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如何提升電力企業(yè)辦公室文秘的工作水平
隨著電力企業(yè)改革和形勢的發(fā)展，辦公室的工作任務(wù)日益加重，要求也越來越高。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關(guān)于提升電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的途徑，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續(xù)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生培訓(xùn)網(wǎng)!
企業(yè)辦公室作為企業(yè)組織結(jié)構(gòu)體系中一個(gè)十分重要的部門，既是企業(yè)的參謀部、指揮部，也是企業(yè)的綜合管理部門，在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)過程中發(fā)揮著參謀助手、協(xié)調(diào)綜合、審核把關(guān)、運(yùn)轉(zhuǎn)保障、督促檢查等多重職能。作為企業(yè)辦公室工作人員，要用心謀事、用心想事、用心做事，做到參之有道、謀之有方。
一、電力企業(yè)秘書工作的重要性
1.為領(lǐng)導(dǎo)工作做鋪墊。
秘書工作中很多事務(wù)都是為領(lǐng)導(dǎo)工作作鋪墊。如領(lǐng)導(dǎo)決策前秘書的信息收集處理工作;領(lǐng)導(dǎo)召開會議前，秘書的會前籌備，會中服務(wù)，會后整理工作;領(lǐng)導(dǎo)出差，秘書的出差事務(wù)準(zhǔn)備工作;領(lǐng)導(dǎo)批閱文件前，秘書的文件處理擬辦工作等等。秘書的這些鋪墊性工作的效率和效果，影響領(lǐng)導(dǎo)工作的進(jìn)程及其效率和效果。因此，秘書一是要準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo);二是要明確領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)程的環(huán)節(jié)，明確領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)程各環(huán)節(jié)的時(shí)間要求、任務(wù)內(nèi)容與各相關(guān)方面的關(guān)系，以及要取得的階段性效果等;三是要明確領(lǐng)導(dǎo)在具體工作中將要采取的措施和方法，以便提前準(zhǔn)備;四是要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通。
2.對領(lǐng)導(dǎo)工作拓展伸延。
領(lǐng)導(dǎo)工作的拓展與伸延，具體表現(xiàn)在，領(lǐng)導(dǎo)作出決策以后，秘書要草擬決策文件，將領(lǐng)導(dǎo)決策內(nèi)容用文字準(zhǔn)確表達(dá)，制成文件，下發(fā)各單位;文件發(fā)布后，收集反饋，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)把握執(zhí)行動態(tài)、反映及效果;領(lǐng)導(dǎo)召開的會議結(jié)束后，秘書要做會議文件的立卷歸檔工作，會后的落實(shí)、催辦工作;領(lǐng)導(dǎo)出差以后，秘書要整理領(lǐng)導(dǎo)帶回的有關(guān)材料，辦理后續(xù)事務(wù)等。對領(lǐng)導(dǎo)工作拓展伸延，要以保證取得領(lǐng)導(dǎo)工作的預(yù)期效果為目標(biāo)，嚴(yán)格按照要求辦事，在注重整體連續(xù)性和承繼性的同時(shí)，注重適變和應(yīng)變，使工作落在實(shí)處，產(chǎn)生實(shí)效。
二、當(dāng)前辦公室文秘工作存在的問題
1.忙于日常事務(wù)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、解決問題的能力不高。
針對辦公室集文秘、服務(wù)、企業(yè)文化、接待等綜合職責(zé)，文秘人員經(jīng)常沉浸于紛繁復(fù)雜的事務(wù)中，沒有把握住工作重點(diǎn)，有時(shí)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、解決問題的能力不高，以至于出現(xiàn)上下溝通不夠，協(xié)調(diào)不暢，起草文稿材料思路不清，難以起到參謀助手作用。
2.辦公室文秘人員少，工作負(fù)擔(dān)重。
