電子檔案系統應包括哪些功能

時間：2024-09-04 04:44:09 檔案我要投稿

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電子檔案系統應包括哪些功能

　　檔案管理系統主要功能：檔案流水化采集功能實現多人多客戶端對多本檔案同時進行掃描采集功能，并按操作角色進行分工及權限管理。以下小編為大家整理了電子檔案系統的功能，希望對大家有所幫助！

　　1、檔案類型管理：

　　可自由定義檔案的管理類型及其架構，符合國家標準。

　　2、檔案屬性管理：

　　屬性分為系統標準屬性與可由用戶自定義的附加屬性，并可根據分類進行繼承，并且可以調整自由匹配列表顯示屬性，實現客戶對于不同類型檔案（如實物檔案和照片檔案）屬性管理的需要。

　　3、檔案信息的采集：

　　提供屬性新建、掃描新建、網頁新建、批量新建等多種檔案錄入功能。支持Excel表格導入形成案卷與卷內目錄以及數字文件的根據題名、檔號、順序號等對應信息批量對應上傳的功能。

　　4、歸檔編輯功能：

　　文件歸檔編輯功能，綜合檔案的錄入、紙質掃描文件的引入、電子文件的引入、批量錄入、批量修改、綜合檔案表格打印等，在一個界面上，即可實現從文件到檔案的全過程。

　　不同的用戶可根據被授予的權限，在不同的文件管理分類中分散進行整理工作，亦可利用歸檔編輯功能實施集中整理，甚至根據管理需要，采用混合模式對歸檔文件進行整理，大大地提高了檔案管理人員的工作效率和管理的靈活性。

　　5、權限管理：

　　針對不同管理對象（如不同的電子案卷）可采取不同的權限控制，提供使用權限以及接觸密級權限的二維權限管理。

　　6、編號管理：

　　檔案注冊可自動生成歸檔編號、統計文件數及頁數，完成檔案歸檔

　　7、檔案借閱申請：

　　當只有條目閱讀權，但需要查看信息的內容時，可向該條信息的管理員申請借閱電子文檔。

　　8、檔案利用統計：

　　有權限的用戶可隨時對文檔的利用情況、利用明細以及利用排名等信息進行可自定義事件、借閱人等范圍的統計。不僅掌握文檔資料的利用情況，還能統計文檔的使用熱度。

　　9、檔案檢索：

　　持按關鍵字搜索、限定屬性的組合條件搜索以及全文搜索。

　　10、過期檔案管理：

　　根據國家法規和行業規章，檔案都是有保管期限的，超過保管期限的檔案實體可以銷毀。對于電子檔案，超過保管期限時，可以注銷，也可以刪除，但如果存儲空間許可，注銷或轉移保存更為可取。

　　電子檔案存儲管理制度

　　第一章總則

　　第一條為了加強電子文件的存儲管理，保障電子檔案的安全保管，根據《中華人民共和國檔案法》、《電子文件存儲與管理規范》〔GB/T 18894-2002〕、《重慶市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》和有關法規、國家標準、行政規章，結合重慶市實際制訂本制度。

　　第二條本制度參照重慶市電子檔案管理技術標準執行。

　　第三條本制度以維護電子檔案的真實性、完整性、有效性為原則，保證電子檔案的安全性和可利用性。

　　第四條基本術語解釋

　　（一）電子文件是指法人、其他組織和個人在公務活動中形成的數字形態記錄。它是通過計算機進行操作、傳輸、存儲和利用的文件，用數字(比特)形態表現，通過編碼和解碼來輸入和輸出。

　　（二）電子檔案是指利用計算機技術形成，經鑒定具有保存和利用價值，按照有關電子文件存儲管理規定處理并且已經存儲的電子文件。

　　第二章電子檔案的存儲

　　第五條電子文件具有對計算機系統的依賴性、非人工直接識讀性、復制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內容的易改性、載體的不穩定性等特性，并且對于不同信息類型的電子文件，由于其技術特點不同，存儲載體和記錄信息的標準、算法也不同，所以電子檔案的存儲應根據電子文件的特點分別采取措施保證其原始性、真實性、完整性：

　　（一）字處理文件

　　1、TXT文檔可以作為電子檔案直接存儲。

　　2、XML文檔可以作為電子檔案直接存儲。

　　3、對于其它類型的文檔，如果無法轉換為XML或TXT格式，則應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統信息一并存儲。

　　（二）圖像文件

　　1、TIFF格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數的要作說明。

　　2、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數的要作說明。

　　3、其它格式圖片應轉換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數的要作說明。

　　4、對于無法轉換格式的圖片應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統信息一并存儲。

　　5、由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對于普通紙質檔案來說光學分辨率不低于200dpi，對于照片檔案來說分辨率不得低于600dpi。

