采購合同的管理制度

采購合同的管理制度

　　在生活中，越來越多人會去使用制度，制度具有合理性和合法性分配功能。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編幫大家整理的采購合同的管理制度，歡迎大家分享。

采購合同的管理制度1

　　為加強合同管理,避免失誤,提高經濟效益,根據《合同法》及其他有關法規的規定,結合公司的實際情況,制訂本制度。公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。

　　一、采購合同的內容

　　公司采購合同的條款構成了采購合同的內容,應當在力求具體明確,便于執行,避免不必要糾紛的前提下,具備以下主要條款:

　　l、商品的品種、規格和數量

　　商品的品種應具體,避免使用綜合品名;商品的規格應具體規定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數量多少應按國家統一的計量單位標出。必要時,可附上商品品種、規格、數量明細表。

　　2、商品的質量和包裝

　　合同中應規定商品所應符合的質量標準,注明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規定出一定的比例,并注明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品,應寫明具體條款;對商品包裝的辦法,使用的包裝材料,包裝式樣、規格、體積、重量、標志及包裝物的處理等,均應有詳細規定。

　　3、商品的價格和結算方式

　　合同中對商品的價格要作具體的規定,規定作價的辦法和變價處理等,以及規定對副品、次品的扣價辦法;規定結算方式和結算程序,同時約定開票事宜。

　　4、交貨期限、地點和發送方式

　　交(提)貨期限(日期)要按照有關規定,并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時,應明確商品的發送方式是送貨、代運,還是自提。

　　5、商品驗收辦法

　　合同中要具體規定在數量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。

　　6、違約責任

　　簽約一方不履行合同,必將影響另一方經濟活動的進行,因此違約方應負物質責任,賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時,應明確規定,供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金:

　　(1)不按合同規定的商品數量、品種、規格供應商品;

　　(2)不按合同中規定的商品質量標準交貨;

　　(3)逾期發送商品。

　　7、合同的變更和解除條件

　　合同中應規定,在什么情況下可變更或解除合同,什么情況下不可變更或解除合同,通過什么手續來變更或解除合同等。

　　此外,采購合同應視實際情況,增加若干具體的補充規定,使簽訂的合同更切實際,行之有效。

　　二、合同的審查批準

　　1、合同在正式簽訂前,必須按規定上報領導審查批準后,方能正式簽訂。

　　2、合同原則上由部門負責人具體經辦,擬訂初稿后必須經公司領導審閱后按合同審批權限審批。重要合同必須經法律顧問審查。合同審查的要點是:

　　(1)合同的合法性。包括:當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規定。

　　(2)合同的嚴密性。包括:合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。

　　(3)合同的可行性。包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經濟損失。

　　(4)根據法律規定或實際需要,合同還應當或可以呈報法律顧問把關,或請公證處公證。

　　三、采購合同的簽訂

　　1、簽訂采購合同的原則

　　(1)合同的當事人必須具備法人資格或法人委托的代理人資格。

　　(2)合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同,其內容和手續應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規定。

　　(3)簽訂合同必須堅持平等互利、充分協商的原則。

　　(4)簽訂合同必須堅持等價、有償的原則。

　　(5)當事人應當以自己的名義簽訂經濟合同。委托別人代簽,必須要有委托證明。

　　(6)采購合同應當采用書面形式。

　　2、簽訂采購合同的程序

　　簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協商,取得一致意見,并簽署書面協議的過程。

　　四、公司采購合同的管理

　　1、加強對公司采購合同簽訂的管理

　　加強對采購合同簽訂的管理,一是要對簽訂合同的準備工作加強管理,在簽訂合同之前,應當認真研究市場需要和貨源情況,掌握企業的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況,依據企業的購銷任務收集各方面的信息,為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理,在簽訂合同時,要按照有關的合同法規規定的要求,嚴格審查,使簽訂的合同合理合法。

　　2、建立合同管理機構和管理制度,以保證合同的履行企業應當設置專門機構或專職人員,建立合同登記、匯報檢查制度,以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況,及時發現問題,采取措施,處理違約,提出索賠,解決糾紛,保證合同的履行。同時,可以加強與合同對方的聯系,密切雙方的協作,以利于合同的實現。

