主管如何給下屬分配工作
身居管理者位置并不一定會(huì)自然產(chǎn)生正確分配工作給別人的能力。事實(shí)上，許多管理者常常是非常拙劣的分配者。
現(xiàn)代管理者的一個(gè)非常重要的職責(zé)就是要把工作分配給別人去做。怎樣做到有效的分配呢?美國(guó)作者j·w·李、m·皮爾斯提出了有效分配系統(tǒng)的七個(gè)步驟。如果你能認(rèn)真地遵守這些步驟，就能夠提高自己的管理能力，改進(jìn)部門(mén)的工作，提高企業(yè)的效率，把自己從具體事務(wù)活動(dòng)中解放出來(lái)。
第一步 選定需要分配他人去做的工作
原則上講，你可以把任何一件其他人能夠處理的工作分配給別人去做。為了做到這一點(diǎn)，首先要對(duì)下屬的能力有個(gè)了解。對(duì)工作和下屬的評(píng)價(jià)是獲得這種了解的途徑。
認(rèn)真考察要做的各種工作，確保自己理解這些工作都需要做些什么、有些什么特殊問(wèn)題或復(fù)雜程度如何，在你沒(méi)有完全了解這些情況和工作的預(yù)期結(jié)果之前，不要輕易分配工作。
當(dāng)你對(duì)工作有了清楚的了解以后，還要使你的下屬也了解。要向處理這件工作的下屬說(shuō)明工作的性質(zhì)和目標(biāo)，要保證下屬通過(guò)完成工作獲得新的知識(shí)或經(jīng)驗(yàn)。最后，把工作分配出去以后，還要確定自己對(duì)工作的控制程度。如果一旦把工作分配出去，自己又無(wú)法控制和了解工作的進(jìn)展情況，那就要親自處理這件工作。而不要再把它分配出去了。
切記不要把“熱土豆”式的工作分配出去。所謂“熱土豆”式工作，是指那些處于最優(yōu)先地位并要求你馬上親自處理的特殊工作。例如，你的上司非常感興趣和重視的某件具體工作就是“熱土豆”式工作。這種工作要你親自去做。另外，非常保密的工作也不要分配給別人去做。如果某項(xiàng)工作涉及到只有你才應(yīng)該了解的特殊信息，就不要分配出去。
第二步 選定能夠勝任工作的人
建議你對(duì)下屬進(jìn)行完整的評(píng)價(jià)。你可以花幾天時(shí)間讓每個(gè)下屬用書(shū)面形式寫(xiě)出他們對(duì)自己職責(zé)的評(píng)論。要求每位工作人員誠(chéng)實(shí)、坦率地告訴你，他們喜歡做什么工作，還能做些什么新工作，然后，你可以召開(kāi)一個(gè)會(huì)議，讓每個(gè)職員介紹自己的看法，并請(qǐng)其他人給予評(píng)論。要特別注意兩個(gè)職員互相交叉的一些工作。如果某職員對(duì)另一職員有意見(jiàn)，表示強(qiáng)烈的反對(duì)或提出尖銳的批評(píng)，你就要花些時(shí)間與他們私下談?wù)�，在這種評(píng)價(jià)過(guò)程中，你還需要掌握兩點(diǎn)：了解工作和職員完成工作的速度。你要通過(guò)這種形式掌握職員對(duì)他自己的工作究竟了解多深。
如果你發(fā)現(xiàn)有的職員對(duì)自己的工作了解很深，并且遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出你原來(lái)的預(yù)料，這些人就有可能擔(dān)負(fù)重要工作任務(wù)的才能和智慧。
了解職員完成工作的速度是另一個(gè)重要任務(wù)。例如，你可能知道一位秘書(shū)的打字速度是另一位秘書(shū)的兩位，或者一個(gè)助手完成同樣困難的任務(wù)所用時(shí)間只是另一助手所用時(shí)間的一半。一旦你掌握了每個(gè)工作人員對(duì)其工作了解的程度和完成工作的速度等情況以后，就可以估計(jì)出每個(gè)人能夠處理什么樣的工作，也就可以回到分配工作的分析上來(lái)，決定把工作分配給能達(dá)到目標(biāo)要求的人。
