崗位說明書的編寫流程

崗位說明書的編寫流程

　　崗位說明書是對(duì)企業(yè)崗位的崗位目的、崗位職責(zé)、工作權(quán)限、工作關(guān)系和任職條件等相關(guān)內(nèi)容的一個(gè)定義性說明。編制崗位說明書是對(duì)企業(yè)崗位進(jìn)行的整體全面的描述，它是人力資源咨詢項(xiàng)目中一個(gè)重要的工作模塊，有利于之后開展的崗位評(píng)價(jià)、績(jī)效考核等人力資源規(guī)劃各項(xiàng)工作，其重要程度可以喻之為人力資源咨詢項(xiàng)目的基石。

　　崗位說明書的編寫流程 篇1

　　為使大家對(duì)崗位說明書的編寫有一個(gè)整體性的認(rèn)識(shí)，本文將主要從下述兩個(gè)維度闡述其編寫方法：一是崗位說明書的編寫流程，二是崗位說明書的編寫內(nèi)容。同時(shí)也總結(jié)了編寫過程中的一些細(xì)節(jié)注意點(diǎn)和相關(guān)技巧。

　　一、崗位說明書的編寫流程

　　崗位說明書的編寫實(shí)際上是一個(gè)從信息對(duì)稱到知識(shí)形成的過程。信息對(duì)稱是完成信息的收集過程，目的在于了解崗位職責(zé)，其內(nèi)在邏輯可以表示成：了解公司了解部門了解崗位。

　　因此，在操作層，我們對(duì)信息的收集工作首先是要在宏觀角度了解公司部門的職能情況，這是工作的第一步，即組織梳理，這里所采用的方法主要是訪談和資料收集。

　　第二步，從微觀層面，我們要了解崗位的具體職責(zé)，這里所采用的則是訪談和問卷調(diào)查。

　　開展崗位說明書編寫工作的主要思路是，在公司內(nèi)部資源的基礎(chǔ)上，有效地整合外部資源，編制出兼顧公司實(shí)際和科學(xué)性的崗位說明書。這一編制流程主要包括下述幾個(gè)部分：

　　1.公司已有資料收集。首先要對(duì)公司已有的相關(guān)資料進(jìn)行整理收集。這主要包括已有的部門崗位職責(zé)說明，如《xx公司中高層目標(biāo)責(zé)任說明書》等，還包括了相應(yīng)的年/季度工作報(bào)告、工作總結(jié)等。這些資料有利于了解公司各崗位工作大致的職責(zé)方向及內(nèi)容。

　　2.公司員工訪談。員工訪談是編寫崗位說明書的重要依據(jù)。訪談中需要了解的內(nèi)容有：現(xiàn)有崗位職責(zé)、崗位權(quán)限、崗位之間的相互關(guān)系等。

　　3.公司員工問卷調(diào)查。員工問卷調(diào)查和訪談都是編寫崗位職責(zé)說明書的重要內(nèi)部依據(jù)，針對(duì)不同特點(diǎn)的公司設(shè)計(jì)不同類型的問卷，其調(diào)查內(nèi)容一般包括：個(gè)人基本情況、崗位目的、工作職責(zé)、主要工作關(guān)系、工作匯報(bào)關(guān)系、對(duì)其他崗位的指導(dǎo)監(jiān)督、工作時(shí)間與環(huán)境、對(duì)任職者的基本要求等。

　　4.科學(xué)資料查閱。科學(xué)資料指的是資料庫(kù)中相應(yīng)崗位說明書模板或其他項(xiàng)目中的崗位說明書。在收集和分析公司內(nèi)部相應(yīng)資料后，我們還需要了解相同或相似崗位說明書的一般性內(nèi)容，以作參考。

　　5.初步說明書編寫。前四個(gè)步驟主要是從不同方面進(jìn)行了一個(gè)資料收集、整合和分析的過程，在此基礎(chǔ)上，我們將編寫初步的崗位說明書。崗位說明書的編寫內(nèi)容將在下節(jié)作詳細(xì)闡述說明。

