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提升國產(chǎn)ＥＲＰ軟件的系統(tǒng)競爭力芻探
資源計劃（ＥＲＰ）系統(tǒng)是一個根據(jù)訂單對企業(yè)范圍內(nèi)的資源進行規(guī)劃和財務(wù)核算的信息系統(tǒng)，包含了豐富的組織管理設(shè)置及其動態(tài)運作模式。本文主要ＥＲＰ系統(tǒng)中的組織模式設(shè)置及其動態(tài)運行，以便國產(chǎn)ＥＲＰ軟件公司借鑒國外ＥＲＰ軟件系統(tǒng)中的組織管理和管理功能，開發(fā)出功能全面、價廉物美的ＥＲＰ名牌產(chǎn)品。（一）
ＥＲＰ系統(tǒng)除了計劃管理的動態(tài)統(tǒng)一性和模擬預見性之外，在企業(yè)的組織管理模式上同樣具有組織結(jié)構(gòu)的靈活性和權(quán)責的透明性等特點。這主要由于在ＥＲＰ軟件系統(tǒng)設(shè)計時吸納了豐富的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)模式，通過系統(tǒng)配置可以對不同行業(yè)和不同規(guī)模的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)進行設(shè)置，然后結(jié)合財務(wù)系統(tǒng)、物料系統(tǒng)、生產(chǎn)計劃系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)和管理會計對不同組織層次上的資源進行計劃和核算，使得以銷售訂單貫穿起來的企業(yè)流程掛上不同的成本中心和活動成本，形成扁平化的網(wǎng)狀型動態(tài)組織運作模式。
例如，國際著名的ＥＲＰ軟件公司ＳＡＰ的Ｒ／３系統(tǒng)在企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置上不受企業(yè)規(guī)模的限制，小到一個銷售代理辦事處，大到一個跨國集團均可使用同一套財務(wù)軟件模塊和管理會計模塊，這主要是因為Ｒ／３系統(tǒng)內(nèi)部可以根據(jù)不同國家和地區(qū)的公司進行會計科目設(shè)置，依據(jù)要求進行法定會計合并。此外，Ｒ／３系統(tǒng)中財務(wù)會計的組織結(jié)構(gòu)和管理會計中的組織結(jié)構(gòu)是密切相關(guān)的，主要體現(xiàn)在會計科目表中的費用、收入和成本要素同時也是管理會計中的費用、收入要素，只不過管理會計中的科目設(shè)置對象比財務(wù)會計中的科目設(shè)置對象要靈活得多，如成本中心、面向成本規(guī)劃和分配的訂單、工程項目、采購訂單、工作分解結(jié)構(gòu)要素、物料、經(jīng)營領(lǐng)域等都可以設(shè)置為管理會計的科目。因此，當原始憑證中的會計要素輸入到財務(wù)會計中時，由于ＥＲＰ管理會計同時設(shè)置了內(nèi)部會計構(gòu)，這些原始憑證中的數(shù)據(jù)也同時被收集到管理會計的相應科目中。這樣一次性輸入的會計要素即多次被財務(wù)會計、利潤中心會計、成本要素會計等多次使用，既節(jié)約了人工，也保證了數(shù)據(jù)的一致性，為多維報表分析提供了數(shù)據(jù)來源。
在管理會計的組織設(shè)置上，中外ＥＲＰ軟件系統(tǒng)差別很大，可以說國產(chǎn)ＥＲＰ軟件還沒有組織設(shè)計這個環(huán)節(jié)。仍然以Ｒ／３為例，在管理會計中主要有三個組織層次：①成本控制范圍，是管理會計的最高組織單位，但是成本控制范圍位于總公司之下而高于分公司，一個成本控制范圍可以包含一個或者多個公司的成本控制，可以包含多個公司代碼，也支持多種貨幣，但是與此相關(guān)的公司代碼必須使用同一個會計科目表，也就是說一個總公司對外有統(tǒng)一的會計總報表，方便投資人了解企業(yè)的資產(chǎn)負債和損益情況。②投資中心、利潤中心、成本中心，為成本范圍管理下的企業(yè)部門。③作業(yè)類型，是管理會計中最基層的組織單元，是位于成本中心的基本核算要素。這是因為通過利用作業(yè)類型把成本中心中的作業(yè)價值核算進行了基本分類，是以市場的觀點來成本中心的作業(yè)價格，調(diào)整作業(yè)類型以反映出成本的變動，因此可以在作業(yè)類型上來進行成本規(guī)劃、成本控制、成本核算。
（二）
筆者根據(jù)近年來的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一方面，我國企業(yè)對管理會計的需求已經(jīng)成熟，但卻沒有合適的國產(chǎn)管理會計軟件可以購買；另一方面，由于我國會計人員和軟件系統(tǒng)的設(shè)計人員對組織管理和管理會計的認識不足，忽視了管理會計的實務(wù)研究，從而阻礙了我國ＥＲＰ軟件系統(tǒng)的升級。因此，筆者認為，應以企業(yè)組織設(shè)計和管理會計為突破口，提升國產(chǎn)ＥＲＰ軟件的競爭力。
１．加強組織變革，實施管理會計，提高企業(yè)效益。我國絕大多數(shù)企業(yè)沒有實施以管理會計為核心的責任會計，尤其是企業(yè)規(guī)模大、跨地域經(jīng)營的集團公司很難做到管理會計信息的及時處理，難以動態(tài)計量企業(yè)的量本利情況。因此，可借鑒國外ＥＲＰ系統(tǒng)中同時支持財務(wù)管理和管理會計功能的做法，實施ＥＲＰ系統(tǒng)中的管理會計功能時全面利用管理會計的責任中心會計、利潤中心會計、獲利分析，而且只需要一次性輸入原始數(shù)據(jù)就可以進行多重賬務(wù)處理，通過框定成本預算來降低企業(yè)成本。
