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打電話 轉(zhuǎn)接留心露隱私-辦公室禮儀
案例一
是個(gè)男的
“喂，王姐，你的電話，是個(gè)男的”。小趙接了一個(gè)電話，大聲地招呼王姐過去接電話。整個(gè)辦公室的人都聽到了有個(gè)男的找王姐，大家都抬起頭來(lái)看著王姐。王姐非常不好意思地過去接電話。
案例二
刨根問底
“請(qǐng)問，李先生在嗎？”李先生的愛人聽到電話里一個(gè)年輕女士的聲音找自己的愛人，立刻提高了警覺：“你是誰(shuí)��？哪個(gè)單位的？你找他有什么事嗎？你怎么知道我們家電話的？”打電話的女士一聽對(duì)方愛人刨根問底的，而且覺得這種問話方式簡(jiǎn)直是在污辱自己，她馬上說(shuō)：“沒什么事，不用找了！”
案例三
小道消息
小麗接到一個(gè)電話，“幫我叫一下小飛�！毙←惵牫鍪蔷珠L(zhǎng)的聲音，她趕緊把小飛叫來(lái)，自己就在不遠(yuǎn)處豎起耳朵聽電話，她聽到小飛說(shuō)“好，我馬上去您辦公室�！毙★w匆匆走了。小麗立即跑到張大姐那里：“張大姐，局長(zhǎng)叫小飛去一趟，一定是他那天喝醉酒打人的事被局長(zhǎng)知道了，這還不得嚴(yán)厲處分，弄不好開除呢�！边^了幾天，單位里都在傳小飛喝醉酒打人被局長(zhǎng)狠狠批評(píng)了。
轉(zhuǎn)接電話拿著話筒和放下話筒一個(gè)樣
很多人在拿著話筒時(shí)，通常會(huì)比較注意自己的語(yǔ)言，會(huì)說(shuō)“您找哪位？請(qǐng)您稍等�！狈畔码娫捳胰藭r(shí)，往往忘了對(duì)方也能聽見，變得隨心所欲，就像前面案例中所說(shuō)的，變成了“是個(gè)男的”，或者說(shuō)“一個(gè)有外地口音的人”，“一個(gè)聲音挺嬌的小姑娘”。當(dāng)對(duì)方在電話里聽到這些形容方式時(shí)，會(huì)感到不愉快。因此轉(zhuǎn)接時(shí)，要同樣用客氣的方式叫人，或者應(yīng)該用手捂上話筒，注意隔音。
做好電話記錄
如果對(duì)方要找的人不在，要盡量做好電話記錄工作。記錄內(nèi)容包括什么人、什么時(shí)間打的電話、大概是要說(shuō)什么事（如果對(duì)方不愿意不必強(qiáng)問）、對(duì)方有什么要求（一看到字條馬上回電話，還是晚上再打電話等）。通常很多人在轉(zhuǎn)接電話時(shí)不予記錄或者記錄得非常簡(jiǎn)單，只有一個(gè)姓和一個(gè)電話號(hào)碼，這樣對(duì)方要找的人工作繁忙的話，這種電話可能得不到及時(shí)回復(fù)。
確認(rèn)對(duì)方姓名身份盡量用褒義詞語(yǔ)
替人轉(zhuǎn)接電話，確認(rèn)對(duì)方姓名時(shí)，盡量要用褒義詞語(yǔ)。不要脫口而出，用習(xí)慣用語(yǔ)去確認(rèn)對(duì)方的姓名。比如“您姓孫，是孫子的孫嗎？”“您姓冷，是冷淡的冷嗎？”諸如此類，讓對(duì)方聽了感到不快。其實(shí)可以改成“是孫子兵法的孫嗎？”“是冷熱的冷嗎？”在記錄對(duì)方電話號(hào)碼時(shí)，則一定要重復(fù)，以免記錯(cuò)。
未經(jīng)要接電話者同意不要輕易將手機(jī)號(hào)碼告訴對(duì)方
轉(zhuǎn)接電話時(shí)，如果來(lái)電者要找的人不在，對(duì)方詢問手機(jī)號(hào)碼時(shí)，轉(zhuǎn)接者一定要經(jīng)過要接電話者同意才能把手機(jī)號(hào)碼告訴對(duì)方。否則可能嚴(yán)重干擾到要接電話者的工作或生活。
講究口德不亂傳閑話
如果轉(zhuǎn)接到了一個(gè)敏感人物的電話，比如大家懷疑某某跟某某有特殊關(guān)系，恰好某某打電話找某某時(shí)被你接到了，這種時(shí)候千萬(wàn)不要捕風(fēng)捉影，不要去轉(zhuǎn)告第三人“誰(shuí)給誰(shuí)來(lái)電話了”，更不能在旁邊偷聽對(duì)方的電話內(nèi)容。不論是緋聞還是面對(duì)關(guān)系過于緊密的上下級(jí)，接電話者都不能妄自猜測(cè)，隨意傳播。就像案例中所說(shuō)的小飛的例子，隨意猜測(cè)傳播嚴(yán)重破壞了正常的人際關(guān)系。
轉(zhuǎn)接電話應(yīng)把握好分寸
專家觀點(diǎn)
轉(zhuǎn)接電話不僅是幫忙叫人和記錄來(lái)電者姓名和電話號(hào)碼，它實(shí)際是一個(gè)如何處理好自己與來(lái)電者、自己與要接電話者之間關(guān)系的重要表現(xiàn)。因此轉(zhuǎn)接電話需要一個(gè)職業(yè)性處理。一方面要清楚有效地把電話轉(zhuǎn)接出去，另一方面不能給來(lái)電者留下不良印象，也不能給要接電話者帶來(lái)麻煩。該你說(shuō)的不該你說(shuō)的應(yīng)把握好分寸。
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