　　3、處理好合同糾紛

　　當企業的經濟合同發生糾紛時,雙方當事人可協商解決。協商不成時,企業可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁,也可以直接向法院起訴。

　　4、信守合同,樹立企業良好形象

　　合同的履行情況好壞,不僅關系到企業經營活動的順利進行,而且也關系到企業的聲譽和形象。因此,加強合同管理,有利于樹立良好的企業形象。

采購合同的管理制度2

　　第一條、為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度，公司所有需求物料必須由公司采購部統一采購，其所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據并開展各項工作;

　　第二條、采購部作為一個職能部門，在生產訂單的具體實施中擔負了不可推卸的重要責任，采購工作的好與壞，會直接影響到生產訂單的質量、工期與成本;

　　第三條、建立高效、實用與完善的采購工作流程是提高采購效率與較低成本最有效的方法。

　　第四條、在生產訂單實施的過程中，采購部需要生產、財務、倉儲、質檢等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作，每個部門之間的聯系都需要一個標準的規劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為生產訂單的大貨順利實施做出各自的責任。

　　第二章：采購部人員職責

　　第五條、所有負責物資采購的人員必須充分掌握市場信息，及時預測市場供應變化，確保質量過關，價格低廉，供貨及時;

　　第六條、推行合同管理制度，大宗物資采購原則上要與供貨方簽訂合同，詳細注明供貨品種、規格、質量、價格、交貨時間、貨款支付方式與違約責任等，否則，造成的損失由采購人員負責;

　　第七條、實行采購質量制度，采購人員對所采購物品的質量負有全面責任，如因失職而采購偽劣產品，應該由采購人員無條件退換采購物資，禁止采購人員收受回扣，如有收受回扣，一經查證，除全額追繳回扣款項外，將視情節輕重進行嚴肅處理;

　　第八條、實行比價采購制度，物資采購要貨比三家，確保所采購物資價格低廉，質量上乘，大宗物資采購建議實行招投標制度;

　　第九條、及時協助財務部對照欠款數額或者合同要求安排對供應商進行付款;

　　第十條、 所有采購人員，在采購完成后需做好材料采購的技術檔案，檔案的內容包括供應商電話、材料產地、品名、規格、檔次、單價、顏色、數量、質量、供應能力、是否需定做加工、可供選擇的供應商名單等等，特別是技術部采購的材料，檔案必須清晰完整無誤，以備批量采購時不延誤生產。

　　第三章：公司物料采購范圍

　　第十一條、主要是公司日常生產經營所需的設備、原料、材料、輔助用料、包裝物、低值易耗品、辦公用品、機械零配件與后勤物品等都屬于公司采購制度管理的范疇內。具體可分為四大類：生產部物資、技術部采樣、修理用備件、辦公設備與后勤物資。

　　第四章：采購工作流程

　　第十二條、在生產訂單的初始運作階段，采購部應根據倉儲部門書面《材料申購單》的具體內容和要求，大宗物資采購須進行投標報價，并將詳細的一份《材料訂購合同》報經公司總經理簽批后，再開始實施采購工作;

　　第十三條、生產訂單正式運作后，倉儲部門應該在第一時間開始進行所需材料的采購準備工作;

　　第十四條、倉儲部門依據訂單合同和對比庫存后的實際需求，對采購部下達《材料申購單》，此單由倉儲部門主管申請填寫，然后須交內控部經理簽字，填寫時應注明申購物資的型號、顏色、材質與要求等具體的技術參數和數量，應用庫存材料的同時應注明是否配合存倉物資的使用和存倉材料的生產廠家等信息，也包括打樣，倉儲部門主管、內控部經理與生產副總簽字后生效，一式三份，一份由倉儲部門申請主管留存，一份發往采購部并附樣品，一份公司財務部總監處;

　　第十五條、采購部接到《材料申購單》后，根據所需材料的規格，質量要求，數量，生產地址等實際情況，向合格供應商中的三家以上單位發出材料詢價信息;

　　第十六條、供應商根據要求確認后，要及時將報價信息反饋到我司的采購部門;

　　第十七條、采購部根據幾家供應商的對比研究后確定其中的一家或者幾家進行供貨。向其發出《材料訂購合同》，同時向收貨的倉儲部門發送通知其準備收貨的指令;

