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參考文獻著錄的思考與建議
摘要：針對我國相關編輯規(guī)范和作者來稿以及編輯加工過程中遇到的有關參考文獻著錄的問題，進行了一些具體的分析并提出了幾點思考和建議。介紹了一些處理參考文獻常見或容易出現(xiàn)的問題的方法和策略。指出在新的規(guī)范沒有修訂或修訂后還是保持原樣的情況下，作為編輯，應該嚴格按照規(guī)范的要求進行操作。這樣才能保證我國編輯標準的統(tǒng)一性，才能促使我國的編輯標準朝著更科學、更合理的方向發(fā)展。
關鍵詞：參考文獻;規(guī)范;思考;建議
參考文獻的組成大致可以分為四部分：著者、文題、出版者、出版時間(含年卷期和頁碼)。這四部分中最重要的信息是著者項，而在編輯加工過程中也是最難處理的項目。本文試根據(jù)筆者多年的工作體會對參考文獻的著錄做一點歸納整理，期望能對國家標準的后期修訂和編輯同仁的具體操作有所幫助。
我國現(xiàn)行的參考文獻著錄規(guī)則是中華人民共和國國家標準GB7714—87[1]。中國高等學校自然科學學報研究會根據(jù)這個規(guī)則制定了相應的編排規(guī)范[2]。隨著學術期刊網(wǎng)絡版的興起，相關機構在這些基礎上制定出了《中國學術期刊(光盤版)檢索與評價數(shù)據(jù)規(guī)范》(以下簡稱《規(guī)范》)[3]�！兑�(guī)范》于1999年由國家新聞出版總署發(fā)布執(zhí)行，現(xiàn)已成為我國絕大多數(shù)學術期刊的執(zhí)行標準。本文試從執(zhí)行規(guī)范過程中遇到的問題出發(fā)對參考文獻的著錄格式進行探索和研究。
一、參考文獻的作者項
1.國家的標準
《規(guī)范》對參考文獻的作者項沒有具體的說明，但將GB7714—87和“中國高等學校自然科學學報編排規(guī)范”的相關格式體現(xiàn)在示例中。示例體現(xiàn)：中國人和外國人的姓名一律采用姓前名后方式著錄，外國人的姓全大寫，名字部分縮寫，并省略縮寫點。例如John Q. Public應該寫成PUBLIC J Q。在執(zhí)行中，我們發(fā)現(xiàn)這是編輯加工科技論文參考文獻過程中最棘手的問題，本文分析其產(chǎn)生的原因，進而提出修改建議，以便與各位同仁商榷。
2.作者稿件的現(xiàn)狀
在作者投來的稿件中，參考文獻的外文作者項大多是采用西方語言中的名前姓后格式書寫。為了執(zhí)行《規(guī)范》，我們要求作者對照標準將其論文中參考文獻的作者項按姓前名后的格式進行更改，但收效不佳。有相當一部分作者按標準格式修正了參考文獻中其他項目的內容，可唯獨作者項還會出錯。外文作者姓名的名前姓后格式在他們心目中似乎已成定式。許多作者甚至這次改正了，下次投稿時老“毛病”又重犯。筆者對投來本刊的150余份稿件進行了統(tǒng)計，結果是，參考文獻的作者項基本上都是采用名前姓后格式書寫的，看來，這已是一個大眾習慣。其產(chǎn)生原因有二：①西語的名前姓后格式在人們心目中已根深蒂固，一時難以改變。②我們清楚，美國是當今世界上科技論文產(chǎn)出最多的國度，以美國為首的大多數(shù)英文期刊中人名均采用名前姓后格式書寫。而我國科技人員閱覽的參考文獻主要是英文期刊，他們論文中的參考文獻自然也是從這些刊物中摘錄的，其參考文獻的作者項往往會保留原貌。雖然極少數(shù)外國刊物的參考文獻的作者項也采用姓前名后格式著錄，但其正文的署名仍然是采用名前姓后格式書寫，參考者摘錄的是論文的署名，而對其參考文獻的書寫格式不會太留意。所以參考文獻即使是從英文刊物上摘錄的，其作者項仍然會是名前姓后格式。另外，我國一些權威刊物也是采用名前姓后格式著錄的，這些權威刊物在我國科技人員心中產(chǎn)生著示范效應，使得許多論文作者甚至認為我們的姓前名后格式書寫規(guī)范是不合理的。這就造成了姓前名后格式的著錄規(guī)則難以讓作者接受的事實。
