企業(yè)會計檔案管理制度

企業(yè)會計檔案管理制度范本

　　在現(xiàn)在的社會生活中，需要使用制度的場合越來越多，制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。到底應如何擬定制度呢？下面是小編為大家整理的企業(yè)會計檔案管理制度范本，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　企業(yè)會計檔案管理制度1

　　一、凡公司各個基層單位、部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定向本單位檔案管理部門移交，集中管理，任何單位和個人不得將檔案據(jù)為已有。

　　二、各基層單位、部門領(lǐng)導應重視各自單位文件資料的管理和檔案立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

　　三、各基層單位、部門的檔案管理工作由行政管理部負責監(jiān)督和指導。

　　四、歸檔內(nèi)容

　　1、凡是反映本單位、本部門工作活動、具有查考利用價值的原始文件材料(文字、圖表、聲像等)均屬歸檔范圍。

　　2、各基層單位、部門應歸檔的文件材料。

　　3、黨和國家領(lǐng)導人及上級單位有關(guān)領(lǐng)導視察、檢查本單位工作時有特殊保存價值的重要指示、講話、題詞、照片和錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報刊。

　　4、股東會、董事會、年度工作會議、總裁辦公會、項目論證會、業(yè)務專題會議等重要會議的會議紀要、記錄的'成套文件材料以及會議形成的聲像材料等。

　　5、頒發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

　　6、請示與批復文件。

　　7、年度工作計劃、總結(jié)、參考價值的考察報告，重要工作匯報材料等。

　　8、領(lǐng)導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，來自外單位的與公司有關(guān)的文件材料。

　　9、員工花名冊、員工個人信息檔案、入離公司記錄、勞動合同(協(xié)議)、薪酬制度，以及職務任免、職級評定、績效考核、培訓等人力資源管理工作中形成的文件材料。每年4月做歸檔封存。

　　10、財務預決算、財務憑證、財務賬簿、相關(guān)財務往來協(xié)議、合同等。以上資料以3至5年為期限視情況做存檔。

　　11、組織機構(gòu)、人員編制，各基層單位、部門批準執(zhí)行的規(guī)章制度。

　　12、企業(yè)歷史沿革，包括企業(yè)簡介、大事記、反映企業(yè)重要活動、事件的剪報、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物宣傳冊及展覽照片、錄音、錄像等文件材料。

　　13、月度(或季度)的工作綜述、項目動態(tài)等文件材料的定稿，編印的企業(yè)要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物(企業(yè)報、企業(yè)雜志等)的定稿、樣本。

　　14、解決法律糾紛問題形成的文件材料。

　　15、企業(yè)所有對外簽訂的各種合同、協(xié)議書。

　　16、固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證。

　　17、在購置大型辦公設備中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙、使用說明書等設備資料。

　　18、審計、考核及接受上級單位檢查等活動中形成的重要文件。

　　19、外單位與本企業(yè)的工作來往文件等。

　　五、歸檔要求

　　1、公司各基層單位、部門應在每年三月底以前將上年度已辦理完畢，需歸檔的文件材料整理、鑒定、立卷，定期向檔案管理部門移交。

　　2、公司各基層單位、部門必須嚴格遵守歸檔制度，在接收相關(guān)文件后的3個工作日內(nèi)做好文件資料原件的歸檔工作，不得無故延期或不移交應歸檔的文件材料。不能及時歸檔的，或無法原件存檔的，要做出相應說明。如因工作需要還需使用相關(guān)文件，應按先立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

　　六、檔案的鑒定與銷毀

　　1、行政管理部對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，提出存毀意見，經(jīng)企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導批準后，按規(guī)定進行銷毀。

　　2、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。若按規(guī)定需要銷毀時，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，檔案管理人員要認真填寫、編制銷毀清單，經(jīng)報總裁批準后方可銷毀。

