企業(yè)檔案管理工作的不足及對(duì)策管理學(xué)論文
企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種記錄，它全面記錄了企業(yè)的成長(zhǎng)歷史，承載了企業(yè)的智慧成果，積淀了企業(yè)的價(jià)值與文化，是企業(yè)軟實(shí)力的重要載體和源泉。由此不難看出企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展過程中的重要地位，如何做好企業(yè)檔案管理工作便顯得尤為重要。目前中央三令五申要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，各基層單位也確實(shí)加強(qiáng)了檔案管理工作，但現(xiàn)實(shí)工作中仍然存在一些實(shí)際問題。
一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的分析
由于行業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模和經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的差異性，企業(yè)檔案管理水平也存在較大差異：大型骨干企業(yè)檔案管理人員配備比較專業(yè)、齊全，設(shè)施比較完備，一些中小型企業(yè)則不盡然，主要存在以下問題：
1.檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足
檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，日常工作瑣碎繁雜，沒有直接參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)并創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此不能得到領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，只有在企業(yè)達(dá)標(biāo)升級(jí)時(shí)才能引起領(lǐng)導(dǎo)重視。由于部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案綜合管理參與程度不夠，對(duì)檔案在企業(yè)中的重要性認(rèn)識(shí)不足，加之對(duì)檔案管理重要性宣傳不夠，造成領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作發(fā)展缺乏計(jì)劃性或計(jì)劃落實(shí)不到位，影響了檔案工作的正常開展。
2.檔案管理缺乏制度化、常態(tài)化
一些企業(yè)檔案管理僅滿足于做好日常的收收發(fā)發(fā)、借查閱等事務(wù)性工作，檔案管理工作處于維持狀態(tài)。檔案管理制度不夠健全，即使建立了一些規(guī)章制度，但監(jiān)管執(zhí)行不到位，文件資料歸檔不及時(shí)，不完整;有些密級(jí)較高的檔案資料不能嚴(yán)格履行檔案借閱手續(xù)，資料長(zhǎng)期留在使用者手中，造成不安全隱患。由此可見，檔案管理不僅要有一整套完善的管理制度，更主要的是制度要有監(jiān)管落實(shí)，要使檔案管理工作制度化、常態(tài)化，這樣才能使檔案管理工作有序發(fā)展。
3.缺乏資金投入，檔案信息化建設(shè)不完善
隨著科技的不斷發(fā)展和現(xiàn)代化辦公設(shè)施的不斷完善，各行各業(yè)無紙化辦公不斷普及，對(duì)檔案管理人員素質(zhì)、設(shè)備要求也不斷提高。更多的文件、資料需要實(shí)行網(wǎng)上傳輸，這樣才能最大限度地滿足客戶及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求。許多企業(yè)僅僅使用了一些簡(jiǎn)單的檔案辦公管理設(shè)施，沒有建立局域網(wǎng)，不能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上傳輸，不能確保第一時(shí)間滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)人員需求，技術(shù)成果不能最大化地實(shí)現(xiàn)資源共享。其主要原因是一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為企業(yè)檔案工作沒有直接參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，不能給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，是被邊緣化的管理工作。因此檔案工作資金投入不能保證，管理手段長(zhǎng)期一成不變，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需求。
4.專業(yè)知識(shí)匱乏、檔案業(yè)務(wù)人員素質(zhì)普遍不高
企業(yè)檔案管理人員許多是轉(zhuǎn)行或者年齡偏大，專業(yè)知識(shí)相對(duì)匱乏，知識(shí)結(jié)構(gòu)參差不齊，缺乏現(xiàn)代化科學(xué)管理知識(shí)，不適應(yīng)新形勢(shì)下的企業(yè)檔案工作發(fā)展需要，嚴(yán)重影響檔案管理水平。
