物業公司法律管理制度

物業公司法律管理制度

　　在現在的社會生活中，制度起到的作用越來越大，制度具有合理性和合法性分配功能。大家知道制度的格式嗎？以下是小編收集整理的物業公司法律管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

　　第一章總則

　　第一條為加強和完善公司法律事務管理,建立健全公司法律事務管理體系,更好地發揮法律保障和服務作用,根據國家有關法律、法規及《招商局蛇口工業區有限公司法律事務管理規定(試行)》,充分考慮物業管理行業特點,結合公司總部和各屬下公司實際,特制定本細則。

　　第二條法律事務工作以維護公司利益,防范法律風險和解決經營管理活動中遇到的法律問題為基本任務。

　　第三條法律事務工作在蛇口工業區和蛇口控股股份公司監督指導下,按照分級與授權的原則,建立以法律事務管理制度為基礎,以公司總部企業管理與培訓部和各屬下公司法律事務聯絡員為紐帶,以外聘常年法律顧問和律師為社會資源支持的法律事務管理體系。

　　第二章職責范圍

　　第四條法律事務工作分兩級管理,公司總部的法律事務歸口企業管理與培訓部管理,各屬下公司指定一名法律事務聯絡員。

　　第五條公司總部企業管理與培訓部的職責如下:

　　1、負責建立和完善招商局物業系統法律事務管理制度;

　　2、負責公司總部和指導各屬下公司的行政復議、聽證、訴訟、仲裁事務;

　　3、協助參與重大的對外商務談判;

　　4、根據總部、各屬下公司、行業協會的要求,為法律方面的事項提供法律意見;

　　5、起草總部對外投資、合作、股權轉讓和資產處置有關的合同、章程、股東會和董事會決議等法律文件;審查各屬下公司上述文件,并存檔備案;

　　6、接受蛇口工業區和蛇口控股股份公司法律事務管理的監督、指導,按上級單位要求上報案件進展情況和結案報告;對各屬下公司法律事務監督、檢查、指導和考核;

　　7、建立招商局物業系統'外聘律師備選名錄',指導、審查各屬下公司外聘法律顧問和律師事務;

　　8、配合培訓經理組織各屬下公司法律事務聯絡員的法律常識、證據收集保存和業務的培訓;

　　9、建立物業管理法規規章、案例資料庫;

　　10、辦理公司領導交辦的其它法律事務。

　　第六條各屬下公司法律事務聯絡員的職責如下:

　　1、負責各屬下公司與總部法律事務工作的聯系和溝通,按時報送法律事務工作總結;

　　2、負責各屬下公司與外聘法律顧問和個案律師的對口聯系;

　　3、負責各屬下公司重大法律事項、案件進展情況和結案報告的報告;

　　4、負責各屬下公司法律事務的管理,督促各管理中心(管理處)執行公司法律事務管理細則的規定;

　　5、負責組織各屬下公司二、三級培訓中的法律常識、證據收集保存和業務的培訓;

　　6、負責各屬下公司合同的管理,建立合同檔案;

　　7、負責收集本地的物業管理行業的法規規章、正在使用的合同、業主公約、業主委員會章程文本以及在物業管理實際操作中成功與失敗的典型案例,并上報總部企業管理與培訓部。

　　第三章日常法律事務的管理

　　第七條公司總部根據各屬下公司業務和工作需要簽發《授權書》,授予各屬下公司簽署經濟合同、勞動合同、在銀行開立帳戶等法律事務的權限,期限一年。各屬下公司在權限內行使職權。

　　第八條公司總部與各屬下公司主要印章如行政公章、合同專用章和財務專用章等,對外代表企業,須嚴格其使用管理。::部門印章只在業務和內部往來中使用,不具有對外效力。

　　各屬下公司應制定嚴格的印章管理使用制度。

　　第九條各屬下公司加強空白法律文件如空白合同(特別是格式合同)、法定代表人身份證明書、授權委托書的管理。授權委托書應由各屬下公司的法定代表人簽字,并加蓋公司公章。

　　第十條各屬下公司應將法律事務工作納入年度工作總結內容。各

　　屬下公司聘請常年法律顧問的,可要求律師提交年度顧問工作清單。

　　第十一條依照分級管理原則,對各屬下公司日常法律事務管理分為三級:

　　1、重大法律事項應報總部批準:

　　(1)超出本細則第七條各屬下公司《授權書》權限的法律事務;

　　(2)各屬下公司需主動發出《法律意見書》《律師函》《公司函》或在媒體發布聲明、啟示等法律文書的,涉及金額在10萬元以上的,應在發出3日前報總部批準;接到對方上述法律文書的,應在3日內向總部匯報。

　　2、一般法律事項應報總部知會備案:

