- 相關(guān)推薦
關(guān)于財務(wù)電子檔案管理的研究
摘要：為提高財務(wù)管理水平，以細(xì)化基礎(chǔ)工作為出發(fā)點，對公司財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀進行分析，探索財務(wù)電子檔案管理，實現(xiàn)財務(wù)管理的創(chuàng)新。本課題通過研究財務(wù)電子檔案管理，結(jié)合公司財務(wù)制度要求，探索公司財務(wù)電子檔案的方式和方法，對于財務(wù)管理信息化具有重要意義，創(chuàng)新思路使財務(wù)檔案工作實現(xiàn)制度化、規(guī)范化和科學(xué)化管理，使其在公司建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮重要作用。
關(guān)鍵詞：財務(wù) 管理 研究 電子檔案
傳統(tǒng)的財務(wù)檔案大都以紙質(zhì)為載體，不能適應(yīng)財務(wù)檔案管理的信息化要求，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財務(wù)電子檔案就是財務(wù)數(shù)據(jù)采集源泉和基地，通過分類整理和網(wǎng)絡(luò)共享，最終為各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財務(wù)人員處理和運用。
一、財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀
(1)財務(wù)檔案分類
隨著公司電力事業(yè)的快速發(fā)展和經(jīng)營管理水平的提高，財務(wù)檔案資料也日趨增多，主要分為會計檔案和財務(wù)管理文件兩大類。
會計檔案指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
會計賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。
財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。
其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
財務(wù)管理文件：指除會計核算專業(yè)材料外的財務(wù)管理制度、計劃批文、通知等各類財務(wù)管理資料，是財務(wù)檔案的重要組成部分。財務(wù)集約化管理的不斷深入，財務(wù)管理文件的積累呈現(xiàn)多元化趨勢。財務(wù)管理制度包括預(yù)算管理、會計核算、工程管理、資金管理、資產(chǎn)管理、資本運營、財務(wù)評價與考核等。
(2)財務(wù)檔案管理規(guī)定
自1999年以來采用電子計算機進行會計核算，保存會計檔案實行電子存檔和紙質(zhì)存檔雙開制，2004年發(fā)布的《會計電算化管理辦法》對電算化會計檔案的管理進行的明確的規(guī)定，電算化會計檔案指儲存在磁盤或其他存儲介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和程序，以及打印輸出的各種賬簿、報表、憑證等核算數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開發(fā)中的全部文檔資料。打印輸出的紙質(zhì)會計資料按照《會計檔案管理制度》進行歸檔管理，儲存在硬盤上的會計數(shù)據(jù)建立定期備份制度，實行電子備份，按年度進行刻盤存檔。
二、財務(wù)檔案管理趨勢
為規(guī)范和加強公司財務(wù)管理，公司已經(jīng)建立了涵蓋生產(chǎn)經(jīng)營全過程的財務(wù)管理體系，隨著財務(wù)信息多元化的發(fā)展，積累了豐富的財務(wù)管理文件，必須實現(xiàn)由紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化電子檔案管理轉(zhuǎn)變，才能充分發(fā)揮財務(wù)管理文件的指導(dǎo)作用。財務(wù)電子檔案將是財務(wù)數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地，通過實時更新和共享，及時、準(zhǔn)確地為經(jīng)營決策提供依據(jù)，電子檔案將成為財務(wù)檔案管理的主要形式。
(1)財務(wù)電子檔案能夠提供財務(wù)檔案信息方便快捷的服務(wù)方式
數(shù)字化的財務(wù)電子檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)的遠(yuǎn)程利用，提供方便快捷的財務(wù)檔案信息服務(wù)方式和途徑。
(2)財務(wù)電子檔案能夠使不同載體形式的財務(wù)檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn)
根據(jù)財務(wù)檔案載體形式的不同，可以將電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式的財務(wù)檔案信息經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)換，并再現(xiàn)其它載體檔案信息的真實內(nèi)容，既加強管理又方便應(yīng)用。
(3)財務(wù)電子檔案為財務(wù)管理水平的提高奠定基礎(chǔ)
在當(dāng)今信息化和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的時代，檔案信息數(shù)字化是財務(wù)電子檔案管理發(fā)展的必然趨勢和方向，財務(wù)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作有利于財務(wù)信息的推廣，為財務(wù)管理水平的提高做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備。
(4)財務(wù)電子檔案為財務(wù)信息體系的完善創(chuàng)造條件
隨著無紙辦公和電子文檔的普遍應(yīng)用，財務(wù)電子檔案與紙制檔案共同組成完整的財務(wù)檔案信息庫，為財務(wù)信息體系的完善創(chuàng)造條件。