２．引入業(yè)務(wù)規(guī)則，實現(xiàn)管理會計的權(quán)責匹配。業(yè)務(wù)規(guī)則，是一項業(yè)務(wù)活動必須遵守的原則或規(guī)則，是業(yè)務(wù)人員處理一項業(yè)務(wù)的依據(jù)。業(yè)務(wù)規(guī)則依賴于業(yè)務(wù)發(fā)生的邊界條件和限制范圍，這些邊界條件和限制范圍可以歸納為描述規(guī)則的“條件”。條件是指處理業(yè)務(wù)時出現(xiàn)的各種情況，如倉庫的發(fā)料業(yè)務(wù)中，“當領(lǐng)料單上所要的材料沒有庫存時”即是一種條件，而“行動”則是指在對應的條件下，業(yè)務(wù)人員所應采取的措施。因此，對于業(yè)務(wù)發(fā)生的限制范圍需要詳細地通過組織單元來規(guī)定。
以ＥＲＰ系統(tǒng)中的計價條件為例，可以看出管理會計的滲透到了系統(tǒng)的各項業(yè)務(wù)規(guī)則和條件中，系統(tǒng)中的物料管理和銷售管理都有定價條件，由于銷售和采購是兩個本質(zhì)上一樣的流程，可以稱為互反的流程，銷售定價和采購定價的處理邏輯是一樣的。因此，僅以采購定價條件來分析組織管理、權(quán)限控制、產(chǎn)品組合等綜合會計要素在ＥＲＰ中的互動關(guān)系。由于企業(yè)是多分銷地點、多工廠、多品牌、小批量、快節(jié)拍的制造或者服務(wù)企業(yè)，因此，多數(shù)集團公司下屬的子公司、同一個公司的不同采購部門、不同的供應商有不同的定價過程和不同的采購價格，而且采購價格的有效期不同，因此，必須首先在不同的組織單元層次定義“定價條件”，依據(jù)不同的計價條件來自動計算物料的采購價格、發(fā)貨費用、現(xiàn)金折扣、依據(jù)百分比或者絕對值計算的附加費，把這些條件和采購的物料或者服務(wù)項目一起附加到采購合同中，這樣可以實現(xiàn)集中控制與分散經(jīng)營的聯(lián)合。因此，要求國產(chǎn)ＥＲＰ軟件系統(tǒng)在定義組織分工的基礎(chǔ)上分類定義采購條件，并且針對每個定價條件規(guī)定是否可以做手工藝修改和修改的百分比或者絕對值的限度，這樣可以方便采購權(quán)限的控制，也可以增加采購價格變動的靈活性。
以往的會計電算化軟件是難以實現(xiàn)條件處理的，主要是對已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù)憑證的錄入，是從原始憑證、記賬憑證向總賬的數(shù)據(jù)匯總，中間難以對不同數(shù)量、不同組織權(quán)限下的數(shù)據(jù)進行二次處理，這樣難以做到數(shù)據(jù)的細化和分類匯總。因此，引入業(yè)務(wù)規(guī)則的概念和體系是下一步我國ＥＲＰ軟件中管理會計系統(tǒng)部分的主要。在此基礎(chǔ)上，可以對預算、成本引入模擬功能。例如，在發(fā)出采購訂單前，采購人員可以對任何數(shù)量的訂單的價格、折扣、交貨費用進行仿真，以此對比分析不同采購商對某個物料或者某個物料的價格和條件進行假定價格分析。
３．引入預算管理，基于預算來控制資金運動。預算和物料需求計劃一樣是管理的核心，體現(xiàn)了計劃是管理的首要職能。而制定計劃必須使得的資金的動態(tài)消耗有準確的記錄和核算，而且必須和每個預算期間的物料庫存和采購計劃、生產(chǎn)計劃中物料預計接受量相一致，如果企業(yè)沒有對物料計劃的動態(tài)監(jiān)控機制，那么就做不到對依附于物料之上的資金計劃的動態(tài)監(jiān)測，也就做不出合理的預算。企業(yè)所做出的預算不能滿足資金的預測性需求，那么將難以對不足預算進行報警，對于超過預算的生產(chǎn)部分不能自動產(chǎn)生新的預算申請。
預算計劃有預算的期間，企業(yè)可以按照年、季、月、周、日來安排不同部門的預算，為了保證預算的準確性，可以依據(jù)預算需求和消耗大小確立預算的期間。因此，預算的凈值是預算的核心，準確地計算預算的凈值是保證預算計劃的前提，企業(yè)每一筆業(yè)務(wù)的資金發(fā)生需要自動扣減預算，所剩的預算供下一部分的生產(chǎn)銷售來消耗。如果對于某些業(yè)務(wù)活動將占用預算的額度進行預先分配，那么就會發(fā)生看似有預算實際已被占用的沖突，因此，預算和庫存一樣要有狀態(tài)監(jiān)控，需要對預算的占用、取消、審核和釋放等過程和狀態(tài)進行控制，這樣就能夠保證預算的準確性。
此外，在ＥＲＰ軟件中要如同考慮主生產(chǎn)計劃員一樣設(shè)立主預算員，在組織的分工和角色扮演上要做相應的設(shè)置。這樣可以保障預算員在企業(yè)的地位，通過預算功能在管理會計中的完善來保障預算獨立于財務(wù)核算系統(tǒng)之外。此外，預算人員周期性地跟蹤預算和預算的執(zhí)行可以對業(yè)務(wù)量成批更新，保證企業(yè)的各個部門的預算需求，符合企業(yè)的經(jīng)營運作計劃，從而不斷地滿足當前資金的消耗情況，實現(xiàn)物流與資金流、信息流的同步。
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