　　6.驗(yàn)證核實(shí)。崗位說明書的初稿完成之后，是一個(gè)復(fù)查驗(yàn)證的過程。為了保證崗位說明書的內(nèi)容契合公司崗位實(shí)際，需要將初稿和相應(yīng)崗位人員進(jìn)行核實(shí)，確保其真實(shí)可靠。

　　7.終稿輸出。通過驗(yàn)證核實(shí)后得到最終的崗位說明書。

　　二、崗位說明書的編寫內(nèi)容

　　根據(jù)不同公司和不同崗位的特點(diǎn)，崗位說明書的內(nèi)容也不盡相同，這里將說明通常崗位說明書的編制內(nèi)容。一般來說，說明書的內(nèi)容包括說明書屬性、崗位基本情況、崗位目的、崗位職責(zé)、崗位主要權(quán)限、工作溝通關(guān)系和任職條件等。

　　1.說明書屬性。描述了崗位說明書相應(yīng)的屬性信息，包括編制日期、頁(yè)號(hào)、文件編號(hào)、修訂日期、版本號(hào)、制定人、審核人和批準(zhǔn)人等。

　　2.崗位基本情況。

　　期刊文章分類查詢，盡在期刊圖書館

　　描述了這個(gè)崗位的一些基本屬性，包含：崗位名稱、所屬部門、直接上級(jí)、直接下屬和崗位編制等項(xiàng)。描述原則：直接上級(jí)和直接下屬描述的內(nèi)容是崗位名稱而非具體人名，例如，人力資源部部長(zhǎng)的'直接上級(jí)是人力資源總監(jiān)，而不是人力資源總監(jiān)XXX。另外，崗位名稱要注意準(zhǔn)確、合理。

　　3.崗位目的。描述了企業(yè)為什么要設(shè)置這個(gè)崗位，這個(gè)崗位設(shè)置以后將發(fā)揮什么樣的作用。

　　崗位目的通常的填寫模式為：為了……，在……的指導(dǎo)下（影響下），（做）……（工作）。例如，營(yíng)銷總監(jiān)崗位的目的是：為了完成銷售額、實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)及獲得市場(chǎng)占有率，在公司的營(yíng)業(yè)發(fā)展方向和產(chǎn)品影響下，制定營(yíng)銷策略和優(yōu)化營(yíng)銷部門的組織結(jié)構(gòu)，提高部門績(jī)效，完善服務(wù)質(zhì)量。

　　4.崗位職責(zé)。描述了該崗位的主要職責(zé)、具體工作等。

　　描述原則：首先將工作進(jìn)行分類，確定一級(jí)職責(zé)，然后填寫每一類職責(zé)的具體工作內(nèi)容。另外，需要對(duì)該崗位在每一項(xiàng)主要職責(zé)中所承擔(dān)的具體工作責(zé)任進(jìn)行界定和區(qū)分，即明確承擔(dān)的是領(lǐng)導(dǎo)（工作）、組織開展（工作）、具體執(zhí)行實(shí)施（工作）、協(xié)調(diào)（工作）還是監(jiān)督（工作）。

　　5.崗位主要權(quán)限。描述了該崗位有權(quán)自主處理的事情或做出的決定，一般包括建議權(quán)、提案權(quán)、審核權(quán)、審批權(quán)、執(zhí)行權(quán)、考核權(quán)、審計(jì)權(quán)、監(jiān)控權(quán)、獎(jiǎng)罰權(quán)、申訴權(quán)和知情權(quán)等。實(shí)際上，從我們可以用簡(jiǎn)潔的方法去描述崗位權(quán)限：

　　其一，中高層的崗位權(quán)限主要包括部門相關(guān)業(yè)務(wù)的審批權(quán)、管轄部門的人事任免權(quán)、權(quán)限內(nèi)的財(cái)務(wù)審批權(quán)、管轄部門的績(jī)效考核權(quán)、對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的建議權(quán)

