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企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)有哪些
近年來，隨著經(jīng)濟(jì)全球化日益加速、對(duì)外開放程度不斷加深，我國(guó)國(guó)有企業(yè)紛紛“走出去”，在境外投資設(shè)廠、開展業(yè)務(wù)，從而產(chǎn)生了大量境外檔案。下面是小編為大家分享企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)有哪些，歡迎大家閱讀瀏覽。
一、法規(guī)遵從
法規(guī)遵從(Regulatory Compliance)是指企業(yè)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，要遵守各項(xiàng)法律法規(guī)和規(guī)章制度，而且能證明自身確實(shí)遵守了相關(guān)要求。檔案記錄了企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的依據(jù)、過程和結(jié)果，是企業(yè)守法、合規(guī)、誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)的可追溯性證明。實(shí)現(xiàn)法規(guī)遵從要求企業(yè)依法、有效地管理檔案，保證信息的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，為企業(yè)活動(dòng)提供合法性證明。
對(duì)法規(guī)遵從的強(qiáng)調(diào)，始于美國(guó)的《薩班斯法案》。2001年，包括安然能源、冠群電腦、世界通訊、施樂公司等在內(nèi)的多家美國(guó)大公司，相繼爆出偽造文件、銷毀檔案、進(jìn)行財(cái)務(wù)欺詐的丑聞。為了重拾投資者信心，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的監(jiān)管，2002年，美國(guó)國(guó)會(huì)通過《上市公司財(cái)務(wù)改革和投資者保護(hù)法案》(又稱《薩班斯法案》，Sarbanes-OxleyAct)，對(duì)在美上市公司的文件存檔作出了嚴(yán)格規(guī)定，強(qiáng)調(diào)通過審計(jì)檔案來審計(jì)企業(yè)行為，以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的監(jiān)管�！端_班斯法案》規(guī)定，如果公司故意銷毀、偽造文件、檔案，將被處以罰款或最高20年的監(jiān)禁。此后不久，美國(guó)證券交易委員會(huì)(SEC)對(duì)摩根斯坦利、美林、城市銀行和德意志銀行等券商處以巨額罰款，原因即是這些公司的電子郵件保存不全。[1]2004年，巴塞爾銀行監(jiān)管委員會(huì)通過針對(duì)金融業(yè)的“新巴塞爾資本協(xié)定”(New Basel Capital Accord)，對(duì)企業(yè)信息備存與電子舉證機(jī)制的建立進(jìn)行了規(guī)范。2008年，我國(guó)財(cái)政部、證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)和保監(jiān)會(huì)聯(lián)合頒布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，對(duì)企業(yè)信息的真實(shí)完整、文件的存儲(chǔ)和保管提出了要求。
上述法規(guī)有三個(gè)基本要求：一是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)(Storage)。要求企業(yè)的數(shù)據(jù)必須真實(shí)、完整地保存起來，直至法規(guī)和政策所規(guī)定的期限結(jié)束;數(shù)據(jù)保存期間，必須從技術(shù)上保證其不被修改和刪除。二是安全利用(Access)。企業(yè)應(yīng)充分保護(hù)數(shù)據(jù)中的隱私和情報(bào)成分，同時(shí)數(shù)據(jù)應(yīng)該在安全存儲(chǔ)的前提下被安全利用。三是審計(jì)(Account)。要求企業(yè)保留數(shù)據(jù)主體，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)的訪問過程進(jìn)行封存，滿足法規(guī)和政策的審計(jì)要求。法規(guī)遵從對(duì)企業(yè)檔案管理提出了新的嚴(yán)格要求，也督促公司管理層更加重視檔案管理。
二、資產(chǎn)化
