使用日程表讓你的工作變得更有效率

使用日程表讓你的工作變得更有效率

如何讓你的工作變的有效率，對于那些總是覺得自己工作時間不夠的人�；蛘哂X得自己工作效率比較低的人總是希望能夠找到一個良好的方法讓自己的工作效率變的高昂�？墒强偸遣坏闷浞āＬ岣吖ぷ髁孔罱K自己身體變得太疲憊。如何提高自己的工作效率呢？

使用一個詳細(xì)的日程表

更好地管理你的時間的首要任務(wù)是找出你現(xiàn)在支配時間的方式。使用一個日程表是完成此步驟最有效的方法。僅需嘗試一天，你會立即對你的時間到底去了哪里有了不可思議的洞察。該測量的舉動通常足以把你的無意識習(xí)慣提升到意識層面，如此你才有機(jī)會仔細(xì)檢視并改變它們。

此處是使用日程表的方法。一整天當(dāng)你開始或完成某個活動時都把時間紀(jì)錄下來，可考慮使用秒表來記錄每個活動的時間間隔。你可以僅在工作時間使用這個方法，或是一整天都用。一天結(jié)束時，把這些時間段分類記錄到綜合類別中，然后找出你在每類活動中耗費(fèi)時間的百分比。假如想把這事做徹底，可以持續(xù)做上一周，再計算你在每類活動中耗費(fèi)的時間占總時間的百分比。要盡可能地詳盡：記下你在收發(fā)電子郵件、閱讀新聞組、網(wǎng)上沖浪、打電話、就餐、洗澡等等事情上分別花費(fèi)了多少時間。當(dāng)你從椅子上站起來的時候，可能就表示你該在日程表里添上一筆了。我通常每天結(jié)束時會有50—100個日程記錄。

你可能會驚訝地發(fā)現(xiàn)，你花在那些自認(rèn)為是實(shí)質(zhì)性工作的活動上只占了工作總時間的一小部分。有研究發(fā)現(xiàn)上班族每天在實(shí)質(zhì)性工作上平均花費(fèi)的時間為1.5小時。其余時間都耗在了社交、工間休息、就餐、與工作無關(guān)的交流、把文件挪來挪去，及其它許多與工作無關(guān)的事情上。全職上班族平均開始工作的時間是上午11點(diǎn)，而下午3點(diǎn)半左右就開始懈怠了。
    分析你的結(jié)果

我第一次使用日程表時，我一周在辦公室花費(fèi)了約60個小時，卻只完成了15個小時的實(shí)質(zhì)性工作。即使在技術(shù)上看來我的效率已是上班族均值的兩倍，我仍為這個結(jié)果懊惱。另外45小時到哪去了？我的日程表清楚地顯示出時間在我無意識的狀態(tài)中流失——過分頻繁地檢查郵件、在那些實(shí)際上沒有必要的事情上苛求完美、通讀新聞、就餐時間過長、被其實(shí)可預(yù)防的干擾打斷等等。

計算你的個人效率比

當(dāng)我察覺自己在辦公室里耗了60個小時，卻只完成了15個小時的實(shí)質(zhì)性工作時，我開始自問一些有趣的問題。我的收入和成就感僅僅來自那15個小時，而不是我在辦公室耗費(fèi)的所有時間。因此我決定開始記錄我的每日效率比，也即我在實(shí)質(zhì)性工作上耗費(fèi)的時間除以我在辦公室耗費(fèi)的總時間。當(dāng)我發(fā)現(xiàn)自己僅利用了25％的時間時這確實(shí)令我感覺糟透了。我同時認(rèn)識到，僅僅延長工作時間是極其愚蠢的。

效率比＝實(shí)際工作時間/總的“工作時間”

用減少總時間推動效率提升

假如你曾經(jīng)嘗試過約束自己去做那些你并不真正有動力去做的事情，你失敗的機(jī)率很大。這是當(dāng)我試著約束自己去更努力地工作時的自然而然的結(jié)果。事實(shí)上，試圖更努力只會降低我的動力并讓我的“效率比”更低。因此我很不情愿地決定嘗試相反的方法。第二天我只允許自己在辦公室待上5個小時，而那天剩下的時間我不準(zhǔn)自己再工作。哈，有趣的事情發(fā)生了，我肯定你能想象得到。我的大腦把工作時間當(dāng)成了稀罕物，因?yàn)槲页掷m(xù)工作了幾乎整整5個小時且效率比超過了90％。我在一周接下來的幾天里繼續(xù)這個實(shí)驗(yàn)，于是這周在辦公室度過的30個小時當(dāng)中，我完成了25小時的工作，效率比超過80％。因此我在把每周工作時間減少到30小時的同時還多出了10小時來做實(shí)質(zhì)性工作。假如你的日程表顯示你的效率比十分低下，那就試著在一天中嚴(yán)格限制你的工作總時間，看看成果如何。一旦你的大腦認(rèn)識到工作時間很緊迫，你突然間就會變得極有效率，因?yàn)槟惚仨毴绱�。�?dāng)你有緊迫的時間限制時，你通�？偰苷页鐾瓿晒ぷ鞯霓k法。而當(dāng)你有充裕時間時，很容易就變得效率低下。

保持最高效率的同時逐漸增加工作總時間

在幾周的時間里，我能在保持自己的效率超過 80％的同時逐漸增加我的每周工作時間。迄今為止我保持這個習(xí)慣已有多年，一般每周約有40小時用來干實(shí)質(zhì)性工作，同時只需在辦公室待上45小時。我覺得這對我來說太棒了。假如我試圖在辦公室待上更長時間，我的生產(chǎn)率就會飛速下降。最妙的是這個方法能讓我在最優(yōu)化自己的工作效率的同時，也讓我在生活的其它領(lǐng)域得到極大的平衡。我使用這個方法使事業(yè)成效提升了三倍，并且仍有大量時間來追求個人愛好。

使用日程表是確保生產(chǎn)率最佳而不必增加工作時間的明智選擇。不過，日程表必須定期使用，才能產(chǎn)生這些優(yōu)勢。我每3—6個月用一次日程表，多年來它讓我有了巨大的改變，總是讓我有新的杰出表現(xiàn)。假如太長時間不用日程表，我的生產(chǎn)率就會逐漸下降——因?yàn)槲矣只謴?fù)了那些無意識的浪費(fèi)時間的習(xí)慣。你將如我一樣，發(fā)覺你對生產(chǎn)率的感受與你完成了多少實(shí)質(zhì)性工作密切相關(guān)。當(dāng)你感到自己的生產(chǎn)率低于想達(dá)到的目標(biāo)，就利用日程表來提升你的意識和測量你的“效率比”，而后優(yōu)化你的效率，直至生產(chǎn)率恢復(fù)如初。

記錄日程是一種高效且無需什么努力就能做到的方法，而它的長期回報是驚人的。

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