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      2. 辦公室文員的工作內(nèi)容

        時間:2022-11-30 22:37:35 辦公文秘 我要投稿

        辦公室文員的工作內(nèi)容

          秘書是掌管文書并協(xié)助機關或部門負責人處理日常工作的人員。下面是小編收集的辦公室文員的工作內(nèi)容,希望大家認真閱讀!

        辦公室文員的工作內(nèi)容

          辦公室文員(會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā))工作職責:

          1.接聽、轉(zhuǎn)接電話;接待來訪人員。

          2.負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。

          3.負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

          4.做好會議紀要。

          5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

          6.負責傳真件的收發(fā)工作。

          7.負責辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。

          8.做好公司宣傳專欄的組稿。

          9.按照公司印信管理規(guī)定,保管使用公章,并對其負責。

          10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記,并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。

          11.每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。

          12.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理,嚴格借檔手續(xù)。

          13.社會保險的投保、申領。

          14.統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳,留底。

          15.管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。

          16.接受其他臨時工作.

          行政文員

          1、應具備的條件和要求

          一、學歷:中專以上文化程度;

          二、工作經(jīng)驗:有文件管理工作經(jīng)驗;

          三、應具備的知識:

          1、文秘知識;

          2、文件管理知識;

          3、會做賬表;

          四、具有強烈的責任心與團隊意識;

          2、工作內(nèi)容及方法簡述

          一、負責公司各類文件及外來文件的收集、發(fā)放、存檔、借閱工作;

          二、負責起草公司行政會議及其他例會的會議紀要;

          三、負責各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作,做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計工作,實行集中統(tǒng)一管理;

          四、負責各類文件檔案的入庫工作并做好統(tǒng)計;

          五、負責檔案的借閱、復制和利用,根據(jù)需要,編制必要的檢索工具和參考資料,注意信息反饋,為公司各部門的檔案查閱提供方便,認真做好使用記錄;

          六、及時收集各類檔案,做好平時的立卷工作,并做好整理、修復、裝訂、編目和歸檔工作;

          七、負責歸檔文件的驗收、鑒定,做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學、使用方便;

          八、負責定期清查檔案,及時催討借出的檔案,做到賬物相符;

          九、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄,落實防盜、防火、防塵等安全措施,對損壞或變質(zhì)的檔案,及時進行修補和復制;

          十、完成部門經(jīng)理臨時交辦的相關任務。

          3、責任

          一、對文件數(shù)據(jù)的準確性負責;

          二、對所保管的文件安全保密負責;對工作程序的執(zhí)行效果負責。

          4、權利

          有權拒絕不符合公司要求的部門或人員查閱文件……

          行政前臺文員

          1、接待工作:訪客進入接待廳,應抬頭行注目禮“您好,請問找誰?”,并請訪客入坐,請示后引入相關區(qū)域,在一分鐘內(nèi)端上茶水,并負責加水、更新煙缸;

          2、衛(wèi)生清潔工作:煙缸不得超過五個煙蒂,訪客離去后,三分鐘內(nèi)清洗好煙缸、茶杯;

          3、總機服務工作:鈴響三聲內(nèi)必須接聽,“您好,‘XX公司‘!;若自動轉(zhuǎn)撥,三分鐘內(nèi)必須轉(zhuǎn)為人工;來電找“總經(jīng)理”,判定是廣告類,不應直接轉(zhuǎn)入,應問清何事后轉(zhuǎn)接相關部門;

          4、傳真信息必須在五分鐘內(nèi)送達相關人員;

          5、負責收發(fā)管理報紙、信函;

          6、安全工作:下班前檢查復印機關機,關閉所有電源,負責關好門窗;

          7、接受行政助理安排的其它工作。

          人事文員

          工作就是協(xié)助主任做好日常管理工作。樹立為領導服務、其它部門服務的思想。

          另:

          1、人事管理工作:招聘、辭退手續(xù),人員培訓等。

          2、人事事務處理,員工檔案編檔與管理有序化。

          3、辦公室工作:文檔打印、收發(fā)傳真,日?记。

          拓展:后勤文員的工作內(nèi)容

          1、負責行政后勤、保衛(wèi)工作管理制度擬訂、檢查、監(jiān)督、控制和執(zhí)行;

          2、負責組織編制年、季度行政后勤、保衛(wèi)工作計劃。本著合理節(jié)約的原則,編制年、季、月度后勤用款計劃,搞好行政后勤結算工作,并組織有計劃的實施和檢查;

          3、負責做好單位經(jīng)營用水、電管理工作。認真抓好水、電的計量基礎管理工作,定期檢查和維修計量器具,抓好電器設備和線路的保養(yǎng)維修工作,加強用水、電費用核算,及時交納水、電費;

          4、負責職工食堂的正常運轉(zhuǎn),對食堂費用做出合理控制。不斷提升菜品質(zhì)量,定期詢問單位員工對就餐質(zhì)與量的要求,持續(xù)改進;

          5、負責員工就餐的衛(wèi)生管理工作。嚴抓食堂衛(wèi)生管理,以確保員工就餐的安全;

          6、負責單位內(nèi)部治安管理工作。維護內(nèi)部治安秩序,搞好治安綜合治理,預防犯罪和治安災害事故的發(fā)生,保護單位財產(chǎn)的安全,確保各部門工作的順利進行;

          7、負責建立和完善安全責任制。建立以防火、防盜、防災害事故為主要內(nèi)容的安全保衛(wèi)責任制,做到組織落實、制度落實和責任落實;

          8、嚴格門衛(wèi)登記制度。一切進出單位的物資,嚴格門衛(wèi)檢查、驗證,物證相符方能進出,凡無證或證物不符門衛(wèi)有權扣留,并報相關部門查處;

          9、建立和完善后勤崗位責任制,加大考核力度,提高服務質(zhì)量提高;

          10、按時完成領導交辦的其他工作任務。

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