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      1. 紙質(zhì)檔案數(shù)字化步驟

        時(shí)間:2023-02-06 03:51:23 檔案 我要投稿
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        紙質(zhì)檔案數(shù)字化步驟

          紙質(zhì)檔案具有易損壞,無法再生,需要保密等特點(diǎn),對檔案的保護(hù)和修復(fù)是檔案工作必須重視的工作和任務(wù)。下面是小編分享的紙質(zhì)檔案數(shù)字化步驟,希望能夠幫助到大家。

          紙質(zhì)檔案數(shù)字化步驟

          1、即按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容,包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號和頁數(shù)等,應(yīng)進(jìn)行修改。

          2、在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

          3、按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關(guān)和重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不掃描原稿。

          4、破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。

          5、制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單,詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

          6、掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂;謴(fù)裝訂時(shí),應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

          紙質(zhì)檔案是什么

          紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案,如保存?zhèn)洳榈墓膱D紙、信札、電報(bào)、戶籍、帳冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。

          以紙張作為載體的一種檔案,如保存?zhèn)洳榈墓膱D紙、信札、電報(bào)、戶籍、帳冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。紙張是中國古代四大發(fā)明之一,紙質(zhì)檔案最先產(chǎn)生在中國(見紙質(zhì)文獻(xiàn))。東漢時(shí)已經(jīng)開始用紙張書寫文件,魏晉以后紙質(zhì)文件逐漸增多,但官府公文仍以簡為主。到東晉末葉,公元403年底,桓玄代晉自立,下令公文全部用紙書寫。他在詔令中說:“古無紙,故用簡,非主于敬也。今諸用簡者,皆以黃紙代之!睆拇思堎|(zhì)檔案大量產(chǎn)生。從4世紀(jì)到17世紀(jì)末,中國造紙術(shù)先后傳入越南、朝鮮、日本、阿拉伯國家、歐洲各國、美洲大陸,乃至全世界,促進(jìn)了世界檔案事業(yè)的發(fā)展。紙張的使用引起檔案數(shù)量急劇增長,以羅馬教皇形成的檔案為例:使用紙張以前,在1243~1254年的11年間,每年平均形成730件;使用紙張以后,在1294~1303年9年間,每年平均形成5萬件,增加近70倍。紙質(zhì)檔案優(yōu)點(diǎn)較多,便于管理和利用。當(dāng)代聲像檔案和機(jī)讀檔案已有顯著增長,但紙質(zhì)檔案在世界各國檔案館的總藏中仍占主要地位。

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