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投資項目檔案管理基本知識
目前，我國企業國內檔案管理日趨成熟和完善，信息化程度越來越高。檔案的收集、管理、利用工作更加科學、規范，有效發揮了檔案的信息資源價值，促進了檔案信息向企業現實生產力和競爭力的轉化。那么，下面是由yjbys小編為大家整理的投資項目檔案管理基本知識，歡迎大家閱讀瀏覽。
檔案管理現狀及分析
當前，企業境外基礎設施投資項目檔案管理普遍存在重視程度不高、管理不規范現象。尤其在非洲、東南亞等不發達國家，由于當地法規不健全，檔案管理缺乏明確要求，造成項目檔案工作處于“所在國無約束，國內標準不執行”的狀態，對企業境外資產管理造成很大隱患。
一、對檔案管理重視不足
企業國內總部和境外機構對海外項目普遍存在“重建設、輕管理”的現象。各級領導普遍重視境外項目建設和運營工作，對檔案管理工作認識不足，對項目建設和運營過程中形成的檔案資料收集與管理重視不夠。加之投資項目一般建設期時間緊、任務重，處于工作末端的檔案工作往往被忽視，經常被其他工作任務擠占時間和精力。
二、檔案管理員缺乏專業知識
境外投資項目通常人手有限，檔案管理人員均為兼職，甚至身兼數職，人員流動性較大。檔案工作本身較為繁瑣，工作量大、專業性強、延續性強、人員變動頻繁，工作效率及質量很難保證。此外，兼職檔案員缺乏工程知識，對工程建設及生產運營了解不夠深入，檔案管理無法做到科學分類。
三、檔案管理制度指導性不強
企業總部下發檔案制度后，由于宣貫培訓工作不到位，或是沒有充分考慮境內外環境的不同，下發的制度缺乏操作性和指導性，造成執行效果不佳。如移民檔案管理，在國內，征地移民工作由政府主導，而在國外一些國家則由企業主導，檔案管理工作與國內有很大不同。
四、實物檔案及聲像檔案遺失嚴重
境外投資項目獎牌、獎杯、證書及地質取樣等各類實物檔案散落在不同部門和人員手中，缺乏整理，沒有臺賬，疏于管理，易造成損壞或遺失。此外，投資項目施工建設中，大多忽視對聲像資料收集要求，造成完工驗收時聲像檔案缺失，又沒有辦法彌補。
五、沒有專門檔案室
境外投資項目大多數未規劃設置專門檔案室，僅以普通庫房或辦公室代替，不能滿足檔案管理“八防”要求。檔案資料的保管缺乏防火防盜、降溫除濕等必要設備，安全保管方面存在較大隱患。
工作建議
一、國內總部
1.要高度重視、充分認識境外項目檔案管理的重要意義，從上至下，強力推進，明確職責，列入考核，注重獎懲，傳遞壓力，營造全員重視和全員參與檔案管理工作的氛圍。
2.要支持和保證境外投資項目在檔案工作方面的資金投入。新建業主永久營地在規劃設計時要考慮檔案庫房的要求。如所在國沒有標準或要求，要參照國內規范和標準規劃建設檔案室，妥善存儲境外投資項目在建設期以及未來幾十年運營期所形成的檔案資料。建立項目檔案管理信息系統，借助檔案管理系統的信息整合能力和檢索能力提升檔案信息資源的利用效率。
3.要重點加強工程檔案管理工作。工程檔案在項目檔案中所占比重較高，項目一線沒有檔案專業知識的人做不好檔案，沒有工程管理知識的人做不了檔案，工程檔案歸檔人員要具備工程管理背景。國內總部可以成立檔案管理部門、工程部門以及設計、監理人員組成的檔案工作協作組，加強境外項目檔案業務日常指導、支持和監督檢查。
4.要加大培訓與指導。針對項目檔案管理人員多為兼職、缺乏專業知識的現象，國內總部可以定期派出檔案專員加大一線檔案管理員“一對一、手把手”的指導和交流，必要時可以采取赴項目臨時“蹲點”方式，幫助項目快速理清分類、明確標準、做好模板、建好“抽屜”，推行“傻瓜式”和“一站式”服務，緩解檔案專業人員制約，確保工作質量。
二、境外項目部
1.要切實重視檔案管理工作，配備檔案管理專職人員，加強對參建各方的檔案工作過程管理及監督檢查力度，以合同為約束強化監理審核責任。要全面貫徹落實企業檔案管理制度要求。所在國無明確標準的，要參照國內標準執行。對于制度執行過程中發現的問題，積極反饋，及時解決。
2.要在建設期樹立前期介入、中期管控和后期審核管理理念。在工程招投標和合同簽訂階段，要明確工程文件歸檔范圍、標準、質量要求，并將其納入合同條款中約束參建各方;在工程建設初期階段，建立工程檔案制度體系，不斷完善實施細則;在建設過程中，加強對參建單位歸檔文件完整性、準確性和組卷工作的指導、監督和檢查;在工程建設后期，要及時對參加方移交的歸檔資料進行審核和抽查。
3.要在運營期做到“了解家底、熟悉業務、總體規劃、有的放矢”。全面掌握前期已歸檔文件的類型、來源和內容;熟悉業務，掌握各項業務產生的具有歸檔價值的文件材料;對歸檔文件進行合理分類與編號，明確保管期限;制定具有指導性和可操作性的運營期檔案管理制度;按計劃完成年度的文件資料歸檔組卷工作。
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