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辦公室的重要職責(zé)是什么
常言道“有為才能有位,有位才能更加有為”。作為辦公室人員,首先要明確,搞好服務(wù)是我們最重要、最基本的職責(zé)。
辦公室的重要職責(zé)是服務(wù)
辦公室工作千頭萬緒,沒有一項離開服務(wù)這個主題的。我們有時會抱怨領(lǐng)導(dǎo)不重視辦公室工作,或者感到我們每天很忙很累,領(lǐng)導(dǎo)還不是很滿意。這里面可能有體制機制方面的原因,也可能有領(lǐng)導(dǎo)所站角度的問題,但是,我認(rèn)為更多的還是應(yīng)從我們服務(wù)的質(zhì)量和效率方面找一找原因。
(一)孰輕孰重,突出政務(wù)服務(wù)
在辦公室工作中,政務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)各有其重要性,都是整體工作的一部分。但二者并不是平分秋色,等量齊觀。對辦公室來講,政務(wù)服務(wù)重于事務(wù)服務(wù)。政務(wù)服務(wù)優(yōu)劣,直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策貫徹落實的好壞。政務(wù)服務(wù)貫穿于整個中心工作,滲透到工作的每一個層面。在決策前,辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的外腦和助手,要盡可能提供第一手資料,并進行初步的綜合分析,提出有價值的參考意見。在決策中,又要準(zhǔn)確無誤地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖,吃透上級精神,在深刻理解的基礎(chǔ)上與領(lǐng)導(dǎo)保持一致。在決策后,要善于迅速制定出落實方案,在縝密中體現(xiàn)果敢,在細(xì)致中突出效率,協(xié)調(diào)各部門原原本本地貫徹落實。因此,政務(wù)服務(wù)是綱,綱舉目張。當(dāng)然,事務(wù)服務(wù)也要細(xì)心周到,也要滴水不漏。作為辦公室,抓住政務(wù)服務(wù)就是抓住了主要矛盾,就是抓住了矛盾的主要方面。辦公室工作龐雜、忙亂,如果分不清輕重緩急,胡子眉毛一把抓,往往會陷入事務(wù)堆中難以自拔,搞得越忙越亂,越辛苦越被動。一個合格的辦公室,必須把政務(wù)服務(wù)當(dāng)作第一要務(wù),做到超前謀劃,周密安排,迅速落實,準(zhǔn)確反饋,在紛繁復(fù)雜的工作中理出頭緒,從容應(yīng)付,爭取工作的主動權(quán)。
(二)沉著冷靜,突出重點服務(wù)
辦公室每天要處理很多日常工作,要保證整個機關(guān)的高效運轉(zhuǎn),必須有一種“大將風(fēng)度”,處變不驚,臨亂不慌,在沉著冷靜中理出工作思路,突出重點服務(wù)。什么是重點?領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點就是重點,推進工作的難點就是重點。當(dāng)然,重點也往往因時因地而異,一個階段有一個階段的重點,一項工作又有一項工作的重點環(huán)節(jié),在具體操作中,學(xué)會準(zhǔn)確捕捉,冷靜思索,科學(xué)把握。在重大決策前,掌握實情,大膽諫言就是重點;在貫徹落實中,積極協(xié)調(diào),真督實查就是重點;在落實后,認(rèn)真總結(jié),掌握規(guī)律,及時反饋就是重點。抓不住重點就沒有工作效率,服務(wù)也就難以到位。當(dāng)然,強調(diào)重點并不等于不顧其它,應(yīng)該說辦公室無小事,如果顧此失彼,非重點工作出現(xiàn)失誤,同樣會給全局帶來負(fù)面影響。
(三)小中見大,突出要事服務(wù)
