內(nèi)部會計(jì)控制方法的軟件集成

內(nèi)部會計(jì)控制方法的軟件集成

內(nèi)部控制是指，為保證內(nèi)部會計(jì)控制有效執(zhí)行的一系列措施和方法。合理、良好的內(nèi)部會計(jì)控制方法，既可以有效地防止會計(jì)信息失真、降低各種風(fēng)險(xiǎn)，又能很好地發(fā)揮會計(jì)信息系統(tǒng)的監(jiān)督、管理職能。財(cái)政部頒布的《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范——基本規(guī)范（試行）》明確指出：“內(nèi)部會計(jì)控制的方法主要包括：不相容職務(wù)相互分離控制、授權(quán)批準(zhǔn)控制、會計(jì)系統(tǒng)控制、預(yù)算控制、財(cái)產(chǎn)保全控制、風(fēng)險(xiǎn)控制、內(nèi)部報(bào)告控制、信息技術(shù)控制等�！北疚膶�對如何將手工環(huán)境下成熟、有效的內(nèi)部會計(jì)控制方法、思想集成到軟件功能中，從而更好地發(fā)揮其作用進(jìn)行探討。　　軟件集成一：“不相容職務(wù)相互分離控制”的軟件集成　　不相容職務(wù)相互分離控制要求企業(yè)按照不相容職務(wù)相互分離的原則，合理設(shè)置會計(jì)及相關(guān)工作崗位，明確職責(zé)權(quán)限，形成相互制衡機(jī)制。不相容職務(wù)主要包括：授權(quán)批準(zhǔn)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦、會計(jì)記錄、財(cái)產(chǎn)保管、稽核檢查等。　　在會計(jì)信息系統(tǒng)中，不相容職務(wù)相互分離控制可以通過強(qiáng)制性分離原則對不同的操作員系統(tǒng)權(quán)限的劃分來實(shí)現(xiàn)。整個系統(tǒng)的操作員分為系統(tǒng)管理員、一般用戶和來賓三大類。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理維護(hù)工作，如組織機(jī)構(gòu)管理、供應(yīng)商信息管理、客戶信息管理、操作員信息管理等，但是不能進(jìn)行實(shí)際的業(yè)務(wù)處理；一般用戶代表企業(yè)不同職能部門的成員，進(jìn)入系統(tǒng)后根據(jù)系統(tǒng)管理員賦予的權(quán)限進(jìn)行其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的有限業(yè)務(wù)處理；來賓是一些特殊的外來用戶，系統(tǒng)只對其提供有限的查詢功能�！　�對于權(quán)限最大的系統(tǒng)管理員，為防止其利用特權(quán)擅自更改基礎(chǔ)數(shù)據(jù)或者通過建立特定用戶進(jìn)行業(yè)務(wù)處理舞弊，可以采取雙系統(tǒng)管理員操作，即設(shè)立兩個系統(tǒng)管理員同步進(jìn)行操作。這樣既達(dá)到了內(nèi)部牽制的目的，又有效地防止了數(shù)據(jù)意外損壞的發(fā)生。同時(shí)，對系統(tǒng)管理員的操作進(jìn)行專門的日志管理，系統(tǒng)管理員無權(quán)查看和修改其自身的日志�！　∫话阌脩綦`屬于企業(yè)中相應(yīng)的部門，在權(quán)限劃分上強(qiáng)制對不相容職務(wù)進(jìn)行分離，即在系統(tǒng)中建立不相容職務(wù)關(guān)系表，當(dāng)系統(tǒng)管理員授權(quán)時(shí)，不能將兩個或兩個以上需要分離的職務(wù)權(quán)限賦予一個人，否則系統(tǒng)會提示錯誤，授權(quán)無法完成。例如，采購業(yè)務(wù)中的請購和審批權(quán)限，采購和驗(yàn)收權(quán)限，付款審批和付款執(zhí)行權(quán)限等，都不能同時(shí)賦予同一個操作員。對于重要的崗位，可以設(shè)立兩個或兩個以上相同權(quán)限的操作員，實(shí)行崗位輪換制，以便相互監(jiān)督、牽制。　　軟件集成二：“授權(quán)批準(zhǔn)控制”的軟件集成　　授權(quán)批準(zhǔn)控制要求明確規(guī)定涉及會計(jì)及相關(guān)工作的授權(quán)批準(zhǔn)的范圍、權(quán)限、程序、責(zé)任等。單位內(nèi)部的各級管理層必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任；經(jīng)辦人員也必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)，不能越權(quán)審批�！　≡跁�計(jì)信息系統(tǒng)中，授權(quán)批準(zhǔn)控制可以通過流程控制來實(shí)現(xiàn)。在整個信息系統(tǒng)的初始化階段安排“業(yè)務(wù)設(shè)置”模塊，企業(yè)可以根據(jù)自身經(jīng)營的特點(diǎn)，將其業(yè)務(wù)劃分成不同的類型，如產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)、原材料采購業(yè)務(wù)、成本費(fèi)用業(yè)務(wù)、庫存管理業(yè)務(wù)等，并對每種類型設(shè)置具體的業(yè)務(wù)流程步驟及相應(yīng)的業(yè)務(wù)崗位。整個流程分為三大步驟：　　（1）業(yè)務(wù)申請。對在業(yè)務(wù)處理前必須申請的項(xiàng)目，強(qiáng)制其實(shí)行申請程序，否則會計(jì)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程將會中斷，使得業(yè)務(wù)無法在會計(jì)信息系統(tǒng)中得以體現(xiàn)。這樣既保證了授權(quán)批準(zhǔn)控制的執(zhí)行，又為企業(yè)的預(yù)算管理打下了良好的基礎(chǔ)�！　。