員工檔案管理制度
在學習、工作、生活中，需要使用制度的場合越來越多，制度一經(jīng)制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據(jù)。制度到底怎么擬定才合適呢？下面是小編收集整理的員工檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
員工檔案管理制度1
一、目的
為確保員工檔案資料的完整、準確、安全、私密，提高公司的管理效率，促進公司的正常運轉和員工的發(fā)展，制定本制度。
二、范圍
本制度適用于公司所有員工在職期間的檔案資料，包括招聘、入職、培訓、晉升、薪酬、員工關系等方面。
三、制度制定程序
1、本制度的制定由人力資源部牽頭，經(jīng)公司領導同意后頒布實施；
2、制定本制度前收集、整理相關法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定，充分考慮符合中國法律要求；
3、本制度的'修訂由人力資源部根據(jù)業(yè)務需要及時評估并提出修訂意見，經(jīng)公司領導同意后執(zhí)行。
四、制度內(nèi)容
1、員工檔案的設置和管理
（1）員工檔案包含個人信息、合同協(xié)議、考勤記錄、績效考核、培訓證書、獎懲記錄、離職資料等各種資料。
（2）人力資源部負責整理和歸檔員工檔案，需在入職后一個月內(nèi)建立員工檔案。
（3）員工檔案應當按照員工姓名、工號、入職時間等方式進行歸檔，存放于人力資源部內(nèi)的安全地方，并采取防火、防水、防盜等措施。
2、員工檔案信息的使用和保密
（1）員工檔案資料只能在公司相關管理人員指定的人員使用，未經(jīng)授權不得隨意借閱、查看和復制。
（2）員工檔案不得隨意出借或轉移，如有必要，應提前征得本人同意，并辦理相關手續(xù)。
（3）員工檔案涉及到個人隱私問題，應當妥善保密，除法律法規(guī)規(guī)定允許或經(jīng)本人授權同意的情況外，不得泄露。
3、員工檔案的保存期限及銷毀
（1）員工離職或合同到期后，應當保存員工檔案六個月以上，以備查閱。
（2）員工檔案的保存期限應當根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定和公司需求進行制定，且不得少于五年。
（3）員工檔案根據(jù)涉密性和保密等級的高低進行分類，定期進行清理整理和銷毀，銷毀應當有憑有據(jù)，并經(jīng)過相關部門審核。
五、責任主體及執(zhí)行程序
1、人力資源部門負責員工檔案的建立、整理、歸檔，確保員工檔案的完整和準確。
2、所有管理人員有義務及時更新員工檔案中的各種資料，確保資料的真實和完整。
3、對于檔案存放地點和防盜、防火、防水等安全措施的保障，人力資源部門應當進行后續(xù)跟進，確保制度的實施。
4、對于泄露個人隱私問題，人力資源部門應當指定專人進行處理，并嚴肅追究責任人的責任。
六、責任追究
如發(fā)現(xiàn)未按照制度規(guī)定進行操作、管理失職等情形時，應當按照公司制度的規(guī)定和工作流程進行處罰和追究責任。追究責任人的責任，旨在引起同事的警示和反思，從而建立全員責任意識和規(guī)范化的辦公環(huán)境。
員工檔案管理制度2
一、目的
規(guī)范公司員工檔案管理工作，確保員工檔案資料的完整性、真實性和安全性，為公司管理和決策提供依據(jù)。
二、范圍
適用于公司所有員工檔案資料的管理工作。
三、制度制定程序
由人力資源部制定，經(jīng)公司領導審批后實施。制定前需進行調(diào)研和分析，與公司相關部門進行溝通和協(xié)商，確保制度的科學性、有效性和可行性。
四、制度具體內(nèi)容
1、制度名稱：員工檔案管理制度。
2、范圍：
適用于公司所有員工檔案資料的管理工作，包括員工人事檔案、考勤檔案、培訓檔案、績效評價檔案等。
3、目的：
規(guī)范員工檔案的建立、保管、檢索和使用工作，確保檔案資料的'完整性、真實性和安全性，為公司管理和決策提供依據(jù)。
4、內(nèi)容：
（1）員工檔案的建立與保管
