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如何寫年會(huì)邀請(qǐng)函「詳細(xì)篇」
(一)年會(huì)邀請(qǐng)函的含義
年會(huì)邀請(qǐng)函是專門用于邀請(qǐng)?zhí)囟▎挝换蛉耸繀⒓訒?huì)議，具有禮儀和告知雙重作用的會(huì)議文書(shū)。
邀請(qǐng)函用于會(huì)議活動(dòng)時(shí)，與會(huì)議通知的不同之處在于：邀請(qǐng)函主要用于橫向性的會(huì)議活動(dòng)，發(fā)送對(duì)象是不受本機(jī)關(guān)職權(quán)所制約的單位和個(gè)人，也不屬于本組織的成員，一般不具有法定的與會(huì)權(quán)利或義務(wù)，是否參加會(huì)議由對(duì)象自行決定。舉行學(xué)術(shù)研討會(huì)、咨詢論證會(huì)、技術(shù)鑒定會(huì)、貿(mào)易洽談會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)產(chǎn)等，以發(fā)邀請(qǐng)函為宜。而會(huì)議通知?jiǎng)t用于具有縱向關(guān)系(即主辦方與參會(huì)者存在隸屬關(guān)系或工作上的管理關(guān)系)性質(zhì)的會(huì)議，或者與會(huì)者本身具有參會(huì)的法定權(quán)利和義務(wù)的會(huì)議，如人民代表大會(huì)、董事會(huì)議等。對(duì)于這些會(huì)議的對(duì)象來(lái)說(shuō)，參加會(huì)議是一種責(zé)任，因此只能發(fā)會(huì)議通知，不能用邀請(qǐng)函。學(xué)術(shù)性團(tuán)體舉行年會(huì)或?qū)ｎ}研討會(huì)時(shí)，要區(qū)別成員與非成員。對(duì)于團(tuán)體成員應(yīng)當(dāng)發(fā)會(huì)議通知，而邀請(qǐng)非團(tuán)體成員參加則應(yīng)當(dāng)用邀請(qǐng)函。
(二)年會(huì)邀請(qǐng)函的基本內(nèi)容
年會(huì)邀請(qǐng)函的基本內(nèi)容與會(huì)議通知一致，包括會(huì)議的背景、目的和名稱;主辦單位和組織機(jī)構(gòu);會(huì)議內(nèi)容和形式;參加對(duì)象;會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)方式以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。
(三)年會(huì)邀請(qǐng)函的結(jié)構(gòu)與寫法
1.標(biāo)題
由會(huì)議名稱和“邀請(qǐng)函(書(shū))”組成，一般可不寫主辦機(jī)關(guān)名稱和“關(guān)于舉辦”的字樣，如：《亞太城市信息化高級(jí)論壇邀請(qǐng)函》。“邀請(qǐng)函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開(kāi)寫成“關(guān)于邀請(qǐng)出席××會(huì)議的函”
2.稱呼
邀請(qǐng)函的發(fā)送對(duì)象有三類情況：
(1)發(fā)送到單位的邀請(qǐng)函，應(yīng)當(dāng)寫單位名稱。由于邀請(qǐng)函是一種禮儀性文書(shū)，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱(統(tǒng)稱)，以示禮貌和尊重。
(2)年會(huì)邀請(qǐng)函直接發(fā)給個(gè)人的，應(yīng)當(dāng)寫個(gè)人姓名，前冠“尊敬的”敬語(yǔ)詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。
(3)網(wǎng)上或報(bào)刊上公開(kāi)發(fā)布的邀請(qǐng)函，由于對(duì)象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統(tǒng)稱。
3.正文
