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工作分析：做好培訓(xùn)的基石
21世紀(jì)的今天，一個組織所做的80%，它的競爭對手也同樣會做到，因為要完成工作，總需要獲取信息、知識、原材料和技術(shù)，而這些資源對各方都是開放的。因此，一個組織的成功與失敗，就取決于其工作中另外的20%，而這另外的20%完全是人的因素。人才，已成為我們能否永續(xù)經(jīng)營、保持核心競爭力的關(guān)鍵點，而杰出的人才源于卓越的教育培訓(xùn)。因此，培訓(xùn)的重要性已越來越受到企業(yè)的重視。但是，許多企業(yè)在做培訓(xùn)工作時，并沒有認識到工作分析對培訓(xùn)工作的基礎(chǔ)性作用。筆者正是從此入手，通過分析工作分析與培訓(xùn)之間的密切聯(lián)系，引起企業(yè)在做培訓(xùn)工作時對工作分析的重視。
一、工作分析與職務(wù)說明書
工作分析，是指對各種工作的性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、相互關(guān)系以及任職工作人員的知識、技能、條件進行系統(tǒng)調(diào)查和研究分析，以科學(xué)系統(tǒng)的描述并做出規(guī)范化紀(jì)錄的過程。通過工作分析，我們也可以詳細說明各級人員的職責(zé)，從而避免工作重疊、勞動重復(fù)，提高個人和部門的工作效率及和諧性。在人事管理及開發(fā)的各個階段，工作分析是一種有效的手段；實際上，它是人力資源管理部門的必備工具，當(dāng)然，對培訓(xùn)也起著不可忽視的作用。
工作分析的最終結(jié)果是形成職務(wù)說明書。職務(wù)說明書是用文件形式來表達工作分析的結(jié)果，其基本內(nèi)容包括工作描述和任職說明。工作描述一般用來表達工作內(nèi)容、任務(wù)、職責(zé)、環(huán)境等，而任職者說明則用來表達任職者所需的資格要求，如技能、學(xué)歷、培訓(xùn)、經(jīng)驗、體能等。
二、工作分析對培訓(xùn)的重要性
1、便于培訓(xùn)需求的確定
工作分析的目的在于了解與績效問題有關(guān)的工作的詳細內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)，和達成工作所應(yīng)具備的知識和技能。工作分析的結(jié)果也是將來設(shè)計和編制相關(guān)培訓(xùn)課程的重要資料來源。工作分析需要富有工作經(jīng)驗的員工積極參與，以提供完整的工作信息與資料。工作分析依據(jù)分析目的的不同可分為兩種：
（1）一般工作分析。一般工作分析的主要目的是使任何人能很快地了解一項工作的性質(zhì)、范圍與內(nèi)容，并作為進一步分析的基礎(chǔ)。
（2）特殊工作分析。特殊工作分析是以工作清單中的每一工作單元為基礎(chǔ)，針對各單元詳細探討并記錄其工作細節(jié)、標(biāo)準(zhǔn)和所需的知識技能。
工作分析是培訓(xùn)需求分析中最繁瑣的一部分，但是，只有對工作進行精確的分析并以此為依據(jù)，才能指引組織的培訓(xùn)方向，編制出真正符合企業(yè)績效和特殊工作環(huán)境的培訓(xùn)課程來，強調(diào)以完成工作崗位的工作任務(wù)為核心，以員工需要為核心的培訓(xùn)。
通過工作分析，最終形成職務(wù)說明書。職務(wù)說明書有簡繁之別。簡單的工作說明書只是對崗位職責(zé)和任職條件的簡要描述,由于信息量少,其對培訓(xùn)工作的指導(dǎo)幫助作用就很有限。詳盡的工作說明書對崗位的上下級關(guān)系、工作的環(huán)境條件、崗位職責(zé),以及任職者的知識技能條件、教育背景、生理心理素質(zhì)等都有詳盡的描述,對培訓(xùn)工作能發(fā)揮更大的支持促進作用。
