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      1. 城建檔案管理員工作總結(jié)

        時(shí)間:2022-06-17 03:47:05 員工管理 我要投稿
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          一、檔案電子化目錄檢索目的

        城建檔案管理員工作總結(jié)范文

          檔案信息化建設(shè)納入……省企業(yè)科技事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理等級(jí)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)以來,傳統(tǒng)的檔案管理工作已越來越不適應(yīng)發(fā)展的形勢(shì),檔案創(chuàng)新,向現(xiàn)代管理邁進(jìn),正是檔案管理人員改變以往的紙張手工立卷,變計(jì)算機(jī)為手段,全文掃描入微機(jī)中,目前,機(jī)讀目錄案卷級(jí)4824卷,文件級(jí)2137件,機(jī)檢率達(dá)99%,基本實(shí)現(xiàn)電子檢索。

          二、具體工作方法

          1、立卷。文件按照分類大綱歸類后,方可組卷、立卷,而后進(jìn)行卷內(nèi)文件的排列、濾布擬寫案卷標(biāo)題、確定保管期限、裝訂、文檔掃描、錄入工作完成。

          2、微機(jī)錄入。組好卷以后,只需微機(jī)管理,為作好保密工作,計(jì)算機(jī)加上自己設(shè)置密碼就可以了。

          3、利用效率、查準(zhǔn)率高。微機(jī)檢索系統(tǒng)提供了快速便捷的管理手段,提供了信息利用的快速途徑,免除檢索查找的繁難,減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高歸檔質(zhì)量、檢索速度。

          4、隨時(shí)補(bǔ)漏檔案。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔,就可將過去的集中立卷,改變?yōu)槠綍r(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣,集中的工作量,就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁,使文檔不形成存積,提高了立卷管理水平,從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的。

          三、檔案電子化目錄檢索優(yōu)點(diǎn)

          微機(jī)應(yīng)用,是檔案管理上等級(jí)的標(biāo)志。利用微機(jī)進(jìn)行檔案的管理,其優(yōu)點(diǎn)是:

          1、利用檔案資料方便,檢索簡便,準(zhǔn)確率高

          以手工為主的傳統(tǒng)檔案管理工作,檔案利用率低下,查找效率不高、查準(zhǔn)率較差,這就嚴(yán)重制約了檔案信息資源的利用率。微機(jī)的應(yīng)用,完成將手工立卷變?yōu)槲C(jī)自動(dòng)管理,極大地提高檔案管理與利用的效率。以往查閱檔案需查全引目錄、卷內(nèi)目錄、最后去庫房查找這樣一來需要6-8分鐘,如今微機(jī)管理只需輸入關(guān)健字進(jìn)行檢索查找檔號(hào)就可以了,壓濾機(jī)濾布按一下鍵盤,省時(shí)省力,只需1-2分鐘。

          2、微機(jī)管理更有利于文檔的保密

          過去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件,卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用,利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件,從而達(dá)到了文檔保密的要求。

          3、微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)充

          傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊時(shí),補(bǔ)漏增缺,就得拆卷重做。拆卷后,卷內(nèi)文件又得重新排列,編檔頁號(hào)、編抄卷內(nèi)目錄、裝訂,修改填寫案卷封面等等。需花費(fèi)10分鐘,這不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力,給管理人員增添了許多麻煩。改為微機(jī)管理,文件插入就十分方便了。只需1分鐘,按一下鍵盤,修改一下檔案目錄就可以了。

          4、減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高了工作效率

          檔案管理軟件(……)系統(tǒng)提供了快速便捷的管理手段,這為歸檔提供了快捷的管理手段,將檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。提高了立卷管理水平,從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的和檢索利用的方便。

          三、檔案電子化檢索目錄產(chǎn)生效果

          一是通過微機(jī)管理,順利通過……檔案規(guī)范化管理工作“AAA”。二是主動(dòng)為企業(yè)提供服務(wù)。特別檔案在土地問題、編寫礦史、人事、財(cái)務(wù)等項(xiàng)工作中起到了參與和憑證作用。如:礦領(lǐng)導(dǎo)要研究處理問題時(shí),檔案室提供上級(jí)有關(guān)文件規(guī)定和礦當(dāng)時(shí)的會(huì)議記錄,使問題得到及時(shí)解決。當(dāng)職工碰到一些切身利益需要解決的問題,檔案室就能提供有關(guān)政策規(guī)定等材料。1-10月份接待調(diào)檔借閱者100多人次,主動(dòng)提供準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù),扭轉(zhuǎn)了檔案服務(wù)坐等守?cái)偟木置,及時(shí)有效地為企業(yè)生產(chǎn)、生活服務(wù)。


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