資產(chǎn)是指對(duì)過去的交易或事項(xiàng)形成的、由企業(yè)擁有或控制的、預(yù)期會(huì)給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益的資源。檔案的信息、知識(shí)屬性決定了其經(jīng)濟(jì)價(jià)值，尤其是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案作為企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的地位更加凸現(xiàn)。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO15489《信息與文獻(xiàn)—文件管理》指出：“文件是有價(jià)值的信息資源和重要的企業(yè)資產(chǎn)。”國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO30300《信息與文獻(xiàn)—文件管理系統(tǒng)—基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》進(jìn)一步明確：“文件作為一種信息資源，是組織智力資本的一部分，因此也屬于組織的資產(chǎn)。”我國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T42《企業(yè)檔案工作規(guī)范》也強(qiáng)調(diào)：“企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。”
在實(shí)踐中，1992年上海海洋地質(zhì)調(diào)查局在參與組建“上海石油天然氣公司”時(shí)，以其東湖油氣田勘探階段所獲得的檔案估價(jià)1.2億元作為注冊(cè)資本認(rèn)繳。[2]2000年歐盟估計(jì)，歐盟各國(guó)政府以電子文件為主體的信息資源蘊(yùn)涵了4700億歐元的價(jià)值。[3]2000年英國(guó)發(fā)布了《信息資產(chǎn)登記》和《評(píng)估信息資產(chǎn)：政府組織機(jī)構(gòu)電子文件的鑒定》，用于英國(guó)聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)對(duì)包括檔案在內(nèi)的信息進(jìn)行資產(chǎn)登記和評(píng)估。2008年全國(guó)人大代表、富潤(rùn)控股集團(tuán)有限公司董事局主席趙林中提出：要像“離任財(cái)務(wù)審計(jì)”一樣，對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位法定代表人進(jìn)行“離任檔案審計(jì)”，并納入《檔案法》。[4]將檔案視為資產(chǎn)，進(jìn)行登記、評(píng)估和審計(jì)，將成為企業(yè)檔案管理的重要趨勢(shì)之一。
三、企業(yè)文化
一流企業(yè)做文化，二流企業(yè)做技術(shù)，三流企業(yè)做產(chǎn)品。我國(guó)企業(yè)要做大做強(qiáng)，做成百年基業(yè)的卓越公司，必須努力培育良好的企業(yè)文化。而企業(yè)文化的培育離不開良好的檔案管理。檔案是企業(yè)歷史的沉淀物，是公司文化的固化物。世界許多知名企業(yè)，如美國(guó)電話電報(bào)公司、福特汽車、IBM 、西門子、巴斯夫、拜耳等，都十分重視檔案管理，重視對(duì)企業(yè)歷史的研究。這些公司的檔案館還收藏了大量具有文物價(jià)值的產(chǎn)品、紀(jì)念品等，兼具公司博物館和工業(yè)文化遺產(chǎn)陳列館的功能。[5]我國(guó)許多企業(yè)檔案部門也越來越重視挖掘企業(yè)歷史與文化，弘揚(yáng)公司的優(yōu)秀傳統(tǒng)、增加公司的歷史積淀、提高公司的文化氣質(zhì)，促進(jìn)公司競(jìng)爭(zhēng)力提升和可持續(xù)發(fā)展。
四、標(biāo)準(zhǔn)化
標(biāo)準(zhǔn)化是人們?cè)谏a(chǎn)建設(shè)活動(dòng)中，廣泛地將科學(xué)研究成果和生產(chǎn)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，形成共同準(zhǔn)則，并加以普遍推行的活動(dòng)。標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)涵著統(tǒng)一、簡(jiǎn)化、協(xié)調(diào)和最優(yōu)化的基本原理。推行標(biāo)準(zhǔn)化是大規(guī)模社會(huì)化生產(chǎn)的基本要求。多年來，我國(guó)企業(yè)檔案界一直強(qiáng)調(diào)推行標(biāo)準(zhǔn)化，但實(shí)際工作中，主要遵循的是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，而較少關(guān)注國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。隨著經(jīng)濟(jì)全球化、經(jīng)營(yíng)跨國(guó)化，采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)成為現(xiàn)代企業(yè)的基本趨勢(shì)和必然要求。而且，許多國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)反映了某一領(lǐng)域內(nèi)的先進(jìn)理念和最佳實(shí)踐，卓越企業(yè)應(yīng)該以權(quán)威的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)為指引。