如果你對(duì)職員的分析正確無(wú)誤，那么選擇能夠勝任工作的人這一步就比較容易做好�；氐綄�(duì)工作的了解和職員完成工作速度這兩個(gè)主要標(biāo)準(zhǔn)上來(lái)。然后，你再?zèng)Q定是想把工作做得好還是快。這種決策目標(biāo)將會(huì)向你說(shuō)明能夠勝任工作的人是什么樣的人。這樣，你就有可能讓最有才能的職員發(fā)揮最大的作用。但有一點(diǎn)也要記住，那就是你要盡量避免把所有的工作都交給一個(gè)人去做的傾向。
除了上述兩個(gè)主要標(biāo)準(zhǔn)以外，其它因素也在分配工作中選擇合適的人上起作用。時(shí)間價(jià)值就是一個(gè)很重要的因素。你要注意不要把次優(yōu)先的工作分配給公司中具有很高時(shí)間價(jià)值觀念的職員去做。不量才用人，既浪費(fèi)錢(qián)財(cái)，又影響職員的積極性。
總之，只要認(rèn)真根據(jù)職員對(duì)工作的了解、完成工作的速度、時(shí)間價(jià)值觀念和對(duì)他的培養(yǎng)價(jià)值這幾條原則辦事，就可以選擇出能夠勝任你要分配的工作的人。
第三步 確定分配工作的時(shí)間、條件和方法
大多數(shù)管理者往往在最不好的時(shí)間里委好工作.他們上午上班后的第一件事便是分配工作。這樣做可能方便管理者，但卻有損于職員的積極性。職員有什么感覺(jué)呢?下屬帶著一天做些什么的想法來(lái)到辦公室，一上班卻又接到新工作.他們被迫改變?cè)ǖ娜粘贪才�，工作的�?yōu)選順序也要調(diào)整。這樣做的結(jié)果便是時(shí)間的浪費(fèi)。
分配工作的最好時(shí)間是在下午。你要把分配工作作為一天里的最后一件事來(lái)做。這樣，有利于下屬為明天的工作作準(zhǔn)備，為如何完成明天的工作做具體安排。還有一個(gè)好處，就是職員可以帶著新任務(wù)回家睡覺(jué)，第二天一到辦公室便集中精力處理工作。
面對(duì)面地分配工作是最好的一種分配方法。這樣分配工作便于回答下屬提出的問(wèn)題。獲得及時(shí)的信息反饋、充分利用面部感情和動(dòng)作等形式強(qiáng)調(diào)工作的重要性。只有對(duì)那些不重要的工作才可使用留言條的形式進(jìn)行分配。如果要使下屬被新的工作所促進(jìn)和激勵(lì)，就要相信在分配工作上花點(diǎn)時(shí)間是值得的。寫(xiě)留言條分配工作，可能快并且容易做到，但它不會(huì)給人以深刻和重要的印象。
分配工作是一種人情事兒。它是把重要的工作付給某個(gè)下屬去做。如果可能，最好是面對(duì)面地分配工作。
第四步 制定一個(gè)確切的分配計(jì)劃
有了確定的目標(biāo)才能開(kāi)始分配工作。誰(shuí)負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作?為什么選某人做這項(xiàng)工作?完成這項(xiàng)工作要花多長(zhǎng)時(shí)間?預(yù)期結(jié)果是什么?完成工作需要的材料在什么地方?下屬怎樣向你報(bào)告工作進(jìn)展?分配工作之前，必須對(duì)這些問(wèn)題有個(gè)明確的答案。你還要把計(jì)劃達(dá)到的目標(biāo)寫(xiě)出來(lái)，給職員一份，自己留下一份備查。這樣做可以使上下雙方都了解工作的要求和特點(diǎn)，不留下錯(cuò)誤理解工作要求的余地。應(yīng)該讓這種分配計(jì)劃指導(dǎo)有效分配工作的全過(guò)程。