抓重點,抓急務(wù)當(dāng)然是最重要的工作方法和要求,但作為辦公室,僅僅做到這些也還是不夠的,還要在仔細(xì)、周密和嚴(yán)謹(jǐn)上下功夫,在重點服務(wù)中突出要事服務(wù)。在對上服務(wù)的全過程中,貌似小事未必是小事,也可能出現(xiàn)大的紕漏。所以,衡量辦公室的服務(wù)水平,要在事關(guān)大局的小事和細(xì)節(jié)上看素質(zhì)、論高低。小蘊含著大,小影響著大。所謂小,既是我們?nèi)菀缀雎缘牡胤,也是需要格外小心的地方。要做到小中見大,首先,要吃透上級的方針政策,吃透領(lǐng)導(dǎo)的意圖,在創(chuàng)造性貫徹執(zhí)行中,不忽視任何事情,特別是對領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事情,事關(guān)全局的事情要盯住不放,一抓到底;其次,要把自己的工作放在全局中去考慮,去謀劃,抓住了大局,就抓住了大事要事;第三,要增強工作的敏感性,善于發(fā)現(xiàn)和抓住“一滴水見太陽”的東西,舉一反三,做好大局文章。
(四)胸懷全局,突出整體服務(wù)
辦公室對上處于服從地位,不可不知進退之節(jié)而越位。但工作性質(zhì)、角色安排又決定了我們必須胸懷大局,從整體上去謀劃服務(wù)工作。有人認(rèn)為辦公室只要聽命于領(lǐng)導(dǎo)就可以了,“不在其位,不謀其政”,其實這正是辦公室之大忌。沒有大局觀,就不可能準(zhǔn)確理解、全面落實領(lǐng)導(dǎo)的重大決策,就不可能在步調(diào)上與領(lǐng)導(dǎo)保持一致,服務(wù)的水平和質(zhì)量就肯定上不去。大局觀從哪里來?從強烈的事業(yè)心和責(zé)任心來,從勤于學(xué)習(xí)和思考中來,也可以從失敗的教訓(xùn)和成功的經(jīng)驗中摸索出來。有了大局觀,在工作擺布上就不再是就事論事,而是從整體意義上面對局部工作,牽一發(fā)而動全身,窺一斑而知全豹。這是最能體現(xiàn)辦公室綜合素質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)水平的一個方面。整體服務(wù)中要處理好三個關(guān)系:一、聽命于主要領(lǐng)導(dǎo)和服務(wù)于其他領(lǐng)導(dǎo)成員的關(guān)系。二、處理好急務(wù)、雜務(wù)和中心工作的關(guān)系。三、處理好上下左右之間的關(guān)系。三方面的關(guān)系處理好了,整體服務(wù)就會上檔次、上水平。
(五)超前把握,突出決策服務(wù)
作為辦公室,一般來說,落實領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)性工作相對容易,而超前謀劃,提出建設(shè)性的決策參考往往較難。究其原因,一是不居高位又需高站位謀劃,立足現(xiàn)實又要有前瞻性思考,服務(wù)到位又不能越位,在分寸上很難掌握。二是既要處理好日常的事務(wù)工作,又要從中超脫出來謀大事;既要深入基層掌握實情,又要提出有高度和深度的決策建議,在操作上非常不易。要突破這兩難,不外乎放膽和吃苦。吃不透上頭,猶如行舟無船標(biāo),必須刻苦鉆研上級的方針、政策,在創(chuàng)造性執(zhí)行上有建樹。閉門造車想不出高人一籌的好點子,縮手縮腳也只能流于工作的平庸化。搞好決策服務(wù),關(guān)鍵要把握好四個要點:一、政治要敏銳,能夠見一葉而知秋,發(fā)現(xiàn)別人容易忽略的重要環(huán)節(jié);二、情況要熟悉,眼觀六路,耳聽八方,知領(lǐng)導(dǎo)所未必知,準(zhǔn)確提供決策依據(jù);三、反饋要及時,對決策的貫徹落實情況實行動態(tài)反映,提供有價值的信息,為領(lǐng)導(dǎo)決策后的調(diào)控提供服務(wù);四、督辦要有力,保證工作的快速推進,維護決策的權(quán)威性。
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