　　第十八條、供應商根據《材料訂購合同》安排生產運輸，各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準，如有需要各種合格證和材質證明書的，供應商必須隨貨攜帶;

　　第十九條、倉儲部門在所需材料到場后，應由內控部專人負責進行材料質量檢查，倉管員與質檢員在檢查中，必須將供應商的《材料送貨單》與我司的《材料申購單》相對照，質檢員負質量責任，倉管員負數量責任，在質量和數量都準確無誤后才能進行收貨入庫，供應商結賬應憑本公司《材料入庫單》為準;

　　第二十條、倉儲部門在為供應商填寫《材料入庫單》時，此《材料入庫單》必須是一式四份，分別有存根聯〈倉儲部〉、回單聯〈供應商〉、采購聯〈采購部〉與財務聯〈財務部〉，其《材料入庫單》上必須要有倉管員、質檢員或采購員共同簽字。

　　第五章：采購結賬規定

　　第二十一條、公司所有月結的原材料所使用的《材料入庫單》增至四聯：分別為存根聯、回單聯、財務聯和采購聯;

　　第二十二條、訂購的月結原材料送到倉庫入庫后，由倉庫開具《材料入庫單》并簽收，回單交給供應商帶回作為月結憑證;財務聯、采購聯于次日上午集中至倉儲主管處，由專人分別移交到財務部和采購主管處;存根聯留倉庫備查;

　　第二十三條、各月結原材料的結算日期截止到每月的二十五日，財務部在每月二十六日至二十七日對各月結供應商的原材料賬目進行匯總，并打印“月結材料結算清單”于每月二十八日移交給采購部主管。采購部主管收到“月結材料結算清單”后即與采購聯進行核對;

　　第二十四條、供應商到月底結算時直接與采購部主管對賬。對賬相符后，由采購部主管在“月結材料結算清單”上簽字，再由采購部填寫統一的《付款申請單》，同時向財務部遞交此批次材料的《材料訂購合同》附件，經財務總監審核簽字后，由采購部主管根據各供應商的具體情況再交給財務部支付貨款;

　　第二十五條、供應商應于付款前開具出相符的增值稅發票或者普通發票，財務部在收到發票后即向供應商付款，匯款以后，財務部應該及時將匯款單據反饋給采購部負責人;

　　第二六章：訂購的非月結原材料送到倉庫入庫后，也同樣必須要有本公司倉管人員、質檢人員與采購人員的簽字，方可為效，否則不予結賬。

　　第六章： 采購運作紀律

　　第二十七條、采購部門在接到倉儲部門的《材料申購單》后，要認真實地進行核實考查，為防止多報多采或有少報少采的現象，倉儲部門負責人與采購部門負責人都必須嚴格遵守公司的《物料使用損耗標準》，嚴禁任何人利用職務之便徇私舞弊或坑害公司的利益，嚴禁有超標報料和采購之行為;

　　第二十八條、本公司無論哪個部門需求材料的，都必須先行到倉儲部領取，若倉庫里確實沒有的，且必須需要申購的，也應由倉儲部門負責人來申購，所缺物品需要采購的，必須由本公司采購部門實施專門采購，其它任何部門任何人采購之，均無效，本公司不予報銷，但總經理特批者除外;

　　第二十九條、本公司關于物料采購程序中所涉及到的各種簽批單據，簽批人必須嚴格到場執行，特殊情況因外出而不能到場及時辦理簽批手續的，簽批人應采取事前授權的方式去進行辦理，不得拖延、耽誤單據的暢通運作，本公司嚴禁單據在簽批時有漏簽、不簽、補簽或超期簽批之不良現象;

　　第三十條、本公司對非生產性物料價格，原則上屬于五百元以下零星采購的資金由財務總監核準簽批，在五百元以上大額采購的資金，在財務總監審批后報總經理核準簽批。

　　第七章：采購數據考核

　　第三十一條、本部門考核權歸于公司的財務部總監處，以每批次生產訂單為一基準，考核重點是在生產訂單量與采購實物量的吻合性，其中兼顧公司的《物料使用損耗標準》，對在考核和監督中所暴露出來的各項問題或涉及到其它與此相關部門的人員，公司將照章嚴懲不怠。

