公文句序排列的五個技巧

公文句序排列的五個技巧

　　在公文語段中，邏輯混亂、條理不清、語意模糊的現象時而可見，究其原因，常常是思路不暢、句序不順。它不僅打亂了閱文者的線性思維，給閱文者對公文內容的輕松理解帶來困難，而且影響了公文主旨的明確表達。下面，小編試結合一些范文或病文，談談有關公文句序排列的技巧，供同行們參考。

　　公文句序排列的五個技巧

　　公文的結構順序常見的有：時間順序、空間順序、邏輯順序。往往采用歸納式、演繹式的邏輯思維方法，對材料由概括到具體、由現象到本質、由整體到局部進行安排，形成了固有的三種主要結構模式：縱向式、橫向式、縱橫結合式。

　　第一招：根據工作職能的主次地位安排句序

　　好文章可是有殺傷力的哦!

　　公文寫作的本質表明：機關管理職能決定文字表現形式，文字表現形式是為機關管理職能服務的。公文是為黨政機關、企事業單位、人民團體機關工作服務的，其公文語句的順序，當然只能按照各自機關工作職能的特點，根據工作職能的主次地位來安排。

　　如某省地稅局在一份指示性通知中指出：為了確保全年任務的圓滿完成，各級地稅機關要采取有效措施，加強征管，落實好組織收入工作的各項措施。一是要推行科學化、精細化管理，管住稅源;二是要抓住重點，加強稅收征管工作;三是要采取有效措施，積極壓縮欠稅;四是要進一步加大稽查力度，打擊偷稅、逃稅等涉稅違法犯罪行為。各級地稅機關要在當地黨政部門的領導下，進一步強化部門協稅護稅，進一步提高收入質量，增強組織收入工作的后勁。

　　這段話采用演繹法，先提出“要落實好”各項措施，然后具體寫“怎樣落實好”，其順序特點是“先總后分”�！翱傉f”部分先講目的，后提任務�！胺终f”部分按“從內到外”的順序來排列：寫“內部”，按照地稅工作“管住稅源——加強征管——壓縮欠稅——打擊犯罪”等四項職能的主次來安排句序;寫“外部”，強調“要在當地黨政部門的領導下”進行。特別是“內部”這一塊，沒有稅源，就沒有稅收，就不必征管，這是關鍵的關鍵。有了稅源，征管就是最主要的工作，壓縮欠稅是第二位的，違法的畢竟是少數，打擊涉稅違法可以擺在第三位。本語段從主到次，依次推進，邏輯緊密，句序清楚。

　　但如果寫作時不注意，就容易出現句子排序上的毛病，譬如某市監察部門在工作匯報中寫道：

　　我室的主要任務是查處違法違紀案件，為了加大查處的力度，我們認真研究了工作方法措施，一是發揮團隊精神，充分發揮集體的智慧，突破大案、要案;二是實行調查組長責任制;三是重調查，重證據;四是抓住重點，集中力量突破疑難案件。由于我們做到了以上幾點，提高了辦案的效率和質量。

　　這段話從整體上來說，是按照“要做什么(任務)——為什么要做(目的)——怎樣做的(做法)——做得怎樣(效果)”的思路排列的，但段落中“工作方法措施(做法)”的排列有一定的隨意性，缺乏必要的邏輯聯系。有4個方面值得商榷和修改：

　　1.句序排列不當。原文中“一是……”到“四是……”4句，其排列順序可概括為“突破大案要案——明確責任——掌握政策——突破疑難案件”。其中“明確責任”是查處案件的制度保障，“掌握政策(重調查、重證據)”是查處案件要堅持的原則，即不管是查處一般案件，還是大案要案、疑難案件，都離不開這些制度保障和原則，可列為段首一、二句。2.內容欠全面。從監察室的職能來看，原文漏掉了最基本的也是最主要的職能：查處一般案件。3.句式長短不一。四個句子中，最長的15個字，最短的僅6個字，句子排列不美觀，也不便于對句序的記憶。4.原文的末句“由于我們做到了以上幾點，提高了辦案的效率和質量”， 語氣平淡，工作成效顯得平平，公文主旨不夠突出。擬作如下修改：

　　我室的主要任務是查處違法違紀案件，針對往年一般做法的局限，我們改進了工作措施，加大了查處力度：一是實行調查組長責任制，明確責任(明確責任);二是重調查，重證據，逐一落實各個案件(以一般案件為主);三是發揮集體智慧，重點查處大案要案(大案要案);四是抓住難點，集中力量突破疑難懸案(疑難懸案)。