第五步 分配工作
在分配工作之前，需要把為什么選他完成某項(xiàng)工作的原因講清楚。關(guān)鍵是要強(qiáng)調(diào)積極的一面。向他指出，他的特殊才能是適合完成此項(xiàng)工作的;還必須強(qiáng)調(diào)你對(duì)他的信任。同時(shí)，還要讓下屬知道他對(duì)完成工作任務(wù)所負(fù)的重要責(zé)任;讓他知道完成工作任務(wù)對(duì)他目前和今后在組織中的地位會(huì)有直接影響。
在解釋工作的性質(zhì)和目標(biāo)時(shí)，要向下屬講出你所知道的一切。不要因?yàn)闆](méi)有講完所掌握的信息，而給下屬設(shè)下工作的陷阱。你要把所有的目標(biāo)全部擺出來(lái)：誰(shuí)要求做這件工作的`，要向誰(shuí)報(bào)告工作，客戶是誰(shuí)等等。還要把自己在這個(gè)工作領(lǐng)域的體驗(yàn)也告訴下屬。讓他們了解過(guò)去的一些事情是怎樣處理的，得到了一些什么結(jié)果等。要讓下屬完全理解體所希望得到的結(jié)果。如果可能，盡量列出事實(shí)、數(shù)量和具體目標(biāo)。那種“這件事需要快辦”的說(shuō)法不是對(duì)工作的充分解釋。
給下屬規(guī)定一個(gè)完成工作的期限。讓他知道，除非在最壞的環(huán)境條件下才能推遲完成工作的期限。向他講清楚，完成工作的期限是怎樣定出來(lái)的，為什么說(shuō)這個(gè)期限是合理的。另外，還要制定一個(gè)報(bào)告工作的程序，告訴他什么時(shí)間帶著工作方面的信息向你報(bào)告工作;同時(shí)，你也要向他指出，要檢查的工作的期望結(jié)果是什么，使他明確要求。
最后，你要肯定地表示自己對(duì)下屬的信任和對(duì)工作的興趣。象“這是一件重要工作，我確信你能做好它”這樣的話，可以對(duì)下屬發(fā)揮很大的激勵(lì)作用。總之要記住，分配好工作，不僅能節(jié)約時(shí)間，還可以在職員中創(chuàng)造出一種暢快的工作氣氛。
第六步 檢查下屬的工作進(jìn)展情況
確定一個(gè)評(píng)價(jià)分配出去的工作進(jìn)展情況的計(jì)劃是很有技巧的事。檢查太勤會(huì)浪費(fèi)時(shí)間;對(duì)分配出去的工作不聞不問(wèn)，也會(huì)導(dǎo)致災(zāi)禍。
對(duì)不同工作，檢查計(jì)劃也有所不同。這主要取決于工作的難易程度、職員的能力及完成工作需要時(shí)間的長(zhǎng)短。如果某項(xiàng)工作難度很大并且是最優(yōu)先的，就要時(shí)常檢查進(jìn)展情況，每一兩天檢查一次，保證工作成功而又不花費(fèi)太多時(shí)間，這類(lèi)工作都有一個(gè)內(nèi)在的工作進(jìn)展階段，一個(gè)階段的結(jié)束又是另一個(gè)階段的開(kāi)始。這種階段的停起時(shí)間也是檢查和評(píng)價(jià)工作進(jìn)展情況的最好時(shí)間。當(dāng)你把一件有困難的工作分配給一個(gè)經(jīng)驗(yàn)較少的下屬去做時(shí)，不論從必要性還是從完成工作的愿望上來(lái)講，多檢查幾次進(jìn)展情況都是有益的。對(duì)這種情況，你可以把檢查工作進(jìn)展的
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