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職業(yè)生涯規(guī)劃:18分鐘計(jì)劃管理你的一天
有太多的技巧告訴我們?nèi)绾芜M(jìn)行時(shí)間管理,可真正運(yùn)用這些技巧,卻發(fā)現(xiàn)效果不佳。并不是計(jì)劃安排的不周密,優(yōu)先級(jí)設(shè)置有問(wèn)題,而是“干擾”總是偷走你的每一天,讓本文來(lái)告訴你如何防止這個(gè)時(shí)間的竊賊,真正有效地管理你的時(shí)間,延長(zhǎng)你的“生命”。
昨天,我打著如意算盤(pán)開(kāi)始一天的工作,早上走進(jìn)辦公室,對(duì)當(dāng)天要完成的事情有大致的計(jì)劃。我坐下來(lái),打開(kāi)電腦,開(kāi)始檢查郵件。2小時(shí)后,處理了幾件緊急的事,幫別人解決了一些問(wèn)題,搞定了一些通過(guò)電腦和電話(huà)扔給我處理的事情,我?guī)缀跬宋覄偞蜷_(kāi)電腦時(shí)打算要做什么事情。我很清楚地知道,計(jì)劃又被打亂了。
當(dāng)我講授時(shí)間管理課程時(shí),我總是以同樣的問(wèn)題開(kāi)始:你們當(dāng)中有多少人有足夠的時(shí)間,但事情卻總是無(wú)法按時(shí)完成。10年間,沒(méi)人舉手說(shuō)是。
這表明我們知道無(wú)法把一天的所有事搞定。因此如何安排我們的時(shí)間成為一個(gè)關(guān)鍵的策略決定。這就是為什么說(shuō)編寫(xiě)一個(gè)待辦事項(xiàng)和忽略事項(xiàng)列表是個(gè)好辦法。我們最難集中注意。
但即使有這些列表,執(zhí)行總是一個(gè)挑戰(zhàn)。當(dāng)有那么多事情影干擾使得計(jì)劃偏離正軌,你怎么堅(jiān)持執(zhí)行?當(dāng)有那么多事情要求你的關(guān)注,你怎么集中精力在少數(shù)重要的事情上?
我們需要訣竅
健身教練Jack LaLanne知道所有的訣竅;他曾經(jīng)銬住雙手拉著裝滿(mǎn)人的大船游了1公里多,并以此聞名。但他不僅僅是個(gè)演出主持人。他還發(fā)明了一些在全世界健身俱樂(lè)部使用的帶滑輪和體重選擇器的健身器械。至于他的演出,是持續(xù)時(shí)間最長(zhǎng)的健身電視節(jié)目,共播放了34年
但這些都不是真正讓我印象深刻的,我相信他有一個(gè)訣竅是他真正的秘密力量。
固定程序
他在94歲時(shí)仍然把每天最開(kāi)始的2小時(shí)用于鍛煉身體。90分鐘的舉重和30分鐘的游泳或散步。每天早上,他堅(jiān)持這么做以達(dá)到他的目標(biāo):在95歲生日的時(shí)候,他計(jì)劃從加利福尼亞州海岸游到圣塔卡特萊島,距離20公里。他喜歡說(shuō)的一句話(huà)是,“我不能接受死亡,他將破壞我的形象”
因此他朝著目標(biāo)一貫、認(rèn)真地工作著,日復(fù)一日地做著同樣的事。他關(guān)注自己的健康,把它放在自己的日程安排中。
管理我們的時(shí)間也需要變得象一種固定程序。不僅僅是一個(gè)簡(jiǎn)單的列表或?qū)δ:膬?yōu)先順序,那是無(wú)法保持一貫和認(rèn)真的。它需要變成一種持續(xù)的過(guò)程,在一整天中,讓我們的精力集中在高優(yōu)先的事情上,不論發(fā)生什么干擾。
我認(rèn)為在8小時(shí)的工作日中可以花不多于18分鐘的時(shí)間,遵循3個(gè)步驟來(lái)達(dá)到這個(gè)目的:
第一步(5分鐘)為一天設(shè)定一個(gè)計(jì)劃:在打開(kāi)電腦前,坐下來(lái)在一張空白紙上寫(xiě)下什么可以讓你這一天變得非常成功,你可以切實(shí)完成什么,能讓你接近目標(biāo),并在每天結(jié)束后覺(jué)得非常高效而成功?把他們寫(xiě)下來(lái)。
現(xiàn)在,更重要的是,把這些事情安排到你日歷和日程的時(shí)間段中,把最難和最重要的事項(xiàng)安排在一天最開(kāi)始的時(shí)候。我是指在一天的開(kāi)始,甚至在你看郵件之前。如果你的完整列表不能全安排到你的日程中,重新排列優(yōu)先順序。這在你決定準(zhǔn)備什么時(shí)候、什么地點(diǎn)來(lái)做這些事非常有效。
在Jim Loehr和Tony Schwartz所著的《全情投入的力量》這本書(shū)中,描述了一次研究,一組30個(gè)婦女同意在為期30天的時(shí)間內(nèi)完成乳房自檢,那些明確她們將在何時(shí)何地做這事的人全部完成了這項(xiàng)活動(dòng),而其他的人只有53%完成了自檢活動(dòng)。
在另一項(xiàng)研究中,戒毒者(你還能發(fā)現(xiàn)更不堪壓力的人嗎?)答應(yīng)在某天下午5點(diǎn)前寫(xiě)一篇小短文。那些計(jì)劃了準(zhǔn)備哪天在哪兒寫(xiě)的人中80%完成了,而其他人都沒(méi)有完成。
如果你想完成某件事,應(yīng)該明確定下你準(zhǔn)備去執(zhí)行它的時(shí)間和地點(diǎn)。否則,把他從你的列表中去除。
第二步(每小時(shí)1分鐘)重新聚焦:設(shè)置你的手表、電話(huà)或電腦每小時(shí)響鈴,當(dāng)鬧鈴響起時(shí),深呼吸,看著你的列表并問(wèn)你自己前一小時(shí)是否高效,然后看著你的日歷,認(rèn)真地再次承諾你將如何利用下個(gè)小時(shí)。就這樣,一個(gè)小時(shí)接一個(gè)小時(shí)的管理你的一天,不要讓時(shí)間管理你。
第三步(5分鐘)檢查:關(guān)掉你的電腦,檢查你的一天,哪些奏效了?你在哪里集中精力了?在哪里你分心了?你從中學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)幫助你明天更加有效。
固定程序的力量在于它的可預(yù)測(cè)性。你以同樣的方式一次又一次地做同樣的事,因此固定程序的結(jié)果是可預(yù)測(cè)的。如果你認(rèn)真而明智地選擇你最關(guān)注的事情,并且持續(xù)的提醒自己要集中精力,你就會(huì)一直聚焦。就這么簡(jiǎn)單。
這種固定程序也許不能幫你在捆住雙手的情況下拉著巡游船游過(guò)英吉利海峽,但它卻能讓你在離開(kāi)辦公室時(shí),感覺(jué)高效和成功。
在一天結(jié)束之際,這點(diǎn)豈不非常重要?
在管理的過(guò)程中,我們共同成長(zhǎng)!
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