　　七、檔案的借閱

　　1、公司各部門因工作需要，員工借閱本部門的業(yè)務檔案需到行政管理部填寫檔案借閱單，經(jīng)直接上級批準后方可借閱。

　　2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門主管同意或公司領(lǐng)導批準。

　　3、機密檔案的借閱需經(jīng)總裁(或分管副總裁)批準。

　　4、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，檔案管理人員要及時對歸還的檔案進行檢查和清點，并在登記薄上注銷借用記錄。

　　5、借閱的檔案不得泄密、涂改、勾畫、轉(zhuǎn)借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準。

　　6、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，將由行政管理部視情況給予經(jīng)濟處罰。

　　8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應報相關(guān)領(lǐng)導批準，且按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

　　9、公司人員崗位調(diào)動時，必須將借閱的檔案及時歸還。否則，人事專員有權(quán)拒絕辦理調(diào)崗手續(xù)。

　　企業(yè)會計檔案管理制度2

　　一、會計檔案范圍

　　按國家《會計檔案管理辦法》規(guī)定的范圍執(zhí)行。

　　二、會計檔案整理

　　公司形成的會計檔案，由會計部門按照檔案管理的要求，整理、裝訂成冊并由裝訂人員登記保管清冊。

　　1.會計憑證每月進行整理裝訂，封面所列項目要填寫齊全。

　　2.年終打印輸出全年各類帳簿，整理裝訂成冊，編寫頁碼，填寫目錄，封皮所列項目要注明單位名稱、年度、帳目名稱、單位負責人、會計負責人、裝訂人等。

　　3.會計報表年終按月排序裝訂成冊，封面所列項目要填寫齊全。

　　4.其它會計核算資料應分類整理，加封面裝訂成冊。

　　5.按年度編制會計檔案清單。內(nèi)容包括：會計檔案名稱、數(shù)量、號碼和會計檔案移交人、保管人。

　　三、會計檔案保管

　　1.實行專人管理。會計憑證、會計賬簿、會計報表由會計部指定專人負責保管，電子帳套備份由財務部經(jīng)理負責保管。

　　2.財務檔案開放部分為上年和本年，超過兩年的`財務檔案全部封存。

　　3.電腦財務帳套開放部分為上年和本年，超過兩年的財務帳套加密封存。密碼由財務部經(jīng)理保存。

　　4.會計檔案專管人員必須嚴格執(zhí)行保密制度，保證會計檔案的安全，嚴防毀損、散失和泄密。

　　5.更換會計檔案專管人員時應按規(guī)定辦理會計檔案管理工作交接手續(xù)。

　　6.嚴禁將會計檔案帶出公司，對于須將會計檔案帶出公司查閱的，必須經(jīng)主管財務的副總經(jīng)理批準。

　　四、會計檔案查閱

　　1.嚴格會計信息、會計檔案的保密制度，除經(jīng)主管財務的副總經(jīng)理批準外，任何部門和個人不得向其他單位或個人提供公司財務會計信息，或借閱會計檔案。有違反者按公司保密制度管理辦法處理，嚴重者追究法律責任。

　　2.除國家規(guī)定的外，會計檔案不對外借閱，如遇特殊情況，外部單位需查閱會計檔案，或需要復制、翻錄、抄錄等，必須經(jīng)主管財務副總經(jīng)理批準，并做好詳細的登記。

