管理的溝通分析論文

管理的溝通分析論文

　　現代企業，人與人之間，部門與部門之間，企業上下級之間，以及其他各個方面之間，特別需要彼此進行溝通，互相理解，互通信息。然而，在現實生活中，人與人之間卻常常橫隔著一道道無形的“墻”，妨礙彼此的溝通。盡管現代化的通訊設備非常神奇，但卻無法穿透這種看不見的“墻”。如果溝通的渠道長期堵塞，信息不交流，感情不融洽，關系不協調，就會影響工作，甚至使企業每況愈下。仔細分析起來，我們會隨時看到這種“墻”的存在。比如，在企業的生產活動中，有的業務部門不明確自己的生產活動應當與整個企業的生產計劃協調一致，有的甚至不擇手段地去追求本單位的私利，不考慮其他業務部門的利益，更不愿意與其他部門進行合作。他們沒有想到這樣做。會給整個企業的生產活動帶來什么不良后果。又如，有的管理人員主觀武斷，一個人說了算，聽不得下級的意見。更聽不得對自己的錯誤的批評，他們不懂得上下級之間要經常進行溝通，不懂的如果下級的意見和建議受到忽視、冷漠，就會挫傷他們的積極性和對企業的責任感，下級就會消極、沉悶下去。這樣的話，一旦企業發生什么緊急情況，需要全體員工出主意、想辦法、共渡難關時，員工就會無動于衷，不會有任何的熱情和積極性。所以要管理好現代企業。就要不斷加強企業內部的互通信息、傳遞資料、交流感情，員工清楚知道公司的方針、政策和所處的形勢，并且逐步建立起-套成熟完善的溝通系統。

　　美國一家公司的總經理非常重視員工之間的相互溝通與交流，他曾有過一項“創舉”，即把公司餐廳里四人用的小圓桌全部換成長方形的大長桌。這是一項重大的改變，因為用小圓桌時�？偸悄撬膫�互相熟悉的人坐在一起用餐。而改用大長桌情形就不同了，一些彼此陌生的人有機會坐在一起閑談了，如此一來。研究部的職員就能遇上來自其他部門的行銷人員或者是生產制造工程師，他們在相互接觸中，可以互相交換意見，獲取各自所需的信息。而且可以互相啟發，碰撞出“思想的火花”，公司的經營得到了大幅度的改善。溝通在管理中的作用是多方面的，其中突出的有以下三個方面：

　　1、溝通有助于改進個人以及群眾作出的決策。

　　任何決策都會涉及到干什么、怎么干、何時干等問題。每當遇到這些急需解決的問題，管理者就需要從廣泛的企業內部的溝通中獲取大量的信息情報，然后進行決策，或建議有關人員作出決策，以迅速解決問題。下屬人員也可以主動與上級管理人員溝通，提出自己的建議，供領導者作出決策時參考，或經過溝通，取得上級領導的認可，自行決策。企業內部的溝通為各個部門和人員進行決策提供了信息，增強了判斷能力。

　　2、溝通促使企業員工協調有效地工作。

　　企業中各個部門和各個職務是相互依存的，依存性越大，對協調的需要越高，而協調只有通過溝通才能實現。沒有適當的溝通，管理者對下屬的知道也不會充分，下屬就可能對分配給他們的任務和要求他們完成的工作有錯誤的理解，使工作任務不能正確圓滿地完成，導致企業在效益方面的損失。

　　3、溝通有利于領導者激勵下屬，建立良好的人際關系和組織氛圍，提高員工的士氣。

　　除了技術性和協調性的信息外，企業員工還需要鼓勵性的信息。它可以使領導者了解員工的需要，關心員工的疾苦，在決策中就會考慮員工的要求，以提高他們的工作熱情。人一般都會要求對自己的工作能力有一個恰當的評價。如果領導的表揚、認可或者滿意能夠通過各種渠道及時傳遞給員工，就會造成某種工作激勵。同時，企業內部良好的人際關系更離不開溝通。思想上和感情上的溝通可以增進彼此的了解，消除誤解、隔閡和猜忌，即使不能達到完全理解，至少也可取得諒解，使企業有和諧的組織氛圍，所謂“大家心往一處想，勁往一處使”就是有效溝通的結果。

