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現(xiàn)代企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化治理
20世紀(jì)中葉，隨著生產(chǎn)集約化程度的不斷進(jìn)步，世界革命的飛速，引發(fā)了全球性的信息革命，信息的到來為進(jìn)一步解放生產(chǎn)力，進(jìn)步勞動(dòng)生產(chǎn)率帶來了極大的便利。由此，傳統(tǒng)的企業(yè)信息治理體系發(fā)生了本質(zhì)的變化，尤其在企業(yè)信息治理領(lǐng)域更是以嶄新的機(jī)賬務(wù)處理系統(tǒng)取代了舊式的手工“日清月結(jié)”，便捷的企業(yè)治理電算化逐漸為廣大的企業(yè)普遍采用。一、會(huì)計(jì)電算化的組織及系統(tǒng)的建立
隨著社會(huì)主義市場的日趨完善，企業(yè)的一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都面向市場。企業(yè)向內(nèi)部挖潛，走內(nèi)涵發(fā)展的道路即企業(yè)經(jīng)營重心逐步向治理方面轉(zhuǎn)移。作為治理手段的會(huì)計(jì)，其功能與核心也必須向治理方面轉(zhuǎn)移。會(huì)計(jì)工作的目標(biāo)由“報(bào)帳型”向“控制治理型”轉(zhuǎn)變。會(huì)計(jì)目標(biāo)的轉(zhuǎn)移，要求做到會(huì)計(jì)信息資料的正確、及時(shí)、完整和有效，而這只能是通過充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)和好的財(cái)務(wù)軟件，把“財(cái)務(wù)核算、微機(jī)核算、全面經(jīng)濟(jì)核算”融為一體才能得到完成與實(shí)現(xiàn)。
二、推行會(huì)計(jì)電算化，為企業(yè)治理服務(wù)
在計(jì)算機(jī)的輔助治理下，監(jiān)視和保證“目標(biāo)本錢”的正確執(zhí)行。在財(cái)務(wù)電算化方面，發(fā)揮“鐵路通用賬表系統(tǒng)”財(cái)務(wù)軟件的作用，采用并行運(yùn)行技術(shù)，在保證數(shù)據(jù)及時(shí)采集的基礎(chǔ)上，能做到隨時(shí)記賬，隨時(shí)利用賬表一體化產(chǎn)生業(yè)務(wù)執(zhí)行數(shù)據(jù)，以便主管領(lǐng)導(dǎo)正確決策。利用“財(cái)務(wù)材料核算”財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)提供的預(yù)算治理功能，將分解后的指標(biāo)錄進(jìn)系統(tǒng)。這樣一方面在制單時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)用度是否超標(biāo)，并賜與提示；另一方面系統(tǒng)提供了計(jì)劃執(zhí)行情況報(bào)告，反映計(jì)劃與實(shí)際發(fā)生的差額及計(jì)劃完成等。隨時(shí)查看各種本錢用度的實(shí)際發(fā)生情況，變事后反映為事前，事中控制。
三、外引內(nèi)援，自我發(fā)展
由于市場上的財(cái)務(wù)軟件大部分缺乏對(duì)產(chǎn)業(yè)、制造業(yè)生產(chǎn)本錢進(jìn)行治理核算的功能，根據(jù)我段的實(shí)際情況，利用財(cái)務(wù)科和分局計(jì)算中心氣力，及時(shí)開發(fā)了材料核算治理、固定資產(chǎn)、工資等系統(tǒng)，并取得了成功，進(jìn)一步進(jìn)步了我段的治理水平。我們清楚地熟悉到為了選擇更為精細(xì)而適用的計(jì)價(jià)和本錢核算方法，原來在手工核算程序下，由于受到會(huì)計(jì)操縱工具速度的制約，難以采用的存貨移動(dòng)均勻計(jì)價(jià)法、固定資產(chǎn)個(gè)別折舊等很多精細(xì)的計(jì)價(jià)方法和本錢核算方法，在實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化后得以廣泛，從而使計(jì)價(jià)方法和本錢核算方法更加貼近實(shí)際需要。
四、日常使用治理
計(jì)算機(jī)替換手工記賬后的日常使用治理是通過對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的治理，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行，完成預(yù)定任務(wù)，保證系統(tǒng)內(nèi)各資源信息的安全與完整。具體包括：?
1.機(jī)房治理。對(duì)機(jī)房的治理旨在為計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境，防止各種非法職員進(jìn)進(jìn)機(jī)房，保護(hù)機(jī)內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全。?
