企業(yè)文件管理制度
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)中央關于文書處理的有關規(guī)定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.凡來廠公啟文件(除廠領導訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2.對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5.兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.全廠上報下發(fā)正式文件的`權力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團體文件由黨委批轉。
3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其余文件均由分管廠領導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于：
(1)公布全廠規(guī)章制度;
(2)轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件;
(3)公布工廠體制機構變動或干部任免事項;
(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報;
(6)其他有關全廠的重大事項;
3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關工廠重大生產(chǎn)、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠日常生產(chǎn)、技術、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管廠領導批準后，由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
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