　　修改后的語段，有以下優點：

　　第一，理清了句序。按照“明確責任——一般案件——大案要案——疑難懸案”的順序，也就是按照工作任務由大到小、工作難度由小到大的順序來安排句子。“落實責任”是基礎，“一般案件”是主體，“大案要案”是重點，“疑難案件”是關鍵。逐層遞進，步步深入，內容全面，闡述清楚。

　　第二，優化了句式。充實了句子內容，使各個句子句式大致整齊，語法結構相似，近似排比，鏗鏘有力;加之語氣一致，便于記憶。

　　第三，調整了語段結構。“任務——做法——效果”是使用頻率最高的基本結構形式，但在沒有具體數據或事實說明“效果”的情況下，不如將其刪去或合并。本語段改用“總述——分述”結構形式，突出了工作“做法”，正符合上級聽匯報的要求。

　　第二招：按照工作進程的先后安排句序

　　按照工作進程，也就是按照時間順序。我們在對某項工作進行決策之后需要安排部署時，經常使用指示性或實施性的意見、通知;對上級匯報某項工作實施進展情況時，常常運用階段性總結、工作匯報、經驗介紹、政務信息等文種，這些內容相對單一的公文，適用于按照工作進程來排序。

　　如××日報社紀委一份經驗總結的一個語段：履行職責，做好干部人事工作的監督。今年5月，報社黨委根據中央《干部選拔任用工作條例》和市委的若干規定，進行第四輪中層干部競聘上崗和員工雙項選擇工作。報社紀委從5月22日召開動員大會開始，先后對自薦推薦、資格審查、競聘演說、民主測評、組織考察、公示到最終聘任等六個程序進行全程監督，確保了整個過程的公開、公平、公正，透明、規范、有序。6月份，報社平穩順利地完成了干部聘任工作，××名業務骨干走上新的中層領導崗位，×××名員工完成了自己新一輪崗位的選擇，初步實現了人適其崗、人盡其才、才盡其用的目標。

　　工作進程排序法，條理清晰，事物發生、發展、變化的過程一目了然，符合人們認識事物的習慣，便于領導者考慮下一步的決策。

　　第三招：按照工作職能的邏輯順序安排句序

　　所謂邏輯順序，就是人們認識客觀世界的具有規律性的順序，如工作職能各個環節之間的必然聯系、原因和結果、發展規律、變化趨勢等。例如，××市人民政府《關于加強防汛工作的通知》中對防汛工作安排的第二條是：

　　全面落實各項防汛措施，做到萬無一失。各縣區人民政府、市政府各部門要對前期防汛各項準備工作進行全面檢查，做到組織、工具、物料、技術、人員五落實。要積極儲備防汛物料和設備，嚴加管理。要進一步強化防汛隊伍，加強防汛實戰演練，提高搶險技術水平，并時刻處于待命狀態，隨時聽從調遣。要抓緊搶修加固險工險段，對重點部位要責任到人，嚴防死守。

　　這個句群緊緊圍繞防汛工作職能，采用“縱橫結合式”排序法。段首提出任務說明“要干什么”，接著說明“怎樣干”(是縱向排列)——“檢查、落實、管理、演練、固險”(是橫向排列)。而這五個方面的工作也有一定的邏輯順序，首先是要“檢查”，通過檢查才能了解是否已經“落實”，只有落實了情況，才能有針對性地解決問題(是縱向排列);物料設備要嚴加“管理”，人員要演練待命，險段要修固，重點部位要嚴防死守(是橫向排列)。雖然交錯變化，但有條不紊。

　　排列句序雖較簡單，但如果缺乏排序的意識，稍不注意就可能出現疏漏，如×市統計局工作總結中的一段話：

　　在市統計局，任何一筆數據的產生，都要經過采集、加工、審核、上報、發布的嚴格流程，重要的數據還必須接受社會各界的開門評估，并在內部實行數據質量崗位責任制和過錯糾正制，從而使得各項宏觀大數沒有出現趨勢性差錯，得到了各界的認同。