　　其二，基層員工的崗位權(quán)限最簡(jiǎn)單的包括兩類，一是建議權(quán)，可以描述為部門相關(guān)業(yè)務(wù)的建議權(quán)；二是申訴權(quán)，即對(duì)績(jī)效考核結(jié)果的申訴權(quán)。

　　描述原則：需要明確擁有權(quán)限的依據(jù)（法律、公司政策、指令等等）。

　　6.工作溝通關(guān)系。溝通關(guān)系主要?jiǎng)澐譃閮刹糠郑涸谄髽I(yè)內(nèi)部，需要和企業(yè)內(nèi)的哪些部門，或者上級(jí)崗位打交道；在企業(yè)外部，要和哪些政府部門，相關(guān)企業(yè)、客戶、或者社會(huì)中介機(jī)構(gòu)打交道。

　　7.任職條件。描述了什么樣的人才能擔(dān)任這個(gè)崗位的職責(zé)，主要包括下述內(nèi)容：學(xué)歷要求、外語要求、專業(yè)要求、專業(yè)知識(shí)、所需能力、工作經(jīng)驗(yàn)和其他要求。

　　描述原則：這里需要明確專業(yè)知識(shí)和所需能力的區(qū)別。專業(yè)知識(shí)是指勝任該崗位需要了解的政策法規(guī)、行業(yè)知識(shí)、技術(shù)知識(shí)或該崗位涉及的專業(yè)知識(shí)；而所需能力一方面是指員工勝任該崗位工作需具備的一般性技能，另一方面是指員工行為對(duì)外部環(huán)境及各種信息所表現(xiàn)出來的一貫反應(yīng)，該類能力可以預(yù)測(cè)個(gè)人長(zhǎng)期在無人監(jiān)管下的工作狀態(tài)。

　　三、編寫細(xì)節(jié)注意點(diǎn)

　　在遵循流程編制說明書內(nèi)容的同時(shí)，對(duì)細(xì)節(jié)的關(guān)注也顯得十分重要，項(xiàng)目組從格式上總結(jié)了一些細(xì)節(jié)注意點(diǎn)：

　　1.文字格式。文字的對(duì)齊方式是左對(duì)齊還是居中；標(biāo)題、頁(yè)眉、頁(yè)腳和正文中字體的統(tǒng)一；標(biāo)題字體和正文字體的區(qū)別。

　　2.數(shù)字格式。阿拉伯?dāng)?shù)字格式的統(tǒng)一（在科技論文中一般會(huì)使用New Roman或Arial格式）

　　3.符號(hào)格式。文檔結(jié)構(gòu)圖各層次的標(biāo)題符號(hào)是否一致；標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是英文格式還是中文格式的，是半角還是全角；段落或句末是否加上標(biāo)點(diǎn)；表示并列關(guān)系的兩個(gè)詞語之間用什么符號(hào)隔開（這個(gè)問題很重要，例如在崗位說明書中，“溝通部門/崗位”可能會(huì)帶來疑問，這是表示需要描述“溝通部門”和“崗位”，還是僅需描述兩者中的一個(gè)內(nèi)容即可？）數(shù)量表示符號(hào)的統(tǒng)一，例如是用“一年工作經(jīng)驗(yàn)”還是“1年工作經(jīng)驗(yàn)”

　　4.其他。邊框和底紋顏色的統(tǒng)一；表格框的粗細(xì)是多少；段落的行間距是單倍行距還是1.25等；段落文字編號(hào)是自動(dòng)縮進(jìn)還是手動(dòng)調(diào)整；段首調(diào)整是Tab鍵縮進(jìn)還是空格鍵調(diào)整；標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和文字之間有否空格