2.上機(jī)操縱治理。應(yīng)包括以下幾個(gè)：上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)的規(guī)定，操縱使用職員的職責(zé)，操縱權(quán)限與操縱程序等內(nèi)容。
五、系統(tǒng)維護(hù)治理
系統(tǒng)維護(hù)治理包括硬件維護(hù)與軟件維護(hù)兩部分。硬件維護(hù)主要內(nèi)容是在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，出現(xiàn)硬件故障時(shí)，及時(shí)進(jìn)行故障分析，并做檢查記錄，在設(shè)備更新、擴(kuò)充、修復(fù)后，由系統(tǒng)維護(hù)職員安裝和調(diào)試。軟件維護(hù)主要包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、完善性維護(hù)三種。正確性維護(hù)是指診斷和改正錯(cuò)誤的過程；適應(yīng)性維護(hù)是指單位的會(huì)計(jì)工作發(fā)生變化時(shí)而進(jìn)行的修改活動(dòng)；完善性維護(hù)是為了改善已有功能的需求而進(jìn)行的軟件修改活動(dòng)。
六、會(huì)計(jì)檔案治理
電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的檔案治理主要是指打印出的各種賬簿、報(bào)表、憑證、存貯會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)檔案治理是在會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保障，是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)的保證，是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
一?記賬憑證的天生與治理
計(jì)算機(jī)替換手工記賬的記賬憑證天生有兩種方式：
1.由原始憑證直接錄進(jìn)計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)打印輸出。在這種情況下，記賬憑證上應(yīng)有錄進(jìn)職員的簽名或蓋章，稽核職員簽名或蓋章，會(huì)計(jì)主管職員的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納職員簽名或蓋章。打印輸出天生的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會(huì)計(jì)職員工作規(guī)則》、《會(huì)計(jì)檔案治理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷回檔保管。
2.手工事先作好記賬憑證，機(jī)錄進(jìn)記賬憑證然后進(jìn)行處理，在這種情況下，保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證皆可。
二?賬簿、報(bào)表的天生治理
1.日記賬天天打印，一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打印，發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿可滿頁打印。
2.現(xiàn)金、銀行存款賬采用打印輸出的活頁賬裝訂。
3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替換。
4.在保證憑證、賬簿清楚的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿中表格線可適當(dāng)減少。
三?關(guān)于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的治理
存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)改其他介質(zhì)，在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并留有附本。為了便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料或檔案進(jìn)行保存，直至?xí)?jì)信息完全過期為止。因此應(yīng)根據(jù)自己的設(shè)備條件和治理要求，做好電算化會(huì)計(jì)檔案的治理工作，應(yīng)留意以下幾點(diǎn)：
1.建立數(shù)據(jù)資料備份制度。要有專人負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行日備份、月備份、年備份，同時(shí)建立相應(yīng)的責(zé)任制，以便計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障或遭到病毒侵進(jìn)時(shí)，能保證以最短的時(shí)間恢復(fù)系統(tǒng)的運(yùn)行。
2.除了備份會(huì)計(jì)信息資料之外，還應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)的操縱系統(tǒng)、漢字系統(tǒng)、軟件編程語言、軟件以及使用說明書等備份和收集回檔。
3.對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、臺(tái)賬、報(bào)表應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料按月做兩套軟盤備份，交給會(huì)計(jì)檔案保管員分別放置不同的地方妥善保管。有條件的最好將一年的資料用刻錄機(jī)刻錄到光盤上保管，這樣更安全。
4.對(duì)于用磁盤或磁帶進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的，備份軟盤必須貼上寫保護(hù)標(biāo)簽，裝進(jìn)盤套放進(jìn)硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的地方，防止由于存儲(chǔ)介質(zhì)損壞使會(huì)計(jì)檔案丟失。
5.嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。對(duì)于會(huì)計(jì)電算化檔案隨意存放、毀損、散失和泄密，對(duì)非法偽造、涂改、變更，故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、軟盤等行為都要進(jìn)行嚴(yán)厲處理。
6.各種會(huì)計(jì)資料以及存儲(chǔ)在磁盤、磁帶、硬盤上的會(huì)計(jì)資料未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出本單位，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意存放在磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料借閱回還時(shí)，還應(yīng)認(rèn)真檢查病毒，防止感染病毒。
四?關(guān)于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)文檔資料治理
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文檔資料，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改之后滿3年。
七、會(huì)計(jì)職員治理
推行電算化，必須挑選、培養(yǎng)知識(shí)面廣的人才，搞財(cái)會(huì)的要懂計(jì)算機(jī)，搞計(jì)算機(jī)的要懂財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，否則半邊把式是難以勝任此項(xiàng)工作的。另外，基層單位的操縱職員必須懂得中文輸進(jìn)及懂得計(jì)算機(jī)的使用，操縱職員的文化水平制約著電算化的開展。計(jì)算機(jī)替換手工記帳后應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的維護(hù)及對(duì)使用職員的治理。基本是按照“責(zé)、權(quán)、利”相結(jié)合的治理原則，明確各類職員的職責(zé)、權(quán)限并盡量將之與各類職員的利益掛鉤，建立健全崗位責(zé)任制，一方面加強(qiáng)內(nèi)部牽制，保護(hù)資金財(cái)產(chǎn)的安全；另一方面進(jìn)步工作效率，充分發(fā)揮系統(tǒng)的運(yùn)行效益，使會(huì)計(jì)信息更加安全與完整。
幾年來電算化的推廣減輕了治理職員特別是會(huì)計(jì)職員的工作強(qiáng)度，大大進(jìn)步了治理職員和會(huì)計(jì)職員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作效率，為帶來了效益。同時(shí)電算化的實(shí)施使企業(yè)治理和會(huì)計(jì)工作走向規(guī)范化。會(huì)計(jì)電算化的促使了會(huì)計(jì)職能的轉(zhuǎn)變，使會(huì)計(jì)職員從算帳中解放出來，騰出更多的時(shí)間和精力往參與經(jīng)營和治理，使每一個(gè)會(huì)計(jì)職員都能從核算職員變?yōu)橐幻髽I(yè)真正的治理者。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化，進(jìn)步了企業(yè)治理水平，可以說電算化是打開企業(yè)治理之門的金鑰匙。
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