　　一般來說，認識、舉措、指導思想、總體要求等，應排在“做法”之先，以形成“認識(舉措)——做法——效果”的“句鏈”，沒有決策，哪有行動呢?但這個語段卻把“做法”列在“舉措”之先，不符合工作職能的邏輯關系。另外，原因與結果之間也缺乏必然聯系。數據的產生“要經過”、“必須接受……并實行(制度)”等都是對工作提出的要求和規定，僅有這些要求和規定未必能產生“不出大差錯”的結果，只有通過正確的實踐才能做到這一點。因此，要將“實行數據質量崗位責任制和過錯糾正制”提前到段首，并將“要、必須”等詞語改成“實行了、經過了、接受了”等表示已經進入實踐程序的詞語。

　　可修改如下：

　　在市統計局，實行了數據質量崗位責任制和過錯糾正制，任何一筆數據的產生，都經過了采集、加工、審核、上報、發布的嚴格流程，重要的數據還接受了社會各界的開門評估，從而使得各項宏觀大數沒有出現趨勢性差錯，得到了社會各界的認同。

　　第四招：依據領導者決策的心理習慣安排句序

　　為加快閱文速度，提高辦事效率，閱文者往往有一種心理要求而形成的習慣，比如，同是涉及工作經費問題，在不同的文體中會有不同的句序排列要求。

　　(一)在工作方案、經費預算報告、可行性分析報告等文種中，經費總額宜排列于語段之首。因為這類公文的作用是幫助領導者決策，而領導者從整體和全局出發，首先考慮的是“要多少錢”的問題，然后才是“為什么要這些錢”和“這些錢怎么用”的問題。如：

　　工作經費問題。2011年經濟普查結果顯示，全省有服務業法人單位× ×萬個，產業活動單位× ×萬個，個體經營戶× × ×萬家。共涉及× ×大門類× ×個大類× × ×個行業小類，工作量相當繁重，還有相應的宣傳發動、專干培訓、報表印刷、軟件開發、數據處理等一系列工作要做。按照分級負責的原則，服務業統計調查所需經費由同級財政負擔，列入同級財政預算。經初步預算，省本級每年大約需要經費× × ×萬元。

　　經過修改，將經費總額提到段首，內容進行了提旨歸納，并刪去不必贅述的有關政策規定，主旨更加顯現突出，更符合閱文者的閱文心理和閱文習慣。

　　工作經費問題。經初步預算，省本級每年大約需要經費×××萬元。其緣由主要有三點：一是統計對象牽涉廣，據2007年經濟普查結果顯示，全省有服務業法人單位× ×萬個，產業活動單位××萬個，個體經營戶× × ×萬家，共涉及× ×大門類××個大類× × ×個行業小類。二是工作程序多、要求細，包括宣傳發動、專干培訓、上戶登記、逐級審核、質量抽查和數據處理等一系列工作。三是配套費用較大，包括報表印刷、戶外宣傳、設備維修、軟件開發等。以上經費，擬請按規定列入本級財政預算。

　　(二) 在請求批準撥付經費的請示中，宜將所需經費總額寫在文尾。如某市民政局在請求緊急撥付救災資金的請示中寫道：

　　在財力緊張的情況下，我 市市、縣兩級財政共緊急籌撥救災專項資金×××萬元，但由于受災面積大、災區人口多、災情嚴重，遠遠不能解決受災群眾的急難。為此，我們除繼續發動群眾生產自救和各縣財政支持外，懇請省民政廳緊急撥付給我 市受災救濟款×××萬元。

　　在請示中，文尾的最末一句話是最顯眼的位置，經費總額寫在這兒最醒目，給領導者閱文和會議辦文提供了便捷。一般來說，在“經費總額”之后，不要為表達對上級的尊敬寫一些恭維話和懇求語，也不要為領導出謀劃策談經費的來源和安排，更不要強調此項工作的重要性，以引起領導的重視和關注。且不說這些話是不是畫蛇添足，就其所在的位置，就足以掩蓋公文主旨的表達。當然，按照慣例，另起一行之后應寫上“當否，請批準”、“可否，請批示”之類的請求語。

　　第五招：對內容復雜的句群，通過提煉主旨來顯現句序

　　一個語段由一個或幾個句群組成，而一個句群，雖然由若干句子組成，卻都表述一個中心，句序必然圍繞這一中心問題來安排。如果抓住了句群的中心，就抓住了要害，對句序的認識就會由暗到明。有的撰文者在公文中雖然羅列了大量的素材(情況、問題、做法、效果)，但沒有對這些感性材料進行理性分析，并提煉歸納出相應的觀點，一時是很難分清句序的。如下例：