　　第二部分有效溝通的障礙

　　一、組織的溝通障礙在管理中，合理的組織機構有利于信息溝通。但是，如果組織機構過于龐大，中間層次太多，那么，信息從最高決策傳遞到下屬單位不僅容易產生信息的失真，而且還會浪費大量時間，影響信息的及時性。同時，自上而下的信息溝通，如果中間層次過多，同樣也浪費時間，影響效率。有的學者統計，如果一個信息在高層管理者那里的正確性是100%，到了信息的接受者手里可能只剩下20%的正確性。這是因為，在進行這種信息溝通時，各級主管部門都會花時間把接受到的信息自己甄別，一層一層的過濾，然后有可能將斷章取義的信息上報。此外，在甄選過程中，還摻雜了大量的主觀因素，尤其是當發送的信息涉及到傳遞者本身時，往往會由于心理方面的原因，造成信息失真。這種情況也會使信息的提供者畏而怯步，不愿提供關鍵的信息。因此，如果組織機構臃腫，機構設置不合理，各部門之間職責不清，分工不明，形成多頭領導，或因人設事，人浮于事，就會給溝通雙方造成一定的心理壓力，影響溝通的進行。

　　二、個人的溝通障礙

　　1、個性因素所引起的障礙。信息溝通在很大程度上受個人心理因素的制約。個體的性質、氣質、態度、情緒、見解等的差別，都會成為信息溝通的障礙。

　　2、知識、經驗水平的差距所導致的障礙。在信息溝通中，如果雙方經驗水平和知識水平差距過大，就會產生溝通障礙。此外，個體經驗差異對信息溝通也有影響。在現實生活中，人們往往會憑經驗辦事。一個經驗豐富的人往往會對信息溝通做通盤考慮，謹慎細心；而一個初出茅廬者往往會不知所措。特點是信息溝通的雙方往往依據經驗上的大體理解去處理信息，使彼此理解的差距拉大，形成溝通的障礙。

　　3、個體記憶不佳所造成的障礙。在管理中，信息溝通往往是依據組織系統分層次逐次傳遞的，然而，在按層次傳遞同一條信息時往往會受到個體素質的影響，從而降低信息溝通的效率。

　　4、對信息的態度不同所造成的障礙。這又可分為不同的層次來考慮。一是認識差異。在管理活動中，不少員工和管理者忽視信息的作用的現象還很普遍，這就為正常的信息溝通造成了很大的障礙。二是利益觀念。在團體中，不同的成員對信息有不同的看法，所選擇的側重點也不相同。很多員工只關心與他們的物質利益有關的信息，而不關系組織目標、管理決策等方面的信息，這也成了信息溝通的障礙。

　　5、相互不信任所產生的障礙。有效的信息溝通要以相互信任為前提，這樣，才能使向上反映的情況得到重視，向下傳達的決策迅速實施。管理者在進行信息溝通時，應該不帶成見的聽取意見，鼓勵下級充分闡明自己的見解，這樣才能做到思想和感情上的真正溝通，才能接收到全面可靠的情報，才能做出明智的判斷與決策。

　　6、溝通者的畏懼感以及個人心理品質也會造成溝通障礙。在管理實踐中，信息溝通的成敗主要取決于上級與上級、領導與員工之間的全面有效的合作。但在很多情況下，這些合作往往會因下屬的恐懼心理以及溝通雙方的個人心理品質而形成障礙。一方面，如果主管過分威嚴，給人造成難以接近的印象，或者管理人員缺乏必要的同情心，不愿體恤下情，都容易造成下級人員的恐懼心理，影響信息溝通的正常進行。另一方面，不良的心理品質也是造成溝通障礙的因素。

　　7、直覺選擇偏差所造成的障礙。接收和發送信息也是一種知覺形式。但是，由于種種原因，人們總是習慣接收部分信息，而摒棄另一部分信息，這就是知覺的選擇性。知覺選擇性所造成的障礙既有客觀方面的因素，又有主觀方面的因素。客觀因素如組成信息的各個部分的強度不同，對受訊人的價值大小不同等，都會致使一部分信息容易引人注意而為人接受，另一部分則被忽視。主觀因素也與知覺選擇時的個人心理品質有關。在接受或轉述一個信息時，符合自己需要的、與自己有切身利害關系的，很容易聽進去，而對自己不利的、有可能損害自身利益的，則不容易聽進去。凡此種種，都會導致信息歪曲，影響信息溝通的順利進行。