采購合同的管理制度3

　　一、請購及其規定

　　1. 請購的定義

　　請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

　　2. 請購單的要素

　　完整的請購單應包括以下要素：

　　請購的部門; 請購物品所屬項目; 請購的用途; 請購的物品名; 請購的物品數量;

　　請購的物品規格; 請購物品的樣品、圖紙或技術資料等; 請購的物品的要求時間;

　　請購如有特殊需要請備注; 請購單填寫人; 請購部門主管; 請購單審核人; 采購副總審核;

　　財務審核人; 公司總經理。

　　3. 請購單及其提報規定

　　⑴ 請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采購部門;

　　⑵ 固定資產申購按照附表一(固定資產購置申請表)的格式進行填寫提報;

　�、� 其他材料設備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報;

　　⑷ 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報;

　�、� 請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份;

　�、� 涉及到請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交;

　�、� 遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續后補。

　�、� 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。

　�、驼堎弳蔚母�改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。

　　4. 公司物資請購單的提報部門

　　⑴ 公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報;

　　⑵ 公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報; ⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

　　二. 請購單的接收及分發規定

　　1. 請購的接收要點

　�、� 采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請

　　購單是否經過公司領導審批;

　　⑵ 接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;

　�、� 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;

　　⑷ 對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

　　2. 請購單的分發規定

　�、� 對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理;

　�、� 對于緊急請購項目應優先處理;

　�、� 無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門;

　　⑷ 重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。

　　3. 采購周期的規定

　　⑴ 單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區采購的物資及產品的采購周期不應超過5天;

　�、� 單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天;

　�、� 請購部門應按照以上規定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任務

　　時應向領導說明原因;

　　⑷ 遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略。

　　三. 詢價及其規定

　　1. 詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通;

　　2. 屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購;

　　3. 對于緊急請購項目應優先處理;

　　4. 所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結構詢價;

　　5. 對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;

　　6. 詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價;

　　7. 在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

　　四. 比價、議價

　　1. 對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認;

　　2. 對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出;

　　3. 收到供應單位第一次報價后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格。

　　4. 重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等;

　　5. 參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。

　　五. 比價、議價結果匯總

　　1. 比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總;

　　2. 比價、議價結果匯總應按照附表六(比價/招標匯總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核;

　　3. 如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。

采購合同的管理制度4

　　一、檔案資料

　　招標過程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項目完成后都必須整理歸檔。公司設立檔案室和檔案管理員，公司所有項目（含分公司項目）都必須統一歸檔，分公司項目除未中標人投標文件在分公司就地保管外，其余檔案必須由總公司統一歸檔管理。分公司撤銷時，未到期的未中標投標文件必須統一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續。各分公司應對自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對各分公司保管的檔案進行抽查。

　　二、歸檔及備案時間

　　總公司項目，在項目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司項目在簽發中標通知書前必須完成除中標通知書外的所有檔案資料的歸檔，在下個項目資料歸檔前將該項目的中標通知書歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應督促分公司及時將應由總公司統一管理的檔案包括電子資料及時交回總公司。

　　監管機構資料備案時間：

　　1、電子資料

　　電子資料文件夾格式為“項目編號+項目名稱”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標），所有與本項目有關的電子資料（包括但不限于公告、資格預審文件、招標文件、補充文件、資格審查報告、評標報告、中標候選人公示、中標通知書 、投標文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網站（操作方法詳見《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續。中央投資項目，資料應上傳中央投資項目管理網站，經公司資質管理人員審核確認后才能辦理歸檔手續。

　　2、除未中標人投標文件外的所有檔案資料，資料整理時應注意按過程順序整理，特別是招標過程比較復雜的項目。

　　2.1檔案盒：除未中標人投標文件外的所有檔案資料必須裝入專用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應的標簽，保存期限為15年。

　　2.2湖南省政府采購項目檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設冊目錄，標注冊內編碼（用號碼機編碼），檔案盒內資料一般包括如下資料：