　　6、由縮微膠片掃描儀獲得的電子檔案，對于16mm膠片來說分辨率不低于200 dpi，對于35mm膠片來說分辨率不低于600dpi。

　　（三）圖形文件

　　1、圖形文件的存儲要求參見圖像文件的存儲要求。

　　2、存儲時應注意其設備依賴性、易修改性等問題，對相關軟件及各種數據信息應一并存儲。

　　（四）影像文件

　　1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲。

　　2、對于無法轉換格式的影像文件應按原格式存放并將有關的軟件、壓縮算法和計算機系統信息一并存儲。

　　（五）聲音文件

　　1、WAV格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。

　　2、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。

　　3、對于無法轉換格式的聲音文件應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統信息一并存儲。

　　（六）多媒體文件

　　1、多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲。

　　2、多媒體文件依賴的計算機軟硬件信息及相關參數應一并存儲。

　　（七）數據庫文件

　　1、數據庫文件DBF格式可以作為電子文件直接存儲。

　　2、對于無法轉換格式的數據庫文件應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統信息一并存儲。

　　（八）超文本文件

　　1、超文本文件包含的信息較多，存儲時注意數據的完整性。

　　2、信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲。

　　3、超文本文件依賴的計算機軟硬件信息應一并存儲。

　　（九）計算機程序

　　1、計算機程序可以作為電子檔案直接存儲。

　　2、計算機程序依賴的軟、硬件平臺說明應一并存儲。

　　（十）數據文件

　　1、數據文件的類型較多，包含以上所示的多種類型，具體類型的存儲辦法參考以上各類型的存儲辦法。

　　2、數據文件應對數據來源進行說明并一同存儲。

　　第六條對電子檔案的說明性文檔一律用TXT文檔編寫。

　　第七條在符合軟、硬件平臺條件下，應保證電子檔案能正常被計算機所識別、運行，并能準確輸出。

　　第八條電子檔案中涉及的口令、密匙、權限管理說明等應同電子檔案一并存儲。

　　第九條保存與紙質等檔案內容相同的電子檔案時，要與紙質等文件之間互相建立準確、可靠的標識關系。

　　第十條用掃描儀、視頻壓縮卡等設備獲得的電子檔案，如果采用非標準算法，則應將相關軟件一并存儲。

　　第十一條計算機系統運行和信息處理等過程中設計的各類參數、管理數據等應與電子檔案一同存儲。

　　第十二條電子檔案應該拷貝到耐久性的載體上，一式3套，一套封存（A），一套供查閱利用（B），一套異地保存（C）。對于加密的電子文件，則應在解密后再完成上述工作。

　　第十三條在相同條件下，電子檔案的存儲載體的選擇應優先考慮可靠性和先進性。本標準推薦的存儲載體是：只讀光盤、磁帶等。禁止使用軟磁盤作為電子檔案的長期保存載體。

　　第十四條對于具有穩定可靠的網絡環境的單位具體要求：

　　1、電子檔案應存放于指定的計算機服務器上，服務器必須采取磁盤鏡像、雙機容錯等備份措施。

　　2、內部局域網要有可靠的安全防范措施和管理制度，系統設備更新時必須制定嚴格的數據轉換辦法，確保數據準確無誤并能在新系統中運行。

　　第十五條電子檔案的保管要求除應具備紙質檔案的一般要求外，還應符合下列條件：

　　1、存儲載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，作到防塵、防變形，避免陽光直接照射。

　　2、環境溫度選定范圍：17---20℃，相對濕度選定范圍：35%--45%。

　　3、存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離，遠離熱源。

　　第十六條電子文件存儲時必須檢查病毒及其他危害計算機的隱患，對于不能清除隱患的電子文件不得存儲。

　　第十七條存儲電子檔案的光盤應放入盒中存放，A、B兩套電子檔案應分開保管。

　　第十八條電子檔案的有效性保證：

　　（一）隨著計算機技術和設備的更新發展，存儲載體或電子檔案數據會出現兼容性問題。

　　1、存儲載體出現兼容性問題時應更換先進、可靠的存儲載體進行復制。

　　2、電子檔案數據出現兼容性問題時應對電子檔案進行升級轉換并進行復制。

　　3、復制后舊版存儲載體應至少保留四年。

　　（二）刻錄光盤時采用整盤刻錄（disk-at-once recording）方式，不得使用多段刻錄（multiseion recording）等方式。推薦使用的刻錄軟件為： NERO BURNING６、WINONCD６以上版本。

　　（三）對磁性載體每2年、光盤每4年進行一次有效性、安全性檢查，對存儲載體的壽命、存儲載體的兼容性、電子檔案的兼容性等問題進行抽查，抽檢率不得低于30%，發現問題要及時補救。

　　（四）存儲在磁帶上的電子檔案，每年應倒帶一次，五年轉存一次。

　　（五）檢查、拷貝、轉換等情況要做好登記。

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