　　影響工程進展的主要原因，第一，××大學×××學院因缺少資金至今仍未恢復施工;第二，××機場擴建在五月底開工，××公路計劃在10月份開工，今年計劃新開工建設的11個工程項目，大部分仍在做前期準備工作。第三，工程報批報建時間長，征地拆遷難，以地霸 工、強行參工參運、阻工鬧事現象屢禁不止，嚴重影響了工程進度。

　　我們如果能對這些情況及結果進行分析，也許就會找到問題的癥結。這一語段的主旨是尋找影響工程進展的“原因”。原文中前兩個問題都是反映進展緩慢的情況(××學院未恢復施工、新項目長期準備)，我們從中可以歸納出隱含的原因：“資金未到位”，這是主因;其次，“投資環境差”可分兩個方面，即內環境(報建手續復雜，審批效率低等引起的“工程報批報建時間長”)和外環境(征地拆遷難、阻工鬧事多等)，建議修改如下：

　　影響工程進展的主要原因：第一，資金到位難。目前資金到位率僅占預算的× ×%，因此× ×大學× × ×學院至今仍未恢復施工，× ×機場擴建等11個計劃今年新建的項目，80%仍停留在前期準備階段。第二，報批報建時間長。一般都要×個月以上。第三，外部環境差。征地拆遷難，以地霸 工、強行參工參運、阻工鬧事現象屢禁不止等。

　　經過提煉、增刪、歸并、分類，以上語段內容充實了，分旨明確了，句序也隨之準確、清晰地劃分開來。

　　總之，句序的正確排列對于公文的語篇建構和意思的表達有著重要的作用，不同的句序即可造成不同的表達效果。因此，在寫作時，為了追求最佳的表達效果，我們完全可以在句子的排列順序上多下點功夫。

　　公文相關擴展

　　行政公文寫作技巧

　　1、開頭

　　開頭是公文正文部分的起點和入筆處。又稱導語，用以喚起讀者注意，引導閱好的開頭，不僅是全文思路展開的關鍵，而且能顯示出事物發展的內在脈絡，為全劃下“基調”開頭寫好了，能突出主旨，把讀者緊緊抓住，又可以對下文的展示起“向”的作用。開頭要開門見山，一般都用直敘形式。公文的導語中要表達的主要內容是：發這個公文的目的，公文所針對的實際情況，制發該公文的重要性和必要性，公文所要解決的問題，公文的指導思想或主要內容。

　　2、公文結尾

　　公文的結尾，又稱結語，用以維護公文的完整性，使讀者深刻理解作者的意圖，為準確而有效地處理公文奠定基礎，同時，也防止在正文之后被添加偽造。

　　3、層次和段落

　　（1）、層次

　　公文層次，是公文思想內容展開的次序，是公文中表達思想內容的“意義單元的“邏輯環節”。它是事物發展的各個方面，以及寫作主體認識事物、構思公文的思路進程在公文中的反映。公文層次在思想內容上有其相對獨立性，公文內容的展開順序中又有一定的穩定性，在前后層次的聯系上還有內在的邏輯性。因此，在安排公文層次時要根據事物的發展過程、思維活動的進程和表現主旨的順序，著眼于事物的內部聯系。這樣，寫作主體才能清楚地宣事明理、表情達意，才能收到層次清楚、段落分明的效果，讀者才能清晰明確地理解思想內容。篇章較長的公文層次往往采用總分、并列、遞進、因果和連貫等方式

　�。�2）段落

　　段落，通常指“自然段”，是構成篇章的基本單位，是思路展開的具體步驟，是表達思想內容時由于問歇、轉折、強調所造成的文字停頓。段落能夠使行文條理，使層次之問的意思承接得更緊密、更自然，幫助讀者更好地理解公文的思想內容。

　　4、公文格式

　　公文寫作與其他文體寫作的最大區別，就在于公文格式的規范性。這種規范性，既體現在公文的內容上，也體現在公文處理的程式化、程序化和文面構成的相對固定化上我們這里所說的公文的格式，主要是指公文的文面要求。公文格式，指的是公文外在表現形式的各個組成部分及其各自的位置，也包括公文的用紙、留空等。

　　5、主題詞標引

　�。�1）、主題詞的基本特征：

　�、袤w現公文內容特征和歸屬類別如國務院關于發布《國家行政機關公文處理辦法》的通知一文的主題詞是“文秘工作、公文、辦法”其中“公文”高度概括了全文的內容特征，“文秘工作”點明了此文屬于文秘工作類，“辦法”則顯示出公文文種。主題詞的這一最本質屬性，不但能使一份份公文區別開來，而且具有某些立卷特征，便于立卷歸檔。

