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建立會計軟件對原始業務信息識別系統的思路
嚴格地說，的電算化系統僅僅只是一個會計業務核算系統，而且是以輸入記帳憑證為起點建立會計業務進行處理程序的，這與手工會計從原始憑證處理為起點的核算程序存在一定的差異，可以認為目前的會計核算軟件仍然沒有真正實現會計核算全過程的自動化處理。當然，如果要建立一個能夠象手工會計那樣可以對原始業務進行處理的、真正完全自動化會計核算軟件，現行的會計軟件還需要做大量的優化更新和補充完善，而且，僅僅依靠現有的軟件設計和開發技術是不夠的。雖然目前在技術上還不能夠開發一個對全部會計原始信息進行處理的會計軟件，但是把這種軟件作為今后會計核算優化更新的方向是可行的，也是必要的。一、建立會計核算軟件對原始經濟業務處理的必要性
（－）可以為會計人員節省大量的人工甄別經濟業務的時間
任何一個會計人員都希望能夠從那種機械、重復的核算工作中擺脫出來，更好地從事于充分發揮會計監督職能和管理決策等方面的工作。實際的狀況是：對于沒有軟件進行核算的單位，會計人員的工作時間基本上被做憑證、記賬和編制會計報表所牽制；對于已經采用會計核算軟件的單位，對原始信息的處理仍然耗費會計人員大量的工作時間，很難擠出時間從事其他會計工作和提高自身業務水平，這主要由于在會計核算工作中，對原始信息處理的時間占整個業務核算所需時間的比重很大。
（二）便利于對需要核算處理的會計業務進行控制識別，減少會計錯弊
俗話說“病從口人”，會計軟件如果沒有具備對原始業務信息的識別能力，而是那種來者不拒地接受各種信息，其結果可能就是“垃圾進，垃圾出”（Rubbish in，Rubbish out），尤其是對于那些通過輸入不合法的記帳憑證進行舞弊的情形，如果不采取正確和必要的控制手段，利用機同樣可以輕而易舉地做到。因此，會計軟件首先必須具有一定的原始業務信息識別能力，才能保證后續會計信息處理的正確性和合法性，保證會計信息處理的有效性，有利于提高會計核算的效率和效果。
（三）為會計檢查和審計監督提供保障
目前如果要對會計核算軟件的核算結果進行審計和檢查，分為兩種情況：第一種是利用手工審計檢查方式，基本上通過帳表核對、帳證核對、帳帳核對和賬實核對方式來審查其合法性和正確性；第二種是采用計算機輔助審計技術的方式，一般是把輸入會計軟件的記帳憑證信息拷貝下來，然后轉換到審計備用的軟件中進行處理，比較用審計軟件和會計軟件核算結果，如小型公司審計法等均如此，但記帳憑證本身是否有，仍然需要審計人員去驗證。如果建立會計軟件的原始業務處理功能后，顯然審計人員可以省去這一麻煩，從而可以有更多的時間來獲取原始業務合法和真實的證據。
二、會計軟件允許接受原始業務信息的形式和來源
從存在形式上看，原始業務信息千差萬別，如：文字信息、數值信息、圖片信息、圖表信息等等。作為一個具有對原始業務信息具有識別和處理功能的會計核算軟件，應該同時具備接受各種不同形式的原始信息的功能。從來源渠道看，原始業務信息有的可以按照規定格式直接由系統操作員輸入到系統中，有的可以通過掃描進入系統，再由系統進行文本轉換和初步處理，還有的可能是軟件系統自身產生的原始信息。無論何種形式和何種來源的原始業務信息，最終都必須能夠以貨幣進行計量，這才能符合會計核算的要求。這些信息在會計軟件系統內最終都可以被系統或直接、或經過自動轉換后進行識別處理。
三、會計核算軟件的原始業務信息處理系統應具備的功能
