探析商務英語電子郵件中的合作和禮貌原則

探析商務英語電子郵件中的合作和禮貌原則

摘要：本文以語用學理論為依據，通過分析合作和禮貌原則在商務英語電子郵件中的應用，探討了商務英語電子郵件的基本寫作原則，為商務英語電子郵件寫作提供參考。

關鍵詞：商務英語 電子郵件 合作原則 禮貌原則
　　
　　電子信息技術的發展給國際商務往來帶來了極大的便利，十幾年前還十分普遍的電報、電傳通訊方式已逐漸被表達明確、直接快捷的現代通信方式——電子郵件取而代之。作為現代商務交流重要的溝通形式，商務英語電子郵件正起著越來越重要的作用，已經成為國際商務溝通最基本的聯絡方式。據調查，在商務交往中約有90%的人利用電子郵件來聯系業務(何光明，2006)，人們經常需要與不認識的或不甚了解的人打交道，這就要求在傳遞信息的過程中要盡量避免出現錯誤和誤解, 還要盡可能地縮短發件者和收件者處理這些信息的時間。然而，電子郵件的快速普及往往會讓人忽視其應有的規范，在國際商務中，一封不規范的商務電子郵件，不僅會有損公司的形象，也可能會令人費解。若出現信息錯誤，輕則導致溝通失敗，重則帶來經濟損失。因此，需要建立一種國際間普遍認可的交流原則，讓來自于不同文化背景、使用不同母語的人能順利地進行交流。
　　禮貌和合作原則是現代語言學中重要的會話理論，它不僅充分體現在會話中, 在書面語篇中也被廣泛實施（秦曉杰，2001）。由于電子郵件的往來與面對面的會話交流同樣具有真實地、有目的的表情達意的功能，因此，指導會話交流的合作與禮貌原則對這種基于商務電子郵件的書面交際同樣適用，在國際商務活動中，如果英語電子郵件的寫作者不了解必要的合作與禮貌策略以及相應的語言表征方式，會有引起語用失誤，進而破壞雙方友好合作關系的危險。
　　一、電子郵件中的合作原則
　　美國哲學家Grice（1975）認為在日常交際中人們總是在遵守著一套相互合作的基本原則, 旨在有效地使用語言以達到交際目的。他在20世紀70年代提出了會話的合作原則（Cooperation Principle），其中包括了數量準則、質量準則、方式準則和相關準則等四條基本準則。合作原則要求所提供的信息數量適中、真實可靠、清楚簡潔、緊扣主題。遵守了這些準則，交流者就能以最直接的方式和最合適的語言進行交際，達到最佳交際效果。就商務電子郵件而言，由于收信的一方在讀信時，寄信的一方不在場，無法像在打電話或面談時根據對方的反應做出及時的調整，因此，電子郵件往來中雙方如何表現出“合作”的誠意，要比在電話交談或當面會談中雙方如何彼此表示友好更加重要。如：
　　例1：Thank you for your letter of 12th， July sending us patterns of cotton prints. We find both quality and prices satisfactory and are pleased to give you an order for the following items on the understanding that they will be supplied from current stock at the prices named:
　　QuantityPattern No. Price(net)
　　300 yards 7233p per yard
　　450 yards 8238p per yard
　　300 yards 84 44p per yard
　　We expect to find a good market for these cottons and hope to place further and larger orders with you in the near future。
　　Our usual terms of payment are cash against documents and we hope they will be acceptable to you. Meanwhile should you wish to make inquiries concerning our financial standing, you may refer to our bank。
　　The National Bank of Nigeria, Lagos
　　Please send us your confirmation of sales in duplicate。
　　例2: We are pleased to receive your order of 18th，July for cotton prints and welcome you as one of our customers. For goods ordered we require payment to be made by a confirmed and irrevocable letter of credit payable by draft at sight upon presentation of shipping documents. Please let us know immediately whether you agree to our terms. As soon as we receive your reply in the affirmative, we shall confirm supply of the prints at the price stated in your letter and arrange for dispatch by the first available steamer upon receipt of your L/C。
　　When the goods reach you, we feel confident you will be completely satisfied with them—at the prices offered they represent exceptional value。
　　As you may not be aware of the wide range of goods we deal in, we are attaching a copy of our catalogue and hope that our handling of this first order of yours will lead to further business between us and mark the beginning of a happy working relationship。
　　 以上兩封信所圍繞的是初次定單，均遵循了合作原則中的相關準則，內容安排也十分有序，例1段落安排順序是: (1)告知收悉信函并向對方表示感謝；(

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