　　第三部分有效溝通的管理

　　1、信息傳遞要貫徹多快好省的原則。

　　所謂多，是就數量而言，即在單位時間內傳遞的信息數量要多；快是就速度而言，即信息傳遞要迅速、及時，一條很有價值的信息，如果傳遞速度過慢，就可能變得毫無價值；好是就質量而言，即要消除信息傳遞中的種種干擾，保持信息的真實性；省是就效益而言，要求在較短的時間內，花較少的費用，傳遞盡可能多的信息。在信息傳遞中，這幾方面互相聯系，互相制約，要加以協調。

　　2、傳遞信息要區分不同的對象。

　　這一方面是指在傳遞信息時的目的性，另一方面又指信息傳遞的保密性。信息是有價值的，但是，價值的大小卻因人而異，同一信息對不同的人價值不同。因此，要注意信息傳遞的目標，確保信息的效用。要研究不同對象的不同需要，追蹤信息接受者的視線所向，保證信息傳遞的質量，減少無效勞動。此外，在提高信息傳遞的針對性時，也要注意信息的適用范圍，考慮到信息的保密度，防止信息大面積擴散、泛濫，給員工造成不必要的心理負擔，影響團隊士氣。

　　3、要適當控制信息傳遞的數量。

　　在管理中，由于分級主管部門的角色不同，每個團體成員所考慮的問題不同，因此，在信息傳遞時，要適當注意量的控制。這就是說，應該讓下級知道的信息必須盡快傳遞，適用范圍有限的信息則力求保密。在這方面，要注意兩種傾向：一是信息過分保密的傾向。同行各企業、各部門或同班組的員工之間相互保密，妨礙了彼此了解和相互協調。有些本應共有的信息材料，由于人為地保密，結果沒有向下級部門及時傳達，從而使信息阻塞，出現了無端猜疑，影響了個人社會需求的滿足。另一是隨意擴散信息的傾向。在傳遞信息時，不考慮信息的保密程度，不選擇信息傳遞的對象，將所收集的信息隨意擴散，導致信息混亂。對于管理者來說，也要注意信息的審查與清理，不能將所有信息全部捅到會議上，增加會議負擔，引起心理疲勞�？傊�，這兩種傾向都會導致謠言和小道消息，不利于組織的團結，影響團隊士氣和工作效率。

　　4、要控制使用直接傳遞與非正式渠道。

　　所謂直接傳遞就是越級傳遞，撇開管理信息系統，使溝通雙方直接對話。在管理中，不能過多采用這種方式，但在某些特殊情況下可以控制使用。比如，第一，為了迅速處理管理中的重大問題；第二，由于上級主管部門官氣嚴重，會妨礙時效。第三，時效性特別強的信息需要立即向決策者匯報；第四，涉及個人隱私，需要保密的材料等。有些企業設立總經理接待日、總經理信箱就是為了減輕溝通者的心理壓力，以便對信息傳遞進行控制。對于向下溝通渠道來說，有些管理者往往堅持把信息直接送達需要它的部門，并實行“反饋”制度。對于非正式溝通，也應實施有效的控制，因為雖然在一些情況下，非正式溝通往往能夠達到正式溝通難以達到的效果，但是，它也可能成為散布謠言和小道消息的渠道，產生副作用。對信息溝通的控制是一門管理藝術，也是改善經營管理的重要一環。管理者要提高管理水平，必須做好信息溝通的控制和管理。

　　5、在信息加工處理過程中也需要信息反饋。

　　這是確保信息準確性的一條可靠途徑。這種反饋要求是雙向的，即下級主管部門經常給上級領導提供信息，同時接受上級領導的信息查詢；上級領導也要經常向下級提供信息，同時對下級提供的信息進行反饋，從而形成一種信息環流。一般來說，無論什么信息，在加工處理后時，都需做出反饋，只是方式可以不同。有實際價值的信息可以進行決策，采取行動；沒有實際價值或暫時用不上的信息必須及時答復，加以反饋。一條簡單有效的控制辦法是要把信息加工處理的情況定期反饋給信息提供者。這樣做，一方面可以提高針對性，減少信息提供部門的盲目性；另一方面可以加強信息發送者和接收者之間的心理溝通，提高團隊士氣，調動員工參與管理的積極性。

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