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      2. 最新企業(yè)資料檔案整理方式技巧

        時(shí)間:2024-09-23 06:26:30 資料員 我要投稿
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        最新企業(yè)資料檔案整理方式技巧

          管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架,維護(hù)檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。下面是小編為大家分享最新企業(yè)資料檔案整理方式技巧,歡迎大家閱讀瀏覽。

        最新企業(yè)資料檔案整理方式技巧

          一、檔案管理指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)

          包括:檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

          二 、文件點(diǎn)收

          文件結(jié)案移送歸檔時(shí),依如下原則點(diǎn)收:

          檢查文件的本文及附件是否完整,如有短少,應(yīng)即追查歸入。文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

          三、文件整理

          1、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

          2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

          3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。

          4、宜三孔線裝(易拆開復(fù)印)

          四、檔案分類

          1、檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素,按部門、大類、小類三級(jí)分類。先以部門別區(qū)分,部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。

          2、檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多,前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí)“細(xì)類”。如案件不多,亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級(jí)。

          3、同一“小類”(或細(xì)類)之案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個(gè)檔夾不敷使用時(shí),得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂,并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)“卷次”編號(hào),以便查考。

          4、每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“目次表”,案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄,并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。

          5、檔號(hào)之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2,A1A2為經(jīng)辦部門代號(hào),B1B2為大類號(hào),C1C2為小類號(hào)。D1為檔卷卷次,E1E2為檔案目次。

          6、有的也可按照時(shí)間,如外來文件、公司內(nèi)部文件,財(cái)務(wù)資料等,以及工商變更信息,章程變更信息等

          五、檔案名稱及編號(hào)

          1、檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予一名稱,其名稱應(yīng)簡明扼要,以能充分表示檔案內(nèi)容 性質(zhì)為原則,且有一定范疇,不宜籠統(tǒng)含混。

          2、各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào),均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示;其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

          3、檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”,即將所有分類各級(jí)名 稱及其代表數(shù)字編號(hào),用一定順序依次排列,以便查閱。

          4、檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí),隨時(shí)增補(bǔ)之用。

          5、檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應(yīng)事先審慎研議,并擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表,以免混淆。

          六、檔號(hào)編定

          1、案件如系新案,應(yīng)就“檔案分類編號(hào)表”,查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號(hào)。

          2、案件如可歸屬前案,應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。

          3、檔號(hào)以一案一號(hào)為原則,遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主 要類別,編列檔號(hào)。

          4、檔號(hào)應(yīng)自左而右編列,右方裝訂的案件,應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂則填寫于右上角。

          七、歸檔與檔案清理

          1、歸檔文件,應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi),并視實(shí)際需要 使用“見出紙”注明目次號(hào)碼,以便翻閱。

          2、檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱,以便查檔。

          八、保存期限

          文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理:

          1.永久保存:(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;(4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;(5)財(cái)務(wù)報(bào)表;(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計(jì)圖;(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

          2、10年保存:(1)預(yù)算、決算書類;(2)會(huì)計(jì)憑證;(3)事業(yè)計(jì)劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

          3、5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。

          4、1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。

          5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。

          九、檔卷清理

          1.管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架,維護(hù)檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時(shí),依規(guī)定清理一次,已屆保存期限者,得予銷毀,銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn),必要時(shí)向主管官署報(bào)備,并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

          2.保管期限屆滿的文件中,部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者,管檔人員應(yīng)將“ 收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上,并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。

          十、電子文檔

          企業(yè)管理最好把所有資料予以掃描,做成電子文檔,使用專業(yè)的檔案管理軟件進(jìn)行管理,檔案目錄與紙質(zhì)一致,查找方便。OA軟件雖然可以實(shí)現(xiàn)無紙化辦公,并且具備文件管理的功能(須注意文件管理與檔案管理是兩個(gè)不同的概念),但是實(shí)現(xiàn)文件歸檔與歸檔后的檔案管理還需要聯(lián)合檔案管理軟件來操作,從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)、方便和快捷。

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