賬套治理與年度賬治理功能比較

賬套治理與年度賬治理功能比較

[摘 要] 賬套治理和年度賬治理是用友財務軟件系統(tǒng)治理中非常重要的兩個功能模塊，正確理解兩個模塊的功能，是進一步用好用友財務軟件的條件和基礎，賬套治理和年度賬治理兩個模塊的相同點在于都能夠進行信息的輸出和引進，不同點體現在輸出和引進的內容、輸出和引進的方法，輸生產生的文件名稱不同等幾個方面。提出了年度賬不當輸出的解決辦法�！　�[關鍵詞] 賬套；年度賬；比較
　　　用友財務軟件(V8．11)為了加強企業(yè)信息的安全治理，提供了賬套治理和年度賬治理兩項治理功能，這兩項功能在企業(yè)信息治理上有相同的地方，但更有很多的區(qū)別，為了便于使用者更好地理解并使用這兩項功能，以及解決工作實務中存在的題目，筆者現將二者的主要異同點做一比較。
　　
　　一、相同點
　　
　　賬套治理與年度賬治理的相同點在于二者都具備企業(yè)財務信息(為分析方便將其他治理信息略掉，以下同)的輸出與引進功能。賬套治理提供了輸出與引進子功能，見圖1。年度賬治理也提供了輸出與引進子功能，見圖2。不論是通過賬套治理中的輸出功能還是年度賬治理中的輸出功能，企業(yè)都能夠將選定賬套的財務信息輸出到指定的路徑中，保存在硬盤、光盤等存儲介質上，當企業(yè)需要調用輸出(即備份)信息的時候，便可以通過引進功能將備份信息引進(即恢復)到賬套中。
　　
　　二、不同點
　　
　　賬套治理和年度賬治理固然都具有將選定賬套的信息輸出和引進的功能，但輸出和引進內容有較大的差別，輸出和引進的方法也不相同，筆者試總結如下。
　　(一)輸出和引進內容不同
　　賬套輸出的內容是選定賬套的賬套信息和該賬套的財務信息。假如該賬套中只保存有一年的財務信息，則輸出內容為該賬套的賬套信息和該年度的財務信息；假如該賬套中保存有多年的財務信息，則輸出內容為該賬套的賬套信息和所有年度的財務信息。當需要將該賬套信息和財務信息恢復到系統(tǒng)中時，可通過賬套引進功能將備份信息引進到系統(tǒng)中。
　　年度賬輸出的內容是選定賬套的年度財務信息，輸出時只輸出該賬套的財務信息，不輸出賬套信息，而且輸出內容可以按年度進行選擇：假如該賬套中只保存有一年的財務信息，則輸出內容為該年度的財務信息；假如該賬套中保存有多年的財務信息，則輸出內容為所選年度的財務信息。當需要將年度賬財務信息引進到系統(tǒng)中時，可通過年度賬引進功能將備份的年度賬信息引進到系統(tǒng)中。
　　不論是賬套輸出還是年度賬輸出功能，都具備在輸出信息的同時進行刪除的功能，見圖3、圖4，不同點是賬套輸出中的刪除功能刪除的是賬套信息及財務信息，而年度賬輸出中的刪除功能刪除的是年度賬的財務信息，而非賬套信息。假如用友財務軟件系統(tǒng)中刪除了與年度賬備份信息對應的賬套信息，則通過年度賬引進功能是不能直接將年度賬財務信息引進到系統(tǒng)中的，必須通過專門方法才能予以解決。而通過賬套輸出功能輸出的信息則可以直接通過賬套引進功能引進到系統(tǒng)中，不受用友財務系統(tǒng)中有無賬套信息的限制。
　　
　　(二)輸出和引進方法不同
　　執(zhí)行賬套輸出和引進功能，必須以系統(tǒng)治理身份登陸系統(tǒng)，然后執(zhí)行“賬套——輸出”功能，系統(tǒng)提示輸出哪一個賬套，選擇賬套后，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)自動進行備份，按捉示選擇備份路徑后即可完成輸出操縱。利用賬套引進功能進行賬套信息引進時，執(zhí)行“賬套一引進”功能，選擇要引進的備份信息即可引進，見圖3。
