物業檔案室上墻制度

物業檔案室上墻制度范本

　　現如今，人們運用到制度的場合不斷增多，制度對社會經濟、科學技術、文化教育事業的發展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編幫大家整理的物業檔案室上墻制度范本，希望對大家有所幫助。

　　物業檔案室上墻制度1

　　一、歸檔要求

　　歸檔文件的總要求：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

　　1、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　2、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開。

　　3、文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

　　4、文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。檔案盒編號原則取部門漢語拼音首字母；如公司為“LDWY-01”；仙林學生公寓為“XLGY-01”；東區公用房“DQGF-01”；以此類推。

　　5、按各類檔案資料的保密級別、保存期限，必須以規定的格式逐件填寫文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫；沒有責任者、年、月、日的.文件材料要考證清楚，填入有關項內；文件目錄放在卷首。

　　6、聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

　　二、歸檔范圍

　　1、各類具有查考利用價值的文件材料：公文、傳真、圖表、電子版資料、圖片、PPT、報刊、錄音、錄像等；

　　2、各項會議形成的文件材料；包括會議的通知、報告、決議、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；

　　3、報刊、雜志及發表的稿件、理論性文章；

　　4、有效證照、證件、印章；資金、業務往來方面的文件材料：含合同、特約服務協議、重要報表等；

　　5、規章制度體系（含部門）、內部發文：包含總經理批示后的各項決議、公司決定等；

　　6、工作總結、計劃；樓宇接管數據、流程，與相關部門的交接資料；

　　7、具有法律效力及保存價值的文件；

　　8、辦公電腦中與公司有關的電子版資料、文件等；

　　9、獲得的社會榮譽資料；

　　10、其他有必要歸檔管理的資料：包括聲像形式記錄下來的對公司物業管理與服務產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

　　三、檔案保管期限

　　1、文書檔案的保管期限定為永久、長期、短期、臨時四種。長期為十至五十年左右；短期為十年以下，三年以上；臨時為半年至三年。

　　2、確定公司檔案保管期限的原則

　�。�1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

　�。�2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　�。�3）凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

　�。�4）凡是需要“持續改進”，每半年或每年度均要修訂的文件材料，列為臨時保管。

　　四、檔案級別

　　1、檔案分受控檔案和非受控檔案兩類。檔案的受控由部門提議，品質技術部、經理辦核定受控和非受控。

　　2、受控檔案需加蓋受控章，只許在特定場所翻閱或特定人保管，不許外借或外傳；確有工作需要時，需經公司總經理批準。

　　3、對已到保存期限的檔案要請相關部門根椐保存期限的要求，填寫《報廢申請單》報品質技術部經總工程師批準后，進行銷毀。

　　五、檔案的借閱

　　1、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

　　2、各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準；借閱非本部門的業務檔案須經檔案分管副總批準。

　　3、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經總經理批準。

　　4、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　5、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關規定辦理。

　　六、電子、紙質檔案的存儲

　　1、公司所有區域辦公電腦必須按要求存放公司相關的文件、資料，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。

　　2、各物管處主任即為電腦檔案管理責任人。須定時對本部門的電腦按照公司要求進行檢查；經理辦將對各部門電腦檔案的管理進行檢查。

　　3、各部門電腦檔案管理責任人每學期，將部門電腦檔案拷入指定的移動硬盤進行備份，同時過往文件不許刪除、覆蓋，并標注拷貝日期。

　　4、所有歸檔的文件標題不宜過于簡要，標題中需注明“關于××通知、報告、申請”等，并標注具體日期。

　　5、重要的文件（會議訣議、電子考勤記錄）等不僅要電子備份，還要求紙質備份；防止丟失。

　　七、罰則

　　1、凡違反本制度，公司人事變動交接時造成文件資料不全或丟失的，一經發現，根椐《蘭達物業獎懲辦法》規定，給予部門文件管理人二級處罰；部門負責人二級處罰，在全公司通報批評。