5.忽視檔案編研，不能最大限度地挖掘檔案價(jià)值
檔案日常工作十分繁瑣，加之也不太被大家重視，因此大多數(shù)人只是滿足做好日常事務(wù)，看好攤子，沒能從主觀上對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行深度挖掘。其實(shí)檔案不僅是企業(yè)資產(chǎn)的憑證和活動(dòng)的記錄，更重要的是企業(yè)經(jīng)營(yíng)智慧和發(fā)展歷程的結(jié)晶。如果我們檔案工作者能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案進(jìn)行認(rèn)真梳理，專題編研，便能為企業(yè)決策者更好地把握企業(yè)發(fā)展的客觀規(guī)律，增強(qiáng)企業(yè)決策的預(yù)見性和主動(dòng)性提供借鑒和依據(jù)。
二、解決企業(yè)檔案現(xiàn)狀的對(duì)策
1.加強(qiáng)檔案宣傳，提高全員參與意識(shí)
要做好企業(yè)檔案管理工作，必須加大檔案宣傳力度，樹立全員檔案意識(shí)。因?yàn)槠髽I(yè)檔案的形成是靠全體員工共同參與的，如果在檔案形成的源頭上就注重檔案的系統(tǒng)、完整收集，便能夠確保日后檔案歸檔的完整、準(zhǔn)確性。例如：我們單位是一個(gè)科研型企業(yè)，大量的科技資料都是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)人員在生產(chǎn)一線形成的。根據(jù)這一特點(diǎn)我們制定了一系列歸檔措施，從工程最初的技術(shù)方案，施工過程的現(xiàn)場(chǎng)資料直至工程完成后的成果資料實(shí)行全過程編號(hào)控制，要求工程技術(shù)人員從工程開始就注重資料的收集，對(duì)資料的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔有明確規(guī)定。檔案管理人員直接參與資料歸檔質(zhì)量的監(jiān)管工作，并將歸檔信息反饋相關(guān)管理部門，資料歸檔的好壞與個(gè)人的經(jīng)濟(jì)效益直接掛鉤。由此確保了工程資料歸檔的完整性、準(zhǔn)確性，同時(shí)也為工程技術(shù)人員日后借鑒利用技術(shù)資料提供了有力保障。
2.完善制度，加強(qiáng)監(jiān)管
健全的制度是企業(yè)行為的`準(zhǔn)則，要想做好企業(yè)檔案管理工作必須有完善的制度作保證。企業(yè)必須依照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，按照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的要求，結(jié)合本單位實(shí)際制定和完善各項(xiàng)規(guī)章制度。對(duì)檔案的形成、收集、整理要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定實(shí)施;對(duì)歸檔范圍、保管期限、文件密級(jí)的設(shè)定，以及歸檔、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)要有明確規(guī)定;對(duì)檔案的借、查閱，庫房的管理等必須嚴(yán)格按制度執(zhí)行。同時(shí)要加強(qiáng)制度執(zhí)行的監(jiān)管力度，要有分管領(lǐng)導(dǎo)專門負(fù)責(zé)，充分發(fā)揮二級(jí)單位負(fù)責(zé)人的作用，讓大家共同來參與檔案管理工作，這樣才能把檔案管理工作落到實(shí)處，使檔案管理工作持續(xù)有效發(fā)展。
3.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提升檔案管理水平
目前大多數(shù)企業(yè)已利用微機(jī)進(jìn)行檔案管理，但僅實(shí)現(xiàn)了檔案目錄級(jí)管理或部分檔案數(shù)字化管理，較之過去檔案管理工作效率有較大提高，也方便了檔案的檢索和借、查閱等日常工作。但這并不是真正意義上的數(shù)字化檔案管理。數(shù)字化檔案管理是指通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書、科技、照片、實(shí)物等檔案的數(shù)字化管理，對(duì)有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)等多媒體信息進(jìn)行數(shù)字化加工、存儲(chǔ)和管理。應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作從傳統(tǒng)的館藏模式向檔案信息中心模式過渡。
兵器集團(tuán)公司檔案館劉左館長(zhǎng)在2011年集團(tuán)檔案工作會(huì)上明確指出：“檔案信息化是實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的基礎(chǔ)，是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)”。2011年集團(tuán)公司檔案館開展了全系統(tǒng)檔案工作大檢查，重點(diǎn)提出了“十二五”期間各企業(yè)要加大檔案信息化建設(shè)投入，以提高檔案的綜合實(shí)力為重點(diǎn)，努力為企業(yè)提供全方位、多元素、主動(dòng)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作由實(shí)物管理向資源知識(shí)管理的轉(zhuǎn)變，由被動(dòng)工作向主動(dòng)作為的轉(zhuǎn)變。因此各企業(yè)應(yīng)借檔案檢查的東風(fēng)，加快檔案信息化建設(shè)步伐，努力提升企業(yè)檔案管理水平。
