個人檔案管理制度

個人檔案管理制度

　　一、目的

　　更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密;人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。

　　二、檔案管理內(nèi)容

　　1、員工入職檔案：個人簡歷

　　員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。

　　2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。

　　3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關(guān)系，死亡等情形。

　　三、檔案規(guī)定

　　1、基礎(chǔ)管理

　　1.1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

　　1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。

　　1.3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二)，并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　1.4當(dāng)在職員工的資料有變動時(如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等)，應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。

　　1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。

　　1.6對員工考察、考核、培訓(xùn)、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　1.7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

　　1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

　　1.9檔案應(yīng)分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三)，行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。

　　2.2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。

　　2.3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2.4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。

　　2.5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。

　　3、查、借閱檔案注意

　　3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3.2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

　　3.3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。

　　4、檔案的銷毀

　　4.1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。

　　4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五)，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。

　　4.3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實施

　　本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

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