　　2、未經總經理批準轉借、復印或攜帶受控文件或檔案外出的，視具體情況，對部門負責人和當事人書面檢查，在全公司通報批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。借閱后凡不按期限歸還的需限期歸還，并根椐《蘭達物業獎懲辦法》相關規定，視拖延期限的長短給予借閱人一級或二級處罰。

　　3、在外借過程中造成檔案遺失的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司秘密，造成惡劣后果者，椐《蘭達物業獎懲辦法》相關規定，給予當事人三級處罰。

　　4、凡違反本制度第六條，無故不歸檔的備份文件材料的，不按規定存放電子、紙質檔案，不按規定接受檢查，根椐《蘭達物業獎懲辦法》相關規定，視情節給予相應級別的處罰。

　　八、附則

　　1、本制度自20xx年5月1日生效。

　　2、本制度由xxx物業經理辦負責解釋。

　　物業檔案室上墻制度2

　　第一章總則

　　檔案管理是企業管理的重要內容之一，公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作，為規范公司的檔案管理，特制訂本制度。

　　第二章檔案分類

　　一、綜合類

　　(一)公司發起人協議書、批準公司設立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等;永久

　　(二)公司編文號的全部文件;永久

　　(三)公司股東會、董事會、監事會、專業委員會、總裁辦公會、業務聯席會等會議文件;長期

　　(四)公司大型活動策劃方案及有關資料，制訂實施的規章制度、機構設置改變，啟用新印章的通知批復;永久

　　(五)公司的各種請示報告及上級部門的批復;永久或長期

　　(六)集團內各單位主送我司有關重要問題的文件;長期或永久

　　(七)政府各級部門發送的文件;長期

　　(八)公司領導班子會議紀錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄;長期

　　(九)介紹信、信函存根、電報底稿;短期

　　(十)公司檔案的交接清冊和銷毀清冊;長期(十一)各職能部門、綜合類檔案目錄。永久

　　二、經營管理類

　　(一)各職能部門管理文件、重要資料目錄;永久

　　(二)公司下達的年度考核經濟指標及完成情況;永久

　　(三)公司各部經濟考核指標;短期

　　(四)公司和業務部門對外簽訂的協議、合同;永久或長期

　　(五)上級部門制定的政策、規定等指導性文件。長期

　　三、財務類

　　(一)年度審計報告;永久

　　(二)年初預算報告;長期

　　(三)財務分析報告;長期

　　(四)財務存檔資料、文件目錄。永久

　　四、人事類

　　(一)公司領導成員的任免申報及上級批復;永久

　　(二)公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊永久

　　(三)職工獎懲情況記錄;永久

　　(四)職工的轉正、定級、調資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關資料;永久

　　(五)勞動工資報表(年報);永久

　　(六)有關獎勵基金和福利基金的開支情況資料短期

　　五、行政類

　　(一)固定資產登記，產權移交、清冊報表和資料;永久

　　(二)基建工程的申報、批復，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料(包括水、電、氣在內);永久

　　(三)購買固定資產計劃、資料。永久

　　六、工程類

　　接管物業的工程資料，在退出時交還下個物業公司。

　　備注：保管期限中：永久指10年以上，長期指5-10年，短期指5年以下。

　　第三章檔案保管

　　一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的`要求整理歸檔。

　　二、檔案要做到系統排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。

　　三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。

　　四、檔案室門窗及檔案柜應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛生。

　　五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發現生蟲、破損、被盜、失泄密現象，應及時向分管領導匯報，采取有效措施進行處理。

　　六、建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統計。

　　第四章檔案借閱

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經分管副總裁批準后方可查閱。

　　三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸、轉借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內查閱。如系案件調查取證需要復印者，公司內部的由總裁辦主任批準，外單位由分管副總裁批準。

　　四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規章制度，自覺辦理借閱手續，認真填寫檔案使用登記表。

　　第五章立卷歸檔

　　一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料(包括照片、聲像)整理后交檔案管理人員歸檔。

　　二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄(包括上級下發的承辦和閱存的文件)，于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔。

　　三、歸檔的文件、資料，必須完整、規范，符合耐久要求。

　　第六章其他

　　一、以上制度規定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責任。

　　二、檔案管理責任人必須嚴格執行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責任人要受到經濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任。