息處理系統，實現提高企業辦公效率的目的。工作人員通過借助計算機相關設備，對信息進行加工、處理和存儲等，同時實現信息的有效傳遞。
辦公自動化的構成要素有：
�。�1）工作人員。這是辦公自動化的首要要素，盡管工作人員的職位部門不同，但都要使用辦公軟件，對操作系統有一定的了解，才能實現高效辦公。
�。�2）企業組織結構。這是實現辦公自動化的第二要素，公司的組織架構決定了辦公模式，而不同的辦公模式所使用的辦公軟件自然也不同，一般現代化的企業會根據公司特點開發適合自己的辦公自動化系統。
�。�3）企業制度。計算機系統的自動約束系統是根據企業制度進行設置的，自動化約束制度為辦公工作的順利實施提供保障。
�。�4）信息通信技術。企業部門之間分工不同，一般情況下各司其職，但有需要部門協同的工作就需要保障信息溝通及時有效，信息通信技術將彼此獨立的辦公系統統一起來，實現部門之間資源共享，互通互聯，提高工作效率。
�。�5）信息。信息是辦公自動化的處理對象，辦公工作就是圍繞信息展開的。
（6）辦公環境。辦公自動化改變了以往的辦公環境，打破了時空對工作的限制，計算機技術的使用拓展了辦公時空。
2 計算機技術在辦公自動化中應用的重要意義
2.1 有效降低企業辦公成本
傳統辦公條件下，辦公成本較高，需要消耗大量的人力、設備、辦公用具等，隨著工作量的不斷加大，需要投入的成本也成倍地增長。近年來，隨著計算機技術的發展，在辦公自動化中應用計算機信息網絡技術，傳統文件流轉、信息交互、文件審批等辦公流程完全可以基于網絡展開，實現“無紙化”辦公。計算機技術減少了傳統辦公過程中所需的部分人力、設備開支，并且可以重復利用，大幅度降低了辦公成本，有利于實現集中化辦公。
2.2 有效提升辦公效率
計算機技術的應用大大提高了企業辦公效率，尤其是在文件的編輯、數據查找、統計分析等方面具有非常明顯的優勢，同時對于文件的審批和修改意見也能及時反饋并處理，跨越了空間和時間的限制，大幅度提升整個辦公過程的準確度以及效率。近年來各種信息系統的出現就是高效利用計算機網絡和辦公自動化技術的典型代表，未來一站式辦公、跨系統辦公，是解決當前“數據孤島”問題的關鍵，是有效實現信息橫向、縱向交流的重要途徑，也是將來辦公自動化發展的總趨勢。
2.3 優化辦公環境
傳統辦公環境中需要放置大量的存儲文件、管理檔案等的辦公設施，有限的辦公空間顯得相對緊湊，隨著計算機辦公自動化技術的應用，文件僅僅需要在網絡上進行遠程存儲（或備份）或者在本地硬盤上進行存儲即可，計算機主機、打印機以及網絡成為主流的辦公配置，整個辦公環境簡約和現代化，多余的辦公空間可以擺放盆景等，起到舒緩辦公壓$的作用，辦公空間得到優化，有助于放松辦公人員心情，提高辦公效率。
2.4 激發辦公創造力
應用計算機辦公自動化技術，辦公人員既可以按照標準化的辦公流程進行作業，也可以根據工作需要進行自主化的辦公設計，尤其在一些辦公自動化軟件和網絡的應用過程中，只要按照既定的設計步驟進行應用即可完成相應的流程，不必拘泥于傳統的條框，辦公人員可以投入更多的精力專注于業務，有助于思想意識的解放，提高辦公積極性，實現工作的創新[1]。
3 計算機技術在辦公自動化中的具體應用
3.1 文字處理
文字處理作為計算機技術應用過程中的較為常見的一種形式，在辦公自動化中占有極為重要的地位。文字處理包括文件的編輯、格式處理、修訂等內容，日常辦公中較為常用的計算機軟件有WPS，Microsoft Office，Notepad++等。但是近年來隨著客戶端技術的不斷成熟，利用在線網頁技術處理文本內容已經成為辦公的主流趨勢，尤其是文字處理中要求較為嚴格的公文處理以及特殊文字處理，公文處理對于文字格式、字體應用等都有著嚴格的要求，具有較強的權威性；而特殊文字處理包括財務文字以及行業性較強的業務文字處理，同樣為實現標準化和統一化，對于文本的樣式等都有一定的要求。熟練掌握文字處理技術，是在辦公自動化中應用計算機技術的基本要求，是每一位辦公人員都應具備的基本技能。
3.2 圖形、圖像和表格處理