　　(1)在本細則第七條各屬下公司《授權書》權限范圍內,但案件性質、損失嚴重、影響突出的法律事務;

　　(2)各屬下公司需主動發出《法律意見書》《律師函》《公司函》或在媒體發布聲明、啟示等法律文書的.,涉及金額在10萬元以下的,應在發出3日前報總部知會備案;

　　3、本細則第七條各屬下公司《授權書》權限范圍內的可以自行處理。

　　第四章合同管理

　　第十二條公司總部和各屬下公司合同的談判、簽訂、履行、解除、終止都必須按照《中華人民共和國合同法》和物業管理法規規章執行。

　　第十三條本細則所指的合同'包括:

　　1、合資合作經營企業合同、企業章程;

　　2、股權轉讓協議;

　　3、借款合同、擔保合同;

　　4、物業管理委托合同(外委)、物業管理顧問合同;

　　5、電梯、空調等機電設備維修養護合同、清潔綠化等外包合同;

　　6、其他合同。

　　第十四條合同審批權限:

　　1、公司總部和各屬下公司產權整合、股權轉讓、借款和擔保和對外投資新設公司事務由總部統一管理,各合同由總部審批。

　　各屬下公司新拓展項目的外委和顧問物業服務合同均報總部批準。

　　2、各屬下公司預算范圍內其它經濟合同審批權限:

　　(1)北京公司:金額不超過20萬元,期限1年;

　　(2)上海公司:金額不超過20萬元,期限1年;

　　(3)西安公司:金額不超過5萬元,期限1年;

　　(4)武漢公司:金額不超過10萬元,期限1年;

　　(5)南京公司:金額不超過10萬元,期限1年;

　　(6)深圳公司:金額不超過20萬元,期限1年。

　　超過上述金額和期限的合同需報公司總部批準。

　　各屬下公司上述權限由法定代表人按本細則第七條簽發的《授權書》確認。

　　第十五條合同的談判、審批、簽定、履行、解除、終止的全過程,常年法律顧問或律師均可根據實際需要介入。常年法律顧問或律師應在公司總部和各屬下公司對外合同簽定前出具《律師合同審查意見書》。

　　第十六條合同簽定程序:

　　1、合同的談判:新設公司的投資項目談判由總部領導、發展策劃部、企業管理與培訓部、項目所在地人員共同組成談判小組進行;不設公司的投資項目談判由發展策劃部和各屬下公司組成談判小組進行;其他合同由各屬下公司二人以上相關人員進行。

　　2、需報總部審批的合同按本細則的審批權限、《合同審批單》和《合同審批流程》進行。各屬下公司應建立公司內合同審批制度。

　　3、合同的簽定:需經總部批準的合同原則上要求由法定代表人簽署,并加蓋公章;其他合同由各屬下公司根據本細則第七條《授權書》的職權簽署,并加蓋公章。

　　第十七條合同談判與簽定時應注意以下幾項重點審查內容:

　　1、簽約對方的主體資格:營業執照、經營范圍、資質證書、注冊資本等;在與業主委員會簽訂物業服務合同時,應注意業主委員會是否經當地主管部門的登記,是否取得業主大會的決議同意。

　　2、授權委托書:受托人及身份證

　　復印件、受托事項及權限、有效期等。

　　3、簽約對方的履約能力:有無違約記錄、銀行信譽、股東背景等;對電梯維護養護等分包合同,應從合格分包方中選取。

　　4、合同條款的完備和嚴謹,特別是對于違約責任的約定應明確合理,經辦人應充分估計違約風險。建議在合同中約定仲裁條款。

　　第十八條合同應采用書面形式,建設部、工商行政管理局和各所在地有示范文本的應使用該范本,沒有的應使用公司范本。::采取電子數據交換和e-mail形式的,應特別注意保存,須打印存檔。各屬下公司應指定一個特定系統接收數據電文,并要求簽訂確認書。

　　第十九條總部及各屬下公司經辦人應本著'認真負責'的態度保證合同的履行,注意保存雙方往來文件、函件和數據電文。發生可能中止履行、履行不能,或合同變更、解除或終止等情形時,應及時向法律事務聯絡員和主管領導匯報。

　　第二十條因執行合同需申請資金支付或調動的,應由經辦人向財務部出示合同副本,經核對無誤后方可辦理。合同履行與條款不一致時,應及時向法律事務聯絡員和主管領導報告。

　　財務部發現合同的付款嚴重與合同條款不符時應及時向總經理和總部企業管理與培訓部匯報。

　　第二十一條屬下公司應建立合同檔案制度,將合同正本(至少一份)、《合同審批單》和《律師合同審查意見書》原件存檔。由總部批準的合同,上述文件的復印件一份由總部備案。

　　第五章外聘律師管理

　　第二十二條公司總部將選擇幾家律師事務所作為長期合作伙伴,建立'外聘律師備選名錄'�？偛科髽I管理與培訓部應加強和各地律師協會的聯系,及時掌握律師的業績、執業紀律和執業道德情況,充分了解律師執業背景資料,對律師的滿意度進行評價。