　　同時(shí)，除了格式上的細(xì)節(jié)注意點(diǎn)，在文章內(nèi)容等各方面都需要加以注意。例如在遣詞造句上，要使用淺顯易懂的文字，用語要明確，不要模棱兩可（可參考《崗位說明書撰寫動(dòng)詞表》）。總的來說，在編寫說明書的過程中要做到脈絡(luò)清晰、兼顧細(xì)節(jié)，為后續(xù)工作的開展打下良好基礎(chǔ)。

　　四、崗位說明書，不僅可以讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬的工作心里有數(shù)，還有諸多好處：

　　1、對(duì)簽訂勞動(dòng)合同解除簽訂勞動(dòng)合同風(fēng)險(xiǎn)有好處，職位設(shè)計(jì)的成功會(huì)使招聘有據(jù)可依，避免因簽訂勞動(dòng)合同后工作崗位職責(zé)與招工時(shí)承諾的崗位不同而造成勞動(dòng)合同無效

　　2、對(duì)員工樹立工作目標(biāo)增強(qiáng)工作積極性創(chuàng)造性有好處，職位設(shè)計(jì)成功后，就要對(duì)員工進(jìn)行定崗，定崗可以使員工心中有指標(biāo)，肩上有壓力，工作有動(dòng)力，可以極大地激發(fā)員工的創(chuàng)造性，有效地促進(jìn)各項(xiàng)工作的開張和指標(biāo)任務(wù)的完成。

　　3、對(duì)公司管理有好處，職位設(shè)計(jì)可以使每個(gè)職工的工作得到明確，避免工作的重復(fù)性使崗位權(quán)限范圍清晰、作業(yè)銜接緊湊，可以使機(jī)構(gòu)精干、運(yùn)行高效。

　　4、對(duì)節(jié)約成本有好處，定崗后可以有效解決機(jī)構(gòu)龐大問題，有效節(jié)約人力成本，減少人力資源的浪費(fèi)。

　　5、可以給年終考評(píng)提供依據(jù)，可為將要編寫的人事工資系統(tǒng)和績(jī)效考核系統(tǒng)提供依據(jù)，便于將來的績(jī)效考核管理。

　　崗位說明書的編寫流程 篇2

　　一、崗位說明書編制誤區(qū)

　　崗位說明書在企業(yè)實(shí)際應(yīng)用中出現(xiàn)的各類問題很大程度上源于崗位說明書編制時(shí)陷入的種種誤區(qū)，歸納總結(jié)為以下幾點(diǎn)。

　　編制崗位說明書的目的不清晰。管理要求科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，崗位說明書的編制作為企業(yè)管理和人力資源管理的重要基礎(chǔ)工作之一，越來越受到重視。然而，很多企業(yè)編制崗位說明書時(shí)沒有經(jīng)過充分的思考和調(diào)研，對(duì)企業(yè)管理現(xiàn)狀和存在的問題缺乏基本判斷，導(dǎo)致崗位說明書編制工作的目的不清晰。有些企業(yè)甚至沒有進(jìn)行科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膷徫环治觯�就盲目的隨大流開展崗位說明書的編制工作，并冠之以“先解決有沒有，再解決好不好的”大帽子。這樣編織出來的崗位說明書只能浮于案頭或束之高閣，對(duì)企業(yè)管理和人力資源管理沒有絲毫的益處。

　　閉門造車，為編制而編制。崗位說明書的編制需要企業(yè)各級(jí)員工的理解、支持和參與，特別是各級(jí)管理人員的積極配合不容忽視，但有些企業(yè)要求人力資源部門自己負(fù)責(zé)崗位說明書的'編制。人力資源管理者確實(shí)或多或少掌握了崗位分析和編制崗位說明書的方法，但人力資源管理者并不熟悉實(shí)際業(yè)務(wù)，也不了解業(yè)務(wù)開展過程中存在的問題，即便是有崗位分析的步驟，想必也是形式化的走走過場(chǎng)，最多是和各部門管理者進(jìn)行泛泛的溝通，然而，企業(yè)管理流程的`不規(guī)范，或管理者自身行為的不規(guī)范等問題，使得企業(yè)存在職責(zé)不清、工作隨意性較大等現(xiàn)象，人力資源部門自己編織的崗位說明書往往脫離企業(yè)實(shí)際，尤其是對(duì)崗位任職條件的描述沒有客觀標(biāo)準(zhǔn)和事實(shí)依據(jù)。這種憑空杜撰或“情景再現(xiàn)”式的崗位說明書在實(shí)際應(yīng)用中一定是無人問津的。

