1、酒店的文件，有打印必要時方可打印。內部傳遞的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
2、酒店發文，需由起草人抄正，經有批準發文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真，須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理;部門經理不在時，可經總經理辦公室主任同意后辦理;
3、私人資料不得在酒店打印、復印或用酒店傳真機傳送，以免影響酒店的正常工作。
4、文印室工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務。對收到的文件資料，應及時給有關部門、人員送發，或及時通知有關人員到文印室取回，不得延誤。
5、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業秘密或酒店管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。
6、文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料，應做好登記，并在月終作統計核算。屬業務部門的，由各部門承擔費用;屬行政、管理部門的，統一歸列行政開支。
7、文印到工作人員初次違反上述規定的，給予批評或處50元以下罰款;屢教不改或給酒店造成不良的社會影響或較大經濟損失的，處50元以上罰款直至辭退。