　　第二十三條公司根據各屬下公司業務量、所在地物業管理和律師行業發展水平,實行外聘律師的層級管理:

　　1、北京、上海、深圳公司應選擇當地行業內的兩至三家知名律師事務所,征詢后擇優聘請知名律師,根據業務量和律師實際協商確定費用;

　　2、武漢、南京公司按往年慣例和業務量聘請律師;

　　3、西安公司外聘律師由總部監管、指導聘用。

　　第二十四條各屬下公司工作需要常年法律顧問時,原則上由各屬下公司自行聘請,但應由律師出具法律意見書,并將《聘請常年法律顧問合同書》(明確工作任務、工作方式、合同期限、費用和法律責任)、律師事務所簡介、律師簡介等背景材料報總部審批。

　　第二十五條各屬下公司根據工作需要,可以聘請項目律師或個案代理律師。項目律師指為特定項目臨時聘請的律師,一般是非訟代理,一事一聘,采用固定金額制。個案代理律師指訴訟仲裁代理的律師,費用可根據糾紛情況采取固定費率制、風險費率制或其他方式。采用固定費率制的,應分期支付,且在結案后支付的律師費應不少于總額的30%。采用風險費率的,不得超過勝訴金額的30%,一般不再支付差旅費等辦案費,且律師費須在結案后支付。

　　第六章特別法律事務管理

　　第二十六條本章所稱的特別法律事務是指人民法院(仲裁機構)、當事人及其他參與人為解決案件所進行的全部活動的訴訟仲裁事務,行政復議、行政處罰聽證等特別事務。

　　第二十七條公司總部企業管理與培訓部是公司特別法律事務的歸口管理部門。各屬下公司在訴訟仲裁事務上接受總部企業管理與培訓部的業務指導和監管。

　　第二十八條各屬下公司主動提起起訴、仲裁的:

　　1、應做好起訴前準備,收集整理各種有利和不利的證據;

　　2、在起訴前10日內,向總部提出書面報告,擬聘律師及

　　其法律意見書和起訴書(申請書);

　　3、總部征詢律師意見后決定,并書面回復。

　　第二十九條各屬下公司接到對方律師起訴前的《律師函》,或接到法院或仲裁機構《應訴通知書》的,根據案件性質、可能損失和危機程度實行分級管理:

　　1、屬于解除物業管理服務合同(外委和顧問)糾紛性質、或標的金額在10萬元以上(西安公司5萬元)、或已由媒體曝光的糾紛,必須在2日內口頭或電話報告總部,并在7日內書面報告,附擬聘律師及其法律意見書、答辯書;

　　2、屬于一般民事合同糾紛、或標的金額在10萬元以下(西安公司5萬元)的糾紛,在7日內書面報告,附擬聘律師及其法律意見書、答辯書。

　　3、總部收到書面報告后5日內書面回復。

　　第三十條各屬下公司接到行政機關的《行政決定書》和《行政處罰決定書》等,必須在5日內上報總部,決定是否復議或者提起行政訴訟。

　　第三十一條各屬下公司接到行政機關的將被重大行政處罰的口頭或書面《聽證告知書》,必須在次日報告總部,::決定是否聘請代理人,準備參加聽證。

　　第三十二條各屬下公司根據總部的授權權限、案件性質和危機程度將案件進展情況上報:

　　1、屬于解除物業管理服務合同(外委和顧問)糾紛性質、或標

　　的金額在10萬元(西安公司5萬元)以上、或需由總部決策的案件應根據需要,一事一報、一事一請示;

　　2、各屬下公司授權范圍內的其他案件,在每季度末最后一個工作日前知會公司總部,報企業管理與培訓部備案。

　　第三十三條案件處理完之后,各屬下公司應在15日內上交結案報告,內容包括糾紛的產生、爭議事項和金額、案件結果、總結分析,如有責任部門和責任人的應有處理意見。并附和解協議、調解書、裁定或判決等復印件。

　　第三十四條各屬下公司應建立特別法律事務的案件檔案,包括各種法律文書、證據、內部報告和批復。在總部對案件的結案報告批復后,由各屬下公司裝訂成冊歸檔。

　　第七章附則

　　第三十五條適用于除香港公司以外的公司總部和屬下公司。

　　第三十六條本細則由公司總部企業管理與培訓部解釋和修改。

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