　　員工參與失控。很多企業(yè)意識(shí)到員工參與對(duì)編制崗位說明書的重要性，也對(duì)全員進(jìn)行了培訓(xùn)，介紹了編制的方法以及崗位說明書的作用與意義。但人力資源部門對(duì)員工參與的度把握不得當(dāng)，有些企業(yè)讓管理人員編制所轄下屬的崗位說明書，有些企業(yè)干脆讓?shí)徫蝗温氄咦约壕幹茘徫徽f明書，最后由人力資源部門統(tǒng)一修訂頒布執(zhí)行。正式發(fā)布的崗位說明書在實(shí)際應(yīng)用中產(chǎn)生諸多矛盾和問題。這種編制崗位說明書做法是一種投機(jī)取巧的方式，是編制崗位說明書萬不可取的工作方法。

　　單純描述崗位職責(zé)。很多企業(yè)的崗位說明書對(duì)崗位職責(zé)的描述確實(shí)下了一番功夫，厚厚的一本文件仔細(xì)研讀后發(fā)現(xiàn)，這只是企業(yè)所有崗位工作職責(zé)的羅列，并不是真正的崗位說明書。崗位說明書的編制確實(shí)需要聚焦于崗位概述和崗位職責(zé)的內(nèi)容，但僅有這些內(nèi)容并不能反映崗位的全貌，崗位說明書應(yīng)該反應(yīng)崗位和崗位任職者的全面信息。

　　崗位說明書內(nèi)容混亂。崗位說明書內(nèi)容混亂主要表現(xiàn)為崗位職責(zé)交叉和崗位職責(zé)重疊。很多工作需要不同的部門和崗位配合完成，崗位說明書編制時(shí)沒有對(duì)交叉或重疊部分的工作明確各個(gè)崗位的責(zé)權(quán)利，最終導(dǎo)致職責(zé)不清、多頭領(lǐng)導(dǎo)，出現(xiàn)問題時(shí)相互推諉，取得業(yè)績(jī)時(shí)爭(zhēng)名奪利。

　　崗位說明書一勞永逸。企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境和業(yè)務(wù)發(fā)展不斷變化，特別是處于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的企業(yè)更是如此。崗位說明書是崗位分析的延續(xù)，崗位分析是一個(gè)連續(xù)的過程，在企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整、組織變革和流程優(yōu)化的過程中，崗位的職責(zé)也會(huì)變化。一些企業(yè)的崗位說明書沒有隨著企業(yè)的變化及時(shí)的進(jìn)行調(diào)整、完善和優(yōu)化，原有的崗位說明書成為一紙空文，在新形勢(shì)下失去了應(yīng)用的價(jià)值，其作用也無從發(fā)揮。

　　二、應(yīng)對(duì)崗位說明書編制誤區(qū)的策略

　　應(yīng)對(duì)崗位說明書編制誤區(qū)，首先是明確崗位說明書編制的目的，其次是企業(yè)要結(jié)合實(shí)際需要，選擇適宜的時(shí)機(jī)開展科學(xué)的、系統(tǒng)的崗位分析工作。只有在目的明確、基礎(chǔ)牢固的情況下，企業(yè)編制的崗位說明書才能對(duì)管理工作有實(shí)際指導(dǎo)意義，才能真正發(fā)揮出崗位說明書的作用和價(jià)值。應(yīng)對(duì)崗位說明書編制誤區(qū)，需要重點(diǎn)做好以下幾個(gè)方面的工作。