　　執(zhí)行年度賬輸出和引進功能，必須以賬套主管身份登陸系統(tǒng)，然后執(zhí)行“年度賬一輸出”功能，系統(tǒng)提示“選擇年度”而非選擇賬套，選定年度后系統(tǒng)自動進行年度賬的輸出工作，按提示選擇備份路徑后即可完成年度賬的輸出操縱。進行年度賬信息引進時，執(zhí)行“年度賬一引進”功能，選擇要引進的年度備份信息即可引進，見圖4。
　　(三)輸出文件的名稱不同
　　第一次執(zhí)行賬套輸出功能，系統(tǒng)會在輸出位置產生3 個備份文件，Ufdata．md，UfErplnf．md，Uferpact．lst，第二次執(zhí)行賬套輸出功能，假如還將輸出信息保存在第一次輸出信息的保存位置上，則系統(tǒng)會增加一個新的文件： Uferpact．001，同時將Ufdata．nd和UfErphf．md內容更新。假如執(zhí)行第三次、第四次賬套輸出，則產生的文件會在原基礎上增加Uferpact．002、Uferpact．003……擴展名的編號越大，則表示輸出信息的時間間隔現在越近。企業(yè)執(zhí)行賬套引進功能時，可以有選擇的引進不同時間的賬套信息。
　　
　　第一次執(zhí)行年度賬輸出，產生的文件名是 Ufdata．md，UfErplnf．md，Uferpyert．lst，和賬套信息輸出功能類似，第二次、第三次執(zhí)行年度賬輸出操縱，系統(tǒng)會在原有文件的基礎上分別增加Uferpyer．001、Uferpyer． 002……擴展名的編號越大，則表示輸出信息的時間間隔現在越近。企業(yè)執(zhí)行年度賬引進功能時，可以有選擇的引進不同時間的年度賬信息。
　　
　　三、年度賬治理中題目的解決
　　
　　筆者在教學實踐過程中，碰到了錯誤理解賬套治理和年度賬治理功能的例子。某同學執(zhí)行了年度賬輸出功能，在未執(zhí)行賬套輸出功能的情況下，執(zhí)行了“賬套一輸出”中的刪除功能，刪除了賬套信息。這種操縱的結果是無法將年度賬信息引進到系統(tǒng)中，原因是執(zhí)行年度賬引進必須要求系統(tǒng)中存在該賬套。筆者對這個題目采用了兩種解決辦法，現簡述如下。
　　方法1：重建賬套
　　第一步，以系統(tǒng)治理員身份登陸系統(tǒng)，通過“權限一操縱員”功能設置操縱員，留意操縱員要和原先操縱員代碼一樣；
　　第二步，執(zhí)行“賬套一建立”功能，建立一個和被刪除賬套完全一致的新賬套，包括賬套代碼、賬套名稱、賬套路徑、啟用會計期等等各項賬套信息；
　　第三步，以賬套主管身份登陸系統(tǒng)，執(zhí)行“年度賬一引進”功能，將原先備份的年度賬信息引進到系統(tǒng)中即可。
　　用這種方法引進年度賬信息，要求建立的賬套、操縱員等信息必須和被刪除賬套信息完全一致，否則會導致引進信息失敗。
　　方法2：復制ufdata．mdb文件
　　第一步，以系統(tǒng)治理員身份登陸系統(tǒng)，通過“權限一操縱員”功能設置操縱員，留意操縱員要和原先操縱員代碼一樣；
　　第二步，執(zhí)行“賬套一建立”功能，建立一個和原先賬套代碼、啟用會計期間一致的新賬套，在該種方法里面不用追求賬套名稱、賬套路徑、及其他賬套參數信息和原賬套信息的一致性；
　　第三步，以賬套主管身份登陸系統(tǒng)，執(zhí)行“年度賬一引進”功能，系統(tǒng)會自動將原先備份的年度賬信息引進到被刪除賬套的保存路徑中，按圖5所示的路徑找到 ufdata．mdb文件，將其復制到新建賬套的對應路徑中，即可實現年度賬的信息引進。
　　以上是筆者工作中的一點拙見，目的是為大家更好地理解使用用友財務軟件，不足之處敬請指正。
　　
　　主要參考文獻
　　
　　[1]張瑞君，蔣硯章．計算機會計學[M]．北京：中國人民大學出版社， 2001．89—110．

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