　　2.2.1盒內目錄

　　2.2.2備案資料

　　2.2.3招標文件

　　2.2.4投標文件正本

　　2.2.5中標通知書

　　2.2.6資料移交登記表

　　2.2.7客戶反饋意見表

　　2.2.8其它資料

　　成冊的資料要求膠裝（中標通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。

　　公開招標采購歸檔盒內目錄：

　　邀請招標采購歸檔盒內目錄：

　　項目負責人： ｘｘ

　　日期：ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日

采購合同的管理制度5

　　1.目的：加強采購部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規范采購管理體系，制訂本制度。

　　2.適用范圍：適用于采購部對內部文件及檔案的控制。

　　3.職責：

　　3.1采購檔案管人員：負責采購部所有文件的整理及歸檔。

　　3.2采購經理：負責采購檔案文件調閱、銷毀等事項的審批。

　　4.檔案管理辦法：

　　4.1歸檔內容分類：

　　4.1.1采購內部文件的歸檔。

　　采購部工作中需存檔的文件，采購訂單、應付賬款對賬單、工作計劃、采購計劃、入庫單、退貨單及采購部門相關管理文件資料。

　　4.1.2公司其他部門提供的文件歸檔。

　　公司其他部門提供的圖紙、采購申請單、原材料質量返饋單等相關資料。

　　4.1.3外來或外放文件的歸檔。

　　供應商資料、采購合同、報價單、對賬單聯絡函或其他與供應商有聯系的文件資料。

　　4.1.4存儲在電腦或其它介質上的資料。

　　采購部的臺賬、電子檔的文件記錄。

　　4.2檔案保存期限：

　　4.2.1公司內部往來文件需保存3年。

　　4.2.2公司外部往來文件需保存5年。

　　4.2歸檔要求：

　　4.2.1歸檔文件材料應齊全完整，按照文件的自然形成規律保持文件之間的歷史聯系及真實性。

　　4.2.2所有文檔均要編號，并建立目錄，逐項填寫清楚，書寫工整。

　　4.2.3所有存檔文件格式統一，而且有相關部門領導簽字或蓋章，是有效文件。

　　4.2.4采購部檔案要有專人、專位的保管。

　　4.2.5采購部檔案要分類保管并劃分檔案保管期限。

　　4.3檔案調閱：

　　4.3.1需查閱或借閱采購部文件時，需向采購部領導匯報，得到批準后借閱，查閱保密文件時，需履行審批手續，得到采購領導簽字批準。

　　4.3.2查閱檔案人員要求嚴格執行安全和保密制度，不得泄露。

　　4.3.3查閱檔案應當日歸還；摘抄和復制檔案資料需經采購經理批準，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經理采購經理審批簽字。

　　4.3.4采購檔案管理人員，要及時收取借閱的檔案，避免遺失。

　　4.4檔案銷毀

　　4.4.1采購檔案保管期限已滿或已失效，需要銷毀時由采購部檔案管理人員提出銷毀意見，編制銷毀清單，該清單永久保存。

　　4.4.2辦理銷毀手續，必須經由采購經理批準備，方能銷毀。

　　4.4.3采購檔案保管期已滿，但其中未了結的債權債務和合同文件，應單獨抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結清債權債務和合同改造完畢為止。

采購合同的管理制度6

　　公司為進一步規范銷售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實現銷售合同管理工作的規范化、制度化、科學化，特制定本制度。

　　一、制度

　　所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種來往合同、協議、訂單、確認書、價格變動函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿）。

　　二、公司在業務經營過程中，收取相應客戶的資質、往來的調查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。

　　三、合同檔案管理原則

　　1、公司經營產品的采購、銷售均須訂立合同。

　　2、業務合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　3、銷售部指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有銷售業務合同文檔。

　　四、合同章管理原則

　　1、公司統一發放合同章，屬銷售業務使用的合同章發放到銷售部。

　　2、業務合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。

　　3、各業務部門、業務人員用章時應填寫用章登記表，并附上用章的文本原件或復印件，交由銷售部經理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時，須辦借用手續，使用完畢后即行交回。

　　五、合同文檔的管理要求

　　1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規定進行分類編號。

　　2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理并追究相關人員責任。

　　3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監督工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

　　4、合同檔案管理人員應根據實際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

　　5、各業務員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經部門領導簽字同意后方可辦理借閱手續，合同原件無特殊情況不得外借。