目前，電力企業(yè)主要從事文秘工作的人員相對不足，加之工作比較繁雜，很多時(shí)候出現(xiàn)頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳，顧此失彼的現(xiàn)象。雖然還要經(jīng)常加班，但效率不高、質(zhì)量不好、領(lǐng)導(dǎo)不滿意，嚴(yán)重影響了辦公室工作的開展。
3.文秘人員的綜合素質(zhì)跟不上工作要求。
由于工作要求越來越高，辦公室文秘人員現(xiàn)有的專業(yè)知識已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢下對文秘人員的要求。第一，專業(yè)知識欠缺�，F(xiàn)在的文秘人員基本是半路出身，沒有系統(tǒng)學(xué)過文秘專業(yè)知識，不能滿足工作的需要。第二，知識更新過慢，思路不寬。辦公室人員外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會少，視野不開闊，工作思路不寬，知識更新慢，無論是辦文、辦會、辦事都與領(lǐng)導(dǎo)的要求還有差距。
4.信息調(diào)研工作滯后，參謀作用發(fā)揮不好。
由于辦公室工作的局限性，下鄉(xiāng)調(diào)研時(shí)間較少，面上情況掌握不清，報(bào)送信息滯后，雖然花了不少的時(shí)間和精力，卻沒有達(dá)到預(yù)期的最佳效果。
三、提升辦公室文秘工作水平的思考
1.堅(jiān)持服務(wù)第一，增強(qiáng)服務(wù)意識。
企業(yè)辦公室的職責(zé)就是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)機(jī)關(guān)、服務(wù)基層。要做好“三服務(wù)”工作，必須增強(qiáng)服務(wù)意識，堅(jiān)持服務(wù)第一的理念。堅(jiān)持服務(wù)第一，就是要求企業(yè)辦公室要樹立服務(wù)的思想，服務(wù)要熱情，服務(wù)要周到，服務(wù)要到位，服務(wù)要真誠。作為企業(yè)辦公室工作人員，要有一顆火熱的心。對于領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情、部門協(xié)同的事項(xiàng)要積極主動辦好;對待來辦公室請示、匯報(bào)工作的基層單位要做到“一張笑臉相迎、一把椅子請坐、一杯茶水解渴、一副解決問題的熱心腸”。
樹立服務(wù)第一的思想，自覺主動地做好服務(wù)工作，杜絕“不能心貼心、工作兩張皮”的現(xiàn)象，真誠服務(wù)，周到服務(wù)，真正做到服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)好機(jī)關(guān)，服務(wù)好基層，發(fā)揮好辦公室的橋梁紐帶、中樞協(xié)調(diào)作用，這樣，對外既能展示企業(yè)良好形象，對內(nèi)能進(jìn)一步提高辦公室工作人員職業(yè)素養(yǎng)，也能進(jìn)一步豐富完善企業(yè)文化內(nèi)涵。
2.進(jìn)一步加強(qiáng)系統(tǒng)學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)。
工作方式方法的創(chuàng)新來源于勤奮學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)。我們要緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展的中心，按照“超前謀劃、提前落實(shí)、注重細(xì)節(jié)、保證質(zhì)量”的要求，一是進(jìn)一步加強(qiáng)對集團(tuán)公司和油田重要政策、法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識等方面的學(xué)習(xí)，提高思想認(rèn)識和政治敏銳性，學(xué)會從政治的角度來辯證地分析問題和解決問題;二是辦公室工作涉及面廣，標(biāo)準(zhǔn)高，要求嚴(yán)，這就需要我們必須“吸眾家之長，補(bǔ)一己之短”，把提高自己的寫作水平作為增強(qiáng)能力的重點(diǎn)來勤學(xué)苦練，使自己成為“雜家”，做到“提筆能寫、開口能講、遇事能辦”。三是加強(qiáng)文秘人員的培訓(xùn)。辦公室文秘人員由于工作性質(zhì)的關(guān)系，相對于其他業(yè)務(wù)部門來說培訓(xùn)機(jī)會較少，文秘人員現(xiàn)有的知識很難滿足工作的需要。因此，要著力加強(qiáng)辦公室人員的“三基本”建設(shè)培訓(xùn)，即：基本思路訓(xùn)練、基本能力培養(yǎng)、基本素質(zhì)教育，進(jìn)一步提高文秘人員的思維能力、履職能力、執(zhí)行能力，做到履職有思路、辦事懂規(guī)則、工作有水平，確保在以后的工作中在“節(jié)奏”上超前，在“精實(shí)”上下功夫，在“創(chuàng)新”中出思路，在“優(yōu)質(zhì)”上提水平，促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展。