形成詳盡的職務(wù)說明書，盡管工作量會比較大,但以筆者的觀點,工作說明書還是應(yīng)該盡可能詳盡一些。首先：崗位職責(zé)描繪得越詳盡、越具體,績效指標(biāo)就容易制定,考評過程也會更加客觀公正。同時客觀具體的考評指標(biāo)也會大大減少考評人和被考評人之間的分歧和爭議,使績效考評工作更加有效。通過對在職員工的績效分析，培訓(xùn)需求的確定會更加科學(xué)合理，合理而公平的績效考核可以顯示員工能力缺陷，在期末績效考核完成后，反映員工需要改善的計劃，能夠激發(fā)其潛力，因此績效考核成為確定培訓(xùn)需求的重要來源。其次：按照任職者所需要的能力標(biāo)準(zhǔn)（職能標(biāo)準(zhǔn)），對員工的工作能力進行比較分析，以確定企業(yè)組織成員在各自崗位上是否稱職，進而確定企業(yè)培訓(xùn)的需求結(jié)構(gòu)。
2、有利于培訓(xùn)計劃的制定
通過工作分析確定工作要求，明確組織整體的培訓(xùn)需求的先后順序，有利于在組織內(nèi)形成整體的培訓(xùn)體系。培訓(xùn)者可以此為依據(jù)建立適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)與培訓(xùn)內(nèi)容。這樣培訓(xùn)所涉及的工作內(nèi)容和責(zé)任才能準(zhǔn)確地反映實際的工作要求，使員工在培訓(xùn)中學(xué)到的知識技能與未來的工作實際應(yīng)用相一致，從而大大降低人力資源培訓(xùn)與發(fā)展費用。
工作分析之任職資格說明，包括：①教育培訓(xùn)情況：受教育、培訓(xùn)程度，教育、培訓(xùn)經(jīng)歷、學(xué)歷、資格等。②必備知識：對使用的機器設(shè)備、材料性能、工藝過程、操作規(guī)程及操作方法、工具的選擇和使用、安全技術(shù)、企業(yè)管理知識等。③經(jīng)驗：完成工作任務(wù)所必須的操作能力和實際經(jīng)驗。包括：過去從事同類工作的工齡和業(yè)績等；從事該項工作所需的決策力、創(chuàng)造力、組織力、適應(yīng)性、注意力、判斷力、智力以及操作熟練程度。④心理素質(zhì),即完成工作要求的職業(yè)性向。包括：體能性向：即任職人應(yīng)具備的行走、跑步、爬行、跳躍、站立、旋轉(zhuǎn)、平衡、拉力、推力、視力、聽力等；氣質(zhì)性向：即任職人應(yīng)具備的耐心、細心、沉著、勤奮、誠實、主動性、責(zé)任感、支配性、情緒穩(wěn)定性等。工作分析之任職資格說明，列出工作所需的責(zé)任與任職資格等，在指示培訓(xùn)工作上有相當(dāng)大的價值。同時有關(guān)工作時間、環(huán)境特征的分析，都為有效的培訓(xùn)計劃提供了工作的詳細資料，諸如培訓(xùn)課程之內(nèi)容、所需培訓(xùn)之時間、培訓(xùn)人員之甄選等。
3、有利于培訓(xùn)工作的開展
通過工作分析，可以更好地知道，依據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略，當(dāng)前或?qū)硪欢螘r間內(nèi)對企業(yè)發(fā)展起決定或重大作用的工作崗位，該工作本身各項任務(wù)的重要程度。只有對工作進行精確的分析并以此為依據(jù)，才能使設(shè)置的培訓(xùn)課程真正符合企業(yè)績效和特殊工作環(huán)境的需要，從而使培訓(xùn)做到有的放矢，簡化教育培訓(xùn)的投入，有效地減少盲目培訓(xùn)的成本，避免資源浪費。
分析崗位工作標(biāo)準(zhǔn)和崗位工作流程,可以使新員工更快地勝任工作,從而減少培訓(xùn)工作量。企業(yè)的職工都有在崗的標(biāo)準(zhǔn)和要求（包括知識、技能、工作態(tài)度等）。這些標(biāo)準(zhǔn)和要求是企業(yè)職工上崗的基本標(biāo)準(zhǔn)，若企業(yè)的員工不具備他所要上崗的崗位標(biāo)準(zhǔn)和要求，就應(yīng)該通過培訓(xùn)達到上崗標(biāo)準(zhǔn)。詳盡的任職資格說明可以幫助員工清楚地看到自己在哪些方面離崗位要求還有差距、自己要晉升到更高層次的崗位還要在哪些方面進一步提高,從而提高員工參加培訓(xùn)的積極性和主動性，促使員工不斷學(xué)習(xí)、不斷進步。