�2）業(yè)務(wù)審批。業(yè)務(wù)申請發(fā)生后，信息系統(tǒng)根據(jù)用戶設(shè)置自動選擇提交到相應(yīng)有權(quán)審批該業(yè)務(wù)的用戶任務(wù)列表中，等待審批。審批若不通過，無法進(jìn)行下一步驟�！　。�3）業(yè)務(wù)處理和會計(jì)處理。業(yè)務(wù)經(jīng)過申請和審批后，回到相關(guān)部門記錄業(yè)務(wù)的發(fā)生。同時(shí)，相關(guān)的財(cái)務(wù)信息流向財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行會計(jì)核算�！　∪绲牟少彉I(yè)務(wù)：倉儲部門查閱存貨記錄，根據(jù)存貨量確定需要購入的商品數(shù)量，填制請購單，進(jìn)行業(yè)務(wù)申請，請購單提交倉儲主管審批；審批通過后發(fā)至采購部門，采購部門根據(jù)請購單，通過采購授權(quán)，編制訂貨單；經(jīng)主管審批后分別發(fā)至供應(yīng)商、驗(yàn)收部門和財(cái)務(wù)部門，產(chǎn)生采購行為，并進(jìn)行相應(yīng)的會計(jì)處理。整個業(yè)務(wù)流程中任何一個環(huán)節(jié)的審批授權(quán)沒有通過，整個業(yè)務(wù)流程都無法向下進(jìn)行。這樣就內(nèi)在地強(qiáng)化了授權(quán)批準(zhǔn)的貫徹執(zhí)行。　　軟件集成三：“預(yù)算控制”的軟件集成　　預(yù)算控制是為達(dá)到企業(yè)既定的經(jīng)營目標(biāo)，對企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營業(yè)務(wù)編制計(jì)劃目標(biāo)，并通過授權(quán)，由有關(guān)部門對計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行控制以指導(dǎo)企業(yè)運(yùn)營的管理過程。預(yù)算控制要求加強(qiáng)對預(yù)算編制、執(zhí)行、、考核等環(huán)節(jié)的管理，明確預(yù)算項(xiàng)目，建立預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范預(yù)算的編制、審定、下達(dá)和執(zhí)行程序，及時(shí)分析和控制預(yù)算差異，采取改進(jìn)措施，確保預(yù)算的執(zhí)行，使預(yù)算管理和財(cái)務(wù)管理緊密結(jié)合，在業(yè)務(wù)流程中體現(xiàn)預(yù)算的控制思想�！　≡跁�計(jì)信息系統(tǒng)中，預(yù)算控制可以通過預(yù)算申請和審批來實(shí)現(xiàn)。企業(yè)各部門期初必須編制預(yù)算草案，通過“預(yù)算控制”模塊上交。預(yù)算中心匯總審核后確定當(dāng)期的預(yù)算執(zhí)行值。企業(yè)在進(jìn)行業(yè)務(wù)流程設(shè)置時(shí)，可以決定哪些業(yè)務(wù)屬于預(yù)算控制業(yè)務(wù)。確定后，該業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生前就必須進(jìn)行預(yù)算申請。業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生額必須在該業(yè)務(wù)的預(yù)算金額范圍內(nèi)，如果超出，必須申請預(yù)算調(diào)整，并分析調(diào)整的原因。調(diào)整審批通過后，才可以根據(jù)新的預(yù)算執(zhí)行值處理業(yè)務(wù)。這樣就實(shí)現(xiàn)了事中控制，保證了整個預(yù)算控制的執(zhí)行。　　軟件集成四：“風(fēng)險(xiǎn)控制”的軟件集成　　風(fēng)險(xiǎn)控制要求監(jiān)視、檢查、識別企業(yè)運(yùn)營過程中面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)控制的目的有三個：一是監(jiān)視風(fēng)險(xiǎn)的狀況；二是檢查應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的政策是否有效，監(jiān)控機(jī)制是否在運(yùn)行；三是不斷識別新的風(fēng)險(xiǎn)并應(yīng)對�！　�會計(jì)信息系統(tǒng)的很多方面都體現(xiàn)著風(fēng)險(xiǎn)控制思想。如企業(yè)在銷售過程中就存在著銷售風(fēng)險(xiǎn)。銷售分為現(xiàn)銷和賒銷。對哪些客戶可以進(jìn)行賒銷、賒銷額度是多少是銷售風(fēng)險(xiǎn)控制的重點(diǎn)。通過“銷售客戶信譽(yù)評定”模塊，企業(yè)可以根據(jù)客戶的不同情況設(shè)置相應(yīng)的初始值和限額。然后，根據(jù)客戶的忠誠度和欠款的歸還情況等，自定義信譽(yù)額度的評定公式。這樣，系統(tǒng)根據(jù)與客戶的往來動態(tài)該客戶的信譽(yù)分?jǐn)?shù)。當(dāng)企業(yè)再次與該客戶發(fā)生往來時(shí)，系統(tǒng)就會自動讀取該客戶的信譽(yù)積分，判斷該客戶是否符合賒銷條件及賒銷額度為多少。如果本次業(yè)務(wù)金額大于其對應(yīng)的賒銷額度，則該業(yè)務(wù)將無法以賒銷的形式提交�！　〈送�，通過防火墻、殺毒軟件、日志管理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)等，可以有效地保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全，降低會計(jì)信息系統(tǒng)的潛在風(fēng)險(xiǎn)。?

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