3.改進(jìn)工作方法，提高辦事效率。
公室的工作千頭萬緒，每一項(xiàng)工作都與全局有著密切的聯(lián)系，作為辦公室文秘人員，一定要在工作方法上下功夫，提高自己的辦事效率。
一要甘于奉獻(xiàn)，扎扎實(shí)實(shí)做好本職工作。辦公室工作宗旨就是服務(wù)，服務(wù)就意味著奉獻(xiàn)。因?yàn)槲覀兊墓ぷ饔袝r(shí)沒有節(jié)假日，不分上下班，自己能夠自由支配的時(shí)間很少，腦神經(jīng)長處于緊張的備戰(zhàn)狀態(tài)。因此，要做好辦公室工作沒有吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)的精神是難以勝任的;必須要有一種不圖名、不圖利、默默無聞、忘我精神;要將任勞任怨作為修身養(yǎng)性的根本，在工作中不斷充實(shí)和完善自己，使自己的全部聰明才智得以充分發(fā)揮。
二要理清思路，有條不紊地做好本職工作。辦公室工作雜而亂，常常是手忙腳亂。我們要分清輕重緩急、統(tǒng)籌兼顧、合理安排，做到忙而不亂、緊張有序。同時(shí)，還要善于思考，別人沒有想到的問題我們要想到，別人沒有考慮到的我們要考慮到。要運(yùn)用自己的智慧提高工作效率，運(yùn)用自己的智慧調(diào)動各方面積極性，不斷摸索工作規(guī)律，防止埋于事務(wù)堆中，而無時(shí)間抓信息宣傳工作和調(diào)研工作。尤其是在遇到工作任務(wù)多的情況下，一定要冷靜思考，按工作的輕重緩急來依次處理。
三要注重細(xì)節(jié)，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。“細(xì)節(jié)決定成敗”。辦公室工作接觸面廣，在工作中我們要按照“超前謀劃、系統(tǒng)落實(shí)、注重細(xì)節(jié)、保證質(zhì)量”的工作方針，堅(jiān)持“嚴(yán)、細(xì)、快、實(shí)”的工作作風(fēng)，低調(diào)做人、潛心做事、謙虛謹(jǐn)慎，以更加認(rèn)真、更加負(fù)責(zé)的態(tài)度，強(qiáng)化大局意識，積極思考，投入100%的精力，一絲不茍;同時(shí)要正確認(rèn)識和對待組織、自己和他人，以實(shí)際行為來感染和帶動其他同事，這樣才能真正協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，有利于各項(xiàng)工作的開展。
四要抓住重點(diǎn)，做好辦公室服務(wù)工作。辦公室文秘人員的工作重點(diǎn)主要是辦文、搞好信息宣傳。首先會議未開，文秘先行。文秘人員在起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿前，必須要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，然后認(rèn)真思考，精心構(gòu)思，閱讀相關(guān)資料，全力以赴抓好重要文稿起草、重要公文辦理、重要信息報(bào)送、重要事項(xiàng)督辦、重要會議和重大活動籌辦，確保萬無一失。其次做好文件的上傳下達(dá)工作。要在嚴(yán)格做好公文處理及發(fā)文審核工作的同時(shí)，努力做好文件的上傳下達(dá)工作，尤其是一些重要文件的上傳下達(dá)工作，防止因錯(cuò)誤領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖，錯(cuò)傳錯(cuò)發(fā)文件。最后是積極主動，做好信息報(bào)送工作。信息工作是辦公室工作的重要組成部分。它是反映企業(yè)工作動態(tài)，交流工作情況，展示工作成果，為上級領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供有效服務(wù)的媒介和載體。信息的基本報(bào)送原則就是有喜報(bào)喜、有憂報(bào)憂、憂喜結(jié)合。所以，在報(bào)送信息的時(shí)候一定要把問題搞清楚，在肯定成績的前提下，指出隱藏在成績背后的矛盾和問題，提醒領(lǐng)導(dǎo)注意。
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