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淺議地方文獻(xiàn)報刊索引工作
完整、有序、系統(tǒng)地編制地方文獻(xiàn)報刊索引是省級公共圖書館的一項長期的、重要的工作。
報刊以博大的知識內(nèi)涵對社會的各方面、各層次的情況作了真實、客觀、及時的描述。通過報刊可以了解當(dāng)今社會的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育諸多方面的情報信息，掌握學(xué)術(shù)研究動向、研究水平和研究成果。報刊作為情報源，也存在知識分散、無系統(tǒng)的缺陷。報刊索引正是以完整、有序地將分散的知識系統(tǒng)化，從而有效地解決了這一問題。 地方文獻(xiàn)報刊索引工作就是將報刊中所含的地方情報信息經(jīng)選擇、整序而成的一種檢索系統(tǒng)。尤其是為地方社科研究提供信息的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。
一、索引的性質(zhì)和作用
“地方文獻(xiàn)是指有關(guān)本地方的一切資料，表現(xiàn)于各種記載形式的，如：圖書、雜志、報紙、圖片、照片、影片、畫片、拓本、表格、傳單、票據(jù)、文告、手稿、印模、簿籍等”。
報刊做為地方文獻(xiàn)的一個重要組成部分，其內(nèi)容具有廣泛性、客觀性、及時性、連續(xù)性的特點(diǎn)。將分散在各種報刊中反映本地方政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、生產(chǎn)諸多方面的情報，經(jīng)過選擇、整序，建設(shè)完整的地方文獻(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，并提供有關(guān)讀者檢索使用，是地方文獻(xiàn)報刊檢索工作的基本任務(wù)。具有如下特點(diǎn)和作用：
1、揭示基礎(chǔ)文獻(xiàn)：報刊所載內(nèi)容涉及各種社會現(xiàn)象，是反映社會各方面情況的第一手材料。因而它成為本地方社會科學(xué)研究必要的基礎(chǔ)文獻(xiàn)。社會科學(xué)研究工作者，要獲取或占有這些基礎(chǔ)文獻(xiàn)，必須依靠一套完整、有序的地方文獻(xiàn)報刊索引。無論對短期情報還是長期史料的獲得，概莫例外。因而地方文獻(xiàn)報刊索引，是地方社科情報（史料）的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。
2、專指性：地方文獻(xiàn)報刊索引所選擇的情報內(nèi)容有著十分明顯的專指性，即文獻(xiàn)內(nèi)容的地方性，它所選擇、積累的內(nèi)容是關(guān)于本地方產(chǎn)生的各種社會現(xiàn)象、動態(tài)、事實或與本地方有關(guān)的各種情報信息。是其它任何一種檢索工具所不能替代的。
3、廣泛性：是專指社科基礎(chǔ)文獻(xiàn)產(chǎn)生和形成于廣泛的社會面。因此它能較為廣泛地反映出社會橫斷面和社會動態(tài)的軌跡。是一種最原始的記錄，而地方事業(yè)的發(fā)展正需要從這種廣泛的情報信息中獲取有益的東西。可見，地方文獻(xiàn)報刊索引存著短期情報和長期史料的功能。是地方社科情報（史料）的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。
報刊既然存在著情報價值和史料價值，那么編制地方文獻(xiàn)報刊索引，在選擇文獻(xiàn)時既要注重報刊的短期情報價值，又要考慮報刊所含的長期史料價值。既可以為用戶提供短期情報服務(wù)，也可以提供長期史料服務(wù)。如，北京市供銷合作聯(lián)合社為編輯行業(yè)志，曾委托首都圖書館為其編輯《北京供銷合作聯(lián)合社資料匯編》。我們通過報刊索引及其它檢索工具，檢索出和編成上自“五四”運(yùn)動下至1987年的1500余條、約80萬字的資料匯編，其資料的80%源于報刊。
二、索引工作的方法
編制地方文獻(xiàn)報刊索引，工作人員除需要掌握圖書館學(xué)和情報學(xué)基礎(chǔ)理論、方法和了解本地區(qū)的歷史及現(xiàn)行行政區(qū)劃的范圍外，還應(yīng)掌握以下知識和工作方法：
1、報刊索引檢索群的確立
這個特定的報刊檢索群，即以本地區(qū)的報刊為檢索核心，以非本地區(qū)的報刊為輔的檢索系統(tǒng)。包括綜合性、專業(yè)性及廠礦企業(yè)、行業(yè)的報刊。如北京，則以北京日報及其郊區(qū)報、北京晚報、北京青年報、北京法制報等，和以北京地方志、北京黨史通訊、北京婦女運(yùn)動史料、北京檔案史料、北京公安史料、縱橫、城市開發(fā)、紫禁城等期刊，及一大批本地區(qū)廠礦企業(yè)、行業(yè)報刊為核心，以中央及外省市的報刊為輔所組成的北京地方文獻(xiàn)報刊檢索系統(tǒng)。