檔案管理領(lǐng)域的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)主要由ISO/TC46/SC11(國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織檔案/文件管理分技術(shù)委員會(huì))負(fù)責(zé)制訂。目前，ISO/TC46/SC11制訂的以下標(biāo)準(zhǔn)值得企業(yè)檔案部門關(guān)注：ISO30300《信息與文獻(xiàn)—文件管理系統(tǒng)—基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》、ISO30301《信息與文獻(xiàn)—文件管理系統(tǒng)—需求》、ISO15489《信息與文獻(xiàn)—文件管理》、ISO23081《信息與文獻(xiàn)—文件管理過程—文件元數(shù)據(jù)管理》、ISO26122《信息與文獻(xiàn)—用于文件的工作過程分析》、ISO13028《信息與文獻(xiàn)—文件數(shù)字化實(shí)施指南》、ISO 13008《信息與文獻(xiàn)—數(shù)字文件的轉(zhuǎn)換和遷移流程》和ISO16175《信息與文獻(xiàn)—電子環(huán)境下文件管理原則與功能需求》等。
五、組織記憶
“記憶”原為生物學(xué)、心理學(xué)概念，是指?jìng)�(gè)人在日常生活過程中有意識(shí)或無(wú)意識(shí)地對(duì)其經(jīng)驗(yàn)、事物等的保存和再現(xiàn)。記憶是一個(gè)人生存和成長(zhǎng)的基礎(chǔ)。后來，社會(huì)學(xué)家提出了“集體記憶”“社會(huì)記憶”的概念。集體記憶是所屬群體共同的精神財(cái)富、文化紐帶。上世紀(jì)末，“記憶”被引入檔案學(xué)領(lǐng)域。1996年加拿大檔案學(xué)家特里∙庫(kù)克在第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上指出，全世界檔案人員仍然在建造記憶宮殿。2000年第十四屆國(guó)際檔案大會(huì)上，西班牙國(guó)王胡安·卡洛斯指出：“檔案館是保存人類記憶的各種表現(xiàn)形式，保存社會(huì)記憶、個(gè)人記憶的最權(quán)威場(chǎng)所。”[6]2004年第十五屆國(guó)際檔案大會(huì)主題即為“檔案、記憶和知識(shí)”。ISO15489提出，文件給組織帶來的收益之一即是“維護(hù)組織記憶、個(gè)人記憶或社會(huì)記憶”;ISO30300也強(qiáng)調(diào)，實(shí)施文件管理系統(tǒng)的目標(biāo)之一是“維護(hù)企業(yè)或集體記憶并承擔(dān)社會(huì)責(zé)任”。
管理學(xué)界也提出了“組織記憶”的概念。組織記憶是指將過去的知識(shí)應(yīng)用于現(xiàn)在的活動(dòng)，并以此來提高組織的業(yè)務(wù)水平，其本質(zhì)上就是企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)性知識(shí)、歷史性知識(shí)。組織記憶與組織智能、學(xué)習(xí)型組織、人工智能、知識(shí)管理系統(tǒng)、組織和個(gè)人發(fā)展等概念密切相關(guān)，甚至等同于知識(shí)管理。王兆祥等指出：“企業(yè)記憶系統(tǒng)是指企業(yè)內(nèi)部通過識(shí)記、保持、回憶等方式，積累和保持知識(shí)的系統(tǒng)。它主要由以下要素組成的：企業(yè)內(nèi)全部成員的大腦，文件、合同、檔案資料、圖書、電腦存儲(chǔ)器等各種形式的信息存儲(chǔ)介質(zhì)等。”[7]可見，檔案是組織記憶重要的組成部分，傳承組織記憶應(yīng)該成為企業(yè)檔案管理的重要目標(biāo)。從組織記憶的角度審視檔案，為企業(yè)檔案管理提供了新的思路。
六、知識(shí)管理
在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)是唯一有價(jià)值的資源，知識(shí)管理是企業(yè)管理的基本范式。知識(shí)管理有兩種基本模式：一是編碼化模式(Codification Mode)，強(qiáng)調(diào)借助信息技術(shù)構(gòu)建知識(shí)庫(kù)，通過“人—文檔—人”途徑，實(shí)現(xiàn)對(duì)顯性知識(shí)的管理與開發(fā);二是人性化模式(Personalization Mode)，強(qiáng)調(diào)投資于人力資源，培養(yǎng)知識(shí)交流氛圍，通過“人—人”途徑，實(shí)現(xiàn)對(duì)隱性知識(shí)的共享與利用。檔案是企業(yè)顯性知識(shí)的“沉積容器”和隱性知識(shí)顯性化的“編碼工具”。編碼化知識(shí)管理本質(zhì)上是一種知識(shí)化的、高級(jí)的檔案管理。早在1994年，特里·庫(kù)克就提出，檔案工作者應(yīng)該從實(shí)體保管者向知識(shí)提供者過渡。2002年，張斌提出：“企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識(shí)資源，企業(yè)檔案管理是企業(yè)知識(shí)管理的重要內(nèi)容。”[8]2007年，徐擁軍進(jìn)一步提出“檔案知識(shí)管理模式”(“以知識(shí)管理為導(dǎo)向的檔案管理”和“以檔案管理為基礎(chǔ)的知識(shí)管理”)，認(rèn)為檔案管理應(yīng)該向知識(shí)管理方向創(chuàng)新、拓展，知識(shí)管理可以從檔案管理切入、起步。[9]