三、財務(wù)電子檔案管理面臨的難題
原始性問題。對于紙質(zhì)檔案來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章、紙張制成材料等使內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，可以借助形式的原始性來證實和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。電子檔案內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。很難對電子檔案的原始性進行認(rèn)定。
真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實;電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案;電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。
完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導(dǎo)致信息丟失;電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損;電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，篡改信息、信息外泄，都會直接損害電子檔案的安全。
四、財務(wù)電子檔案管理保障措施
(1)采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的原數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)。將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。
(2)建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式
因為財務(wù)管理資料來源廣泛，形式多樣，無法統(tǒng)一，如電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式，財務(wù)電子檔案需要實現(xiàn)統(tǒng)一格式的轉(zhuǎn)換，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式。
(3)應(yīng)用的安全性
財務(wù)電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資料上傳、信息共享，可根據(jù)設(shè)定的檔案密級按部門按專業(yè)按用戶級別配置訪問權(quán)限，可在權(quán)限允許范圍內(nèi)下載檔案。同時日志庫自動記錄對電子檔案庫的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作。
(4)明確紙質(zhì)檔案與電子檔案要長期并存并保持一致
紙質(zhì)檔案與電子檔案屬于兩種不同載體的檔案，必須明確紙質(zhì)檔案與電子檔案長期并存的“雙軌制”，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件來保存。同時，還要注意兩種不同載體檔案的一致性，特別是在電子檔案編號、更改、更新時更應(yīng)注意電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)相符。
五、財務(wù)電子檔案管理的優(yōu)勢
財務(wù)信息的隨時更新�，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為實現(xiàn)電子檔案管理提供了快捷的管理手段、共享的信息平臺，開辟了信息利用的快速途徑，將過去的集中建檔，改為平時隨時整理建檔。集中的工作量，變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁浚岣吡素攧?wù)信息管理水平，財務(wù)電子檔案及時得到更新，便于檢索利用。
靈活便利地檢索。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種信息體系。因此，“文件”作為基本保管單位，使信息分類方式得以根據(jù)需要進行自主編輯。
充實的業(yè)務(wù)平臺。財務(wù)電子檔案庫中匯集了反映公司各項財務(wù)政策沿革、內(nèi)控制度體系的完善、經(jīng)濟業(yè)務(wù)依據(jù)等財務(wù)管理資料，為財務(wù)人員提供了豐富的業(yè)務(wù)知識和規(guī)范，為專業(yè)部室提供了遵循原則、為領(lǐng)導(dǎo)層提供了決策依據(jù)。
六、結(jié)束語
財務(wù)電子檔案管理是對財務(wù)管理基礎(chǔ)工作的創(chuàng)新，通過利用網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)財務(wù)檔案的數(shù)字化管理，在對公司財務(wù)信息全面匯總的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)及時更新、實時查詢、信息共享，使財務(wù)管理制度體系以及除會計核算專業(yè)材料以外的財務(wù)管理資料對公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)的指導(dǎo)性得到進一步加強，有利于業(yè)務(wù)規(guī)范、決策參考，為公司財務(wù)管理水平的提高打好基礎(chǔ)。
【財務(wù)電子檔案管理的研究】相關(guān)文章：
電算化下企業(yè)會計檔案管理問題、成因及對策研究06-01
財務(wù)成本計量研究06-09
發(fā)揮電子商務(wù)在物資供給企業(yè)中的作用研究06-04
企業(yè)財務(wù)管理研究論文07-29
企業(yè)財務(wù)管理問題研究論文02-03
財務(wù)預(yù)算管理在公路客運企業(yè)的運用研究05-29
論中英會計教育比較研究05-02
會計審計研究若干國際動態(tài)06-03