　　五、附則：

　　1、本制度自審批通過之日起實施。

　　2、本制度由銷售部負責解釋。

　　六、附件：《合同檔案登記表》

采購合同的管理制度7

　　1.公司采購合同的內容

　　公司采購合同的條款構成了采購合同的內容，應當在力求具體明確，便于執行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：

　　(l)商品的品種、規格和數量

　　商品的品種應具體，避免使用綜合品名;商品的規格應具體規定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數量多少應按國家統一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規格、數量明細表。

　　(2)商品的質量和包裝

　　合同中應規定商品所應符合的質量標準，注明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規定出一定的比例，并注明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款;對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規格、體積、重量、標志及包裝物的處理等，均應有詳細規定。

　　(3)商品的價格和結算方式

　　合同中對商品的價格要作具體的規定，規定作價的辦法和變價處理等，以及規定對副品、次品的扣價辦法;規定結算方式和結算程序。

　　(4)交貨期限、地點和發送方式

　　交(提)貨期限(日期)要按照有關規定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發送方式是送貨、代運，還是自提。

　　(5)商品驗收辦法

　　合同中要具體規定在數量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。

　　(6)違約責任

　　簽約一方不履行合同，必將影響另一方經濟活動的進行，因此違約方應負物質責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：

　�、俨话春贤�規定的商品數量、品種、規格供應商品;

　　②不按合同中規定的商品質量標準交貨;

　�、塾馄诎l送商品。

　　購買者有逾期結算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應付違約金或賠償金。

　　(7)合同的變更和解除條件

　　合同中應規定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續來變更或解除合同等。

　　此外，采購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。

　　2.采購合同的簽訂

　　(l)簽訂采購合同的原則

　　①合同的當事人必須具備法人資格。這里所指的法人，是有一定的組織機構和獨立支配財產，能夠獨立從事商品流通活動或其他經濟活動，享有權利和承擔義務，依照法定程序成立的企業。

　　②合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內容和手續應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規定。

　�、酆炗喓贤�必須堅持平等互利、充分協商的原則。

　　④簽訂合同必須堅持等價、有償的原則。

　　⑤當事人應當以自己的名義簽訂經濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。

　　⑥采購合同應當采用書面形式。

　　(2)簽訂采購合同的程序

　　簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協商，取得一致意見，并簽署書面協議的過程。一般有以下五個步驟：

　�、儆喖s提議。

　　訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議，也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復期限內不得拒絕承諾，即提議人在答復期限內受自己提議的約束。

　�、诮邮芴嶙h。

　　接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內容表示同意，經過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當事人，就合同的內容反復協商的過程，就是要約―新的要約一再要約―直到承諾的過程。

　�、厶顚懞贤�文本。

　�、苈男泻灱s手續。

　　⑤報請簽證機關簽證，或報請公證機關公證。

　　有的經濟合同，法律規定還應獲得主管部門的批準或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規定必須簽證的合同，雙方可以協商決定是否簽證或公證。

　　3.公司采購合同的管理

　　采購合同的管理應當做好以下幾方面的工作：

　　(l)加強對公司采購合同簽訂的`管理

　　加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據企業的購銷任務收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關的合同法規規定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。

　　(2)建立合同管理機構和管理制度，以保證合同的履行企業應當設置專門機構或專職人員，建立合同登記、匯報檢查制度，以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況，及時發現問題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯系，密切雙方的協作，以利于合同的實現。

　　(3)處理好合同糾紛

　　當企業的經濟合同發生糾紛時，雙方當事人可協商解決。協商不成時，企業可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁，也可以直接向法院起訴。

　　(4)信守合同，樹立企業良好形象

　　合同的履行情況好壞，不僅關系到企業經營活動的順利進行，而且也關系到企業的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利于樹立良好的企業形象。

采購合同的管理制度8

　　為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足公司對優質資源的需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。

　　一、請購及其規定

　　1.請購的定義

　　請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

　　2.請購單的要素

　　完整的請購單應包括以下要素：

　　⒂請購的部門;請購物品所屬項目;請購的用途;請購的物品名;請購的物品數量;請購的物品規格;請購物品的樣品、圖紙或技術資料等;請購的物品的要求時間;請購如有特殊需要請備注;請購單填寫人;請購部門主管;請購單審核人;采購副總審核;財務審核人;公司總經理。