早幾年，由于忽視檔案管理，知識(shí)無(wú)法固化，許多公司的知識(shí)管理失敗了。近年來，越來越多的知識(shí)管理經(jīng)理認(rèn)識(shí)到，知識(shí)管理要落地，離不開檔案管理。另一方面，許多企業(yè)檔案部門也更加積極地參與知識(shí)管理，有的甚至成為公司知識(shí)管理的主導(dǎo)者或牽頭單位。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理在完成從實(shí)體管理到信息管理的發(fā)展后，正經(jīng)歷著從信息管理到知識(shí)管理、從知識(shí)管理向知識(shí)服務(wù)的過渡。
七、集成管理
集成是指將一些孤立的事物或元素通過某種方式集中在一起，產(chǎn)生聯(lián)系，從而構(gòu)成一個(gè)有機(jī)整體的過程。集成管理是為實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)而進(jìn)行的縱向與橫向的整合與優(yōu)化。企業(yè)檔案管理領(lǐng)域的集成包括以下幾個(gè)層面：(一)資源集成，包括文件與檔案的集成(一體化)、圖書情報(bào)和文檔的集成(一體化)、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的集成。未來企業(yè)將不再嚴(yán)格區(qū)別文件與檔案、圖書情報(bào)與檔案、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化，而是將它們都視為信息資源(信息內(nèi)容)予以統(tǒng)一管理。(二)系統(tǒng)集成，即檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。先期主要構(gòu)建業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔于檔案管理系統(tǒng);最終將實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫銜接。部分企業(yè)也可以不建設(shè)單獨(dú)的檔案管理系統(tǒng)，而是將檔案管理功能嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。(三)流程集成，即將文件/檔案管理嵌入業(yè)務(wù)流程中，以文件/檔案信息流支撐業(yè)務(wù)流。(四)標(biāo)準(zhǔn)集成，即將文件/檔案管理納入ISO9000質(zhì)量管理體系、ISO14000環(huán)境管理體系、OHSAS18000職業(yè)健康安全管理體系、ISO27000信息安全管理體系。
八、風(fēng)險(xiǎn)管理
隨著科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展和全球化快速推進(jìn)，人類社會(huì)已經(jīng)步入一個(gè)充滿不確實(shí)性的“風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)”。無(wú)論是自然災(zāi)害，如2008年汶川大地震、2011年日本地震海嘯，還是人為災(zāi)難，如2001年“9.11”事件、2003年伊拉克戰(zhàn)爭(zhēng)，都嚴(yán)重?fù)p毀了大量珍貴的檔案，帶來無(wú)法挽回的損失。“9·11”事件之后，世貿(mào)大樓許多公司因?yàn)闃I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)全部被毀，沒能再恢復(fù)運(yùn)營(yíng)，而摩根斯坦利公司因?yàn)樵谛聺晌髦萁ㄓ袀浞菹到y(tǒng)，第三天就恢復(fù)了營(yíng)業(yè)。[10]可見，加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理十分必要。
2001年，ISO15489就強(qiáng)調(diào)對(duì)文件風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估、分析與應(yīng)對(duì)。2004年，國(guó)際文件管理與行政工作者協(xié)會(huì)(ARMA)出版了《文件與信息的風(fēng)險(xiǎn)管理》，為各國(guó)文件管理人員提供風(fēng)險(xiǎn)管理方法論指導(dǎo);歐洲數(shù)字保護(hù)中心(DCC)和歐洲數(shù)字保護(hù)(DPE)課題組研制了《基于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)審計(jì)方法》。2009年，我國(guó)DA/T42要求：“制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)應(yīng)制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點(diǎn)等。對(duì)檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護(hù)、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。”構(gòu)建檔案風(fēng)險(xiǎn)管理體系、制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的重要一環(huán)。
