工程項目資料檔案管理知識要點

工程項目資料檔案管理知識要點

　　工程實行監理制的監理單位，代表建設單位對工程建設勘察、設計、施工到竣工驗收實行全過程、全方位控制管理，對工程文件質量進行把關。下面是小編為大家分享工程項目資料檔案管理知識要點，歡迎大家閱讀瀏覽。

　　工程檔案管理應采取哪些有效措施

　　(1)建立健全規章制度。

　　建設、勘察、設計、施工和監理單位應依據工程建設法律法規和規章，并結合本單位實際，建立健全工程檔案的管理制度，明確工程文件形成、收集、整理、歸檔內容和相關部門的責任。

　　(2)落實工程檔案收集責任制。

　　建設單位在工程招標及與勘察、設計、施工、監理等單位簽訂協議、合同時，應對工程文件的套數、費用、質量、移交時間等提出明確的要求，保證檔案與工程建設同步形成，不得事后補編。

　　(3)建立健全檔案工作網絡，明確專兼職檔案員崗位職責。

　　要求勘察、設計、施工、監理等單位將工程文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責范圍，并將其納入工程程序和考核內容中。

　　(4)發揮監理單位作用，保證工程文件質量落到實處。

　　工程實行監理制的監理單位，代表建設單位對工程建設勘察、設計、施工到竣工驗收實行全過程、全方位控制管理，對工程文件質量進行把關。

　　(5)檔案的驗收移交納入工程驗收環節。

　　一方面建設單位的檔案部門要主動參與到工程竣工驗收，檢查檔案的系統性和完整性。另一方面從制度上保障，只有通過檔案部門的驗收，該工程才能通過竣工驗收，只有檔案完成移交，才能進行工程結算，否則不予結算。

　　如何讓讓工程檔案管理更扎實

　　一、快，快速收集

　　關鍵點：從事后收集，轉變為工程管理與檔案收集同步走起

　　工程檔案包含立項文件、施工合同、設計資料、監理文檔、竣工決算等多項內容，在以往管理中，工程建設與檔案的收集有一定的脫節，導致事后收集困難重重，工作量也較大。在今年的管理中，我們力求在工程開展的各環節中實時收集資料，如要求施工單位將竣工決算資料一式兩份，在資料送審環節直接收集留存，既避免疏漏，又事半功倍，將檔案管理緊密融入日常管理工作，成為密不可分的一部分。

　　二、嚴，嚴格把關

　　關鍵點：完整、準確、真實

　　工程檔案專業性強，且與公司的投資成本緊密相關，重要性非同小可。從13年工程建設任務經理手冊編制開始，工程建設部多次對全體員工、分公司工程片人員進行了檔案審核方面的專門培訓。今年上半年，結合實際對關鍵審核要點再次作了提煉：

　　完整性：各環節文檔齊備、簽字蓋章齊全。

　　準確性：除各類技術參數外，重點審核工程量、設計變更、材料平衡數據。

　　真實性：重點根據文本內容，再次確保隱蔽工程100%到現場記錄及簽證手續完備。

　　三、齊，歸檔齊全

　　關鍵點：巧借“他山之石”，學習與合作

　　學習先進歸檔經驗，做好資料臨時保管工作。從收集到歸檔需要一定周期，由于工程資料滾動速度快，數量龐大，臨時保管也是重要課題。經過學習，工程建設部對收集的資料進行分類、編號，統一存放，確保資料妥善保管。

　　通過學習平臺檢索及實地考察，思考并形成對歸檔后資料的調閱使用管理模式，即創建了通過索引目錄實現資料的齊全及追溯管理模式。

　　四、清，清晰索引

　　關鍵點：千頭萬緒，一招“檔案目錄”搞定

　　工程建設平均每年專項達到20個以上，單項建設量更是高達上萬個。各不同類型的檔案對于單項是多對多的收納模式，對應單項的各類文檔之追溯與尋找十分困難，效率較低。工程建設部首先對有線專業單項資料目錄管理作了嘗試，今年在全部專業進行推廣，在各單項工程生命周期中，以單項任務號為索引，建立完備的檔案索引管理目錄，并在整期工程結束后同步歸檔，電子目錄留存在工程建設部，紙質文檔移交綜合辦，實現清晰索引，并雙重備份。

　　五、理，清理家底

　　關鍵點：斷舍離，騰空間

　　隨著工程建設工作的開展，工程檔案管理也經歷了多次模式轉變，倉庫中存在一些老資料的堆砌現象。工程建設部對老資料進行了全面清查，逐個核實，力爭不多頭管理、不重復歸檔，排除管理干擾，減少無效管理成本。

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