　�、诰哂兄黝}性和技術性的特征。主題詞既要表現公文主題的核心內容，但又不全是為了表現公文主題而確立，其作用主要是為了便于公文信息在計算機中輸入、儲存和檢索。這就使它具有了主題性、技術性兩重性的特征。

　�、劬哂泻喢餍缘奶卣�。主題詞一般由3～5個能夠確切表達公文主題內容的名詞或名詞性詞組構成，（詞組）與詞（詞組）之間空一格位置，不用標點符號，比公文標題還要簡練，具有間明性。

　�。�2）、主題詞的標引依據

　�。�3）、主題詞的標引程序和方法

　　6、公文語言與修辭

　　（1）、公文語言的特點

　�。�2）、公文語言的表述方式

　　（3）、公文的修辭格

　　（4）公文特殊詞語的應用

　　公文寫作數字使用規范

　　一、總的原則

　　凡是可以使用阿拉伯數字而且又很得體的地方，特別是當所表示的數目比較精確時，均應使用阿拉伯數字。遇特殊情形，可以靈活變通，但應力求保持相對統一。

　　二、要求使用阿拉伯數字的情況

　　(一)公歷世紀、年代、年、月、日和時刻均使用阿拉伯數字。年份要寫全數，不能簡化、省略。例如：公元前18世紀;20世紀80年代;20xx年12月31日;13時40分50秒;20xx年。注意：公文中的成文日期須用阿拉伯數字。

　　(二)計數與計量和統計表中的數值。如正負整數、分數、小數、百分比、比例等必須使用阿拉伯數字。例如：20;-25;1/15;1.26;12%;2：4。

　　(三)代號、代碼和序號。部隊番號、文件編號、證件號碼和其他序號均應用阿拉伯數字。例如：中國電信〔20xx〕7號文件;37/38次特別快車;期刊號CNll一1000/D;郵發代號37—1; HP-5100型打印機。

　　(四)引文標注中版次、卷次、頁碼、除古籍應與所據版本一致外，一般均應使用阿拉伯數字。例如：人民出版社20xx年8月第1版，第101頁。

　　三、要求使用漢字的情況

　　(一)公文中作為定型的詞、詞組、慣例語、縮略語、具有修辭色彩的詞語中作為詞素須使用漢字。例如：一律;一方面;十滴水;四氧化三鐵;第四季度。

　　(二)概數和約數

　　1.鄰近的兩個數字，并列連用表示概數時，應使用漢字，并且兩個數字之間不能用頓號隔開。例如：三四天;五六米;七八十歲。

　　2.帶有"幾"字的數字表示約數，必須使用漢字。例如：十幾天;幾十年;一百幾十次。

　　(三)整數一至十，如果不是出現在具有統計意義的一組數字中，也可以用漢字，但要注意照顧到上下文的統一。例如：一個人;四本書;八個百分點。

　　(四)含有月日，簡稱表示事件、節日和其他意義的詞組須使用漢字。例如：七七事變;五一國際勞動節;"三農"問題;。

　　(五)星期幾一律用漢字。

　　四、可以靈活變通掌握使用的情況

　　(一)用"多、余、左右、上下、約"等字表示的約數一般使用漢字。但如果公文中出現一組具有統計和比較意義的數字，其中既有精確數字，也有約數時，為保持公文局部體例上的統一，其約數也可以使用阿拉伯數字。

　　例：省金融學會召開課題調研交流會7次，共收到課題調研文章800余篇，其中有200多篇獲獎。

　　(二)標題涉及數字時，可以根據版面實際需要，靈活使用阿拉伯數字和漢字數字。

　　五、其他需要注意的問題

　　(一)尾數有多個零的整數值的寫法，可改寫為以萬、億作單位。例如：345000000可寫成34500萬或3.45億，但不能寫成3億4千5百萬。

　　(二)用阿拉伯數字書寫的數值不能斷開移行。

　　(三)用阿拉伯數字表示數值的范圍時，使用連接號"—"或波浪式連接號"～"。

　　(四)公文中的結構層次序數，要段落分明，前后一致。要求第一層為"一、"，第二層為"(一)"，第三層為"1."，第四層為"(1)"，第五層為"①"。

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