秘書基礎知識要點

秘書基礎知識要點

　　基礎知識要點顧名思義就是比較重要的方面，下面是小編為你整理的秘書基礎知識要點，希望對你有用!

　　秘書基礎知識要點1

　　應用文書的概念與制發

　　(一) 文書的含義與分類

　　1. 含義：應用文書是各級機關、企事業單位、社會團體以及個人處理事務中經常應用到的具有一定格式的文體總稱。

　　2. 分類：

　　(1) 行政公文(通用公文)

　　黨的機關獨有5種：決議、指示、公報、條例、規定。

　　行政機關獨有4種：命令、公告、通告、議案。

　　黨政機關共有9種：通知、通報、決定、報告、請示、批復、函、會議紀要、意見。

　　(2) 事務文書

　　傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信、啟事、簡報、會議記錄、計劃、總結、述職報告、講話稿。

　　(3) 商務文書

　　意向書、訂貨單、商品說明書、市場調查報告、招標書、投標書、合同、可行性研究報告。

　　(二)通用公文的制發程序

　　包括：草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發。

　　1. 草擬

　　(1)人名、地名、數字、引文準確。

　　(2)結構層次序數，一 (一) 1. (1)

　　(3)使用國家法定計量單位。

　　(4)公文的數字，除成文日期、部分結構層次序數和慣用的詞素的數字必須使用漢字，其余應當使用阿拉伯數字。

　　2. 審核

　　行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求。

　　3. 簽發

　　上行文應交由主要負責人或者主持工作的負責人簽發;

　　下行文或者平行文由主要負責人或者授權的其他責任人簽發。

　　應用文書的格式

　　一、通用公文的格式

　　(一) 通用公文用紙和印裝規格

　　1. 公文用紙：A4紙，尺寸210mm*297mm。

　　2. 公文頁邊與版心：天頭(上白邊)：37mm±1mm;

　　訂口(左白邊)：28mm±1mm;

　　版心尺寸：156mm*225mm。

　　(二) 各要素標識規則：分為眉首、主體、版記三部分。

　　(1) 主題詞：先標類別詞，再標類屬詞�！爸黝}詞”用三號黑體字居左頂格標識，

　　詞目用三號小標宋體字，詞目之間空1字。堅持“誰辦文，誰標引”的原則。

　　(2) 抄送：主題詞下空1行，左空1字。用三號仿宋字體標識。名稱中間用逗號

　　隔開，最后一個標句號。

　　(3) 印發機關和印發日期：印發機關左空1字，印發日期右空1字。三號仿宋字

　　體。印發日期用阿拉伯數字標識。

　　(4) 版記中的反線：版記中上各要素下均加一條黑色間隔橫線，即反線，寬度同

　　版心。

　　(三) 通用公文的特定格式：

　　1. 信函式：發文名稱后不加“文件”兩字。范文機關全稱下4mm處為一條橫線為武文

　　線(上粗下細)，居下頁邊20mm處為文武線(上細下粗)。

　　2. 會議紀要格式

　　***************會議紀要

　　第*期

　　XXXXXXX辦公室 X年X月X日

　　應用文書的要素

　　一、材料：一系列的事實和依據。包括四個環節：材料的占有、鑒別、選擇、使用。

　　(一)材料的占有

　　(二)材料的鑒別

　　(三)材料的選擇

　　1.圍繞主題選擇材料

　　2.選擇典型材料

　　3.選擇真實準確的材料

　　4.選擇生動新穎的材料

　　(四)材料的使用

　　二、主題：要求——正確、深刻、新穎、集中。

　　三、結構：

　　(一)內容：標題、開頭、結尾、層次、段落、過渡、照應。

　　1.開頭的方式：概述式、目的式、開門見山式、引述來文式。

　　2.層次：總分式、并列式、遞進式、因果式、時序式、三段式。

　　3.段落：提行式、條款式、篇段合一式。

　　4.照應：首尾照應、文題照應、行文前后照應。

　　5.結尾：強調式、期求式、希望式、說明式、禿尾。

　　(二)要求：嚴謹、自然、完整、統一。

　　四、語言

　　(一)標準：準確、簡潔、平實。

　　(二)應用文書專用語言：

　　1.開頭用語：為了、根據、鑒于、目前、茲有

　　2.承啟用語：根據~~~決定，為了~~~現決定，擬采取以下措施，經~~~研究，答復如下。

　　3.引述用語：悉，收悉。

　　4.批轉用語：批示、閱批、審批、批轉、轉發、印發。

　　5.稱謂用語：我、貴、你、本、該

　　6.經辦用語：經、擬、施行、審定、會議聽取了。

　　7.表態用語：不同意、不可、批準。

　　8.結尾用語：

　　(1)請示：當否，請批示。

　　(2)函：請研究函復，請予復函。

　　(3)報告：請指正，請審閱。

　　(4)復函：特此專復，特函復。

　　(5)知照性公文：特此公告。

　　應用文書的表達方式

　　一、敘述

　　1、 六要素：時間、地點、人物、事件、原因、結果

　　2、 敘述人稱：第一人稱、第三人稱。

　　3、 敘述方式：順敘、倒敘。

　　二、議論

　　1、三要素：論點、論證、論據。

　　2、類型：立論、反駁。

　　3、方法：例證法、分析法、引證法、對比法、因果法。

　　三、說明

　　1、方法：定義和表述，分類和比較，數字和圖表。

　　秘書基礎知識要點2

　　收發文處理

　　一、繕印文書

　　1. 含義：對文件進行抄寫謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及復印機復印等工作。

　　2. 要求：文字準確，字跡工整清晰;符合規定體式，頁面美觀大方;不隨意改動原稿;

　　裝訂齊整牢固;注意保密。

　　3. 文件的繕印應該以定稿為依據，以簽發批準的份數為準，不能隨意增減。

　　4. 工作程序：確定印制的文書-〉確定印制格式-〉完成印制-〉交付印制的文書。

　　二、校對文書

　　1、含義：根據定稿對文件校樣進行核對校正。

　　2.校對的內容：校訂清樣上的錯字、漏字、多字。規范字體字號。檢查版式、標題是否端正，頁碼是否連貫，行字距是否勻稱，版面是否美觀。檢查引文、人名、地名、數據、計量單位、專業術語是否有誤。檢查版式是否與文種格式統一，有無需調整和改版之處。

　　3.工作程序：準備好原稿和校樣-〉選定校對方法(看校、對校、讀校、折校)-〉核對校正。

　　三、用印

　　四、傳閱文書

　　1.含義：在工作職責范圍內傳遞閱讀文件。

　　2.工作程序：確定傳閱對象-〉選擇傳閱方式-〉傳遞文書-〉履行傳閱手續-〉檢查清理文件。

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