　　1、建立宣傳機(jī)制、溝通機(jī)制和參與機(jī)制。崗位說明書的編制是一個(gè)自上而下，上下結(jié)合的過程，涉及企業(yè)方方面面和各級(jí)員工。建立宣傳機(jī)制、溝通機(jī)制和參與機(jī)制就是要讓所有員工明確自己的工作責(zé)任、作用和基本要求，就是要與企業(yè)各級(jí)管理人員、骨干員工保持溝通，邀請(qǐng)他們參與崗位說明書的編制工作。各級(jí)管理人員和骨干員工是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的中堅(jiān)力量，獲得他們的肯定和支持有利于崗位說明書編制工作的開展。由于人力資源部開展的各項(xiàng)工作或多或少都會(huì)涉及到員工個(gè)人利益和企業(yè)利益平衡的問題，因此獲取各級(jí)管理人員和骨干員工的支持是人力資源部門開展工作的基礎(chǔ)，時(shí)刻都不能忽視或忘記。

　　2、保證崗位說明書的編制工作對(duì)崗不對(duì)人。崗位說明書要以企業(yè)可以接受程度為底線，以完成崗位工作的基本要求出發(fā)進(jìn)行編制。無論是誰任職本崗位，本崗位需要完成的工作是一樣的，同一崗位的員工優(yōu)秀與否，是按照崗位說明書中明確的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)衡量出來的。

　　3、確保崗位說明書內(nèi)容明晰，格式統(tǒng)一。崗位說明書內(nèi)容明晰不僅是指使用簡(jiǎn)潔的文字和精煉的語言，更應(yīng)做到崗位工作描述具體，既能清晰界定崗位的性質(zhì)和職權(quán)范圍，又能真實(shí)反映出各崗位在工作類別、重要性和復(fù)雜程度上的差別。對(duì)于工作內(nèi)容簡(jiǎn)單的崗位，崗位說明書的內(nèi)容要詳細(xì)具體，對(duì)于工作內(nèi)容復(fù)雜的崗位，崗位說明書在編制過程中要善于歸納總結(jié)，精準(zhǔn)提煉、高度概括。此外，在崗位說明書編制準(zhǔn)備階段，必須設(shè)計(jì)適合自己企業(yè)的崗位說明書標(biāo)準(zhǔn)模板，在此基礎(chǔ)上采用本企業(yè)慣用的思維模式和語言，編制帶有企業(yè)自身特點(diǎn)的崗位說明書。

　　4、確保崗位說明書的內(nèi)容完整，詳略得當(dāng)。崗位說明書的內(nèi)容很多，崗位概述、崗位職責(zé)描述是崗位說明書中必須的內(nèi)容。崗位基本信息、崗位職能描述和崗位任職條件中某些內(nèi)容的詳略與取舍應(yīng)該符合企業(yè)要求，保證崗位說明書內(nèi)容完整、詳略得當(dāng)，既能被任職者看懂，又能應(yīng)用于人力資源管理工作，還能成為企業(yè)決策的參考依據(jù)。

　　5、建立崗位說明書動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。崗位說明書是企業(yè)崗位管理的基礎(chǔ)，對(duì)崗位說明書的管理工作尤為重要。社會(huì)的變化、行業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的變革都會(huì)給崗位提出新的要求，因此，企業(yè)編制出規(guī)范的崗位說明書后，人力資源部門應(yīng)及時(shí)建立崗位說明書的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，由專人負(fù)責(zé)管理與更新。通常情況下，企業(yè)每年對(duì)崗位說明書至少更新或修訂一次，遇到企業(yè)發(fā)生重大變化時(shí)，應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整和完善。

【崗位說明書的編寫流程】相關(guān)文章：

編寫崗位說明書的流程12-13

編寫崗位說明書08-09

崗位說明書怎么編寫10-31

編寫物流崗位說明書10-28

編寫物流崗位的說明書10-28

如何編寫崗位說明書12-09

編寫崗位說明書方法11-07

精選崗位說明書編寫技巧11-01

新增崗位如何編寫崗位說明書？11-22