正文應(yīng)逐項(xiàng)載明具體內(nèi)容。開(kāi)頭部分寫明舉辦會(huì)議的背景和目的，用“特邀請(qǐng)您出席(列席)”照應(yīng)稱呼，再用過(guò)渡句轉(zhuǎn)入下文;主體部分可采用序號(hào)加小標(biāo)題的形式寫明具體事項(xiàng);最后寫明聯(lián)系聯(lián)絡(luò)信息和聯(lián)絡(luò)方式。結(jié)尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。
4.落款
因年會(huì)邀請(qǐng)函的標(biāo)題一般不標(biāo)注主辦單位名稱，因此落款處應(yīng)當(dāng)署主辦單位名稱并蓋章。
5.成文時(shí)間
寫明具體的年、月、日。
【模板】
尊敬的xxx先生/女士：
感謝您一年來(lái)對(duì)xx市xx區(qū)房地產(chǎn)協(xié)會(huì)的關(guān)心和支持!在新年即將來(lái)臨之際，協(xié)會(huì)及秘書(shū)處全體人員祝愿您在新的一年里身體健康、家庭美滿、萬(wàn)事如意!過(guò)去的一年，協(xié)會(huì)在區(qū)管委會(huì)、區(qū)住建局等主管部門的大力支持和指導(dǎo)下、在全體會(huì)員單位的積極配合下，以為政府、為行業(yè)、為企業(yè)服務(wù)為宗旨，廣泛宣傳產(chǎn)業(yè)政策，積極反映會(huì)員訴求，努力提高企業(yè)素質(zhì)，積極開(kāi)展對(duì)外交流，取得了一定成效。新的一年，為了總結(jié)工作，研討和展望來(lái)年形勢(shì)和發(fā)展，推動(dòng)行業(yè)建設(shè)，增強(qiáng)行業(yè)凝聚力，協(xié)會(huì)定于2016年1月23日召開(kāi)xx區(qū)房地產(chǎn)協(xié)會(huì)年會(huì)(暨一屆三次會(huì)員大會(huì))，我們誠(chéng)摯地邀請(qǐng)您撥冗蒞臨，共同推動(dòng)xx區(qū)房地產(chǎn)行業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展!
xxx區(qū)房地產(chǎn)協(xié)會(huì)
2016年xx月xx日
公司年會(huì)邀請(qǐng)函
尊敬的xxx先生/女士：
xxxx電子股份有限公司將于xxxx年xx月xx-xx日在xxxx大酒店舉辦“xxxxxx世紀(jì)公司年會(huì)”。我們誠(chéng)摯邀請(qǐng)您出席本屆年會(huì)。
本次年會(huì)主題為“xxxxxx”，旨在為光伏晶硅企業(yè)搭建平臺(tái)，分享專家對(duì)產(chǎn)業(yè)、行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)以及國(guó)家產(chǎn)業(yè)政策趨勢(shì)的分析與預(yù)測(cè)，推進(jìn)政府與企業(yè)、企業(yè)與企業(yè)之間的對(duì)接，推動(dòng)相關(guān)政策與商業(yè)智慧的融合，為增強(qiáng)中國(guó)光伏晶硅企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力、開(kāi)啟產(chǎn)業(yè)輝煌貢獻(xiàn)綿薄之力。
本次年會(huì)將特邀多位政府相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)專家，以及光伏裝備制造、光伏晶硅企業(yè)的杰出企業(yè)家出席，屆時(shí)有思考力和行動(dòng)力的企業(yè)家們將和卓有成就、富有遠(yuǎn)見(jiàn)的專家一道，以“xxxxxx”為主題，在政策、市場(chǎng)、技術(shù)、資本等領(lǐng)域傾力打造高端交流合作、宣傳展示的平臺(tái)，推動(dòng)光伏產(chǎn)業(yè)健康、快速發(fā)展。屆時(shí)將由眾多有影響力的媒體、知名行業(yè)媒體進(jìn)行全程跟蹤和報(bào)道。
本次年會(huì)是一場(chǎng)第一次由光伏企業(yè)自己舉辦的盛會(huì)，不同于層出不窮的行業(yè)務(wù)虛會(huì)、更不同于各式各樣的行業(yè)展銷會(huì)，而是思想和智慧深度碰撞、交融與分享的盛典。
謹(jǐn)此，我們誠(chéng)摯邀請(qǐng)您蒞臨本屆年會(huì)，讓我們?cè)诖藗鬟f友情、分享智慧、升華思想。衷心感謝您的支持和指導(dǎo)。
xxxx集團(tuán)有限責(zé)任公司
xxxx年xx月
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