　　3.請購單及其提報規定

　�、耪堎弳螒�按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采購部門;⑵固定資產申購按照附表一(固定資產購置申請表)的格式進行填寫提報;

　�、瞧渌�材料設備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報;⑷日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報;

　　⑸請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份;

　�、噬婕暗秸堎彅盗窟^多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交;

　�、擞龉�司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，

　　征得同意后提報采購部門，簽字確認手續后補。

　　⑻如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。

　　4.公司物資請購單的提報部門

　�、殴�司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報;

　�、乒�司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報;⑶公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

　　二.請購單的接收及分發規定

　　1.請購的接收要點

　�、挪少彶吭诮邮照堎弳螘r應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批;

　�、平邮照堎弳螘r應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資

　　料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;

　�、峭ㄖ獋}庫管理人員核查請購物資是否有庫存;

　�、葘τ诓环�合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

　　2.請購單的分發規定

　�、艑τ谡堎弳尾少彶繎�按照人員分工和崗位職責進行分工處理;

　�、茖τ诰o急請購項目應優先處理;

　　⑶無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門;

　�、戎匾�的項目采購前應征求公司相關領導的建議。

　　3.采購周期的規定

　�、艈未尾少徑痤~預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區采購的物資及產品的采購周期不應超過5天;

　�、茊未尾少徑痤~預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天;⑶請購部門應按照以上規定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任務

　　時應向領導說明原因;

　�、扔龅骄o急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略。

　　三.詢價及其規定

　　1.詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通;

　　2.屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購;

　　3.對于緊急請購項目應優先處理;

　　4.所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結構詢價;

　　5.對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;

　　6.詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價;

　　7.在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

　　四.比價、議價

　　1.對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認;

　　2.對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出;

　　3.收到供應單位第一次報價后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格。

　　4.重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等;

　　5.參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。

　　五.比價、議價結果匯總

　　1.比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總;

　　2.比價、議價結果匯總應按照附表六(比價/招標匯總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核;

　　3.如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。

　　六.合同的簽訂及其規定

　　1.合同：是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。

　�、藕贤�正文應包含的要素

　　1)合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;

　　2)采購物品/項目的名稱、規格、數量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是不可分割的部分;

　　3)包裝要求;

　　4)合同總額應含稅，特殊情況應注明;

　　5)付款方式;

　　6)工期;

　　7)質量保證期;

　　8)質量要求及規范;

　　9)違約責任和解決糾紛的辦法;

　　10)雙方的公司信息;

　　11)其他約定。

　�、坪贤�簽訂及其規定

　　1)如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任;

　　2)擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低;

　　3)為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;

　　4)遇貨物訂購數量較大且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點;

　　5)質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品保質期;

　　6)詳細約定發票的提供時間及要求;

　　7)與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款;

　　8)違約責任一定要詳細、具體;

　　9)比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;

　　10)合同簽訂應按照附表七(合同審查批準單)的格式對合同初稿進行巡簽審查;

　　11)合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效;

　　12)簽訂的所有合同應及時報送財務部門。

　　七.付款及合同執行

　　1.付款規定

　�、虐凑者M度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款;

　　⑵按照貴公司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八(資金支出審批單)，該審批單巡簽我那比后提交財務部付款;

　�、秦攧詹块T在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨周期，遇特殊情況狂延期付款的應及時通知采購部并匯報公司領導。

　　2.合同執行

　�、乓押炗喓贤�由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監督，如出現問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導;

　�、埔押炗喌暮贤�在執行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約;

　�、呛贤�在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充合同。

　　八.報驗與入庫

　　1.報驗

　�、殴�應單位已經履行完畢的合同，采購部應及時的通知質檢部門進行驗收;

　�、茖τ诓煌�類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規定執行;

　　⑶達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收;⑷質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明書，對于質

　　檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任;

　�、捎糜诠�司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。

　　2.入庫

　�、殴�司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收;⑵合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運;

　�、琴|檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受;

　�、荣|檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單;

　�、少|檢合格后的固定資產及服務按照公司財務規定入庫。

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