從上講，凡是具備對原始業務處理功能的會計核算軟件處理會計信息時，不是首先輸入記帳憑證信息，而是首先輸入原始憑證信息，然后由軟件系統根據這些能夠被識別的信息自動生成記帳憑證。一個在質量和性能上真正達到自動化程度的會計軟件。在對會計原始業務信息處理方面，應該至少考慮實現對原始信息識別、處理和修改三個功能。
（－）會計核算軟件對原始業務的識別功能
這是最為主要的功能，主要是通過設計程序識別會計原始業務的文字信息、數字信息，并自動從會計科目表系統中根據經濟業務發生對會計要素及其具體項目的調用應借應貸的會計科目（含明細科目），并為生成正確的記賬憑證做好準備。
1．對原始業務的文字信息識別功能
雖然會計核算主要借助于數值尤其是貨幣價值數值，但是也離不開語言文字加以補充說明，會計對很多原始業務的發生描述時就運用文字和數值結合起來進行的。如果一個會計軟件不能對錄入的文字信息進行辨認，那么可能無法形成一些定性的說明和結論。即使可以產生也會錯誤百出，甚至令人誤解。一般來說，為了保證軟件的鑒別能力，就有必要在會計電算化系統中開設文字識別子系統，主要用于事先錄入專用的會計科目、會計理論名詞、常用的業務術語（如：報銷、差旅費、結轉、結帳、沖銷等等）。其中涉及會計科目的詞組可以由系統自動生成，主要是在第一次使用軟件進行二次開發時把錄入的會計科目名詞自動生成到本輔助系統中。對于會計名詞和常用的業務術語可以通過開設錄入窗口由設計人員和用戶隨時追加輸入并生成。值得注意的是，開設文字識別輔助系統并不是形成一個簡單的文字錄入詞庫，如果是這樣的話，直接利用操作系統的漢字庫豈不是更加方便快捷？開設文字識別系統的主要目的是會計軟件系統對各種詞匯進行記憶并接受后，自動生成一個可以用來檢驗、辨認、和認可錄入中文信息的比較標準，在以后用戶錄入業務過程中可以運用這個標準對錄入信息的正確性進行對比和校驗，防止錄入錯誤。從目前來看，多數會計軟件尚沒有這一功能系統。建立文字信息識別系統，可以通過在軟件的輔助系統中增設這么一個功能，伴隨每次進行會計數據錄入、結帳前的自動轉帳、會計對帳功能時，自動啟動本功能系統，并載入到這些功能中，由軟件執行。
2．對原始業務數值信息識別功能
從商品會計軟件來看，部分軟件在這一功能方面有所增強，但是仍然存在諸多不盡人意之處。實際上，對于數值的識別和判斷，主要取決于各種數值和數值之間的關系來識別和控制。在原始業務的數值信息之中，一般可以體現出有關信息之間數學關系、邏輯關系和勾稽關系。所謂的信息之間數學關系主要是指某一數據可以根據該業務中其他數據計算得出，如：數量乘以單價等于金額、分項數值相加等于總和等等。所謂的信息之間邏輯關系是各種原始信息之間存在的互為因果、互相并列、相互依存等等在邏輯上的合理性、合法性關系，如：沒有計算折舊額無法直接生成計提折舊分錄、職工個人的工資額度一般超過一定標準就成為不可能的現象、輸入的月份為13月必然是錯誤的等等。所謂的信息之間的勾稽關系是各種原始業務信息之間的相互牽制、互相約束的關系，這種情形是指一些不同方面的數據都是依照同一個原始依據而得來的，這些數據雖然分布區域不同，但是他們的結果應該一致�！崩酶鞣N數值關系對原始業務信息進行識別和控制，是目前會計電算化最可行的辦法，這種識別功能一般沒有必要獨立設置到輔助系統中，它可以在設計會計電算化內部控制系統的輸入控制功能中得以實現，如：平衡校驗、額度核驗、邏輯校驗、合計校驗等等控制方式就是本功能的具體應用。對數值信息的識別功能是整個原始業務識別功能的最主要部分。這是由于數值在會計工作中的重要意義所決定的。
3．對原始業務信息所反映總體關系的識別功能