①新員工入職時，人力資源部門要按照公司規(guī)定的要求，建立員工人事檔案，并記錄員工的基本信息、相關證件、教育背景、工作經(jīng)歷、家庭狀況等信息。
②公司應建立完善的員工檔案保管制度，統(tǒng)一管理員工檔案資料。負責人力資源部門應該對員工檔案的管理負責，并責令保管人員妥善保管員工檔案資料，保證檔案資料的安全和保密。
（2）員工檔案的檢索和使用
①員工需提出書面申請，經(jīng)過人力資源部門審批后，方可查閱其個人檔案。未經(jīng)過人力資源部門審批，任何人員不得查看員工檔案。
②員工檔案只能由人力資源部門有關管理人員出具證明、報表或備案等審批事項時使用。
（3）員工檔案的保存和銷毀
①員工檔案必須保存至員工離職后的15年。
②員工檔案保存期限屆滿后，如無特殊需要，應予以銷毀。銷毀過程要求人力資源部門、財務部門、法務部門和保險部門等有關部門進行會同，并制定銷毀計劃和報告。
5、責任主體：
本制度執(zhí)行主體為人力資源部門，但其他相關部門應按照職責分工協(xié)同配合，確保制度的有效執(zhí)行。
6、執(zhí)行程序：
（1）人力資源部門負責制度的宣傳教育工作，確保全員掌握檔案管理制度的內(nèi)容和要求。
（2）各部門負責監(jiān)督和落實制度的執(zhí)行，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時解決。
7、責任追究：
倘若違反本員工檔案管理制度的規(guī)定，構成違法行為的，依法追究相應法律責任；如構成違反企業(yè)制度的行為，依照公司規(guī)定嚴肅處理。
員工檔案管理制度3
一、目的
本制度的目的是規(guī)范公司員工檔案的管理，保證員工檔案記錄的'真實、完整、準確，并依法進行保管、使用和保護；同時，明確公司部門之間對員工檔案管理的職責與權利，確保員工個人信息得到嚴格保護。
二、范圍
本制度適用于公司全體員工檔案管理，包括員工個人檔案、部門檔案等，并適用于各部門及公司領導對員工檔案管理的管理工作。
三、制定程序
1、由公司總經(jīng)理選派人員組成編寫小組。
2、編寫小組成員調(diào)研與討論，收集整理相關法律法規(guī)、公司內(nèi)部政策文件等相關資料。
3、編寫小組起草初稿。
4、組織有關部門內(nèi)部審批，并評審集體討論、修改和完善擬稿。
5、經(jīng)公司總經(jīng)理同意后正式印發(fā)實施。
四、員工檔案的內(nèi)容
員工檔案主要包括以下內(nèi)容：
1、員工簡歷：包括姓名、性別、戶籍、學歷、工作經(jīng)歷、家庭情況、獎懲情況等。
2、招聘/面試材料：包括招聘廣告、應聘者應聘材料、面試記錄、面試評價、筆試材料、考試成績等，及入職手續(xù)、畢業(yè)證書、身份證復印件等材料。
3、工作資料：包括工作性質(zhì)、職務、職稱、工資、獎金、崗位說明書、工作任務分配、考核記錄、考勤記錄和加班情況等。
4、健康檢查：包括體檢報告、病歷、職業(yè)病防護檢查記錄等。
5、培訓記錄：包括培訓計劃、培訓記錄、培訓考核成績等。
6、辭職/退休/離職手續(xù)：包括辭職申請、離職申請、退休申請、離職原因、離職說明、身份證復印件等。
7、其它：包括獎懲證明、個人評優(yōu)材料、用工合同、個人社保、公積金賬戶檔案、工作交接材料等。
五、員工檔案的保密
1、員工檔案須嚴格保密，任何單位和個人未經(jīng)授權不得查閱、使用或拷貝。
2、員工檔案保密責任主體為員工檔案保管員和相關部門管理人員。
六、追究責任
違反員工檔案管理制度的員工將給予相應處罰，并由公司追究相應責任人的責任。如果因管理不善造成員工個人信息泄露，公司將承擔相應法律責任。
七、其他
1、員工離職后，其檔案在離職當月內(nèi)必須整理好并轉入離職檔案室，經(jīng)過五年以上后，留存已過時且重要檔案，并有計劃銷毀非必要的檔案。
2、員工檔案由公司保管，不得私自帶離公司；如確需出差、考勤等情況，需填寫特殊出入登記表，并經(jīng)領導同意。
3、員工應當確保其檔案中信息的真實性和完整性，如有虛假、失實或遺漏情況，由當事人承擔相應責任。
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