3.編輯遇到的困難
我們知道，科技論文中所引用的英文參考文獻條目本來就是從英文原件上摘錄的，其作用最終還是要讓讀者據(jù)此找到它的原文。可是，姓前名后的規(guī)范要求將其中的英文作者人名顛來倒去變換名與姓的位置，甚至改變它們的大小寫，這勢必使它的原貌發(fā)生變化，以此為線索去檢索其原文的可靠程度就會大大地降低，致使它們的檢索功能減弱。另外，科技工作者并非外文專家，對有些外文人名中的姓與名不一定能辨識準確，勉強為之就有可能弄錯，那樣，它們的檢索功能就有可能完全喪失。當然，通過查閱相關資料也許可以將姓與名進行正確辨識，但為了這樣一個小問題花費過多的時間和精力是不值得的，為什么不可以從標準的表達方面給他們以方便呢?就英文人名來說，如果我們不對其原貌進行改變，而是從原文中照實摘錄，那不但快捷方便，而且還不會出錯，用其去查找原文是完全可靠的。也許有人會說，前文提到的有部分英美參考文獻引用標準中不是也在使用“姓前名后”體系嗎?但筆者認為，英美人對本民族人名中姓與名的分辨能力應該是很強的，在這方面，應根據(jù)我們的具體情況在既不違反其科學性、合理性又可方便作者的原則上進行靈活調整。從以上分析我們可以看出，我國現(xiàn)行的相關標準不但增加了我國科技工作者著寫參考文獻的難度，還可能影響其查找原文的功能。所以，規(guī)范的制定要力求方便作者并顧及大多數(shù)作者的習慣。
4.思考與建議
參考文獻的功能是讓讀者據(jù)此方便快捷地查找參考文獻原文，其作者項應該是直接從原文上摘錄，才便于讀者查找。所以，修改的原則應該是：參考文獻表作者項的書寫格式忠實于參考文獻原文。這不管是名前姓后格式還是姓前名后格式;也不管是英文的或是其他的語種都應如此。本人認為不應該要求格式統(tǒng)一，甚至在同一篇文章的參考文獻中還要允許不同書寫格式的存在。理由如下：
(1)便于國際檢索。
作者姓名項是查找其原文的主要參數(shù)，國際檢索系統(tǒng)中往往是依據(jù)論文作者姓名的第一個符號作為檢索線索，當我們按照規(guī)范變動原文姓名的書寫格式后，原來的第一個符號也許就不在第一了，如果據(jù)此去國際檢索系統(tǒng)中查找原文將會遇到麻煩。此外，對那些復雜的外文姓名，當姓和名難以辨別時，人為地把原來姓名的單詞順序顛來倒去往往會弄得面目全非而失去其查找功能。所以，忠實其原貌既可省去編輯與投稿者的麻煩，還可以減少錯誤，更可以方便讀者。
(2)不會與我國的標準化發(fā)生沖突。
參考文獻中作者項的姓前名后格式產(chǎn)生的原因不甚明了，也許是為了與中文姓前名后的習慣相統(tǒng)一，但筆者認為，對參考文獻中的作者項保留原論文中的書寫格式并不會與之產(chǎn)生沖突，更不會動搖這個統(tǒng)一。我們知道，在寫作時，引用其他文章中的一段話就應該原文照抄。此外，對參考文獻的外文條目中“論文題目名”項，GB7714—87中也未提及書寫格式的變更要求，即并不需要將其單詞的組合順序按中國語言特點重新組排(如果那樣，將會不成句子)，而是原文照抄。所以，對于作者項，道理也應相同，按原文書寫格式著錄才是合理的。 從以上分析可以看出，參考文獻作者項的國家著錄標準如果能獲得修改，那既方便作者和編輯工作者，又便于讀者查閱，這是最理想的狀況。但是，在新的國家規(guī)范還沒有修訂或修訂后還是保持原樣的情況下，作為編輯，應該嚴格按照規(guī)范的要求進行操作，這樣才能保證我國期刊標準的統(tǒng)一性。