2、報刊索引工作范圍的選擇
檢索地域范圍的選擇。地域范圍的概念應(yīng)以現(xiàn)在行政區(qū)劃為依據(jù)根據(jù)歷史發(fā)展沿革、歷代行政區(qū)劃的變更來確定。一經(jīng)確定，舉凡有關(guān)本地區(qū)過去的、現(xiàn)在的、人文的、自然的而有文獻(xiàn)價值的資料均應(yīng)在選擇范圍之內(nèi)，其中自然地理的資料選擇宜寬�？鐓^(qū)域的河流、山脈，應(yīng)注意資料的完整性。
選題范圍。在門類上宜盡求廣泛，以求充分反映社會的概貌。舉凡有關(guān)本地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育等歷史的、現(xiàn)實的一切方面的資料均應(yīng)在選擇范圍之內(nèi)。資料的選擇，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
(1) 關(guān)于政治事件、政治運(yùn)動資料的選擇
一般以本地區(qū)的政治事件、政治運(yùn)動為主要選擇對象。在外地發(fā)生而對本地區(qū)產(chǎn)生影響的，如”五卅慘案”發(fā)生在上海，在北京引起了強(qiáng)烈的反響，并有遇難烈士。其有關(guān)資料，均應(yīng)收集。
(2) 關(guān)于國際交流資料的選擇問題
本地區(qū)各種代表團(tuán)及知名人士在國外的活動資料應(yīng)詳盡選擇，如北京市經(jīng)濟(jì)貿(mào)易代表團(tuán)在日本東京舉辦經(jīng)濟(jì)貿(mào)易展覽，其資料應(yīng)列為北京地方文獻(xiàn)，予以收集。從中可以反映出本地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，在國際上影響以及國際間經(jīng)濟(jì)交流的狀況。
(3) 關(guān)于文化交流資料的選擇
本地區(qū)文化團(tuán)體在外地（包括國外）舉辦或參加的各項展覽、演出、體育賽等活動資料，以及在本地區(qū)舉辦，有重大國內(nèi)外影響的上述活動，本地區(qū)雖然不是主辦或參加單位的一方，對其資料，應(yīng)均列入北京地方文獻(xiàn)。
(4) 關(guān)于國際節(jié)日和地方節(jié)日的資料選擇
一般只選擇各種紀(jì)念節(jié)日在本地區(qū)的反映。如首都圖書館只選擇北京婦女界慶祝“三八”國際婦女節(jié)的報道，而不選擇不涉及本地區(qū)的專論紀(jì)念節(jié)日的文章。對于本地區(qū)各行業(yè)所舉辦的本行業(yè)的紀(jì)念節(jié)會議資料，只選其有一定社會影響者。如聞名中外的北京老字號藥店同仁堂慶賀開業(yè)320周年的報道等。
(5) 關(guān)于各種學(xué)術(shù)會議等資料的選擇
中央等召集的各種全國性會議，凡涉及本地區(qū)或有本地區(qū)代表參加的各項活動，言論等資料；本地區(qū)舉辦的，有一定的學(xué)術(shù)價值和史料價值的會議資料亦應(yīng)選擇。
(6) 關(guān)于人物傳記資料的選擇問題
凡對當(dāng)時的社會或某一方面有一定影響，并具史料價值和符合下列條件之一的資料均應(yīng)選擇：本地方出生，成長而成名的人士；在本地方居住不論時間長短，只要對本地方有一定貢獻(xiàn)和影響的非本地方籍人士。
(7) 關(guān)于若干具體情況的處理方法
本地方的報刊和中央一級報刊同時刊登同一篇文章時，應(yīng)選擇其內(nèi)容較為完整者；綜合性和專業(yè)性報刊同時刊登一篇內(nèi)容與專業(yè)報刊宗旨一致的文章時，應(yīng)選擇專業(yè)報刊；對本地方的廠礦企業(yè)、行業(yè)報刊，應(yīng)選擇那些具有一定學(xué)術(shù)價值和史料價值并具有重復(fù)使用價值的資料。
3、地方文獻(xiàn)報刊索引工作的整序方法
文獻(xiàn)整序的目的是方便用戶的選擇。而地方文獻(xiàn)報刊索引的整序，要服從地方事業(yè)的需要，地方的情報信息的整序，在宏觀上可分為：環(huán)境、歷史、經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)和上層建筑。
環(huán)境包括自然環(huán)境和人文環(huán)境。主要用以反映某地方的地
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