九、境外檔案監(jiān)管
近年來，隨著經(jīng)濟(jì)全球化日益加速、對(duì)外開放程度不斷加深，我國(guó)國(guó)有企業(yè)紛紛“走出去”，在境外投資設(shè)廠、開展業(yè)務(wù)，從而產(chǎn)生了大量境外檔案。由于諸多原因，許多國(guó)有企業(yè)境外檔案監(jiān)督不力、管理混亂，導(dǎo)致大量國(guó)有資產(chǎn)流失，國(guó)家核心經(jīng)濟(jì)秘密頻繁外泄，企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)急劇增加。為此，2005年，國(guó)家檔案局印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的意見》，要求“母體公司要逐步建立和完善駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作管理體制”。2009年，國(guó)資委和國(guó)家檔案局印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中央企業(yè)檔案工作的意見》，其中強(qiáng)調(diào)要“加強(qiáng)境外企業(yè)和機(jī)構(gòu)的檔案管理”。
由于國(guó)有企業(yè)境外檔案的特殊性、境外檔案工作所處環(huán)境的特殊性，尤其是境內(nèi)外檔案法律、制度、語(yǔ)言、文化、傳統(tǒng)等方面的差異性，給國(guó)有企業(yè)境外檔案監(jiān)管帶來了特殊挑戰(zhàn)，提出了特殊要求。為此，國(guó)有企業(yè)境外檔案監(jiān)管應(yīng)遵循兩項(xiàng)基本原則——“雙重遵從”(同時(shí)遵從中國(guó)和所在國(guó)家或地區(qū)的檔案法律法規(guī))、“雙向包容”(相互包容中國(guó)和所在國(guó)家或地區(qū)的檔案文化傳統(tǒng));把握三個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)——境外文件歸檔范圍與保管期限表的確定，覆蓋全球的檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，境外檔案向境內(nèi)移交方法的選擇。
十、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)
云計(jì)算(CloudComputing)和大數(shù)據(jù)(Big Data)是當(dāng)前信息化發(fā)展的兩大重要趨勢(shì)，對(duì)各行各業(yè)都將產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。和企業(yè)其他活動(dòng)一樣，檔案管理必須適應(yīng)云計(jì)算和大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)與要求，進(jìn)行思想理念、業(yè)務(wù)模式與管理方式的變革。一是檔案概念的泛化。即樹立“大檔案觀”，將一切具有保存價(jià)值的信息記錄視為檔案，而不論其所處過程、載體、類型、格式、保存期限如何。這意味著，凡記錄皆檔案，文件產(chǎn)生“一瞬間”即是檔案。二是檔案云平臺(tái)的建設(shè)。即基于“云架構(gòu)”，打造覆蓋企業(yè)各個(gè)部門、系統(tǒng)和業(yè)務(wù)的統(tǒng)一、高效檔案資源管理與服務(wù)平臺(tái)。三是檔案存儲(chǔ)與知識(shí)挖掘。大數(shù)據(jù)的核心應(yīng)用之一是預(yù)測(cè)，而預(yù)測(cè)依賴于歷史數(shù)據(jù)的積累和挖掘。這就對(duì)檔案的海量存儲(chǔ)和知識(shí)挖掘提出了更高的要求。企業(yè)檔案工作的重心將從“數(shù)字化”轉(zhuǎn)變?yōu)?ldquo;數(shù)據(jù)化”。四是檔案安全問題更加嚴(yán)峻與復(fù)雜。
解釋：
[1]朱偉一.摩根斯坦利為何與電子郵件過不去[N].南方周末，2006-06-22
[2]宋興等.東海平湖油氣田勘探階段資料和成果價(jià)格評(píng)估方法的探討[J].中國(guó)地質(zhì)礦產(chǎn)經(jīng)濟(jì)，1994(2)：27-29
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[4]趙林中代表：法人“離任檔案審核”應(yīng)納入《檔案法》[EB/OL].http://news.xinhuanet.com/misc/2008-03/09/content_7751760.htm.2014-01-
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