相較于文字而言，圖形、圖像以及表格的處理相對較少，但也是常見的辦公應用，對于圖形、圖像處理而言，最為基本的要求就是準確和完整，能夠反映作者的本意，以一種更加形象的表達形式來表述信息的含義。表格處理則是一種具有一定規律數據的表述形式，通過相對統一的格式，清楚反映出信息之間的對比性和聯系性，相較于文字表述更具針對性，在表格數據處理過程中對于數據的準確性要求較高。圖形、圖像以及表格處理中，顏色配比、比例搭配等都是極其關鍵的，熟練掌握其處理技術需要大量地練習和應用。
3.3 計算機通信
計算機通信技術是以資源共享和數據傳輸為基本目的的信息技術，在辦公過程中常見的計算機通信技術包括局域網通信、互聯網通信兩大類，局域網通信通常局限于本地網絡或者部門網絡之間，通過局域網軟件如IPmsg、飛秋等進行信息溝通和文件交換，用于替代傳統人工形式的文件和信息流傳，效率和速度相對較高；而互聯網通信技術在辦公環境中的應用，常見的技術包括郵件技術、即時通信技術等，其中郵件技術作為辦公條件下應用最為普遍的通信技術，實現了信息和文件的遠程交換，成本極低。近年來推出的即時通信工具如微信、QQ等也是辦公條件下常用的通信工具。除此之外，還有一些如Tenet工具登錄遠程桌面系統等應用，在一些特殊的辦公場所也經常使用。
3.4 數據處理
數據處理包括數據生成、傳輸、存儲以及利用，數據生成顧名思義是各種原數據的產生過程，其中主要包括文字錄入、視頻采集、語音與圖片數據生成等。數據傳輸則是借助于計算機通信技術在網絡之間進行傳輸，數據存儲是極其關鍵的部分，包括文件存儲、數據庫存儲以及云端存儲等形式，相較而言文件一般保存于本地，資源利用率較低，而數據庫存儲是一種格式化存儲形式，保密性、數據完整性以及可用性都有了較大的提升，同時，還可以借助于數據分析工具進行數據的定量分析，是目前各類信息系統存儲數據的基本形式，而云存儲通過將數據存儲于云端設備，能夠大幅提升數據的可靠性。計算機技術在辦公自動化中的應用本質就是各類數據的處理，處于核心地位。
3.5 視頻會議
視頻會議是利用通信設備將本地會議終端與遠程會議終端進行通信，實現傳統意義上的會議功能，視頻會議能夠迅速傳達決策部署，節約會議成本，大幅度提升辦公效率，有助于跨區域、跨空間、跨部門的工作人員進行集體聯系，是近年來計算機技術在辦公自動化應用過程中較為典型的代表，在集團性辦公、區域型辦公等環境下得到廣泛應用。在日常辦公環境下，應用頻率相對較少，但也同樣是不可或缺的部分。
3.6 決策支撐
利用計算機技術輔助決策是當前流行的技術應用，其基本原理是基于數據統計分析，通過分析大量的業務數據，從而產生對數據模型的基本分析，決策和領導人員參考相關數據進行決策部署，這也是近年大數據應用的基本思路。計算機技術既可以提供決策支撐，同時，還可以針對服務對象、管理對象給出更科學的參考意見。除此之外，大數據分析還可以提供辦公流程、個性化辦公改進意見，為科學辦公、高效辦公提供參考，實現現代自動化辦公[2]。
4 辦公自動化的未來發展趨勢
隨著計算機、人工智能、網絡技術、控制技術的進步，辦公自動化將朝著智能化、微型化、快速化方向發展。計算機信息技術的功能由過去信息數據處理過渡到知識處理，知識庫將取代數據庫。其次，隨著計算機感知能力的增強、輸入輸出技術的進步，計算機更加人性化、智能化。語音識別、生物測定、光學識別、神經網絡等技術的發展，讓人機互動變得更加便捷。人工智能技術是這幾年的熱門技術，目前人工智能已開始應用在工作領域，比如很多銀行已開始用計算機取代人工咨詢服務臺，用戶根據自身的需求到自動柜臺拿號，然后根據號碼順序辦理業務�？茖W技術的進步促進了電子行業的快速發展，計算機外接設備更加小巧、輕便、集成化，未來計算機將朝著人性化、網絡化、智能化、綜合化方向發展，這將促使納米計算機、光計算機、超導計算機以及量子計算機的發展，到那時可能實現無人化辦公，辦公真正實現全自動化。
[參考文獻]
[1]張步峰.計算機技術在辦公自動化中的應用探析[J].數碼世界，2017（12）：414-415.
[2]張建華，王戰友.計算機信息技術融入辦公自動化應用的研究[J].通訊世界，2017（17）：57-58.
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