　　3.兩年以上的財務檔案查閱須經(jīng)主管財務的副總批準，并做好詳細的登記。

　　4.會計檔案在查閱過程中，不許在會計檔案上做任何記錄、勾、劃和涂改，拆散原卷冊，更不能抽撤單據(jù)。

　　五、會計檔案銷毀

　　1.會計檔案按國家《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限進行保存，任何人不得隨意銷毀。

　　2.會計檔案保管期滿，需銷毀時，由財務部經(jīng)理提出銷毀意見，會同總經(jīng)辦共同鑒定，編造會計檔案銷毀清冊，由公司總經(jīng)理批準后銷毀。

　　3.對于未了結(jié)債權(quán)債務的會計檔案，應另行立卷建檔，由會計檔案保管人員保管到結(jié)清為止。

　　企業(yè)會計檔案管理制度3

　　1、財務(包括內(nèi)部核算財務)要根據(jù)國家檔案管理有關(guān)規(guī)定和要求，對財務會計憑證、帳簿和會計報表等會計資料，定期整理，裝訂成冊或立卷后送公司檔案室存檔。存檔時，必須由財務經(jīng)理核對、清點數(shù)量無誤并簽署存檔記錄表后，檔案管理員方可給予存檔。存放會計檔案的檔案柜必須雙鎖開關(guān)，鑰匙由主管會計和財務經(jīng)理各持一把(不同鎖)任何人經(jīng)批準后方可查閱財務檔案，必須由主管會計、財務經(jīng)理共同開鎖，由主管會計妥善保管，嚴防失火、損壞、丟失。

　　2、公司內(nèi)部任何人員調(diào)閱會計檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準。外來人員調(diào)閱或復制檔案，要憑介紹信并經(jīng)總經(jīng)理批準。

　　3、檔案銷毀，須由上級主管部門和有關(guān)檔案部門共同鑒定，由總經(jīng)理批準后由主管會計與財務經(jīng)理共同監(jiān)督。銷毀的檔案須填寫“會計檔案銷毀清冊”。“會計檔案銷毀清冊”要長期保存。

　　4、會計人員變動，須辦理會計檔案移交手續(xù)。并由財務經(jīng)理或主管會計監(jiān)交，填寫移交清冊，并由交接雙方和監(jiān)交人在移交清冊上簽名或蓋章。

　　5、主管會計須設置會計檔案管理記錄簿，檔案收發(fā)調(diào)閱等事項要及時登記，出納人員不能兼管會計檔案管理。

　　6、會計憑證是記載經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生，明確經(jīng)濟責任的書面憑證，是記帳的依據(jù)。會計帳簿是記錄經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的簿籍，是編制會計報表的`依據(jù)，取得或填制會計憑證，登記帳簿，是會計核算方法中不可缺少的兩項內(nèi)容。

　　7、會計憑證分原始憑證和記帳憑證，相關(guān)會計人員對公司發(fā)生的每一項經(jīng)濟業(yè)務，必須逐筆按憑證的具體業(yè)務內(nèi)容、數(shù)量、金額編制記帳憑證。各種原始憑證必須具備：憑證名稱、填制日期、單位名稱、經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容摘要、數(shù)量和金額、填制單位或財務專用章、發(fā)票專用章、經(jīng)辦人簽名或蓋章。

　　8、會計憑證要妥善保管，會計人員要根據(jù)審核無誤的原始憑證填制記帳憑證。要遵循借貸記賬法的原則，據(jù)以登記帳簿。

　　9、記帳憑證可根據(jù)每一憑證單獨填制，也可根據(jù)原始憑證匯總表填制，每月終了應將已登記過帳簿的原始憑證和記賬憑證分類裝訂成冊。

　　10、財務部設置現(xiàn)金和銀行存款兩種日記帳、總賬和符合公司經(jīng)營需要的各種明細帳、明細分類帳簿等。登記帳簿要做到數(shù)字準確、摘要清楚、登記及時、有根據(jù)，并能反映各項資金占用和資金的來龍去脈，以便對帳簿記錄進行分析查核。

　　11、各種帳簿的記錄必須月月核對，做到帳證相符、帳實相符、帳帳相符、帳表相符。按月結(jié)帳前必須將本月內(nèi)發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務全部記入帳簿。對各種會計憑證和會計帳簿的具體格式，必須按上級主管部門的要求處理。

　　12、任何會計檔案、帳本、憑證等會計資料需復印必須由財務經(jīng)理書面批準，否則微機室不予受理。

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