二、參考文獻作者以外的其他項
除了作者項以外，參考文獻出版時間部分的“卷期”項也是很麻煩的，雖然這是一個簡單的問題，但如果與作者溝通不當往往往返多次仍然不能到位。規(guī)范要求卷期的格式是“卷(期)：”的形式。在作者的來稿中，當卷期齊全的時候，基本能按這個格式著錄，但當卷期不全時，問題就比較突出。具體表現(xiàn)是：來稿的“卷(期)：”項只見一個數(shù)字，對這個數(shù)字，有些作者不管這是卷還是期，統(tǒng)統(tǒng)給加上一個括號，而有些作者則是都不加括號，這讓編輯們難以判斷這個數(shù)字是卷號還是期號。產(chǎn)生的原因是有些期刊只有卷號而沒有期號，而有些期刊只有期號但沒有卷號，再加上作者認為這個格式問題不太重要所以不重視就隨便寫上，其實這是查閱原文較為關鍵的信息。解決的辦法是將整條文獻復制去網(wǎng)上搜索，基本能找到正確答案。但最好的辦法是讓作者自己更正，不過這樣一定要在致作者的改稿信函中采用比較通俗又明晰的語句對此問題進行具體說明。例如“提請注意：‘卷(期)：’的書寫格式，將期號放在括號里，卷號放在括號外;當刊物有卷號但沒有期號或有期號而沒有卷號時，記得期號加括號，卷號不用括號”。這樣，基本上能讓作者一次修改到位。
關于參考文獻的文題項和出版者項，作者基本上能根據(jù)編輯部編寫的征稿啟事或改稿須知按要求到位，即使有不到位的地方與作者溝通也很容易，所以這方面就不作討論了。
參考文獻是科技論文的重要組成部分，而其表達格式的標準化、統(tǒng)一性十分重要。雖然我國制定了一系列的相關法規(guī)，但執(zhí)行的現(xiàn)狀還有些混亂。因為我國的標準與國際上的相關法規(guī)存在一些差異，而我們的科學研究相對國際上發(fā)達國家來說還處在學習、模仿、借鑒的過程中，他們的表達方式對我們的科研工作者來說具有相當?shù)臋嗤裕率刮覀冊诙虝r間內還難以形成統(tǒng)一的思維和習慣。雖然我國的規(guī)范在執(zhí)行過程中還存在這樣那樣的問題和不足，我們可以在實踐中進行探索和提出修改建議，但我們應該帶頭學習、嚴格執(zhí)行國家的相關法規(guī)，要把執(zhí)行國家標準當作自己義不容辭的職責。這樣，才能保證我國編輯標準的統(tǒng)一性，才能促使我國的編輯標準朝著更科學、更合理的方向發(fā)展。
參考文獻：
[1]國家標準局.GB7714-87，(中華人民共和國國家標準)文后參考文獻著錄規(guī)則[S].北京：中國標準出版社，1988.
[2]中國高等學校自然科學學報研究會編.中國高等學校自然科學學報編排規(guī)范(修訂版)[EB/OL].http：//wenku.baidu.com/view/f2271ed97f1922791688e838.html，2004-07.
[3]中國學術期刊(光盤版)編輯委員會.CAJ-CD B/T 1-2006，中國學術期刊(光盤版)檢索與評價數(shù)據(jù)規(guī)范(修訂本)[EB/OL].http：//wenku.baidu.com/view/301a21d376eeaeaad1f330ed.html，2006-06-01.
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