4.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，努力挖掘檔案最大利用價(jià)值
隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，對(duì)檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。如何適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，如何做好新形勢(shì)下的檔案管理工作是檔案工作者亟待解決的問題。
鑒于檔案管理工作的現(xiàn)狀，企業(yè)首先要加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，加強(qiáng)新技術(shù)、新知識(shí)的學(xué)習(xí)。在這方面我單位比較注重檔案人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)工作，凡是上級(jí)主管部門或行業(yè)相關(guān)單位有新規(guī)范、新熱點(diǎn)、新知識(shí)的培訓(xùn)班，在條件允許的情況下盡可能的讓檔案管理人員去參加;同時(shí)鼓勵(lì)檔案管理人員申報(bào)專業(yè)技術(shù)職稱，并在時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予一定的支持。由此極大地調(diào)動(dòng)了檔案管理人員的工作熱情，對(duì)提升我單位的檔案管理水平起到了推動(dòng)作用。
其次，企業(yè)要加強(qiáng)檔案的開發(fā)。檔案的開發(fā)利用是企業(yè)檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的重要途徑。對(duì)此國(guó)資委副主任李偉在2010年檔案工作會(huì)議上的講話做了最好的詮釋：“檔案既要管好，更要用好，要善于多角度、深層次地開發(fā)和集成，形成一批高質(zhì)量的檔案信息資源編研成果，主動(dòng)為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)發(fā)展提供檔案信息服務(wù)，力爭(zhēng)將檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力和現(xiàn)實(shí)財(cái)富”。
過去檔案管理工作重管理、輕開發(fā)。這一方面與領(lǐng)導(dǎo)的重視不夠有關(guān)，另一方面與管理者的自身素質(zhì)有關(guān)。首先，開展檔案編研工作要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，同時(shí)需要相關(guān)部門共同參與，因此得到領(lǐng)導(dǎo)的支持尤為重要;再者我們檔案管理人員要有無私奉獻(xiàn)精神，因?yàn)闄n案編研工作是在不增加人員、不增加時(shí)間、不影響正常工作的前提下開展的一項(xiàng)工作，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力在浩瀚的資料庫里去翻閱、查詢，從而提煉出對(duì)企業(yè)有價(jià)值的檔案資料。我單位在檔案編研工作上進(jìn)行了一些有益的嘗試，我們根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要，結(jié)合我單位的工作特點(diǎn)，選取五十年記事、信用檔案、優(yōu)秀工程等專題開展了編研工作。近年，自中國(guó)機(jī)電兵船工業(yè)檔案學(xué)會(huì)開展檔案編研征集工作以來，每年我們都呈報(bào)了編研作品(均獲部級(jí)二等獎(jiǎng))。正因?yàn)槲覀兊牟恍概屯瓿闪艘慌鷥?yōu)秀的編研成果，在單位崗位定級(jí)工作中，檔案管理人員得到了領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，將檔案崗位從管理三級(jí)崗調(diào)至管理二級(jí)崗;同時(shí)我們的編研成果也為單位的科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等工作提供了可靠的信譽(yù)保障。由此不難看出，要想使檔案管理工作被領(lǐng)導(dǎo)重視、不處于邊緣化，檔案管理者必須通過自身的努力，用實(shí)際的工作成績(jī)引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，只有這樣才能使領(lǐng)導(dǎo)及各方面對(duì)檔案管理工作給予高度的重視，及時(shí)解決檔案工作中存在的實(shí)際困難，從而使檔案管理工作在領(lǐng)導(dǎo)的支持、廣大員工的認(rèn)可、檔案工作者的不懈努力下得以良性、有效地發(fā)展。
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