通過工作分析，有利于以工作任務(wù)的完成與績效的提高為目標(biāo)，衡量培訓(xùn)效果，不斷地改進培訓(xùn)。使培訓(xùn)對組織成長于成就的貢獻得到認同。
4、有利于培訓(xùn)轉(zhuǎn)化
培訓(xùn)轉(zhuǎn)化（transfer of training ），即要成功地完成培訓(xùn)項目，受訓(xùn)者要有效且持續(xù)地將所學(xué)技能運用到工作當(dāng)中 。大量研究表明同事和管理者對培訓(xùn)的支持具有十分重要的作用。培訓(xùn)能否獲得成功的關(guān)鍵在于同事和管理者對培訓(xùn)活動的參與是否抱有正確的態(tài)度，他們是否愿意向受訓(xùn)者提供有關(guān)如何在工作中有效利用培訓(xùn)中學(xué)到的知識、技能、行為方式的信息，并為受訓(xùn)者提供有關(guān)如何在實際工作當(dāng)中應(yīng)用培訓(xùn)所學(xué)內(nèi)容的機會。如果同事或管理者不采取支持的態(tài)度或行為，那么受訓(xùn)人員將培訓(xùn)收獲運用到實際工作中幾乎是不可能的。
在職務(wù)說明書當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)清楚地描述崗位關(guān)系，包括崗位之間橫向和縱向的聯(lián)系。首先必須清楚地指出本崗位上下監(jiān)督的關(guān)系，即所受的監(jiān)督和所實施的監(jiān)督；其次，應(yīng)說明與其它崗位的關(guān)系，即內(nèi)部崗位之間的橫向聯(lián)系。通過橫向和縱向上的描述，可以看出本崗位在組織系統(tǒng)中的確切位置。通過崗位關(guān)系，我們就可以讓管理人員和員工知道，誰對自己以及自己對誰負有指導(dǎo)培訓(xùn)的職責(zé)，自己與哪些同事之間更應(yīng)該互相支持幫助，將培訓(xùn)所學(xué)內(nèi)容更好地運用到工作當(dāng)中。
另一方面，通過崗位關(guān)系圖，在既定的工作架構(gòu)及內(nèi)容下，從“縱”方面去整合上工程及下工程的工作，以達到“工作豐富化”：而在既定的工作架構(gòu)及內(nèi)容下，從“橫”方面去增加列相關(guān)度較高的不同工作，以達到“工作多樣化”；作為教育培訓(xùn)規(guī)劃及培訓(xùn)需求調(diào)查的基準(zhǔn)，以遴選出需要培訓(xùn)的員工，再依組織之需求及員工個人能力與興趣，提供培訓(xùn)發(fā)展之機會，并作為員工職業(yè)生涯規(guī)劃的重要參考資料。培訓(xùn)工作的最終目的是為企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略服務(wù)，同時也要與員工個人職業(yè)生涯發(fā)展相結(jié)合，實現(xiàn)員工素質(zhì)與企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的匹配，讓員工在服務(wù)企業(yè)，推動企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)實現(xiàn)的同時，也能按照明確的職業(yè)發(fā)展目標(biāo)，通過參加相應(yīng)層次的培訓(xùn)，實現(xiàn)個人的發(fā)展，獲取個人成就，實現(xiàn)企業(yè)和員工的共同發(fā)展。
三、重視工作分析，更好地做好培訓(xùn)工作
綜上所述，我們可以看出，重視工作分析，不僅對培訓(xùn)的前期工作有很重要的指導(dǎo)作用，同時，在培訓(xùn)工作的實施及培訓(xùn)后的效果轉(zhuǎn)化上，也起著不可忽視的作用，因此，必須重視工作分析，才能更好地做好培訓(xùn)工作。
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