前已述及，多數情況下，軟件尚不能根據原始業務自動做出會計分錄，不能自動編制和生成記帳憑證，多數業條碼要會計人員把編制好的記帳憑證錄入機。如果一個會計軟件具備前述的兩項功能后，再加上具備完善的本功能系統，那么這個軟件就可以直接接受原始業務，透過對這些業務的識別后自動生成記帳憑證，而用不著會計人員一張一張記帳憑證往計算機里錄入。原始業務信息反映的總體關系大致包括：業務的合理性、業務的合法性、業務的真實性以及記帳憑證之中借貸方會計科目之間的對應關系是否正確。的會計軟件在運用會計軟件核算時，計算機一般根本不會對原始業務的這些關系進行識別，只會正確按照設計的程序進行處理。如：需要計算機處理計提折舊的業務，若固定資產原值為100000元，折舊率為8％，計算機能夠準確地得出該項固定資產得折舊額為8000元。但這個業務中的固定資產原值100000元是否是可以作為計提折舊的價值依據呢，有沒有多訂或者少計原值的現象，另外折舊的8％是否按照率先確定的會計政策計算出來的，有沒有任意調整折舊率的現象，對于這些，從目前的會計軟件來看都是不能解決的。
對會計軟件建立對原始業務信息所反映總體關系的識別功能是難度大大的，如果在上突破這道障礙，應該說實現記帳憑證自動化生成的功能就將成為現實。我們可以看到，隨著計算機技術日益和會計軟件系統的日益完善，實現這一功能是完全可能的。從目前看，會計軟件若要具備這一功能可以考慮至少從以下三個方面進行：（l）在會計軟件的輔助系統中建立本功能干系統，該子系統隨著會計業務處理干系統的使用而被自動啟動，同時立即被整個系統直接接受形成識別標準。（2）在該子系統中，首先由軟件設計技術人員在完成設計后輸入現行的國家、部門財經法規，然后允許用戶根據需要輸入本企業的財經制度和會計政策，也允許用戶隨時更新、修改、補充有關規定，形成一個相對完善的、可以用來識別業務信息的法規系統，作為識別標準和生成一些原始數據的依據。（3）把會計軟件系統向職能型、專家型轉變，使得軟件能夠根據某些邏輯關系自動推導并生成軟件事先沒有給定的標準，從而可以按照有關依據和標準即時開展識別，并對一些新發生業務根據邏輯推導結果進行識別。
（二）會計核算軟件對原始業務的處理功能根據對原始信息的識別結果，由軟件系統自動把有關數據信息轉換成符合會計準則和會計制度要求的會計分錄，生成記帳憑證，并對憑證自動編號，同時由系統建立和檢驗原始數據信息和記帳憑證勾稽關系，包括：雙方金額的一致性、雙方列明單據數量的一致性、雙方反映業務的一致性關系，這些關系主要供今后會計檢查和數據核對時使用。最后將生成的記帳憑證如交給系統操作人員和有關業務處理進行確認，并將確認無誤的記帳憑證存金。這里需要特別指出，業務處理人員和系統操作人員只應該具有審閱和確認系統生成記帳憑證的權限，而不施對系統沒作直接輸入記帳憑證。
（三）會計核算軟件對錯誤結果的修正功課
通常，原始憑證進入計算機后，按照預定的系統程序生成的記帳憑證經過會計人員確認，一般難以出錯，但是也不能保證這種正確率就是百分之百。因此，如果一旦出現錯誤需要改正，可以直接后用會計核算軟件中率先設置的修改功能。當然，這種修改必須是符合會計法規和會計制度要求。同時在修改子系統中賦以密碼控制、保留原有錯誤記錄、定期披露修改情況的功能，以防會計人員隨意篡改業務數據。
雖然本文提供這種思路，但是在設計這種功能的會計核算軟件目前還會遇到很多困難。從本文提出的問題中還可以引申到審計領域，即如果會計原始數據在會計軟件系統中得到有效的控制和識別，審計人員便能夠節省大量的對原始數據進行審查的時間和精力，把主要的工作可以放在審查會計軟件的識別系統和控制系統之中，大大提高了審計工作效率和效果。
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